行政办公室管理规范样本

行政办公室管理规范●岗位有职责●工作有原则●办事有程序●行为有准则●考核有制度二目录第一章工作事项……………………1.1行政办公室工作事项………………第二章岗位设立……………………第三章岗位职责……………………3.1行政办公室主任岗位职责…………3.2行政办公室副主任⑴岗位职责………3.3行政办公室副主任⑵岗位职责………3.4行政办公室主任干事⑴岗位职责……3.5行政办公室主任干事⑵岗位职责………3.6行政办公室主任干事⑶岗位职责……3.7行政办公室司机班班长岗位职责……3.8行政办公室服务员岗位职责……3.9行政办公室汽车司机岗位职责……第四章工作原则…………………4.1执行性原则………………4.1.1行政公文解决工作执行性原则………4.1.2经济筹划管理工作执行性原则…………4.1.3经济合同管理工作执行性原则………4.1.4固定资产管理工作执行性原则………4.1.5通用机械设备管理工作执行性原则………4.1.6配属汽车运维工作执行性原则4.1.7计算机网络管理工作执行性原则4.1.8办公物品管理工作执行性原则4.1.9行政公章管理工作执行性原则4.1.10信访接待解决工作执行性原则4.1.11行政绩效考核工作执行性原则4.1.12班组（公司）建设工作执行性原则4.1.13筹划生育服务工作执行性原则4.1.14史志编撰工作执行性原则4.1.15合理化建议管理工作执行性原则4.1.16环保工作执行性原则4.1.17节能管理工作执行性原则4.1.18后勤服务工作执行性原则4.2保障性原则………………4.2.1行政办公室工作保障性原则………第五章工作流程…………………5.1行政公文发文工作程序……………………5.2行政公文收文工作程序………………5.3成本预算编制工作程序…………………5.4经济合同订立工作程序………………5.5固定资产移送工作程序……………………5.6通用机械设备委外维修工作程序……………5.7机关派车工作程序………………5.8行政公章使用工作程序…………………

第一章工作事项1.1行政办公室工作事项类别要点行政公文解决中心《行政公文解决办法》拟稿中心行政公文收发归档中心行政公文呈批转递中心行政公文发文规范符合性审核中心行政公文文号编发中心行政公文印制中心行政文书档案保管中心行政公文管理体系评价考核经济筹划管理中心《成本管理办法》拟稿中心《年度成本筹划（预算）书》编制下达中心经济活动分析会组织中心成本科目、工程项目预算执行过程监督请款组织中心经济筹划管理体系评价考核组织经济合同管理中心《经济合同管理办法》拟稿中心经济合同范本制定中心经济合同规范符合性审核中心经济合同章保管使用经济合同对方人（单位）资信调查中心经济合同管理体系评价考核组织固定资产中心《固定资产管理办法》拟稿中心固定资产清查组织中心固定资产表编制固定资产移送报废手续办理中心固定资产管理体系评价考核组织通用机械设备管理中心《通用机械设备管理办法》《机动车管理办法》拟稿中心通用机械设备维护保养包保人选定中心通用机械设备清查组织中心通用机械设备维修保养筹划编制中心通用机械设备档案管理中心通用机械设备大修更改报废手续办理中心通用机械设备管理体系评价考核组织配属汽车运维配属汽车驾驶保养负责人选定配属汽车委外维修保养筹划编制配属汽车台账管理配属汽车运用驾驶、自检自保计算机网络管理中心《计算机网络管理办法》拟稿中心计算机网络维护检查活动组织中心计算机网络管理体系评价考核组织办公物品管理中心《办公物品管理办法》拟稿中心办公物品配备原则制定中心办公物品保管负责人选定中心办公物品清查组织中心办公物品维修保养筹划编制中心办公物品台账管理中心办公物品维修更新报废手续办理中心办公物品管理体系评价考核组织行政公章管理中心《行政公章管理办法》拟稿中心行政公章保管使用中心内设机构行政公章刻制、启用、报废、收缴、销毁中心行政公章管理体系评价考核组织信访接待解决中心《信访工作办法》拟稿群众来访接待群众来信解决信访事项督办反馈信访苗头分析排查中心信访工作体系评价考核行政绩效考核中心《机构工作业绩考核办法》拟稿中心月度生产（行政工作）验收考核活动组织及通报中心生产经营月度自验组织及报告中心行政工作年度总结班组（公司）建设中心《公司发展规划》拟稿中心《年度班组建设工作方案》编制中心公司管理体系自检组织报告筹划生育服务中心《筹划生育服务工作办法》拟稿职工家属婚育服务档案（数据库）建立节育避孕药具发放育龄职工家属体检组织筹划生育政策知识宣传筹划生育优待政策贯彻督促中心筹划生育工作体系评价考核组织史志编撰公司年鉴编写公司历史文献（物）收集保管合理化建议管理中心《合理化建议管理办法》拟稿中心员工合理化建议收集论证组织中心员工合理化建议立项、实验、评价、奖励、推广能源管理中心《能源管理办法》拟稿节能技术推广中心能耗调查记录、报表编制上报中心能源管理工作评价考核组织环保中心《环保工作办法》拟稿环保技术推广环境污染调查（治理）组织环保政策知识宣传中心环保工作评价考核组织后勤服务中心公文打印、排版、印刷中心机关报刊杂志分发中心机关车递公函收发中心机关会议室卫生及茶水供应中心重要领导办公室卫生中心领导值班室卫生中心公务接待中心电话装拆移联系办理

