高效的时间管理

关于高效的时间管理高效的时间管理第2页,共45页，2024年2月25日，星期天时光大盗的分类有形的(自觉的)1.接听电话6.沟通不足2.打电话7.办公室政治3.会议8.资源不足4.打扰9.阅读文件及邮件5.官僚作风10.交通堵塞第3页,共45页，2024年2月25日，星期天时光大盗的分类无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨轻重缓急7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳第4页,共45页，2024年2月25日，星期天您的时间管理常见问题是什么？

您的解决办法是什么？1.2.3.4.5.第5页,共45页，2024年2月25日，星期天但时间

可以管理！

时间的特性第6页,共45页，2024年2月25日，星期天时间管理分析法生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。第7页,共45页，2024年2月25日，星期天以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准：

1.一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；2.平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；3.有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；4.重人性：个人管理的目的在人而不在事；5.有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；6.携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整柯维时间管理法时间管理分析法第8页,共45页，2024年2月25日，星期天有效个人管理的四个步骤

——确定角色：确定你认为重要的角色；

——选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；

——安排进度：为这些目标确定完成时间；

——逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。时间管理分析法第9页,共45页，2024年2月25日，星期天高效的时间管理第10页,共45页，2024年2月25日，星期天原则一：80/20原则20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作第11页,共45页，2024年2月25日，星期天80/20原则20％的人掌握

的资源；你书架上的书有

是你经常阅读的？找出

关键问题，把80％的精力放在上面；把80％的时间花在

重要的事情上，把80％不重要的事情授权給别人去做。第12页,共45页，2024年2月25日，星期天如何坚持这一原则？列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到——都想做好完全主义——都想做完平均分配时间和精力第13页,共45页，2024年2月25日，星期天时间管理的原则原则一：80/20原则(柏拉图原理）将大多数时间投入在能带来更高回报的工作上。运用柏拉图原理的三个步骤：★确认要达成的目标★确认达成目标下的关键重要活动★重新安排时间，将更多时间投入在关键重要活动上第14页,共45页，2024年2月25日，星期天原则二：目标ABC－优化与跟踪原则A：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的√任务完成→任务延期X任务取消

√

授权任务●进行中第15页,共45页，2024年2月25日，星期天时间管理的原则

原则三：四象限法则(优先原则）

把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事做起每天都这么做第16页,共45页，2024年2月25日，星期天重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要非紧急非重要紧急优先矩阵第17页,共45页，2024年2月25日，星期天危机紧迫的问题

（产品质量问题）有期限压力的重大计划

（项目、会议、报告）不必要干扰不必要的报告不重要的会议、电话、信函和电子邮件其他人的小事重要紧急III琐碎杂务无关的信函、电话和邮件消磨时间的行为上班时间的闲聊过分沉迷于电视、上网和放松状态客户关系维护规划制定业务开拓优先矩阵IIVII第18页,共45页，2024年2月25日，星期天准备工作建立与学生的关系学生干部的培养部门管理工作个人成长、学习危机有限期的任务安全事故重要紧急Ⅰ生存效能ⅡⅢ欺骗浪费Ⅳ不速之客某些会议某些电话很多流行活动打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧尽量避免扩大Ⅰ尽量减少Ⅲ事情多投资时间在Ⅱ尽量避免Ⅳ事情优先矩阵重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。第19页,共45页，2024年2月25日，星期天活在第II象限ⅣⅠⅡⅢ65-80%20-25%<1%<15%高效能人士的时间安排普通人的时间安排ⅣⅠⅡⅢ25-30%50-60%15%2-3%一般人群高绩效人员第20页,共45页，2024年2月25日，星期天最大时间管理迷思：重要但不紧迫的事

