DB1306-T205-2022市场监督管理所档案管理规范

ICS01.040.03

CCSA14

DB1306

保定市地方标准

DB1306/T205—2022

市场监督管理所档案管理规范

Specificationforarchivesmanagementofmarketsupervision

administrationagency

DB1306/T205—2022

前  言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由保定市市场监督管理局提出、归口并组织实施。

本文件起草单位：保定市市场监督管理局、保定市市场监督管理局高新区分局、顺平县市场监督管

理局、涿州市市场监督管理局、高碑店市市场监督管理局。

本文件主要起草人：魏文靖、刘江、王佳丽、张倩、梁晨、王怡文、蔡占庆。

III

DB1306/T205—2022

市场监督管理所档案管理规范

1范围

本文件规定了市场监督管理所档案管理的基本要求，档案分类，档案材料收集、整理、归档、接收、

移交，档案保管，档案保密，档案查（借）阅，档案销毁，信息化建设和档案应急管理的相关内容及要

求。

本文件适用于保定市市场监督管理所（以下简称市场监管所）的档案管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T74电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范

DA/T75档案数据硬磁盘离线存储管理规范

DB1306/T206市场监督管理所装饰装修与标识规范

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4基本要求

4.1市场监管所应建立健全统计制度，建立以原始记录为依据的统计机制并设置统计台账，及时将档

案的借阅、销毁、利用效果等情况登记造册，并能按照相关部门要求对档案工作基本情况进行统计，做

到准确、可靠、及时，账实相符。

4.2市场监管所应设置档案室，全部档案材料按分类方案，分门别类存放在档案柜、档案盒中，同类

档案应排列有序。

4.3市场监管所应对档案室进行日常检查，发现问题及时上报，积极处理档案保管、保护方面的隐患，

采取补救措施保证档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命。

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DB1306/T205—2022

4.4市场监管所宜根据实际情况，统一制定档案编号、编目规则，编码清晰，便于查阅，并实现档案

信息化管理。

5档案分类

市场监督管理所档案可分为：

——文书档案：党建、工作计划、工作总结、会议记录、重大突发事件处置记录、简报周报、信息

摘报（工作通报、工作动态）、请示与批复（报告与批示、函与复函）、统计报表，上级市场

监管部门和有关部门的指示、命令、通知、通报等文件材料；

——业务档案：企业基本情况、日常监管（食品药品化妆品安全监管、特种设备安全监管、产品质

量安全监管、企业信用监管、知识产权监管、价格监管）、执法办案、消费者权益保护（投诉

举报）、宣传普法等工作记录；

——视听档案：在工作中形成的照片（粘贴在A4纸上）、录音、录像、磁盘、光盘等媒体材料。

6档案材料收集

6.1归档文件材料应真实、清晰、完整。

6.2以纸质形式归档的文件材料，原则上应为原件。

6.3凡是在各项工作和活动中形成的具有保存价值的文件材料，不论其何种载体，应坚持“应收尽收，

应归尽归”的原则。

6.4归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

6.5载体纸张大于A4幅面，如图纸，宜折叠成A4号幅面大小(210mm×297mm)，标题栏应露在外面。

6.6载体纸张小于A4幅面，如照片，宜粘贴在A4规格的白纸上，粘贴时原件下边和右边与白纸对齐。

6.7载体字迹应用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

6.8各部门完成的当年工作计划、职责任务应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、表格及文

字材料。

6.9归档的文件材料一般一式一份。

7档案材料整理

7.1整理原则

7.1.1档案整理应以保持文件材料之间的有机联系，保证各类文件、凭证的齐全、完整、系统、真实

为原则。

7.1.2应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

7.1.3应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

7.2整理基本要求

7.2.1应坚持“谁办理—谁收集—谁整理”的原则，承办人员按规定进行相关文件材料的收集、整理。

7.2.2归档文件应收集齐全完整，准确划分保管期限：永久、定期（30年、10年）。

7.2.3整理归档文件所用的载体和书写材料、装订材料、装具等应符合档案保护要求。

7.2.4归档电子文件及其元数据应遵循国家法律法规规定的原件形式，并符合真实性、完整性、安全

性和可用性要求。

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7.2.5涉密归档文件的整理应符合国家和市场监督管理系统保密管理工作相关规定。执法案卷的整理

