外事接待细则样本

外事接待细则一、目为规范公司外事接待流程，树立公司良好形象，真正将“敬人敬业、尽心竭力”宗旨溶入到每一次接待活动中去，制定本实行细则。二、主题内容、合用范畴本细则对所有来访人员，从申请、迎接、简介、参观、入住到餐饮、娱乐、旅游、接待礼仪、费用、陪伴级别等整个接待流程进行全方位规范，合用于销售公司、后勤职能部室、制造部所有来访人员商务考察、行政检查、外事接待、参观考察等工作。公司接待联系人员及重要陪伴参观人员在本细则中统称接待团队，涉及秘书、文员、后勤科室人员以及负责重大外事接待工作公司领导。公司董事长、总经理参加接待，陪伴副总及管理人员需履行本细则中接待团队职责；部门负责人参加接待，本部门内重要陪伴人员需履行本细则中接待团队职责。三、职责（一）营销中心负责宾客商务来访接待、谈判工作。（二）办公室负责政府行政检查接待准备、组织安排、协调管理等工作，以及公司级重大外事接待工作。（三）各单位、部室负责本单位外事接待工作。（四）接待单位应在宾客到公司前两天内，依照来访人员行程安排进行资金预算并办理借支手续，及时完毕其他准备工作，并依照宾客兴趣，拟订有关娱乐、旅游安排。四、接待团队着装及行为规范：1、接待人员均着工装，佩戴工作证，仪容仪表整洁素雅。2、技术人员及生产人员着蓝色工装，佩戴工作证。3、严格按照此文献规定规范接待礼仪，使用普通话，注意文明用语，不大声喧哗，接待期间手机铃声调至震动。五、实行细则接待必要有较强筹划性、预见性、针对性和实效性，应明确每次宾客来访目，并做好接待工作效果评估、总结工作。（一）宾客来访申请宾客来访分如下三个级别：1级接待：政府机关正、副部级以上领导或国家级社团重要领导。2级接待：省会都市党政副职、县区级副职以上领导、省级社团重要领导、省级客运公司重要领导、省级运管部门重要领导、省会都市（含国内一线都市）公交公司重要领导及重要业务单位公司负责人等。3级接待:普通党政机关、社团来客、宾客等。（二）宾客来访准备在接到商务来访、行政检查来电、来函及有关信息后，由接待团队在24小时内制定接待方案，经部门主管审核批准后执行，同步应附上所需派车单、借支单、礼物领取单等必备单据报批。审批通过后告知参加接待有关人员召开会议，组建接待团队，必要明确接待详细事项、原则、规定完毕时间及负责人。接待团队依照来访、陪伴人员级别规定，安排相应级别主接待人进行公司和产品方面简介，安排好宾客在公司参观路线并全程陪伴。接待团队依照来访人员级别拟定使用接送车辆，开出派车单，于宾客来访前一天由公司安排车辆，重要宾客来司第一次用车或去飞机场接送，尽量使用公司指定高档轿车。由接待团队依照来访人员级别安排特定人员迎接、向来访人员献花、安排照相、摄像或录音；而有关部门应于宾客到达公司前按《公司外事接待安排表》上规定协助做好关于接待准备工作。在宾客来访前一小时，接待团队必要按外事接待细节一览表，逐条进行自检，保证准备工作无一漏掉，提前发送短信告知所有参加人员。当宾客车辆进入市区后，接待团队告知公司保卫处且提前10钟电话告知所有接待人员（陪伴人员、技术人员、公司领导等）准时出席，必要时提前于恰本地点处迎接宾客；当宾客车辆进入公司大门后，保安及时开门迎接并告知接待团队，重要领导及接待人员应及时到位迎接。如宾客行程有所变动，接待团队应在第一时间告知参加接待人员，以避免不必要挥霍及无效工作。（三）来访人员迎接、入住安排依照来访人员到达详细时间和航班号或车次开具派车单，并预订酒店房间，如是大型团队应提前代办入住手续。在宾客到达机场、车站前半小时，公司迎接车到达机场、车站作好接站准备（涉及举起欢迎牌、拿好鲜花、照相等），普通状况下由接待团队去接站，必要时将由主任、部长或公司领导亲自前去迎接。在送宾客去酒店途中，陪伴人员应积极向宾客简介沿途风景及人文景观，拉近与宾客距离，形成愉悦交谈氛围。当宾客到达下榻宾馆后，接待团队协助宾客代办入住手续发放房卡，引导宾客入住。（四）来访迎宾依照《外事接待安排表》贯彻宾客来公司确切时间并电话告知门卫。