太平人寿日常高清会议注意事项

太平人寿日常高清会议注意事项太平人寿二期设备上线后，目前MCU为36台，HDX终端为150台左右。目前总公司及分公司召开高清会议均使用会管系统进行预约、控制、结束会议等操作。针对目前高清会议联调、保障时，各机构出现的较重要的共性问题，特拟定本流程。系统维护、管理模式34家分公司管理员除维护分公司高清设备外，同时负责管理、支持其下辖的三级中支机构管理员对高清设备的维护。负责解决分公司及三级中支高清系统日常维护或会议联调中出现的问题，如问题分公司解决不了，再汇总问题统一反馈总公司解决。二、会前通知1、由总公司组织召开的高清会，会议召开信息确定后，将由任环老师邮件通知各机构管理员。各机构管理员以任环老师邮件中的会议信息为准。2、有两台HDX终端的分公司可以根据实际情况，及时通过邮件或短信反馈确定使用哪一台设备参会。同时做好内部高清会议室协调工作，避免与其它会议冲突。3、会议会在正式开始前30分钟开始联调（重要会议另行通知）。请机构管理员准时开启设备参与调试。（不能准时参与调试的请提前通知）。三、会议联调注意事项1、各机构管理员请进入会议室后，首先打开灯光、关闭遮光窗帘、调整摄像头指向发言者位置、正确摆放MIC(不能靠近有声音输出的设备<如电视机的音箱>或有噪声发出的设备<如室内的空调旁、笔记本电脑散热吹风口处>)。2、会议正式联调前5~10分钟，各机构管理员将设备开启，可以先行针对本地音视频测试，测试方法如下：使用遥控器选择：主页-系统－诊断－网络－近端回路，选择后系统出现两声“嘟嘟”音，随后画面的右上角会出现环形标志，正常状态下，进行近端回路测试时，可以看到本地的画面，并听到本地的声音。（测试无异常需要按遥控器“挂断键”结束本地测试）本地音频测试也可以查看主页-系统－诊断－音频-音频指示器，当MIC声音输入到HDX时，“POLYCOM麦克风”和“线路输入”两个选项指示条会伴随声音大小而波动。3、联调开始后，一般情况下总公司会同时播放音频文件及音频测试PPT，届时各机构自行调整接收主会场音量大小并测试接收PPT双流情况。（看到音频测试PPT却听不到声音的请及时排查、反馈）4、会议中需要播放双流的机构，请在联调之前准备笔记本电脑、完成线缆连接，先行进行本地测试（重要）。联调开始后，在会议中再测试其他机构接收发送机构双流效果。（目前各机构已经配备VGA线缆，建议还是使用效果较好的硬双流。）5、联调期间，建议管理员全程在会场直到会议开始。确定接收主会场音视频、双流无异常后方可离开。会议中需要发言、播放双流的会场，请管理员在发言期间留守会场，发言结束无异常后方可离开。6、重大会议联调，由于涉及到众多的会场，主会场会分批次对各机构开展联调工作。届时会邮件通知各管理员，请各管理员根据邮件通知，在包括本机构调试的整个时间段内留守会场全程参与调试，及时反馈本会场及系统中存在的问题。四、会议召开期间注意事项1、目前总公司组织召开的会议均使用RMX4000级联各机构RMX1000/RMX500，由会管系统控会的方式召开。在由总公司召开的会议中，分公司管理员可以登录RMX1000/500查看其各参会机构终端的状态(是否在线、丢包状况等)，但对于添加、删除、静音等操作必须通知总公司，不允许私自加入终端到MCU的会议中。2、会议中如遇到问题需要咨询或反馈总公司，首选发送手机短信方式沟通。如短信沟通不能明确说明问题情况下，再商量是否电话沟通。3、当各机构管理员会议中发现音视频、双流有异常情况，应及时反馈总公司，在条件允许的情况下可以对声音进行录制、视频画面进行拍照，便于会后协助总公司对问题进行定位，快速解决问题。4、会议中如存在断线机构，如主动挂断，请一定通知总公司同意后方可挂断。如网络等其他原因导致意外断线，请通知总公司查明原因后，由总公司再次呼叫。5、严禁在通话状态下进行“扬声器测试”（目前未发现机构出现此问题，继续保持）五、会议结束后注意事项1、对于会议中，机构反馈的问题，不便于在会议召开期间调试解决的，会在会议结束后进行调试解决，请相应管理员在会议结束后及时到会场配合调试。由于目前机构较多，主会场会主动联系需要调试的机构，同时也请各机构主动联系总公司配合调试。六、建议建议各机构管理员，为参会人员讲解:1、POLYCOM全向MIC的使用方法，发言时开启（绿色指示灯）且不用拿起MIC或有意靠近MIC说话（不要触碰到MIC或在MIC附近翻动纸张），不发言时关闭（红色指示灯），这一点在会议为“讨论模式”时很重要。2、POLYCOM遥控器使用方法，主要是指“静音、取消静音”（静音状态下，显示器屏幕会有静音的标志）、音量增加减小、