还应符合市场监督管理总局执法文书制作要求和执法案卷管理规定。

7.2.6归档电子文件的整理应按GB/T18894要求执行。

7.3纸质档案材料整理

7.3.1组件

文书档案按“件”整理，一会一件，一期一件。归档文件以件为基本单位进行整理的，一般以单份

文件为一件：

——正文与附件为一件；

——文件正本与定稿为一件；

——正本与翻译本为一件；

——中文本与外文本为一件；

——转发文与被转发文为一件；

——原件与复制件为一件；

——报表、名册、图册等一册(本)为一件；

——简报、周报、信息摘报、工作通报、工作动态等，一期为一件；

——会议纪要、会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

——来文与复文(如请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件；

——有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

7.3.2组卷

7.3.2.1业务档案按照“卷”整理，组卷的方法具体如下：

a)案件材料，一般一案一卷，或一案数卷；

b)投诉举报，按来信所反映的问题进行组合，如食品药品化妆品安全监管、特种设备安全监管、

产品质量安全监管、企业信用监管、知识产权监管、价格监管、其他；

c)其它特殊性材料可根据具体情况进行组合。

7.3.2.2组卷材料应遵循文件形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，其组成部

分为：

——案卷封面，文书档案应符合GB/T9705要求；

——卷内文件目录；

——卷内文件；

——卷内备考表；

——封底。

7.3.3卷内文件排序

卷内文件排列如下：

——卷内文件材料应文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列；

——文字材料的档案按问题、时间先后顺序或重要程度排列，密不可分的文件材料应放在一起归档，

其排列顺序为：

批复在前，请示在后；

正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

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转发文在前，被转发文在后；

原件在前，复制件在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

正本在前，发文稿纸和定稿在后；

其他文件材料按时间顺序排列。

7.3.4编号

7.3.4.1档号编制原则

归档文件依据分类方案和排列顺序编写档号，符合DA/T13的相关要求。档号编制应遵循唯一性、

合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

7.3.4.2档号组成要素

档号组成要素如下：

——全宗号：档案馆指定的县、区局编号；

——档案分类代码•年度：档案门类代码用2位汉语拼音首字母标识。年度以4位阿拉伯数字标注

公元纪年。分类代码与年度之间用“•”分割；

——机构代码号：采用市场监管所名称首字母大写三位标识。

——保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”

标识；

——案卷（件）号：采用“四位阿拉伯数字”标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“0001”。