当宾客进入预订房间时，接待团队应告知宾客接下来日程安排与详细时间。当宾客车辆抵司后，接待团队应在公司大门口用迎宾车或引导来访人员车辆进入指定停车位，为来访人员打开车门，欢迎宾客并引导宾客进入会客厅就座。当宾客进入会客厅后，客我双方简介：先由接待团队向公司领导简介主客，再简介公司主陪，再依次简介客方陪伴人员、我方陪伴人员，客我双方互递名片，互相问好。接待团队应全面负责来访人员在公司考察期间行程安全，保证来访人员人身及各项权益不受侵害。（五）商务洽谈及参观厂区商务洽谈：由接待团队解说公司发展史及文化发展；由主接待人或技术人员简介公司有关产品、市场状况、产品特点、对比优势及交谈双方感兴趣话题，让和谐氛围贯穿始终；其间接待团队或秘书、会务服务人员全过程进行会务服务，如补充茶水、依照宾客入座状况将桌上物品进行整顿、完毕宾客暂时规定等，无特殊理由，不得擅自离开会客区域。工作规定：1承办洽谈会议单位eq\o\ac(○,1)按照接待方案全方位协调贯彻接待有关事宜（餐厅、会议安排、电子屏、会标、样车等）并及时征得对接部门意见，并将意见反馈到有关部门，以便调节治进。eq\o\ac(○,2)安排工作人员在展厅门口及电梯口迎宾。重要楼层有专职人员服务，做好引导工作。eq\o\ac(○,3)营销中心大厅要保持卫生干净。eq\o\ac(○,4)打印欢迎标牌、会议室指向牌。eq\o\ac(○,5)会议室桌签及物品摆放有专人负责，依照来访宾客人数、单位、考察内容，在宾客到达前安排好会客地点，布置好会场，公司产品简介资料袋、茶水、纸张、铅笔等会议用品，并联系好有关陪伴人员，做好会前会中会后服务工作。2安保：eq\o\ac(○,1)安保人员加强值班人员巡逻密度。eq\o\ac(○,2)禁止闲杂人员进入院内，排查不安全因素，发现及时解决。eq\o\ac(○,3)引导来访车辆在规定位置摆放整洁。eq\o\ac(○,4)全面检查消防设施。厂区参观：制造部安排专人配合接待工作，接待团队将按预先安排好参观路线引导宾客参观，对参观路线上有关问题进行详细解说，并随时回答宾客所提任何问题，同步应注意商业秘密和语言技巧，并不时听取宾客意见。1路线2样品3工作规定eq\o\ac(○,1)制造部全方位配合贯彻接待有关事宜（生产线按5S原则整顿到位，绿色通道干净畅通；卫生间清洁无异味；重要参观车间大门提前打开；草坪整洁；样车擦拭干净、车门打开并摆放整洁等现场准备工作）并及时征得对接部门意见，将意见反馈到有关部门，以便调节治进。eq\o\ac(○,2)参观期间技术人员及医务人员随行（根据状况）。eq\o\ac(○,3)安排工作人员先后引导参观队伍，保证参观过程安全顺畅4、安保eq\o\ac(○,1)安保人员加强值班巡逻密度。eq\o\ac(○,2)禁止闲杂人员进入院内，排查不安全因素，发现及时解决。eq\o\ac(○,3)专人引导指挥车辆及来访车辆在规定位置摆放整洁。eq\o\ac(○,4)必要全面检查消防设施。商务洽谈与厂区参观安排顺序可依照实际状况进行调节。接待团队应从宾客角度出发制定原则《公司解说词》和《参观线路解说词》。（六）餐饮安排1.1级接待来访人员由办公室提出申请或依照公司领导批示拟定陪伴人员，经总经理批准批准后，安排餐饮。2.2级接待来访人员由各部室有关人员依照来电来函记录信息，经单位、部门负责人确认陪伴人员，开始进行接待准备工作。3.3级接待来访人员由各有关人员反馈精确详细信息到有关单位，由接待团队依照所提供信息在得到部门主管确认后开始进行接待准备工作。在拟定用餐人数、原则及用餐时间后，按来访人员不同地区、民族、习性及兴趣安排就餐地点，普通将其安排在营销中心招待所，菜品安排要考虑周全；安排工作人员在餐厅门口迎宾；餐厅各种设施运转良好，餐桌物品摆放严格遵循行业原则，各种餐具要消毒，无水渍，无破损；卫生间要摆放好纸巾、洗手液。在拟定就餐地点及包厢号后，应及时告知主接待人。当宾客到达就餐地点后，接待团队或主接待人应安排主客就座，如是大型宴会，接待团队应将宾客逐个简介给到场公司领导。