大数据时代事业单位内控管理存在的问题及对策

引言在市场经济的大环境下，发展数字经济是在新一轮科技革命和产业变革中迎接的一个新机遇，单位可以为战略选择作出更加适当的决策，充分利用海量数据建设丰富的数字应用场景，将数字技术与实体经济进行深度融合，完成传统产业转型升级，催生一批新产业、新业态、新模式，将我国数字经济不断做强、做优、做大。一、科研事业单位相关概述（一）科研事业单位应运而生新形势下，根据国家事业单位分类改革精神，事业单位不再分为全额拨款事业单位、差额拨款事业单位，而分为公益一类事业单位、公益二类事业单位，还新兴了利用国有资产举办的事业单位和社会资本举办事业单位，是国家不拨款的事业单位。事业单位的范围涉及教育、科学、技术、文化、卫生、体育等行业部位和领域。其主体具有多元性，其规模具有宏大性。绝大多数事业单位是以脑力劳动为主体的知识密集性组织，专业人才是事业单位的主要人员构成，利用科技文化知识为社会各方面提供服务是事业单位的主要手段。虽然事业单位主要不从事物质产品的生产，但由于其在科技文化领域的地位，对社会进步起着重要的推动作用，是社会生产力的重要组成部分，在国家科技创新体系中，居于核心地位。承担自然科学研究、社会科学研究、综合科学研究、其他科技等公益服务的事业单位，划入公益二类。（二）科研事业单位内控的重要性科研事业单位主要进行科学技术研究，经费来源主要有财政拨入人员经费、科研项目经费。科研项目经费主要用于科技创新，科研课题建设，为让科研人员潜心从事科学研究，让专业的人做专业的事，部分科研事业单位将科研成果投入市场，完成科研成果转化，转化后的经费如何管理，成为科研事业单位财务管理的重点工作。单位财务内部控制的重要环节与流程有预算编制与管理、收支执行与管理，会计核算、资产增减处置的管理、政府采购制度的建立与执行管理、政府采购制度的建立与执行管理，单位建设项目与合同管理。严守风险三道防线，各部门和业务单位是风险管理的第一道防线，风险管理职能部门和监察室是第二道防线，内部审计部门和单位负责人是第三道防线。各职能部门各尽其责，筑牢防线、严格落实审核责任，保证财务信息的完整真实，预防贪腐行为。二、新形势下事业单位内控存在的难点痛点（一）项目预算管理缺乏关联性行政事业单位的预算管理工作有着重要意义，是当年资金使用情况的有效反映，是单位内控管理的基础性工作。过去的内控管理存在传统思想过重、先进性不足、制度不健全现象，科研事业单位的财政预算按照财政一体化流程执行，但市场创收收入为单位内部管理，如何合理预计相关成本费用、相关比例的分配、成本的相关性、预算执行情况都需要系统性的数据作为支撑，目前的财务内控缺少与实际情况的关联，缺少相应的先进性认知与意识。成本的开支仅以已设定的规章流程，但实际上，在资金用途、资金控制等仍未实现有效监督，极易造成国有资产流失。做好单位的预算管理工作可以提高资金使用效率，绝大多数管理人员过于主观地认为长期积累的经验能够更好地完成目标工作，有些过于陈旧的工作模式造成工作效率低下、重复劳动、不能真实地反映单位实际状况，造成整个单位在发展上过于缓慢、管理工作难以取得进步，不协调的资金配置问题也会影响到各项工作开展。（二）内控监督存在盲点内部监督为单位内部审计部门、监察部门和人员对单位内部控制制度进行各种检查，包括各项制度是否齐全、各部门不相容岗位设置是否合理、相互牵制岗位是否设相互制约、是否做到了相互监督检查、是否存在内部监控盲点、内部监督体系是否能有效落实、在人员行为监督上是否存在未完善事前监督体系或制度。比如在执行中或事后检查中发现盲点，即使急事采取补救措施，造成的各项风险已经发生无法挽回。部分单位领导理解内部控制制度存在误区，没有将内控制度的建设的重要性和必要性放在重要的位置，在执行单位制度中出现内部控制制度不完善、执行流程过于随意性和主观性。