工作档案案卷号可依行政执法决定书文号确定。

7.3.4.3档号结构及编制规则

各门类档号结构及编制规则见附录A。

7.3.4.4归档章

7.3.4.4.1归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成

归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

7.3.4.4.2归档章一般盖在归档文件首页上端居中位置，横式文件可盖在右侧居中位置。归档章不应

叠压页面图文。

7.3.4.4.3归档章一般采用红色印泥或黑色油墨盖制，填写归档章项目的字迹材料应符合档案保护要

求。

7.3.4.4.4归档章应将全宗号、年度、件号（卷号）、机构简称、保管期限、页数内容填制。填写内

容原则上与该归档文件档号所对应的内容保持一致。归档章尺寸样式、填写项目和项目位置不可擅自更

改。

7.3.4.4.5归档章式样见图1。

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图1归档章

7.3.5编页

7.3.5.1页码应逐页编制，不漏号，不重号。一面有效图文页面为一页，空白页不编页码。折叠的归

档文件按未折叠时的有效图文页面进行编页。

7.3.5.2页码标注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。

7.3.5.3纸质归档文件的原有页码与拟编制页码整体完全一致的，可保持原有页码不变，不再重复编

页。

7.3.6编目

7.3.6.1按件整理的编目规则

7.3.6.1.1归档文件应依据档号顺序，逐件编制归档文件目录。

7.3.6.1.2归档文件目录（见附录B）设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、

备注等项目。其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项；文号、密级为条件必填项，备注

为选填项。

——序号:归档文件顺序号。

——档号:按本文件7.3.4所述“编号”要求填写，不漏号，不重号。

——文号:文件的发文字号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，应照实抄录。没有文号的

不填写。

——责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，应填写全称或通用简称。

——题名:文件标题。一般应照实抄录，无标题、标题不规范、不能反映主要内容、不便检索的,

应全部或部分自拟标题，自拟内容以方括号“[]”括入。

——日期:文件的形成时间，以国际标准日期表示法，采用8位阿拉伯数字填写，如“20210101”。

月、日无法考证的用零补足，如“20210000”。

——密级:密级分为公开(GK)、内部（NB）、秘密（MM）、机密（JM）、绝密（UM）；依据文件实

际标注情况，填写汉字或汉语拼音代码，如“公开”或“GK”。对升密、降密、解密的文件，

应填写新的密级。没有密级的不填写。

——页数:每一件归档文件的页面总数，与编页情况保持一致，用阿拉伯数字填写。

——备注:注释文件需说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁及与其他文件

关联情况等。如需说明情况较多，可在备注栏加注“*”，将具体内容填入盒内备考表。

7.3.6.1.3归档文件目录由应用系统生成或使用电子表格进行编制，目录表格采用国际标准A4(297mm

×210mm)幅面，横向设置。

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7.3.6.1.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。按机构、年度、保管期限装订成册。

7.3.6.1.5装订成册的归档文件目录应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机

构等项目。

7.3.6.2按卷整理的编目规则

7.3.6.2.1案卷目录应依据档号顺序，逐卷编制，目录表格采用国际标准A4(297mm×210mm)幅面,竖

向设置。

7.3.6.2.2案卷目录（见附录C）编制主要包括：序号、档号、案卷题名、保管期限、总页数、备注、

盒号。

——序号：案卷顺序号。

——档号：按本文件7.3.4所述“编号”要求填写,不漏号,不重号。

——案卷题名：应简明、准确的揭示卷内文件的内容。

——保管期限：填制案卷保管期限。

——总页数：应填制案卷内部全部文件的页数之和。

——备注：根据管理需要填写案卷的密级、互见号。

——盒号（册号）：存放位置信息，根据档案管理系统提供盒号（册号）编制。

注1：盒号（册号）在册脊上记载：保管期限-顺序号，例如：D10-0001。

注2：档案管理系统中自动生成的盒号（册号）为：全宗+分类代码+年度+机构代码+保管期限+顺序号。

7.3.6.2.3卷内目录应按照卷内文件排列顺序进行编制，目录表格采用国际标准A4(297mm×210mm)幅

面,竖向设置。

7.3.6.2.4卷内目录（见附录D）编制主要包括：序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注、

档案号。

——卷内目录应排列在卷内文件首页。

——序号：归档文件顺序号。

——文号：文件的发文字号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，应照实抄录。没有文号的

不填写。

——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，应填写全称或通用简称。

——题名：文件标题，应填写文件全称。

——日期：应填写文件形成日期，采用8位阿拉伯数字填写,如“20210101”。月、日无法考证的

用零补足，如“20210000”。

——页次：应填写每件文件次序号最后一件填写几页至几页。与编页情况保持一致,用阿拉伯数字

填写。

——备注：注释文件需说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁及与其他文件

关联情况等。如需说明情况较多，可在备注栏加注“*”，将具体内容填入盒内备考表。

——档号：填制与本文件相关联的案卷档号。

7.3.7修整与扫描

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

——归档文件已破损的，或幅面过小不易装订的，或字迹在装订线内的，应按DA/T25予以修裱。

——字迹模糊或易退变的，应予复制。

——归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

——幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下折叠至A4幅面。

——归档文件修正完成后，应通过档案管理系统进行纸质档案数字化加工形成档案数字化副本保

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存。

7.3.8装订

7.3.8.1按件装订的归档文件，一件不可分开装订，多件不可装订在一起。按卷装订的归档文件多个

卷内文件可装订在一起，或多个归档文件独立装订后，放在一起集中装盒。

7.3.8.2归档文件装订应牢固、安全、简便、平整，做到不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整,

