营运资料管理制度样本

内部文献内部文献禁止外传深圳市益田商业管理有限公司营运资料管理制度 编制部门:营运部编制时间:二○○七年十月二十日深圳市益田商业管理有限公司营运资料管理制度制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY--004目录TOC\o"1-2"\h\z\u一、目 1二、需归档文献资料 1三、文献收、发管理 1四、文献传阅、借阅管理 2五、文献保管、保存 2六、文献保密 3七、文献销毁 3八、附件： 3九、制度制定、监督与执行 3附件：《发文登记表》、《收文登记表》修改时间修改页码修改状态修改人审批人编制人：洪淑芝、王晓红日期：.10.20审核人：日期：批准人：日期：版本号-1营运资料管理制度一、目 为了加强对营运部工作中往来文献资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。二、需归档文献资料政府下发重要文献及有关部门来函；公司下发重要文献；商户资料：商户基本信息资料（营业执照、卫生允许证等）；商户寻常往来文献（涉及传真、函件、申请表等）；文献：与商家洽谈会议纪要、各种问题解决方案等；部门文献：会议纪要、工作联系单、请示、报告、函件等；内部管理资料（客户投诉登记、营运日记、各类报表报告总结）；其他重要资料。三、文献收、发管理部门员工在收到文献后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续资料管理员在接到文献时应及时进行登记，并做好电子文档备份；部门文献需对外发放时需经部门经理审核签字承认后，方可对外发送；资料管理员需将对外发送文献进行详细登记，复印备份后发送给有关单位或部门并签收；需对外发送文献资料工作联系单、传真、会议纪要；部门回函；四、文献传阅、借阅管理传阅程序、范畴和借阅程序、范畴：文献需在部门内传阅时，由资料管理员将文献交部门经理阅核，签字承认后发放部门员工进行传阅；部门员工在看过文献后需签字确认，由最后签字员工将文献交回资料管理员处进行归档；部门及其他部门员工需借阅本部门文献资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文献借阅登记表》，并由部门经理（审批人）签字承认，方可借阅；文献、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；文献、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；部门及其他部门员工借阅档案后应妥善保管，并准时归还；建立文献网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文献周一网上发布部门周小结及本周筹划、部门周例会纪要等发布人：部门长发布程序：所有发布文献须经部门经理审核签字后方可进行发布五、文献保管、保存设立独立资料柜保存本部门重要资料；所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文献进行规范编号，并建立文献目录，以便日后文献迅速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整顿、装订、保存；跟进新租户有关资料，并做好归档工作；资料保存时间（每年10月—12月对部门所有文献进行修理，对需归档文献进行归档，保存日期以部门长界定；）保管方式：规定书面文档(原件或复印件)六、文献保密机密文献系指：租户与公司合伙条件；涉及详细数据有关资料；对租户和公司有重要影响文献等；依照文献重要性设立不同密级及保密时效；机密文献调阅需经部门长审批批准后方可调阅；资料管理员与借阅档案人员要严格遵守公司保密制度，树立高度责任心，加强保密意识；七、文献销毁对于超过保存期限档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门长共同签字承认后，方可进行销毁；销毁文献需由专人负责销毁，禁止将销毁文献作为它用或作废纸解决。八、附件：附件1：《发文登记表》附件2：《收文登记表》九、制度制定、监督与执行1．本制度由益田商业管理有限公司营运部制定，并负责修改、解释；2．本制度自发布之日起执行。附件1：发文登记表序号日期编号文献名称份数发至部门签收备注附件2：收文登记表NO编号文献名称份数发文部门发放人收文部门收文人收文日期备