EnP-011 文件控制程序-ISO50001能源管理体系

公司LOGO文件控制程序编号EnP-011版次A发行部门体系管理部生效日期20XX-05-08修订履历：版本修订内容制订审核批准批准日期A版新版发行20XX-05-08文件分发：会签分发部门名称份数会签人会签分发部门名称份数会签人□■生产部□■品质部□■PMC部□■行政部□■储运部□■财务部□■业务部□■体系管理部□■采购部□■设计部编写审核批准ByDate20XX-04-2920XX-05-0720XX-05-081.0目的：对公司管理体系以及管理标准、工作标准中的各类文件进行管理，确保各部门使用文件的适宜性及充分性,防止误用作废文件。2.0适用范围:适用于本公司所有管理体系文件以及管理标准、工作标准的（电子档）的编制、审核、批准、发放、评审和变更。3.0职责:3.1体系管理部为文件归口管理部门。3.2能源管理体系文件由管理者代表组织体系管理部编写。3.3各部门作业文件由各部门负责组织编制与控制，并报体系管理部备案。3.4外来文件由各职能部门按其所属类别分别进行收集与控制，报体系管理部备案。3.4能源管理手册及程序文件即一、二级文件，由管理者代表审核、总经理批准，三级文件及记录由各部门负责人批准。4.0工作程序：4.1文件编制4.1.1编制文件格式a）程序文件（2阶）格式，EnMS：可采用乌龟图+流程形式；其他体系可不拘形式。b）指导性文件（3阶）格式，原则首先使用相对固化的模版，但也可依据实际文件内容选择恰当的表述格式，如图片、图表等。4.1.2文件编号a）文件编号规则如下：1阶：DG-En-000；2阶：EnP-000；3阶：En-部门代码-000；4阶：EnR-部门代码-000b）部门代码：设计供应储运生产品质采购体系财务行政PMCSJGYCYSCPZCGTXCWXZPMCc）外来文件编号：由接收部门的“部门代码-年份-000”。如SC-20XX-001.d）流水号：“000”为流水号，从001开始编号，至999止。4.1.3文件版号文件版次用大写英文A、B、C…..，初版为A，文件每修订一次则换版一次，版次则向上升一级。4.1.4文件有效标识编制文件应有标题、日期、制订人、审核人、批准人、版次和编号等信息。4.2文件的修订4.2.1各部门对体系文件如手册、程序文件、管理性作业指导书认为需更改时，填写《文件变动申请单》并注明更改内容经管理代表确认后，按规定进行修改并重新审批后发放。其他文件需更改时由权责部门直接按需要进行修改，并将修改后的文件重新审批后交体系管理部按本程序相关规定重新发放，手册采用换页修改。4.2.2文件更改时应将更改的主要内容记录于修订页的“修订记录”栏，文件更改的版本和版次按本程序4.1.3的规定执行。4.2.3手册修订时其修订情况、日期、页次及版次等记录于“修订页”中；二、三阶文件修订时应在首页的修订栏里反映修订情况、日期、页次及版次。4.2.4文件编制或修订完成后由体系管理部对文件编号及版本核对确认无误后登录于《文件总表》上，使文件的所有版本处于最新状态，便于文件管理。4.3文件的会审4.3.1文件制订完毕，编制者与部门负责人对文件的格式、内容、条理性、适用性和引用文件，进行初步评审；4.3.2需要相关部门配合执行的共性文件编写部门需召集相关部门进行会审，文件规定的内容仅在本部门范围使用的，由本部门负责；4.3.3文件评审可通过微信会议、邮件、现场开会等适宜方式；4.4文件的收、发、废流程4.4.1文件发行a）经批准的文件，由体系文控编号受控发行，并登录【文件清单一览表】，发放时依【文件发放一览表】并填写【文件发放与回收记录】。发放新文件的同时收回旧版文件作废销毁。如部门有需求保留旧版文件时，须在旧版文件上盖“作废”印章。a）文件发放须交由文控中心在每页上加盖“受控文件”章。b）文件保存注意贮存和防护，有保密要求的标准如GBT29490标注密级（绝密/机密/秘密）预防泄密。c）补发文件应说明原因，经许可后在【文件发放与回收记录】签名予以补发。d）外来文件外来文件不需转换格式的，由接收部门接收后，进行受控归档，并填写在【外来文件清单】,并识别是否需要发放给相关部门。确实需要转换格式、翻译文字的外来文件，如工程图纸，工程部门经转换成公司格式后，交由文控受控登记并发行。e）临时文件编制和发行审批权限和体系文件一致，但要注明文件性质（如试产文件、工程临时变更、特定批次执行文件等）、发行原因、使用范围和期限临时文件经文控受控后方可使用，适实收回，一般使用期限为一个月，特殊情况下不得超过3个月。4.5文件保管4.5.1所有管理体系文件的原件由体系管理部保管，受控副本由各使用部门负责保管,各部门应确保文件幅面清洁易于识别，不准乱划、乱改、乱写。各部门应分类存放受控文件并编制《文件清单一览表》文件应存放于适当的场所以免损坏或丢失。体系管理部定期检查文件使用和保管状态。4.5.2文件借阅：公司员工需暂时借阅文件时，体系管理部负责办理借阅手续，并登记在《文件发放一览表》上，任何人不得私自复印受控文件，具体借阅手续按规定内容实施。4.6作废文件的处理所有作废文件的原稿由体系管理部在每页正面盖“作废文件”印章并与有效文件分开存放。各部门交体系管理部的副本非机密作废文件由体系管理部盖“作废文件”章进行识别（或打X）后作为手二纸再利用，机密文件副本由体系管理部用碎纸机销毁。4.7对承载媒体不是纸张的文件的控制也应参照上述要求执行，电子文档应有备份且规定使用权限和修改权限，应对备份的电子文档进行标识且编制《电子文件管理指导书》。4.7.1体系管理部将按本程序3.1文件（技术图纸和职务说明书等机密文件除外）编制、审核及批准权责表审批后的最新版本受控文件，转换成PDF格式文档，存放于公司公共盘中，以备各部门人员参考使用。4.7.2当文件有修订后，体系管理部应在文本文件审批完成后，第一时间将该文件转换成PDF档存放于公共盘中替换原文件，使公共盘中的文件始终保持为最新版。4.8记录保存：按《记录控制程序》规定进行保存。5.0相关记录：表单名称表单编号保存部门备注《文件清单