满足归档文件在保管期限内装订牢固和安全保管要求。

7.3.8.3归档文件装订应尽量减少对文件本身影响，考虑文件保管期限、文件纸张质量、文件厚度、

纵横向、订口空白尺寸、原装订方式等因素，避免多次装订。案卷装订的，每卷档案装订厚度3cm为宜，

原则上不得大于4cm。

7.3.8.4相同保管期限的归档文件装订方式应保持一致；不同保管期限的装订方式应相对统一。

7.3.8.5装订前，应去掉文件材料上的金属物，破损文件应修补好，字迹扩散的应复制并与原件一并

归档。

7.3.8.6永久保管及其他依法向同级档案馆移交的归档文件，宜采取线装法装订。使用左侧“三孔一

线”装订（见图2）；页数较少的可使用左上角直角装订（见图3）。

图2三孔一线装订方法及效果图

图3直角装订方法及效果图

7.3.9装盒

7.3.9.1档案盒选择

应采用统一的档案盒，外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、

40mm、50mm等（一般采用40mm），档案盒应采用无酸纸制作。

7.3.9.2装盒要求

7.3.9.2.1应按档号顺序装入档案盒。

7.3.9.2.2不同年度、机构、保管期限的案卷（件）不应装入同一个档案盒。

7.3.9.2.3装盒应选择厚度适宜的档案盒，力求装盒饱满，避免长期放置造成纸张弯曲受损。

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7.3.9.2.4每盒档案应填写备考表（见附录E），置于盒内所有归档文件之后。备考表项目包括盒内

文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

——盒内文件情况:盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

——整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

——整理日期:归档文件整理完成日期。

——检查人:负责检查归档文件整理质量的人签名或签章。

——检查日期:归档文件检查完毕的日期。

7.3.10档案盒封面、盒脊的编制

档案盒封面应使用全称或通用简称标明全宗名称。在盒脊设置全宗号、年度、部门、档案种类、盒

（册）号、案卷（件）起止号等必备检索项。其中，案卷（件）起止号填写盒（册）内第一卷（件）

和最后一卷（件）的卷（件）号。样式见DB1306/T206。

7.3.11排架

7.3.11.1档案装盒后，上架排列方法应与分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。标有检索项的盒

脊朝外，以便实体管理。

7.3.11.2档案管理人员可按部门或分类划分区域，每年形成的档案按照盒（册）号依次上架，便于管

理。

7.4电子文件整理

7.4.1组件

归档电子文件的组件应符合本文件7.3.1要求。归档电子文件一般表现为一个包含所有子件的文件

夹或封装包。

7.4.2归档格式

7.4.2.1归档电子文件的格式应采用标准、通用、开放的文件存储格式,并符合向国家综合档案馆移交

的长期保存格式要求。

7.4.2.2电子公文的正本、定稿(签发稿)、处理单采用OFD、PDF或PDF/A等版式文件格式归档保存,

其他电子文件、电子文件组件以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。

7.4.2.3以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换

为ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档。

7.4.2.4照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类

电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。

7.4.2.5公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

7.4.2.6专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。凡是无法转换通用格式的，应将专

业软件一并归档。

7.4.3元数据采集

7.4.3.1电子文件元数据应与归档电子文件一并归档。

7.4.3.2文书类电子文件元数据的采集范围，应基于DA/T46的要求，结合实际进行设置，至少包括:

——题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、

计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

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——记录有关电子文件拟制、办理等活动的行为、时间、人员等元数据；