第二章岗位设立行政办公室岗位设立图主任主任司机⑵司机⑸司机⑷司机⑶司机⑵司机⑸司机⑷司机⑶司机⑴服务员主任干事⑴主任干事⑵主任干事⑶司机班班长副主任⑴副主任⑵第三章岗位职责行政办公室主任岗位职责岗位名称主任所属部门行政办公室直属上级中心主任直属下级行政办公室副主任职责概述⒈组织行政办公室人员发挥机构职能作用。⒉建立健全内部工作体系。⒊参加中心政务活动。职责职责细分1.组织发挥机构职能作用组织贯彻贯彻上级文献批示精神。组织拟订并贯彻有关工作办法。组织解决本室职责范畴内浮现意外事件。2.建立健全内部工作体系明确室员分工，细化岗位职责，建立工作原则，贯彻考核制度。⒊参加中心政务活动为中心领导决策收集信息、提供参照意见。3.2行政办公室副主任⑴岗位职责岗位名称副主任⑴所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任直属下级行政办公室主任干事职责概述⒈协助主任管理室务。⒉负责分管业务工作。⒊完毕其他暂时工作。职责职责细分1.协助主任管理室务⑴执行关于文献批示精神。⑵提出室务管理意见和建议。⑶主任不在岗时，代理主任职务。⒉负责分管业务工作⑴行政绩效考核。⑵中心行政公文发文规范符合性审核。⑶通用机械设备管理。⑷计算机网络管理。⑸信访接待解决。⑹班组建设。⑺中心电话装拆移联系办理。⒊其他暂时工作完毕领导交办其她工作3.3行政办公室副主任岗位职责岗位名称副主任⑵所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任直属下级行政办公室主任干事职责概述⒈协助主任管理室务。⒉负责分管业务工作。⒊完毕其他暂时工作。职责职责细分1.协助主任管理室务⑴执行关于文献批示精神。⑵提出室务管理意见和建议。⑶主任不在岗时，依次代理主任职务。⒉负责分管业务工作⑴经济筹划管理。⑵固定资产管理。⑶史志编撰。⑷合理化建议管理。⑸中心公务接待⒊其他暂时工作完毕领导交办其她工作。3.4行政办公室主任干事（1）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任⑴直属下级行政办公室服务员职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完毕其他暂时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴行政公文解决：中心《行政公文管理办法》文稿拟订、中心行政公文收发归档、中心行政公文呈批转递、中心行政公文文号编发、中心行政文书档案保管、中心行政公文管理体系评价考核。⑵筹划生育服务。⑶行政公章管理。⑷车递公函收发。⒉其他暂时工作完毕领导交办其她工作。3.5行政办公室主任干事（2）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任⑴直属下级职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完毕其他暂时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴办公物品管理。⑵能源管理。⑶环保。⒉其他暂时工作完毕领导交办其她工作。3.6行政办公室主任干事（3）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任⑵直属下级职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完毕其他暂时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴经济合同管理。⑵中心经济合同章保管使用。⒉其他暂时工作完毕领导交办其她工作。3.7司机班班长岗位职责岗位名称班长所属部门行政办公室司机班直属上级行政办公室副主任⑴直属下级汽车司机职责概述⒈组织司机班员工发挥机构职能作用。⒉负责分管业务工作。⒊完毕其他暂时工作。职责职责细分1.组织发挥机构职能作用⑴组织贯彻贯彻上级文献批示精神。⑵组织制定并贯彻内部工作制度。⑶组织解决司机班职责范畴内浮现意外事件。⒉负责分管业务工作⑴组织完毕运送任务，保证配属汽车财产安全，督促驾驶员贯彻汽车维修保养制度，。⑵组织开展驾驶员业务学习和安全教诲活动，对驾驶员进行工作考核。⑶制定配属汽车维修保养筹划，监督验收维修保养质量。⑷管理配属汽车台账。