航运代理企业财务数字化转型面临的挑战与解决措施

引言从航运代理业发展的形势来看，在经历了2021年的运营高峰后，客户货物积压出运需求持续降低，运价正在逐渐恢复正常，而行业竞争压力却在不断加剧。财务管理水平关乎企业的运营状态，在目前市场疲软的情况下，航运代理企业有必要采取财务数字化转型措施，利用数字化技术、大数据技术、信息技术进行财务管理模式的创新，助力业务与财务的深度融合，构建线上办公、结算的新型服务模式，从而提升客户服务体验，塑造市场竞争优势，促进战略目标的实现。一、航运代理企业财务数字化转型的内外动因(一)外部动因1.与数字经济时代接轨的需要数字经济时代是继农业经济、工业经济之后的第三个大时代，根据工信部发布的统计数据显示，2012年至2021年期间，我国数字经济规模已从11万亿元增长到了45万亿元，全面覆盖45个国民经济大类，数字经济已对各行各业的业态产生实质影响。航运代理企业要想“求生存，谋发展”，就要主动与数字经济时代接轨，借助数字经济时代的“东风”，实现跨越式发展。2.满足监管发展的需要在国家现代化建设的大背景下，治理思维、治理模式正在发生转变，已经开始拓展数字化治理领域，电子文件正在逐渐代替纸质文件。例如：税务部门推出电子发票、电子税票；人民银行试点数字货币；居民个人信息管理数字化[1]。数字化治理不仅会影响社会生活模式，还会影响市场经济的监管模式，这势必会进一步推动企业财务数字化转型。(二)内部动因1.提升企业运营效率经济全球化的大背景下，国际贸易市场规模持续扩大，航运代理业务需求激增，航运代理业取得了空前发展，根据《2020全球海运发展评述报告》的数据显示，2020年全球船队总运力为20.6亿载重吨。随着航运代理市场的日趋成熟，行业竞争进一步加剧，市场变化节奏越来越快，快节奏的市场环境要求航运代理企业必须要尽快提升自身的运营效率。而进行财务数字化转型，可减少财务管理中多节点切换带来的时间消耗，能有效提升航运代理企业运营的整体效率。2.为企业决策提供信息支持正确的决策需要有实时、准确的数据作为依据，企业要想根据市场环境的变化，作出正确的财务决策和运营决策，就要及时掌握相关财务数据和信息[2]。实际上，新时代的商战就是信息战，谁能掌握更多信息资源，谁就能抓住商机、准确规避风险，一条关键信息甚至可以改变企业命运。面对新经济环境，航运代理企业采取财务数字化转型措施，应用全新数据挖掘、数据治理技术，提高自身信息管理、数据分析的能力，便可为决策提供更多依据，降低决策错误的可能性。3.降低企业整体成本传统财务管理模式下，航运代理企业的分支机构通常也需要设置财务部门，配备多名财务人员，这会造成企业机构臃肿问题，导致人力成本、管理成本的增加[3]。而数字化的财务管理方式，构建了一种自动化、智能化的业务数字化处理模式，利用财务共享中心集中管控收支，低价值、重复性工作由管理系统完成，分支机构无需设置财务部门，可去掉部分传统财务岗位，能直接降低航运代理企业的整体运营成本。显然，数字化转型是降低成本的有效措施，有利于航运代理企业成本优势的塑造，值得在航运代理业行业中推广和应用。二、航运代理企业财务数字化转型面对的常见问题(一)财务数字化转型动力不足目前仍有很多航运代理企业没有突破原有的财务理念框架，对财务信息化、数字化重视度不高，未正确理解为什么要进行财务转型，管理重心主要集中在“如何在短期内使企业获得最大利益”。据调查研究发现，财务数字化转型是一项长期工程，投资大见效慢，需要长期推进，而大部分航运代理企业一味强调效益和成本，不想花精力研究财务数字化转型模式，不愿意投入过多的财力、物力、人力到数字化转型中，航运代理企业财务数字化转型基本停留在喊口号阶段，难以真正建设起完善的财务数字化管理系统。