有个别单位建设内控制度流于形式，缺乏指导性和操作性；权责分配不对等，部分单位岗位职责分配不均匀、工作责任不明确、审批权限过于集中于一人或几人的问题，长此以往，容易出现一支笔、一言堂等监管流于形式现象。对财务风险管理和内控制度建设认识不足，是部分事业单位不能有效实施的主要原因，市场环境中潜藏着财务风险、市场风险、运营风险等一系列不可预知的风险，如若不能有效规避，单位负责人在进行战略决策时就不可避免地造成决策失误。（三）财务内控制度不健全在新发展格局中，各单位都在新时代、新经济、新布局环境中取得长足发展，但财务管理水平、对风险的认识及防范、内部控制的制度制定仍处在一个相对落后的局面。比如科研创收项目起始时投标保证金借出及退还、履约保证金借出及退还、新项目合同形成、项目收入进出账、项目结余、合同履行情况等一系列问题，大部分事业单位尚未从过往的历史经验形成的思维定式中走出来，工作日常运行仍采用拿着纸质材料到处奔波等严重的与时代脱节行为，还存在财务管理混乱的现象，对事业单位未来的运作和发展道路形成了直接的不利影响。从暴露出的问题来看，就在于没有制定出一套行之有效的内控制度。良好的内控制度是单位治理的关键环节，很多单位的管理松弛、内控弱化、风险频发、营私舞弊、国有资产流失现象还比较突出。随着经济模式的不断转型升级，科研事业单位需要适应新时代的发展要求，不断在发展中认识到风险防范的意义，并完善单位内控管理制度，对单位进行合理的社会定位，将会让科研事业单位在经济发展中稳步前进，取得丰硕成果。（四）信息化管理软件未贯穿于管理始终随着科技发展和信息化时代的到来，信息化管理成为单位内部控制重要手段。很多单位信息化管理软件建设之初，缺少顶层设计，系统建设人员职业水平不够，有的人懂业务不懂管控，懂管控的不懂业务，无法合理设计管控系统，缺乏对内控制度的把握，存在单位信息化系统多且相互独立，未能形成全过程的关联和衔接，用户账号、权限管控难条块分割、协同低效、成为信息孤岛，造成单位信息化程度低、业务办理低效，业务系统与OA系统星罗棋布，统计分析数据线下手工整理，缺少统一的数据标准和经营分析模型，单位负责人在进行管理决策时缺乏量化数据支撑，业务变动和预警无法快速反馈给管理层，内控制度体系难以有效运转，无法形成业财融合发展。三、完善内部控制体系（一）链条式管理完善内部控制内控管理制度从项目谋划为起点，以资金支付为主线、以采购管理为重点、以合同管理为依托，建立内控管理预警体系，对不合理、不规范、超预算、超审批权限资金支付，做好预警监测工作，做到所有项目来源可溯、去向可查、监督留痕、责任可究，将预算项目的执行、监督等机制融入内控信息系统，构建全方位、广覆盖、闭环式的监督管理体系，促使各项活动合规。通过风险评估，制订重要业务领域和关键环节的控制要求与风险应对措施，借助数字化手段强化制度执行刚性约束，防范舞弊、预防腐败。因资源限制等原因无法实现不相容支付相分离的，单位应采取抽查交易文档、定期盘点资产等替代性控制措施，不相容职务分离控制应贯穿于单位管理活动的始终。授权时对事不对人、不可越权授权、要适度授权、授权后要适当地监督，授权应尽量采用书面形式，审批不得越权、不得随意审批。及时准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在单位内部、外部进行有效沟通，有效实施内部控制。（二）加强预算管理做好绩效评估全面预算管理的功能包括规划与计划、沟通与协调、控制与监督、考核与激励。为更好地使预算编制符合事业单位的发展需求，就需要单位在编制预算时，从单位的实际运行情况出发，选择合适的编制方式、制定合理的编制需求，避免盲目地配置资金和资源现象发生，既要科学测算资本性支出，又要优化项目支出，统筹兼顾单位中长期发展规划。