——元数据应存储在关系型数据库中，同时转换成具有开放性与跨平台兼容性的XML文件存储。对

于不能通过电子文件生成系统归档的，可采用电子表格等工具,尽量著录有关元数据。

7.4.4分类

归档电子文件的分类应符合本文件第5章的要求。

7.4.5排列

归档电子文件的排列应符合本文件7.3.3的要求。

7.4.6编号

7.4.6.1归档电子文件的编号应符合本文件7.3.4的要求，并能唯一识别和定位归档电子文件。

7.4.6.2归档电子文件命名规则应能保持归档电子文件及其元数据的有机联系与排列顺序。可采用档

号为命名要素，如以：“档号+顺序号”命名。

7.4.7编目

7.4.7.1电子、纸质归档文件的编目应统筹进行。

7.4.7.2归档电子文件应按DA/T18要求著录，并按本文件7.3.6的要求形成归档文件目录。

7.4.8归档数据包组织

7.4.8.1归档电子文件应定期组成归档数据包，可采用文件包或封装包形式，确保归档电子文件各组

成部分及元数据之间建立可靠关联，并可准确解析和读取。

7.4.8.2采用文件包形式的，应将归档电子文件及其元数据分别保存为符合要求的格式文件，并按分

类方案和排列顺序进行结构组织。

7.4.8.3采用封装包形式的，应将归档电子文件各组成部分及其元数据按规范结构封装为一个相对稳

定的数据包，实现归档电子文件的自包含、自描述和自证明。具体参照DA/T48执行。

7.4.9存储

7.4.9.1归档电子文件整理完毕后，应根据档号等标识符构成要素,在计算机存储器中逐级建立文件夹,

分门别类、集中有序地存储电子文件，并在元数据中自动记录电子文件在线存储路径。

7.4.9.2归档电子文件及其元数据应配置安全在线存储。在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫

描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。

7.4.10备份

7.4.10.1归档电子文件应定期离线存储到可长期保存的脱机载体上。离线存储应按本文件7.4.9进行

存储。

7.4.10.2离线存储应至少一式二套，一套磁盘介质，一套光盘磁带介质；重要的归档电子文件应增加

一套异地保存。

7.4.10.3离线存储可采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等载体。载体管理应符合DA/T74和DA/T75

的要求。

7.5检索工具编制

7.5.1编制原则

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检索工具内容应丰富，具备较高的查全率、查准率，便于快速检索，方便实用。