(二)缺乏完善的财务管理系统数字化的财务管理，需要业财深度融合，要构建跨部门联动的生态圈，对各子系统数据进行整合。但部分航运代理企业信息意识淡薄，缺乏完善、健全的财务管理系统和业务管理系统，现有的系统功能单一、落后，存在数据重复冗余、碎片化的情况，数据整合难度大，无法满足企业财务数字化转型的需求。而且由于系统不完善，数据链路未打通，给数据信息交互也造成了障碍，客户在办理业务时，通常需要长时间等待确认，造成部分业务难以顺利纳入数字化建设的范围。(三)缺少相关专业财会人才财务数字化转型，将应用RPA、OCR、NLP、ML等数字化核算技术，财务工作模式、工作手段、工作内容发生了根本性变化，对财务人员提出了新要求[4]。但航运代理企业的基层财务人员普遍缺乏数字化转型思维，知识结构单一，不了解数据分析技术，无法按要求进行数据“提纯”，能力和素质与转型需求不匹配，无法为财务数字化转型提供支持。而且一些中层管理人员也对财务数字化一知半解，不了解数字化技术应用场景，往往是“赶鸭子上架”，为应付上级领导的转型要求，盲目推进转型计划，不仅难以实现预期目标，反而诱发了财务风险问题。(四)数据治理与信息安全管理不到位财务数字化转型后，财务数据信息存储会采用大量虚拟技术及分布式存储技术，数据信息传递渠道以网络和磁盘为主，易被竞争对手截取、修改。显然，财务数字化转型必须面对信息安全问题。但目前航运代理企业的数据治理与信息安全管理普遍不到位，一些关键财务数据未进行加密处理，财务管理系统未设置操作权限限制，竞争对手、黑客随时可利用计算机病毒，恶意窃取、修改会计信息，一旦关键财务数据丢失、外泄，会给航运代理企业造成巨大的经济损失[5]。(五)数字化转型过程脱离企业实际要想降低财务数字化转型所带来的负面影响，正确规避财务转型风险，在财务转型前就要做好顶层设计，制定配套转型方案和管理制度，有序推进财务数字化转型工作。然而，部分航运代理企业财务数字化没有制定科学、严谨的转型计划，要么“走一步看一步”，要么采取“一刀切”的转型方式，财务数字化转型过程严重脱离实际情况，新旧制度过渡不畅，导致企业财务管理出现了诸多纰漏。另外，还有一些航运代理企业没有根据财务转型的需要，制定相关管理制度，会计体系建设更新不彻底，经常出现管理制度与管理模式不匹配的情况。三、航运代理企业财务数字化转型的具体措施(一)有序推动财务数字化转型数字经济时代，未来航运代理企业虚拟经济业务、在线业务会越来越多，财务信息将以数字的形式存储在网络和计算机中，企业财务管理走向数字化已经成为必然趋势。因此，航运代理企业要正确理解财务数字化转型的必要性，解决好为什么要转型、如何进行转型的问题，有序推动财务数字化转型工作，科学建立数据驱动的财务管理体系。首先，企业领导要转变观念，领导者是企业发展的舵手，其思想观念决定着企业的发展方向，领导者自身要重视财务数字化转型给企业来的益处，站在战略、全局、系统的角度思考财务数字化转型的意义，在心理上、行动上给予足够支持，积极主导财务数字化转型工作。其次，设置财务数字化转型专项资金。财务数字化转型需要有配套的软硬件设施，需要投入一定的建设资金，航运代理企业可结合本行业的特点、转型的目标、转型的计划，设置财务数字化转型专项预算，投入足够资金打造智慧财务整体框架。最后，要将财务数字化转型理念融入到企业文化中，利用企业文化向全体员工传达财务管理的新理念、新要求，使员工可以逐步接受数字化的管理模式。