当宾客就座后,双手递上菜单，请主宾点菜，如谢绝，则由我方点菜。原则用餐时，陪伴人员应照顾好宾客用餐，注意礼节并与宾客交谈其感兴趣话题以活跃氛围。陪伴人员应随时注意主陪示意或按主陪安排进行会餐活动，不容许我方浮现劝酒争议。用餐完毕后，接待团队应送宾客回下榻酒店，并告之下一步安排。（七）宾客离司及行程安排接待团队做好宾客随时离司准备，适时告知司机将车停在恰当位置。在征得宾客批准后，接待团队将安排宾客与主接待人在适本地点合影留念。主接待人向宾客表达但愿继续合伙及邀请下次再来参观意愿，接待团队将礼物分送至宾客手中。恭送宾客离司，依照需要由主接待人或接待团队送宾客至住宿地，并由主接待人或接待团队宴请宾客；宾客离司后其她接待活动由有关领导安排。当宾客返程登车、登机时，如主接待人未亲自送行，接待团队应及时告知主接待人，主接待人得知消息后，应及时给宾客去电与之告别。（八）旅游安排依照实际状况及公司位置，暂定**、**、**为旅游目地。拟定宾客旅游时间、人数、地点后，安排好旅行社、导游或由我方人员解说。接待团队应告之宾客详细出发时间及路程安排。在沿途中，接待团队或随行人员应向宾客简介沿途风景或进行景点简介，活跃车厢氛围。到达景点后，应组织宾客参观游览、依照景点详细状况安排到指定餐馆用餐或指定酒店住宿，杜绝铺张挥霍现象浮现。对宾客规定，随行人员应在恰当范畴内全力满足。应做到用有限资金，达到满意效果。（九）来访接待总结接待团队应在宾客离司前或在结束来访两天内，对本次接待任务做出分析，并总结局限性之处进行改进，不断提高接待水平。将本次来访资料收集归档并存入电脑以便此后查阅运用，并将有价值建议或意见及时转入有关部门。六、接待流程（详见公司办公室管理流程汇编）迎接入住流程（见图1）公司迎宾流程（见图2）餐饮安排流程（见图3）旅游安排流程（见图4）七、惩罚规定所有参加接待人员（涉及各部门参加接待人员等）都必要遵守本流程及实行细则，否则将依照有关规定予以50—300元不等惩罚。八、有关附件附件1《宾客来访接待细节一览表》附件2《来访陪伴人员接待级别规定》附件3《外事来访接待费用控制办法》附件4《外事接待安排表》九、附则本细则由办公室编写并负责解释。本细则由办公室、各单位、各部门负责培训所属人员，并在接待工作中认真执行。图1迎接入住流程依照《外事接待安排表》准备开始依照《外事接待安排表》准备开始结束1、简介下榻酒店及公司位置，路途所需时间等；2、告之参观时间和下一步安排。确认宾客到达详细航班号或车次、时间（接待团队）贯彻接待原则及详细状况（接待团队）预定房间、确认房号（接待团队）机场接机、火车站接站接待团队在出口通道迎接宾客接待团队或部长、主任礼貌问候宾客并协助提行李（有特殊规定期应先送花）接待团队引导宾客上车并简朴简介行程安排接待团队简介沿途风景并交谈宾客感兴趣话题接待团队或部长、主任到达下榻宾馆、代办入住手续或发住房卡接待团队引导宾客走进预定房间休息并告之宾客下一安排与时间接待团队稍作寒暄后告别接待团队1、提前10~30分钟到达机场或火车站；2、使用欢迎牌或鲜花。重要为沿途风景及重要为沿途风景及宾客兴趣话题。

图2公司迎宾流程开始开始贯彻来司时间接待团队结束告知门岗接待团队在固定泊车位等待接待团队、主接待人打开车门接待团队礼仪问候接待团队引入会客厅接待团队按主次顺序安排就座接待团队奉上茶水饮料和果盘接待团队告知解说员或主接待人接待团队规定：着装整洁，以原则站姿等待。您好！欢迎莅临少林客车！依照《外事接待安排表》依照《外事接待安排表》准备规定：走在宾客侧前方，匀速引导到预定区域。规定：1、保卫在礼宾车进公司大门时敬礼；2、门岗不得以任何理由阻碍或扣留证件。1、可依照实际状况播放公司形象宣传片、或公司PPT。2或进行公司简介、业务简介。提示：视状况右手放在门框最上方，提示宾客避免头部碰撞。开始拟定用餐人数、原则及用餐时间开始拟定用餐人数、原则及用餐时间