7.5.2检索方式

检索方式包括计算机检索、手工检索。

7.5.3常用档案检索工具

7.5.3.1全宗目录

目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。

7.5.3.2案卷目录

目录项目内容：序号、档号、案卷题名、保管期限、总页数、备注、盒号。

7.5.3.3卷内文件目录

目录项目内容：序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注、档号。

8档案归档、接收、移交

8.1严格执行档案材料统一管理的原则，凡在本单位活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交

档案室归档保存。

8.2市场监管所档案原则上应在次年6月前移交档案室归档，有特殊规定的按照规定时限归档。不需

要数字化的档案在移交档案室之前应进行规范装订。

8.3归档文件材料应真实、准确、完整、有条理，收集齐全，及时归档，任何部门和个人不应据为己

有或拒绝归档，不应擅自作废、销毁。

8.4案卷标题完整、简明，充分提示卷内文件内容。卷内目录、页码、备考表及案卷封皮等项目填写

清楚齐全。

8.5移交档案材料应填写《档案材料移交清单》一式两份，双方各执一份。

8.6档案室应积极配合县（市、区）局的接收工作，做好档案移交工作。

8.7档案管理人员变动时，做好档案移交工作，认真办理交接手续。

9档案保管

9.1档案室硬件要求

档案库房应防盗、防光、防高温、防火、防潮、防水、防尘、防鼠、防虫等，档案室内温度宜在14℃～

24℃，相对湿度宜在45%～60%。

——应有防盗设施设备；

——窗户应配挂遮光窗帘，防止阳光直射档案；

——周围应灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，应建立严密的防火制度并配备消防灭火器材；

——应定期检查并投放灭鼠药；

——应具备调温、调湿设施设备；

——应保持库房清洁；

——档案柜架应放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。

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DB1306/T205—2022

9.2保管要求

9.2.1档案库房安全管理应指定专人负责。

9.2.2人员进出档案库房应当进行记录，档案库房视频监控记录应至少保存六个月。

9.2.3工作人员应定期检查档案的保管状况，并做好记录，发现问题应及时采取有效措施，并向领导

报告。对破损或变质的档案材料应及时修补、复制或采取其他技术处理手段，确保档案的完整和安全。

9.2.4各类档案原则上应按规定及时放入档案库房集中管理，不得分散保管，以保证档案的统一和完

整。因库房条件所限，暂时不能达到集中管理要求的，在确保达到防火、防盗、防水、防潮、防尘等要

求下，可采用临时周转资料室暂存保管。

9.2.5电子档案应实行异地、异质备份保管。使用蓝光光盘保管的电子档案应避免光盘擦、划，且保

管环境具备防磁、隔热等保管条件。

10档案保密

10.1市场监督管理所全体人员应增强保密意识，严格遵守国家有关保密法规和档案管理有关规定。

10.2档案人员工作中不传密、不泄密、不探听秘密。

10.3档案人员在收到重要文件材料后应立即收存整理，不得随意摆放。

10.4涉密档案，应妥善保管。涉密文件应存放在密码文件柜中，原则上不得复制，不得抄录。

10.5涉密档案，若需查阅或借阅，应严格履行审批手续。原则上不借出档案室，如确有必要借出，借

阅人必须对档案的保密和安全负责。

10.6涉密档案，严禁在网络上提供查阅。

11档案查（借）阅

11.1因工作需要，所内各部门人员均可向档案室借阅有关档案、资料。

11.2借（查）阅人应履行批准、登记手续。

11.3借（查）阅人应爱护档案，不得在案卷上划线、画圈、涂改或损坏，不得拆封、污损和抽取材料，

档案不得转借他人。

11.4档案案卷采取整卷借阅办法。案卷借出，归还时档案管理人员应严格检查，如发现有遗失、污损

档案文件等情况，应追究借阅者的责任，并报告领导予以处理，构成犯罪的，依法处理。

12档案销毁

12.1档案鉴定处置

12.1.1档案保管期限到期时应对其进行鉴定处置。成立档案鉴定销毁工作领导小组，对到期的档案按

照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告。

12.1.2鉴定结束后，应形成鉴定工作意见和报告，报送领导审批。对仍需继续保存的档案，重新划定

保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，按规定予以销毁。

12.2档案销毁

12.2.1经鉴定可以销毁的档案，按照以下程序销毁：

11

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a)档案管理人员编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、