(二)建设完善数字化管理平台由于国际贸易规模持续扩大，海运物流需求不断增长，航运代理企业财务管理工作量与日俱增，每年、每季度、每月、每周、每天都有大量重复性的流程工作要进行，传统财务管理模式已无法满足航运代理企业的发展需求。因此，航运代理企业应构建完善的数字化管理平台，全面提升企业财务管理的信息化、数字化程度，让各项工作脱离以往的纸面、手工的形式，利用管理系统智能统计数据、自动生产报表。航运代理企业可根据财务数字化转型的需要，完善在线商务结算系统、进口在线服务平台，逐步推动业务的在线运营。通过在线商务结算系统、进口在线服务平台，客户可实时查看运费账单，无需业务员发送账单，提高了费用透明度，客户通过在线服务渠道确认无误后即可提交发票。再配合在线支付产品，客户在拿到提货单据后，便可进行在线支付、结算、提货，无需长时间等待资金到账认领，大幅度提升了航运代理企业的财务管理效率。显然，这种数字化的财务管理模式，既提高了运营效率，又提升了客户服务体验，其优势是传统财务管理模式所无法比拟的。(三)积极优化人才结构财务数字化转型离不开财务人员的参与，财务人员能力与素质直接影响转型效果，如果财务人员自身的知识、技能、工作能力不符合岗位要求，数字化转型计划就难以推进。航运代理企业应正视财务数字化转型对人才的要求，基于岗位任职条件，优化人才结构，解决好人才匮乏的问题。财务数字化转型需要的是具备大数据处理、电子商务管理、财务数据分析能力，懂数字化系统应用的复合型人才。航运代理企业要根据人才实际需求情况，制定人才引进计划，引进对财务数字化转型有一定了解，具备相关项目实践经验的专业人才，为企业注入新鲜血液。另外，航运代理企业要根据财务数字化转型的不同阶段，制定人才培养方案，建立财务人员能力模型，根据模型的要求对财务人员进行持续培训，利用培训帮助财务人员不断完善知识体系，使其满足财务数字化对财务人员的新要求。(四)做好数据安全治理工作数字经济时代，信息数据属于新型生产要素，关键财务数据信息外泄，会给企业造成巨大威胁。因此，航运代理企业必须重视信息安全问题，做好数据安全治理工作，主动防范数据信息安全风险。一方面，航运代理企业要采取内控措施，制定保密条例，对财务数字化转型流程进行严格控制，限制信息共享范围，避免财务信息外泄。例如：对价格信息、生产清单、项目信息等关键数据信息进行分级、分离管理，对信息调取权限做出明确的规定，避免非授权人员直接接触核心财务数据。另一方面，航运代理企业要从财务业务视角出发，对数字化业务的处理流程进行调研、分析，确定业务的关联关系、访问的关键路径、数据的流向及演变过程，明确管理系统数据的输入与输出节点，根据数据信息安全风险防范的需要，建立数据安全监测预警和安全事件通报制度，以便于及时发现风险。(五)制定科学可行的转型方案转型方案脱离实际，会增加财务管理成本，影响财务管理机制的稳定运行。因此，航运代理企业要根据财务数字化转型的实际需要，结合数字化平台应用的场景，选择适合的转型方案，分阶段、分目标地有序推进财务数字化转型的进程。具体来讲，转型前要咨询优质公司，向强者“求援”，多学习其他企业的成功案例，充分了解财务数字化转型的关键环节，从而准确把握财务数字化转型的价值创造模式，制定适合自身的转型方案；转型中航运代理企业要关注财务转型过程的每一项细节，积极进行自我诊断，制定配套的管理制度，利用制度的约束力推动财务数字化转型，构建一种“财务会计+管理会计+数字技术”的财务新生态；而完成财务数字化转型后，要对转型效果做出综合评估，确认财务数字化转