九、会议组织技能训练

九、会议组织技能训练目的确认哪些因素使会议有效或无效

二、确认有效组织会议的行为类型和观念

三、把握如何使会议更有效的技能

会议工作调查表在这部分，要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个项目下：

一、你是如何组织会议的。二、其他人是如何组织会议的。什么缘故致使会议无效一、没有搞清会议的真正目的

二、使简单的咨询题复杂化

三、连续时刻太长

四、发言者过于健谈

五、拖延决定和行动]使会议成为有效的因素一、预先清晰会议的目的

二、与会者做好会议预备

三、咨询题、议程和时刻不因情形而变

四、限制集思广议的范畴是必要的

五、按照要讨论的咨询题限制出席的人数

六、手头要把握全部有关信息

七、把握会议的精髓

八、决策的制定和行动方案的制定要恰如其分有效的会议需要一、群体的沟通

二、提升讨论的质量

三、为讨论提供一个结构性清单

四、建立团队意识组织会议的工作

在许多组织中，会议受挫是件专门一般的事。通常，人们花费许多时刻空谈，而不是讨论应如何做。在会议中，你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有时你作为一个不人主持会议的参加者。然而，不管是哪种情形，你对会议的有效性都负有责任，而不应白费自己和不人的时刻。治理者经常如此指责会议：1．没有真正的目标。2．使简单的咨询题复杂化。3．连续的时刻过长。4．发言者过于健谈。5．拖延决定和行动。这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面，会议是能取得成功的。1．预先弄清会议的目的。2．与会者事先作好会议预备。3．议题、议程和时刻不因情形而变。4．有必要对"集思广议"给予一定的限制。5．按照要讨论的咨询题对与会人员做一定的限制。6．与会者手上要把握全部有关信息。7．把握会议的精髓。8．决策和行动方案的制定要恰如其分。要使会议变得有效，应注意：1．群体的沟通。2．提升讨论的质量。3．为讨论提供一个结构性的清单。4．建立团队意识。会议工作评判表

这部分训练的目的在于给你一个评判的机会，即依据你所参加有效会议的体会，考虑哪些因素致使会议有效，而又有哪些因素致使会议无效。同时，你还要按照你作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时，对会议所起的作用，或是仅仅作为一个参加者时对会议所做的奉献。在这张表的第一部分，你需要评判两个会议，一个是你认为有效的，一个是无效的。你要考虑两类咨询题，一类是什么因素阻碍了这两个会议有效或无效，第二类是在这两次会议中，你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。在这张表的第二部分，你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的体会和感受。第一部分独立地考虑并完成表中的每个项目，并写下你的分析结果。你所写的应当是真实可信的，而且也是在第二部分讨论中期望与你同伴所分享的。1．回忆你最近所参加的会议，选择一个你认为是有效的会议。在评判表中第一栏，简要描述该会议的目的。2．在评判表的第二栏中，你要列出你觉得致使会议成功的因素。3．在评判表的第三栏中，你简要描述为使该会议成功，你和你的同事做了哪些奉献。4．在评判表的第四栏中，描述该会议的结果。这一结果可能是一项决策、解决争议或开始一个行动等。

5．现在你回忆一个专门不成功的会议。在评判表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。6．在评判表的第二栏中，列举出你认为致使会议无效的因素。7．在评判表的第三栏中，讲讲你和你的同事在这一不成功的会议中所做的奉献。8．在评判的最后一栏里，记述会议的结果（如果有的话）。有效会议评判表

会议的目的：

致使会议成功的因素：

你和你的同事在使会议成功中所做的奉献：

会议的要紧结果：

其他想讲明的咨询题：无效会议评判表

会议的目的：

致使会议成功的因素：你和你的同事在使会议成功中所做的奉献：

会议的要紧结果：其他想讲明的咨询题：第二部分按照下面的要求进行小组讨论，与你的同伴分享你认为有确实按照的信息。翻阅评判表第二栏，看看所列出的阻碍因素，关于有效会议和无效会议哪些因素是相同的。把它们写下来，并按照你的体会补充你认为应包括而在评判表中没有列出的因素。二、翻阅评判表第三栏，列出在有效会议和无效会议中有奉献的行为和态度类型。并按照你的体会补充你认为致使会议有效或无效的行为和态度。三、考虑第四栏（会议的结果），哪些结果象预期的那样获得成功，或者用其他的方法更好些？如何组织会议工作

下面这些要点会关心你主持的会议更为有效。一、会前预备1．确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议预备解决的咨询题更有效地获得解决？2．确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议预备做出什么样的决定？预备取得什么的行动方案？3．预备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商量时刻。4．收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。5．会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6．按照要讨论的咨询题限定与会人员。7．在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大伙儿。二、会议期间操纵1．叙述会议的目的。2．核对并记录与会者。3．按照议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。4．给每一个人表述自己意见的机会。5．操纵讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。6．如果讨论变得复杂，显现各种不同的见解时，你要按照自己的明白得将各种观点加以概括。7．坚持预定的时刻，不要拖延。8．在每个项目讨论终止后加以概括，以便决策或达成结论。9．在会议终止时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，能够推迟到下一次会议。10．确定下次会议的议题和时刻。三、会后工作1．在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时刻及标准。表明下次会议的日期和时刻。2．按照会议，对执行进行监督和检查。如何参加会议

下面这些要点能关心你更有效地参加他人主持的会议。一、会前预备1．阅读议事日程和有关材料，确切把握会议的目的，确认所列项目中哪些项目与自己有关。2．按照确认的项目考虑自己应持什么观点，态度和如何表达。3．携带所有有关材料参加会议。二、会议期间1．注意倾听，保持安静。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候，进行简洁明确的发言。不要随意参加与自己无关项目的讨论。2．对涉及你工作的决策、行动打算做记录。四、会后1．阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动打算。2．记下与你