应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，经领导审批后，安排专人运送档案到指定销毁场

所，并做好出库信息记录；

b)销毁档案时，应指派专人监销，监销人员按照销毁清册清点核对，确认档案彻底销毁后，在销

毁清册上签名、盖章；

c)档案销毁清册归档，永久保存。

12.2.2电子档案和传统载体档案数字化成果销毁时，应当确保在线存储设备、容灾备份系统、离线存

储介质中不可识读。

13信息化建设

13.1市场监督管理所档案信息化应纳入全所信息化建设总体规划，并根据档案资源信息管理的需要配

备网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。

13.2电子档案管理应配置安全的在线存储系统、离线存储。在线存储系统实施容错技术方案，定期扫

描、诊断存储设备。

13.3档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、完整性、安全性和可用性管理要

求。

13.4所内业务有电子文件归档需求的，应充分考虑电子文件归档整体需要，建立统一的电子文件归档

格式标准，符合电子档案长期保存要求。

13.5电子文件归档应基于所内安全的网络环境和运行环境，档案管理系统应通过在线归档方式完成电

子文件及其元数据的归档。

13.6归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。原则上一式三套，一套在线利用、

一套备份保管、一套离线长期保存。

13.7档案管理人员应定期对长期保存的电子档案进行抽样机读检验和可读性评估，如发现问题应及时

采取相应措施，保证电子档案真实可读。

14档案应急管理

14.1基本要求

14.1.1建立档案工作应急领导小组，由档案分管领导担任组长，所内档案工作牵头部门负责人担任副

组长，各部门负责人、档案管理人员担任组员，设置紧急联络员，负责应急时期的通信联络和信息传递。

制定应急预案，按年度进行应急演练。

14.1.2应开展档案库房安全信息监测，隐患排查，及时发布预警信息，决定是否启动应急预案。

14.1.3应负责档案库房突发事件的处置、应急资源调配工作，跟踪了解事件的进展和处置情况，并及

时向上级领导报告。

14.1.4应定期进行安全教育，增强防灾减灾意识；组织技能培训、应急演练等，提高应对突发事件的

能力。

14.1.5凡在工作时间以外出现灾情时，档案工作负责人、档案管理人员为直接救灾责任人，立即开展

救灾行动。

14.1.6涉及电子档案信息系统攻击、电子档案数据丢失、损坏及泄漏的，应根据所内信息科技应急管

理相关工作程序，对突发事件进行应急处置。

14.2灾害预警及启动条件

12

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有以下灾害之一时启动应急预案：

——预警性灾害。本地域防灾应急指挥机构，地震、防汛、气象、公安消防等灾害管理部门发出预

警及相关预案已经启动，预期将对本地域内生命、财产造成较大威胁或损失的灾害。

——区域性灾害。发生区域性的灾害，对档案的安全直接构成威胁。

——安全隐患排查发现直接危及档案安全的灾情。

14.3应急保障措施

14.3.1档案库房应配置必要的安全防护设施、消防设施等，并定期检测、维护，使其处于良好状态，

确保正常使用。

14.3.2定期检查档案库房各项安全防范措施的落实情况，加强对重要部位和重要设施的安全检查，及

时消除隐患。

14.3.3应预先确定档案抢救的顺序及其具体位置、档案库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和

应急管理人员。

14.3.4应明确档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置。

14.4突发事件应急处置措施

14.4.1应及时报警，第一时间通知部门紧急联络人和档案工作负责人，做好电话记录。任何部门及个

人对突发事件不得隐瞒、缓报、谎报或者授意他人隐瞒、缓报、谎报。

14.4.2应组织救援人员，转移和妥善安置受威胁档案。迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制

使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施。

14.4.3因灾害事故造成的受损档案，应立即组织力量进行抢救。新修改档案抢救应遵循先重点后一般

的原则。

14.4.4突发事件处理完毕后相关负责人应对事件原因、档案损失情况、所采取措施及效果等进行总结，

将抢救前后的受损档案状况以及抢救原则、方法、材料、时间、人员等信息详细记录归档，形成应急管

理档案。

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AA

附录A

（规范性）

各门类档号结构及编制规则

A.1文书档案

A.1.1根据DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性等原则下，采取如下结构：

全宗号-档案分类代码•年度-机构代码-保管期限-案卷号（件号）。

A.1.2全宗号：各市场监督管理所采用实际全宗号标识。

A.1.3档案分类代码：文书档案一级类目用“WS”字母标识。

A.1.4年度：以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2022”。

A.1.5机构代码：各市场监督管理所名称首字母大写三位标识。

A.1.6保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”

标识。

A.1.7案卷号（或件号）：采用“四位阿拉伯数字”标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“000

