《归档文件整理规则》实施办法

《归档文件整理规则》实施办法1、为了适应办公自动化和计算机管理档案的需要，进一步简化和规范文件归档整理程序，促进文档一体化管理，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和浙江省电信实业集团公司有关文件精神，结合本公司档案工作实际，特制订本实施办法。2、范围本办法适用于杭州市电信实业公司及杭州各县（市、区）公司文书档案保存的各种纸质文件材料整理工作。3、定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。3.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。4、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。5、质量要求5.1归档文件应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。5.2归档文件的纸张、书写、装订材料等应符合档案保护的要求。6、整理方法6.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订应不影响归档文件的阅读和复制。6.2分类归档文件分类以结合年度、保管期限、机构或文件来源制定。同一全宗应尽可能保持分类方案的稳定。6.2.1按年度分类将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。6.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。按《杭州市电信实业公司文件材料归档范围和档案保管期限表》(附件一)划分的保管期限分类。6.2.3按机构分类将文件按形成或承办的机构分类。6.2.4按文件来源分类将文件分为发文(包括帐外文件及上级单位、非隶属单位针对本单位的指示性文件、对本单位请示所作的批复及转发本单位制发的文件等)和收文两类。6.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件应区分保管期限后集中排列在一起。6.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构等选择项（见图1）。6.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。6.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。6.4.3保管期限：标注归档文件保管期限。分永久和定期两种。定期保管的文件又按其价值分别标注50年、30年、15年、5年四个保管年限。6.4.4件号：文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。6.4.5机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称。6.5编目归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。6.5.1归档文件目录由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成，并应装订成册。6.5.2归档文件目录封面内容包括：全宗名称、年度等必备项，保管期限、机构等选择项（见图2）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。封面用纸幅面采用国际标准A4型(长*宽为291mm*210mm)。6.5.3归档整理说明内容包括：本年度立档单位概况，内设机构及党、政主要领导人变化情况；本年度文书档案整理归档情况。6.5.4归档文件目录应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。成套文件亦应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图3）。6.5.4.1件号：填写室编件号。6.5.4.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。6.5.4.3文号：文件的发文字号。6.5.4.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。6.5.4.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。6.5.4.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。6.5.4.7备注：注释文件需补充和说明的情况。6.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。6.6.1根据分类方案，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。6.6.2档案盒6.6.2.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽）、盒脊厚度可根据需要设置为20mm，30mm，40mm等（见图4a）。6.6.2.2档案盒应根据摆放方式不同（档案盒横放排列，即档案盒的宽作为脊；档案盒竖放排列，即档案盒的长作为脊），在盒脊或底边设置全宗号(没有全宗号，可暂不填写)、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构等选择项（见图4b、图4c）。其中，起止件号是填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，盒号的编制应在分类方案的最低一级类目内分别从“1”开始编流水顺序号。6.6.2.3档案盒应采用无酸纸制作。6.6.3备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图5）。6.6.3.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。6.6.3.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。6.6.3.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。6.6.3.4日期：归档文件整理完毕的日期。7、本办法自颁布之日起实施。实施说明：一、文件归档制度及整理原则：文件归档执行随办随归制度，但不能机械、教条地理解随办随归，必须同时遵循文件的形成规律。具有有机联系的文件材料不能机械地按时间先后人为地分割开，而应在事情办理完毕后收集齐全，统一整理。如单位职工代表大会形成的文件，包括会前发文的通知、会议中形成的决议、会议材料及会后印发的会议纪要等需要排列在一起；而具有形式上联系的文件则不必排列在一起，如任命文件，任命张＊＊的文件与任命王＊＊的文件，实际是两个事由，可以分开排列。二、归档文件的整理单位与装订：文件的装订，要求去除易锈蚀金属物后按件装订。其中已装订成册不便拆钉的，可不拆钉。装订材料，推荐使用不锈钢夹及线装(沿文件左上角斜角踏线，页数多的可采用三孔一线)等办法。三、归档文件的分类归档文件分类可采用年度—保管期限法、年度—机构—保管期限法、年度—文件来源—保管期限等方法。文件数量较少或计算机应用较成熟的单位可使用年度—保管期限法或年度—文件来源—保管期限法；文件数量较多或计算机尚未应用的单位可使用年度—机构—保管期限法。各单位可根据本单位实际情况择一执行，选定后应保持分类方案的稳定，不得随意变更。分类方案如下：例：(一)年度—保管期限法：2000年：永久，定期2001年：永久，定期2002年：……(二)年度—机构—保管期限分类法：2000年：办公室……永久，定期市场部……永久，定期财务部……永久，定期……2001年：办公室……永久，定期市场部……永久，定期财务部……永久，定期2002年：……(三)年度—文件来源—保管期限法将同一年度的归档文件按文件来源的不同分两类：一类为本单位形成的正式发出的文件，及计划、总结、统计报表、合同等帐外文件；另一类为收到的文件材料，包括上级单位、同级单位、非隶属单位制发的文件材料和下级单位报送的文件材料。即：2000年：发文……永久，定期收文……永久，定期2001年：发文……永久，定期收文……永久，定期2002年：……采用此分类方法时应注意上级单位及非隶属单位针对本单位的文件材料，如上级机关针对本单位的指示性文件、对本单位的请示所作的批复及转发本单位制发的文件等，应视同本单位发文，归入本单位发文范围，而不能机械地将其列入收文范围。此外，还应注意判定文件所属年度统一按文件的签发日期为准，如2001年形成的2000年度的工作总结、决算、统计报表归入2001年度；跨年度形成的文件一律归入办结年度；正文与附件、转发文与被转发文、来文与复文为一件的，分别以正文、转发文、复文的日期为准。四、文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。要求尽可能将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件应该在事情办理完毕后收集齐全，然后再进行整理，如有部分文件事后才归档，可将这些文件排列在其它事由后面，在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。而同一事由内文件的排列顺序及不同事由文件的排列顺序不作统一要求，可根据时间先后、文号顺序或重要程度排列。注意“事由”是指具体的一件事、一个问题、或一段较紧密的工作过程等，这与原来立卷中将一类相同性质的文件组成一卷有较大区别。五、编号室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。采用年度—保管期限法的，室编件号应在同一年度内的同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号，如2000年文件，“永久”从“1”开始编流水件号，“定期”从“1”开始编流水件号。采用年度—机构—保管期限分类法的，室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。采用年度—文件来源—保管期限法的，室编件号应在同一年度内的同一文件来源的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号，如2000年文件，“发文”“永久”从“1”开始编流水件号，“发文”“定期”从“1”开始编流水件号。六、装盒文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。不同形成年度、不同保管类别、(不同机构、不同文件来源)的归档文件不应放入同一档案盒。一盒装不下时，顺次装入下一盒。其中采用年度—文件来源—保管期限法的，在“机构”栏填写“发文”或“收文”。盒号编制例如：年度文件来源保管期限室编件号盒号2000年发文永久1—20121—562…………2000年发文 定期1—30131—80281—1303