21第21页,共45页，2024年2月25日，星期天重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要非紧急非重要，紧急大多数人的做事习惯；穷于应付M1重要，紧急M3非重要紧急第22页,共45页，2024年2月25日，星期天重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要紧急M2未能有效控制，M1扩大M1重要，紧急M4非重要非紧急第23页,共45页，2024年2月25日，星期天时间管理矩阵使用技巧不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；II做得多了，I就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；尽量将每件事情一次性做对。第24页,共45页，2024年2月25日，星期天批改学生作业下个月要组织学生春游，打电话询问下个月的天气情况编写教案联系朋友，商量共进晚餐事宜浏览桌上堆积如山的教育杂志为下个月的教师研讨业务会议准备口头报告参加下午2点举行的会议，但议题不明与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法据传自己任教的班级里某一学生有不良品行问题请根据您认为的重要和紧急程度把这些任务分配到四象限中课堂练习：王老师的一天

第25页,共45页，2024年2月25日，星期天高效的时间管理第26页,共45页，2024年2月25日，星期天目标与计划管理目标及其设定——为什么要设定目标让生活的方向有一种目标感克服懒惰的心态专心致志产生热忱区分事情的轻重缓急节省很多时间,把时间摆在最有生产力的地方.可以省钱确认价值重要性有了目标以后,会提高有助于成长和进步目标能唤起你最高尚的才能！第27页,共45页，2024年2月25日，星期天产能金字塔主导价值观角色目标日计划周计划确立目标探寻价值观第28页,共45页，2024年2月25日，星期天有效的目标设定和分解－SMART原则Specific具体的--目标具体明确，例如“我想要当主任、得到硕士学位”等Measurable可衡量的--效果可衡量，有助于衡量进度和观察结果Attainable可达到的--有挑战性的、通过努力可达到的Relevant相关性--目标要和该岗位工作职责相关联Time-bound时限性--目标有时限性。第29页,共45页，2024年2月25日，星期天举例：好的目标设定教学质量目标：本年度本班期末考试成绩年级排名不低于第二名。师生关系目标：与班内至少8名同学成为朋友。个人发展目标：到8月15日完成我的下五年的职业发展计划，并在以后12个月内列出时间表,以确保目标的实现。第30页,共45页，2024年2月25日，星期天Timeforus轮到我们了：每个人写出一个自己将要完成的工作目标，注意运用SMART原则。第31页,共45页，2024年2月25日，星期天练习三：目标设定与分解练习每周目标角色目标计划行事历授权日计划周计划确立目标探寻价值观第32页,共45页，2024年2月25日，星期天计划管理——日计划的步骤写下任务估计做事的时间长短留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规则)确定优先顺序,简化及授权追踪与检讨第33页,共45页，2024年2月25日，星期天日计划的好处你可以对第二天有较好的心理准备集中到重要事情上借着任务整合,合理的达成你想要得目标你可以控制你的人生目标或年度目标的进度第34页,共45页，2024年2月25日，星期天有效的自我管理养成良好的工作习惯个人管理

团队管理第35页,共45页，2024年2月25日，星期天有效的自我管理——个人管理办公促效法建立有效的办公环境高效处理文档善用零散时间沟通促效法处理干扰的原则克服拖延授权第36页,共45页，2024年2月25日，星期天个人管理——办公促效法之建立有效的办公环境桌面整洁，只留正在做的事情每件物品应摆放在固定的位置工作中经常用到的用品应易取每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决的扔掉第37页,共45页，2024年2月25日，星期天个人管理－办公促效法之高效处理文档优化文件处理流程投掷转手行动归档：工作完成后，马上归档注：每次只处理一份文件，

一份文件只处理一次背包原则：批量集中处理相似任务第38页,共45页，2024年2月25日，星期天个人管理－办公促效法之善用零散时间

第39页,共45页，2024年2月25日，星期天个人管理－沟通促效法之处理干扰原则No遗憾礼貌理由第40页,共45页，2024年2月25日，星期天拖延者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍不愿承担责任不愿面对现实个人管理－沟通促效法之克服拖延的习惯第41页,共45页，2024年2月25日，星期天个人管理－沟通促效法之与拖延决战

给自己设定最后时限把大块工作分解并锁定时间完成将计划告诉他人（协助监督）奖励自己克服