加强过程控制，对预算执行跟踪、监测、分析，及时纠偏，按照“无预算不开支，无预算不投资”的原则，严格预算外经济行为。坚持刚性与柔性管理相结合，对于一些重大项目的支出，实行刚性控制，但又要根据内外部环境的重大变化，履行审批程序，及时做好单位的预算调整。各部门在预算执行中层层分解，按照权、责、利相匹配的原则，互相协调配合，最大限度地做好单位预算执行工作。以总体优化原则，充分调动各责任预算主体的积极性、主动性来实现企业预算管理的总体目标，设计合理绩效评价指标，根据考核导向性以及指标在整个评价体系中的重要程度，设定指标权重，遵循例外性、公平、公开、公正原则制定合理考核目标值，以目标性原则作为依据确定计分方法，做出绩效评估报告。对绩效评估价结果进行全面分析，形成的原因以及造成的不良后果，及时采取改进措施，将风险做到可控范围内。积极正面引导和规范员工行为并优化单位管理体系设置，促进单位实现发展战略和提高经营成果。（三）明确岗位职责营造良好氛围为更好地做好内控管理工作，一是要塑造合适的工作环境，规范内控流程，营造良好的工作氛围，每位员工要充分认识到内控的重要性，特别是单位负责人要有创新意识。二是从思想上严格执行内控制度，规范日常行为，将岗位职责具体化，明确每位员工在工作中的责任和义务，每位角色都能各司其职，在工作中不断总结经验，对于工作中发现的内控漏洞，及时采取措施并完善内控制度，监管部门应负责制定合理的惩处措施，有效降低产生的风险，将内控制度向合理化方向发展，确保内控制度的全面落实。充分做好员工的培养和工作意识的贯彻，给每位员工提供多元化、多层次的培训方式，促使其学到更多的理论知识、专业技能，激发员工主观能动性，使其在工作中发挥自身职责，落实相应的人员管理制度，进而使员工适应当今政策变化，将内控工作有效落实。（四）数字化转型建立沟通协调机制从管理制度化、制度流程化、流程信息化着手，积极探索内控管理数字化转型，数字化留痕的财务信息“一屏掌控”，为更大范围财务管理监管提供基础支持，全流程来源可溯、去向可查、监督留痕、责任可究，构建闭环式的监督管理体系。同时，集中管理财务信息，便于处理、整合、提取，根据需要组合各种信息进行公开，满足监管需要。将全员参与、全业务覆盖、全过程监督，实现过程管控精细化，预警处置实时化，分析评估智能化理念融入内控管理系统。推进业务部门、财务部门和信息部门等部门联动配合，内控数字化建设不限于经济业务，建立线上审批流程，系统实现电脑端和手机端同步上线同步运行，操作人员上线不受时间地点限制，将传统的经办人找领导签字转变为线上归口审核、分权限开展审批，对各项经费的使用政策作出提示，申报超过限额，系统自动拦截，从财务政策层面规范了报销程序，提高了工作效率，由经办人跑路转变为数据跑路，大大提升运行效率。打通差旅费报销与差旅申请OA、用车管理系统，将资金支付与年初预算、单位办公会、党委会审批结果关联，完善内控数字化体系，实现实时监测、自动预警、监督评价等在线监督功能，充分发挥部门联动，提高了部门职能运行效率，节约了管理成本，而且降低了日常工作的出错率，减少人为因素对内控制度执行的不利影响。建立安全可控的沟通协作平台，单位建设从纸上文化、墙上文化转向数字化，从单向传递转向双向互动，提供流程效率分析、未读、催办提醒，解决流程处理低效等问题，建立指标库、政策库、项目库，实时动态监测更新，提供经营科学分析报表，实现业务预警、业务提醒，所有数据采用数字大屏，根据领导需求提供行之有效数据为领导决策护航。科研事业单位要将数字化管理模式真正用到内部控制中，加快数字建设，提升数字管理能力。结语将信息系统应用到内部控制管理系统中，将制度流程化、数字化、信息化更加有效