1”。

示例：XXXX-WS•2022-XDS-Y-0001表示小店市场监督管理所2022年保管期限为永久的党建类文书档案的第1卷凭

证。

A.2业务档案

A.2.1根据DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性等原则下，采取如下结构：

全宗号-档案分类代码•年度-机构代码-保管期限-案卷号（件号）。

A.2.2全宗号：各市场监督管理所采用实际全宗号标识。

A.2.3档案分类代码：业务档案一级类目用“YW”字母标识，二级类目企业基本情况以“JC”标识，

日常监管（食品药品化妆品安全监管以“SY”标识、特种设备安全监管以“TS”标识、产品质量安全监

管以“CZ”标识、企业信用监管以“XY”标识、知识产权监管以“CQ”标识、价格监管以“JG”标识）、

执法办案以“ZF”标识、消费者权益保护（投诉举报）以“XB”标识。二者之间采取“.”分隔。

A.2.4年度：以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2022”。

A.2.5机构代码：各市场监督管理所名称首字母大写三位标识。

A.2.6保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”

标识。

A.2.7案卷号（或件号）：采用“四位阿拉伯数字”标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“000

1”。

示例：XXXX-YW.SY•2022-XDS-D10-0001表示小店市场监督管理所2022年保管期限为定期10年的食品药品化妆品

安全监管业务档案的第1卷凭证。

A.3视听档案

A.3.1根据DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性等原则下，采取如下结构：

全宗号-档案分类代码•年度-机构代码-保管期限-案卷号（件号）。

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DB1306/T205—2022

A.3.2全宗号：各市场监督管理所采用实际全宗号标识。

A.3.3档案分类代码：视听档案一级类目用“ST”字母标识，二级类目照片以“ZP”标识，录音“LY”

标识、录像以“LX”标识、磁盘以“CP”标识、光盘以“GP”标识。二者之间采取“.”分隔。

A.3.4年度：以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2022”。

A.3.5机构代码：各市场监督管理所名称首字母大写三位标识。

A.3.6保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”

标识。

A.3.7案卷号（或件号）：采用“四位阿拉伯数字”标识，不足四位的，前面用“0”补足，如“000

1”。

示例：XXXX-ST.ZP•2022-XDS-D10-0001表示小店市场监督管理所2022年保管期限为定期10年的照片类视听档案

的第1卷凭证。

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BB

附录B

（规范性）

归档文件目录

归档文件目录式样见图B.1。

归档文件目录

序号档号文号责任者题名日期密级页数备注

图B.1归档文件目录式样

16

DB1306/T205—2022

CC

附录C

（规范性）

案卷目录

案卷目录式样见图C.1。

案卷目录

盒（册）号：

序号档号题名页数保管期限备注

图C.1案卷目录式样

17

DB1306/T205—2022

DD

附录D

（规范性）

卷内目录

卷内目录式样见图D.1。

卷内目录

档案号：

序号文号责任者题名日期页次备注

图D.1卷内目录式样

18

DB1306/T205—2022

EE

附录E

（规范性）

备考表

备考表式样见图E.1。

盒内文件情况：

本盒共件文件，合计页，每件文件完整齐全。

整理人：

年月日

检查人：

年月日

图E.1备考表式样

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参 考 文 献

[1]DA/T22-2022归档文件整理规则

_________________________________

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目  次

前  言.............................................................................III

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4基本要求............................................................................1

5档案分类............................................................................2

6档案材料收集........................................................................2

7档案材料整理........................................................................2

7.1整理原则........................................................................2

7.2整理基本要求....................................................................2

7.3纸质档案材料整理................................................................3

7.4电子文件整理....................................................................8

7.5检索工具编制....................................................................9

8档案归档、接收、移交...............................................................10

9档案保管...........................................................................10

9.1档案室硬件要求.................................................................10

9.2保管要求.......................................................................11

10档案保密..........................................................................11

11档案查（借）阅....................................................................11

12档案销毁..........................................................................11

12.1档案鉴定处置..................................................................11

12.2档案销毁......................................................................11

13信息化建设........................................................................12

14档案应急管理......................................................................12

14.1基本要求......................................................................12

14.2灾害预警及启动条件............................................................12

14.3应急保障措施..................................................................13

14.4突发事件应急处置措施...