09 合同管理程序-ISO9001 ISO13485 QSR820 HACCP 14001 45001

PD-QP-09202X/A0第页受控编号：PD-QP-09有限公司质量管理文件合同管理程序编制：审核：批准：生效日期：202X年07月18日202X年07月18日发布202X年07月18日实施版本变更记录版本页次变更内容简单描述生效日期A07新版初次制订202X-07-18表单编号：QR-DCC-007A01目的明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。2适用范围适用于公司产品销售合同、订单的管理。3职责3.1营销中心负责确定合同、订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进行跟进。3.2运营中心、采购部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单的有关部分。3.3总经理批准“合同/订单评审表”。4过程流程图未通过未通过不是业务洽谈是新产品吗？合同/订单接收合同的签订与合同/订单的执行合同/订单评审合同/订单的更改/取消合同/订单的保存立项可行性评审（按《设计开发控制程序》）是5作业程序与控制要求程序工作内容输出文件责任部门/人5.1业务洽谈5.1.1营销中心做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况营销中心5.1.2销售员与顾客洽谈过程中，如顾客要求我公司开发新产品，那么销售员应将这些要求形成“顾客新产品购买意向”报营销中心批准，然后将其送研发中心。按5.2条款执行顾客新产品购买意向营销中心5.1.3如顾客想购买我公司已有产品，那么业务员要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交付方式、结算方式、品质要求、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见顾客的合同/订单应送至营销中心跟单员，按5.3条款执行营销中心5.2新产品立项可行性评审5.2.1研发中心组织成立多方论证小组,对顾客的新产品意向进行立项可行性评审，填写“立项可行性评审报告”。详见《设计开发控制程序》立项可行性评审报告研发中心5.2.2立项可行性评审通过销售经理与顾客签署“新产品试制技术协议”。然后按《设计开发控制程序》的要求进行样品、小批量试产。直到顾客批准通过，方能接收顾客正式合同/订单新产品试制技术协议销售经理5.3接收合同/订单5.3.1本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售经理应将其记录在“顾客口头订单记录表”上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传顾客口头订单记录表销售经理5.3.2销售经理组织有关部门对合同/订单的评审，填写“合同/订单评审表”合同/订单评审表营销中心5.4合同/订单的评审5.4.1合同/订单评审的要求。合同/订单评审要保证：顾客的各项要求（规格、数量、品质、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件合同或订单中的各项要求不存在含糊不清之处，多次洽谈前后不一致的条款已得到解决合同或订单符合有关法律、法规、标准的要求顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或规定用途所必需的本公司的附加要求能确保兑现本公司有履行合同或订单要求的能力5.4.2合同/订单的评审营销中心跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将“合同/订单评审表”送PMC及销售经理进行评审无现货时，由营销中心跟单员将“合同/订单评审表”交PMC就生产能力、生产完成日期进行签字评审，如库存中无所需产品的物料，则还应将“合同/订单评审表”送采购部就采购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售经理就交货期限进行评审合同/订单评审表营销中心跟单员5.4合同/订单的评审5.4.3评审后，参加评审的部门应在“合同/订单评审表”中的相应栏目中签名，最后将“合同/订单评审表”送总经理批准合同/订单评审表总经理5.4.4在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或修改建议时，由销售经理负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在“合同/订单评审表”中予以记录合同/订单评审表销售经理5.5合同的签订与合同/订单的执行5.5.1合同评审后，销售经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单评审通过后即生效5.5.2营销中心跟单员将合同/订单及“合同/订单评审表”中的内容转化为“顾客订货要求表”，连同有关的顾客提供的产品相关资料分发有关部门，作为生产、检验、出货等的依据顾客订货要求表营销中心跟单员5.5.3营销中心跟单员应建立“合同/订单跟进控制表”，记录合同、订单的执行情况。若发生与合同/订单不一致的情况，应及时与销售经理协商解决合同/订单跟进控制表营销中心跟单员5.6合同/订单的更改/取消5.6.1若因非顾客原因需修改订单或合同的产品时，由产生原因的部门通知营销中心跟单员。营销中心跟单员及时与销售经理联系，销售经理得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写“合同/订单更改通知单”，营销中心跟单员应将“合同/订单更改通知单”送到与合同/订单修改有关的部门进行评审，并报送总经理批准，然后送至有关部门合同/订单更改通知单营销中心跟单员5.6.2若因顾客提出合同/订单条款的修改时，应由营销中心跟单员填写“合同/订单更改通知单”，经与合同/订单修改有关的部门评审后送总经理批准，然后发至有关部门营销中心跟单员应在原合同或订单中注明修改情况营销中心跟单员5.6.3顾客取消合同/订单时，销售经理需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半成品和成品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见营销中心跟单员应使用“合同/订单更改通知单”将合同/订单的取消情况通知有关部门合同/订单更改通知单营销中心跟单员5.7合同/订单的保存5.7.1所有已经确定的订单/合同及其后的修订，以及“合同/订单评审表”“合同/订单更改通知单”均由营销中心负责存档。存档时应注意将合同/订单与相应的“合同/订单评审表”“合同/订单更改通知单”保存在一起营销中心5.7.2合同/订单履行中的来往电子邮件应予以保存，作为合同/订单的附件营销中心6过程绩效的监视绩效指标计算公式（计算方法）指标值监视频率监视单位/人6.1合同/订单评审及时率合同/订单需半天评审完毕合同/订单评审及时率合同/订单评审及时率=（按时完成的合同/订单评审次数/合同/订单评审总次数）X100%98%月营销中心6.2订单交期准确率订单交期准确率=（1-交期变动订单数/订单总数）X100%90%月营销中心7过程中的风险和机遇的控制（风险应对计划）风险应对措施其他事项执行时间负责人监视方法7.1因合同评审不严谨导致开发出的新产品不能满足顾客要求新产品合同的评审应在合同签订之前进行，确保顾客的各项要求合理、明确、书面化，确保公司有能力满足销售经理在检查各部门评审的有效性的基础上，在确定“合同/订单评审表”已得到总经理批准的情况下，方可与顾客签订正式合同每份新产品的