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文档简介
九、会议组织技能训练目的确认哪些因素使会议有效或无效
二、确认有效组织会议的行为类型和观念
三、把握如何使会议更有效的技能
会议工作调查表在这部分,要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议,并把结果记录在下面两个项目下:
一、你是如何组织会议的。二、其他人是如何组织会议的。什么缘故致使会议无效一、没有搞清会议的真正目的
二、使简单的咨询题复杂化
三、连续时刻太长
四、发言者过于健谈
五、拖延决定和行动]使会议成为有效的因素一、预先清晰会议的目的
二、与会者做好会议预备
三、咨询题、议程和时刻不因情形而变
四、限制集思广议的范畴是必要的
五、按照要讨论的咨询题限制出席的人数
六、手头要把握全部有关信息
七、把握会议的精髓
八、决策的制定和行动方案的制定要恰如其分有效的会议需要一、群体的沟通
二、提升讨论的质量
三、为讨论提供一个结构性清单
四、建立团队意识组织会议的工作
在许多组织中,会议受挫是件专门一般的事。通常,人们花费许多时刻空谈,而不是讨论应如何做。在会议中,你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席;也有时你作为一个不人主持会议的参加者。然而,不管是哪种情形,你对会议的有效性都负有责任,而不应白费自己和不人的时刻。治理者经常如此指责会议:1.没有真正的目标。2.使简单的咨询题复杂化。3.连续的时刻过长。4.发言者过于健谈。5.拖延决定和行动。这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面,会议是能取得成功的。1.预先弄清会议的目的。2.与会者事先作好会议预备。3.议题、议程和时刻不因情形而变。4.有必要对"集思广议"给予一定的限制。5.按照要讨论的咨询题对与会人员做一定的限制。6.与会者手上要把握全部有关信息。7.把握会议的精髓。8.决策和行动方案的制定要恰如其分。要使会议变得有效,应注意:1.群体的沟通。2.提升讨论的质量。3.为讨论提供一个结构性的清单。4.建立团队意识。会议工作评判表
这部分训练的目的在于给你一个评判的机会,即依据你所参加有效会议的体会,考虑哪些因素致使会议有效,而又有哪些因素致使会议无效。同时,你还要按照你作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时,对会议所起的作用,或是仅仅作为一个参加者时对会议所做的奉献。在这张表的第一部分,你需要评判两个会议,一个是你认为有效的,一个是无效的。你要考虑两类咨询题,一类是什么因素阻碍了这两个会议有效或无效,第二类是在这两次会议中,你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。在这张表的第二部分,你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的体会和感受。第一部分独立地考虑并完成表中的每个项目,并写下你的分析结果。你所写的应当是真实可信的,而且也是在第二部分讨论中期望与你同伴所分享的。1.回忆你最近所参加的会议,选择一个你认为是有效的会议。在评判表中第一栏,简要描述该会议的目的。2.在评判表的第二栏中,你要列出你觉得致使会议成功的因素。3.在评判表的第三栏中,你简要描述为使该会议成功,你和你的同事做了哪些奉献。4.在评判表的第四栏中,描述该会议的结果。这一结果可能是一项决策、解决争议或开始一个行动等。
5.现在你回忆一个专门不成功的会议。在评判表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。6.在评判表的第二栏中,列举出你认为致使会议无效的因素。7.在评判表的第三栏中,讲讲你和你的同事在这一不成功的会议中所做的奉献。8.在评判的最后一栏里,记述会议的结果(如果有的话)。有效会议评判表
会议的目的:
致使会议成功的因素:
你和你的同事在使会议成功中所做的奉献:
会议的要紧结果:
其他想讲明的咨询题:无效会议评判表
会议的目的:
致使会议成功的因素:你和你的同事在使会议成功中所做的奉献:
会议的要紧结果:其他想讲明的咨询题:第二部分按照下面的要求进行小组讨论,与你的同伴分享你认为有确实按照的信息。翻阅评判表第二栏,看看所列出的阻碍因素,关于有效会议和无效会议哪些因素是相同的。把它们写下来,并按照你的体会补充你认为应包括而在评判表中没有列出的因素。二、翻阅评判表第三栏,列出在有效会议和无效会议中有奉献的行为和态度类型。并按照你的体会补充你认为致使会议有效或无效的行为和态度。三、考虑第四栏(会议的结果),哪些结果象预期的那样获得成功,或者用其他的方法更好些?如何组织会议工作
下面这些要点会关心你主持的会议更为有效。一、会前预备1.确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议预备解决的咨询题更有效地获得解决?2.确定会议的目的。你试图达成什么样的结果?会议预备做出什么样的决定?预备取得什么的行动方案?3.预备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商量时刻。4.收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。5.会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6.按照要讨论的咨询题限定与会人员。7.在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大伙儿。二、会议期间操纵1.叙述会议的目的。2.核对并记录与会者。3.按照议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。4.给每一个人表述自己意见的机会。5.操纵讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。6.如果讨论变得复杂,显现各种不同的见解时,你要按照自己的明白得将各种观点加以概括。7.坚持预定的时刻,不要拖延。8.在每个项目讨论终止后加以概括,以便决策或达成结论。9.在会议终止时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,能够推迟到下一次会议。10.确定下次会议的议题和时刻。三、会后工作1.在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时刻及标准。表明下次会议的日期和时刻。2.按照会议,对执行进行监督和检查。如何参加会议
下面这些要点能关心你更有效地参加他人主持的会议。一、会前预备1.阅读议事日程和有关材料,确切把握会议的目的,确认所列项目中哪些项目与自己有关。2.按照确认的项目考虑自己应持什么观点,态度和如何表达。3.携带所有有关材料参加会议。二、会议期间1.注意倾听,保持安静。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候,进行简洁明确的发言。不要随意参加与自己无关项目的讨论。2.对涉及你工作的决策、行动打算做记录。四、会后1.阅读备忘录或会议记录,注意那些与你有关的决策和行动打算。2.记下与你
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