工程采购部管理制度及流程

公司选购 部流程管理制度选购 制度严格依据公司的质量体系要求。选购 过程简化，程序可循，做到有据可查，防范风险，降低成本。选购 安排负责公司选购 安排，接到选购 安排报公司总经理批准后，确保各项选购 任务完成，其中包括工程选购 ，物质选购 和工具选购 等。选购 申请单下达：工程项目选购 申请单由项目经理签字确认，交于公司选购 部，选购 部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复后统一下达选购 部。选购 安排单中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备（推）选厂家等。选购 安排单变更：非该项目项目经理下达的选购 安排概不选购 。选购 安排变更（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）需由项目经理签字确认，选购 部接到变更通知，须要和工程合同进行校核，内容和工程合同一样报总经理批复，不一样刚好登记备案汇报总经理，以便日后追加工程款。选购 时效管理：全部选购 安排依据工程具体状况，确定哪些材料先到位，哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽搁工程进度的前提下，材料刚好到位，不挤占、积压公司选购 货款。全部下达的选购 安排在供应商供货期没有变更的状况下按选购 安排规定的时间完成任务，做到刚好选购 、刚好跟踪、刚好发货、刚好反馈现场收货状况以及材料运用状况。建立工程选购 档案：将选购 相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一年的工程选购 合同与工程清单统一管理：工程询价单、干脆选购 清单设备报价单统一管理。供应商合同依据具体工程统一管理，干脆选购 部分依据具体选购 人干脆管理。选购 平常多熟识和驾驭公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用途、产地等。阅读相关网站，按时按量按质完成选购 供应安排指标，主动开拓货源市场，做到货比三家，限制降低选购 成本。对于特别产品选购 ，按合同约定要求厂方供应相关证件或检测报告。选购 活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：询价：询价可以通过多种方式，包括网络查询，干脆找寻供应商，供应商自我推销，展会等形式。确定部分适合长期合作的合作伙伴同时，也要不断开拓新的供应商，找寻新的产品。对于物资选购 产品依据市场行情合理报价，对于所报价产品进行刚好沟通，说明价格涨落的缘由以及供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰的产品，因举荐新产品（若对方坚持，应说明存在的质量问题以及保修问题，尽量有文字依据），产品询价，报价时应注明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付款方式等状况，以及供应商厂家，联系人，联系电话等信息。比价：对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的的厂家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三家，以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料，在比价时做出价格分析。议价在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低选购 成本，争取有利的付款方式。供应商管理：通过找寻新的货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商一次评定（以质量、售前售后服务、生产力、交货期、付款、价格等方面考核），对不合格供应商刚好调整。对于合格的年度复审。合同管理与供应商签订选购 合同，敦促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现在产品明细、价格、质保，主要技术参数、运输、到货期限、质保期，付款方式，税金等几方面。最好尽可能留有质保金，附上选购 清单。合同管理按具体工程项目细分，每一个项目选购 合同归类到每个工程项目名下，干脆选购 的按选购 人分。合同交于公司财务部统一管理，选购 部留备份，选购 部与供应商签订购买合同后，第一时间提交给财务管理。验货选购 部和仓库一起负责物质到场验收，全部物质到场后必需具体查看，清点做到送货单，发票与实物的数量规格，单价一样，并刚好入库。仓库管理入库管理：供应商送交物料时，仓管员依据公司的选购 清单细致核对货物的数量、规格、质量、价格，判定合格后具体填写入库单保存其次联，第一联交于财务，财务人员凭入库单和客户送货单（必需有工程名称、供应商公司名称、联系方式）做应付货款，缺少一样，财务不予做应付款（仓库每月月底前必需将入库单递交给财务）。如发觉不合格，有权拒收，退，换不合格产品。物料保管：物料的储存保管，应依据物料的特征和用途规划仓库区域，定置存放管理。物料的堆放应尽量做到过目点数，检点便利，成行成列，整齐易取。物料如有损失，报废等，仓管员要刚好向公司汇报，审批后方可处理，未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等物料出库：如需从仓库借或领用物料时，须要填写领料单，是领用还是借用要注明清晰，由项目经理签字，领用人签字，方可领取物料，仓管员要刚好填写出库单并让项目经理签字，刚好登记账目并保存好出库单，做好库账，做到物账相符。物料出库后，如未完全运用完，必需退回仓库，退回仓库也是用入库单。如有突发状况须要领用物料的仓管人员可以视状况实行先发料后补单的程序，并做好记录，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓库。仓库盘点：依据工期可以进行周、月、季、年的期限做好入库，出库，剩余库存汇总工作。选购 部责任负责与财务协调做好出入库，发票清理和结款，合同管理工作刚好与技术部、工程部了解项目进行状况和紧急变动状况物质售后服务，负责返修和调换产品明细。由具体选购 负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短时间返还到施工现场。选购 岗位责任选购 应严格遵守选购 程序，有效地进行选购 不断的开拓建立新的物资供应渠道