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1/1秘书考试知识:举办会议注意点会议协调
会议组织工作头绪繁杂、环节较多,每个环节之间相互关联、相互影响,一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此,应当重视会议工作的总体协调与支配,必需建立一套有效的指挥调度系统。
会议协调是指会议组织者受上级领导者的托付,通过各种方式和手段妥当地协调、处理各种关系、冲突和纠纷,其目的是保证会议的顺当召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段,其实质是统一熟悉,调整关系,解决冲突,协调行动。
秘书部门要做好会务工作总体协调,必需建立一套有效的指挥调度系统,并且明确岗位责任。必要时,应列出具体的任务分工表,人手一份,以备检查和落实,准时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、平安保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。
会议协调的方法与途径多种多样,要敏捷运用,主动地做好协调与支配工作,会议协调的要求如下。
(1)加强会议组织工作部门的建设,提高会议组织人员的素养和工作效率,树立良好的形象,取得各方面的信任。
(2)注意调查讨论,广泛收集各方面的信息。
(3)争取领导同志的理解、信任和支持。
(4)充分发挥各相关工作部门的作用。
(5)顾全大局,求同存异,协调全都。
(6)建立良好的人际关系。
(7)擅长将原则性与敏捷性结合起来。
(8)遇到问题,应急躁细致,镇静冷静,稳重行事。
(9)留意留有余地。
(10)协调之后留意准时抓落实。
会议质量掌握
会议质量的凹凸主要取决于下列因素:会议的召开是否必要;召集会议的单位是否具备必要的行政权力;会议预备是否充分;与会人员范围与人数是否有利于必要的信息沟通;会议期间能否排解各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。
要做好会议的质量掌握,应当留意下列几个方面的问题。
1.留意会议的人员构成
与会者应组成合理的学问和智能结构。据说有这样一件事:一家大公司决策层开会争论一些事情,第一个议题是关于购买一项新技术的事,由于大部分人对这项技术根本不懂,听了职能部门的汇报后,只有一个人提出价格高了些,别人都不发言,这个议题只好不了了之。其次个议题是争论公司迁址问题,大家发言特别踊跃,气氛特别热闹,争论效果很好,提出了不少乐观的建议。两个议题争论的不同结果说明:会议成员的群体结构对会议质量影响很大。选择与会人员应多考虑那些具备相应专长、有力量发表见解的人。
2.严格掌握参与会议的人数
会议效率与参与会议人员的数量成反比,即在实现相同的会议效果的前提下,参与会议的人越少,会议效率就越高,所以开会往往不是规模越大越好。人员增多,不仅表现为会议效率降低,而且必定带来沟通的困难和协调的问题。所以会议人数应尽量掌握在能有效沟通信息,并形成有效决议的限度内。
3.不开可开可不开的会
要树立效率观念,就应当在处理每个会的时候先来3个自问:一问能不能取消?可开可不开的会应当坚决不开。二问能不能与其他会合并起来开?合并将意味着时间的节约和效率的提高。三问能不能以更有效的途径、更简便的方法达到同样的目的?遇事择优是生活和工作中的一般常识。
4.做好充分的会前预备
要做到让大家有备而来,留意使每一位与会者在会前明确会议的目的、议题和要求,把握有关的文件材料,并做好发言的预备,不开“空手会”、无预备之会或预备不足之会。仓促行事是最简单出问题的。
会议成本掌握
掌握会议成本的基本方法是:每个机构依据详细状况提出比较合乎实际的会议成本计算公式,并计算出会议成本,在送审会议方案时,将这一成本同时上报,全部款额作为会议的经费预算,上级在审批预算时,可将这一款额中的有形成本与无形成本一并计算且分别“拨付”。超过预算的有形支出与无形支出都必需仔细查究,并全部从该单位一年中的实拨经费中扣除。超支时一律由这些单位从其他正常开支总额中酌扣,或者直接向上级机构缴纳“会议超支费”。这种方法曾在我国的一些机关单位中试行,其结果令人感到满足。它强化了人们的会议成本观念、时间
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