接待团队（外事专人）按商定期间迎接宾客接待团队引导宾客接待团队告知主接待人、外事专人精确地点结束确认菜谱陪伴人员主接待人祝词，对宾客表达感谢陪伴人员应注意主接待人示意结算陪伴人员送宾客上车回住处休息并告之下一步安排陪伴人员按宾客口味拟定用餐地点接待团队准备餐票接待团队确认预定餐厅包厢名称或台位引导宾客至餐厅用餐接待团队引导入座接待团队引导宾客入座接待团队1.若未提前点菜，则将菜谱双手送于主宾请其点菜；2.若谢绝，则由我方点菜。3用餐时，陪伴人员应照顾好宾客用餐，注意礼节，可与宾客交谈其感兴趣话题。 预定酒店用餐公司用餐图4旅游安排流程开始开始拟定旅游时间、人数、地点接待团队拟定旅游时间、人数、地点接待团队、陪伴人员联系旅行社拟定导游及路线接待团队联系旅行社拟定导游及路线接待团队及时告知外事专人作好出发准备及时告知外事专人作好出发准备接待团队宾客到达宾客到达前在商定地方等待接待团队或司机路途中可向宾客简介沿途风景路途中可向宾客简介沿途风景接待团队或司机到达景点后，为宾客简介景点状况并为其摄像或照相留念到达景点后，为宾客简介景点状况并为其摄像或照相留念接待团队或司机宾客宾客景点用餐、合理控制费用杜绝挥霍接待团队或司机结结算、引导宾客上车接待团队或司机返回、礼貌送宾客返回、礼貌送宾客入房间休息接待团队或司机接待总结、来访人员基本信息归档接待团队接待总结、来访人员基本信息归档接待团队结束结束附件1宾客来访接待细节检查一览表序号工作项目具体工作检查序号工作项目具体工作检查1总体协调·制定外事接待安排表8摄像照相其她工具·照相机、内存卡准备，注意充电。·分发至关于部门及人员·摄像机、磁带准备·照相用台阶、座位、扩音器准备（大型会议时）2资金准备·费用预算单报领导审批·钞票借支到位9迎宾准备·欢迎牌打印、粘贴或书写3车辆安排·开具派车单并经批准·电子显示屏欢迎词准备·派车单交办公室并确认车辆·条幅(大型会议时)4接站·拟定航班号、火车车次·门岗以原则军姿敬礼至车队通过止·拟定详细到达时间·鞭炮准备（大型会议时）·接站欢迎牌、鲜花预订10洽谈参观·拟定主接待人并告知时间5住宿及行程安排·住房预订·拟定技术人员并告知时间·住房卡（大型会议时）·生产车间灯光打开(阴雨天气)·签到台（大型会议时）·参观通道保持畅通·签到表（大型会议时）·样品准备·会议日程安排表（大型会议）·拟定现场操作演示岗位、操作人员，并告知详细时间·酒店欢迎横幅（大型会议）6会客厅准备·条幅或更改手提电脑欢迎辞11餐饮安排·包厢预订，拟定菜单·资料、茶水、信纸、铅笔、餐巾纸等·告诉主接待人员详细地点·座位及座位卡摆放·主接待人致祝酒辞（大型会议时或餐饮开始时）·投影仪、激光笔、音响话筒、空调、灯光调试、拉上窗帘12节目安排·拟定地点·预订门票7礼物准备·礼物名称、数量13旅游安排·拟定旅游地点·礼物袋准备·预订住宿并确认·礼物领用·联系导游并确认附件2来访陪伴人员接待级别规定为树立公司良好对外形象，加深参观人员对公司理解以及为给来公司参观各级政府领导、公司同仁留下深刻印象，特别制定公司来访、陪伴人员接待级别规定。一、来访人员级别划分A级为政府行政类A1省级及以上部级领导，地市级重要领导；A2为地市级重要局委领导；A3为地市级职能局委及县市级局委领导。B级为公司类B1相似级别股份公司、集团公司董事长、总经理、国外宾客；B2公司重要部室负责人、副总以上；B3公司重要部室普通人员。二、陪伴人员划分采用级别对等接待原则；普通状况下，我方不容许低档别人员接待对方高档别人员，特殊状况下，须有我方相相应级别人员亲自打电话进行解释。1类（A1、B1类）宾客由公司董事长、总经理接待并陪伴参观；2类（A2、B2类）宾客由公司总经理、总经理助理、主任、部长以上领导负责接待并陪伴参观；3类（A3、B3类）宾客由各单位、部室重要人员接待并陪伴参观；附件3外事来访接待费用控制办法为树立公司良好对外形象，如何把外事来访工作做好、做活、做细，已成为接待工作重要日程，为了给来访各级政府、国内外宾客、公司留下深刻印象，同步又本着节俭、高效、经济原则，特制定接待费用控制办法：一、就餐原则 （一）公司总经理陪伴人员原则400—600元之间，人均原则控制在70元