⑸协助安全管理部门查处汽车交肇事。⑹协助职教部门培训、考核汽车驾驶员。⑺协助设备管理部门办理中心配属汽车年检手续。⒉其他暂时工作完毕领导交办其她工作3.8行政办公室服务员岗位职责岗位名称服务员所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任干事⑴直属下级职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完毕其他暂时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴中心行政公文打印、排版、印刷。⑵中心机关报刊杂志分发。⑶中心机关会议室卫生及茶水供应。⑷中心重要领导办公室卫生。⑸中心领导值班室卫生。⒉其他暂时工作完毕领导交办其她工作3.9汽车司机岗位职责岗位名称汽车驾驶员所属部门行政办公室司机班直属上级行政办公室司机班班长直属下级职责概述⒈汽车驾驶。⒉汽车保养。⒊完毕其他暂时工作。职责职责细分1.汽车驾驶执行关于工作原则，填写工作记录。⒉汽车保养执行关于工作原则，填写工作记录。⒊其他暂时工作完毕领导交办其她工作第四章工作原则4.1执行性原则4.1.1行政公文解决工作名称行政公文解决工作重要根据1.《石长铁路房建物业管理中心公文解决办法》2.政府和上级关于公文管理文献工作要素工作内容1.发文2.收文⒊转递⒋归档⒌保管⒍借阅4.1.2经济筹划管理4.1.3经济合同管理4.1.4固定资产管理4.1.5通用机械设备管理工作名称通用机械设备管理工作重要根据1.广铁（集团）公司设备综合管理办法（广物发[]142号）2.关于发布《石长铁路房建物业管理中心通用机械设备管理办法》告知（）有关政策根据1.铁路公司闲置设备调剂运用管理暂行办法（铁资金[1999]69号）2.铁路运送公司固定资产管理办法（铁财[]9号）3.广州铁路（集团）公司公共财物被盗损失责任补偿暂行办法（广铁公[]97号）工作要素工作内容基本工作1.按照“铁道部设备分类代码”规定分类编号，设立标牌，建立《设备履历簿》和“设备台账”，做到账（设备台账）、卡（财务固资卡）、物（设备实物）相符。2.依照设备在生产中地位和作用，按设备ABC划分办法进行分类管理。3.使用铁道部“通用设备管理信息系统软件”进行设备基本数据管理，并按照铁道部《基层单位设备管理基本工作概要》、《设备管理重要经济技术指标计算阐明》规定，做好各项基本工作，记录和计算关于数据。每年1月10日前，上报上年“设备状况年报”。每季最后5天内上报“设备状况季报”,并同步上报“设备增减动态表”。4.按规定办理设备封存、调拨、报废手续。使用与保养1.建立健全本单位设备使用保养制度、操作规程、岗位责任制和工作原则。2.定期检查设备保养保管“两定”（定人、定设备）“三包”（包使用、包养修、包保管）制度贯彻状况，建立“设备包机人名单”台账。设备维修1.按照设备维修管理规定，组织对定点合同单位（维修厂、供应商）开展资质审查、合同订立。2.对修理设备，组织设备管理人员和关于使用人员按验收原则或合同规定验收把关。改造与更新1.指引各业务管理部门应编制设备改造与更新中长期规划与年度筹划，按筹划贯彻对老旧设备改造与更新2.设备改造后，按规定办理新增价值固定资产增值手续。安全管理1.建立健全各项制度。2.协同安所有门定期开展设备安全检查。3.协同安所有门组织设备事故调查和事故抢修。4.组织开展设备事故分析，做到“三不放过”。评比与奖惩1.每年7-8月份，中心按照《铁道部设备管理工作评估原则》和设备技术状况评估关于规定，组织开展一次设备大检查和质量鉴定工作，8月底前将设备大检查总结报公司设备管理部门。对发现问题应集中力量组织整治。对达标设备操作人员、直接管理人员应予以通报表扬及人均300元以内奖励。2.每年终组织一次设备用管修评比活动，对红旗设备包机人，设备管理先进单位，先进个人予以通报表扬和人均500元以内奖励。对设备管理混乱，严重失修，违章指挥，违背操作使用维护规程导致设备事故和经济损失当事人视情节予以经济和行政惩罚，构成犯罪移送司法机关追究刑事责任。3.注重和加强对特种设备和汽车交通运送设备管理。在设备大检查中，对特种设备和汽车交通运送设备应进行专项检查，及时消除事故隐患。4.1.6工作名称配属汽车运维工作重要根据1.广铁（集团）公司机动车交通安全监督管理办法（试行）(广劳卫发［］62号)2.关于规范益阳铁路地区机动车辆维修告知(石铁综合［］44号)3.关于发布《石长铁路房建物业管理中心机动车管理办法》告知（石长房建物业发11号）其她政策规定工作要素工作内容基本工作1.拟订中心机动车管理制度、配备方案；2.监督控制机动车运用；3.办理购买、上户、移送、封存、报废、规定费用缴纳、证照定期审查手续；4.建立设备台帐，制定维修保养筹划，考察、选取定点维修厂家，订立维修合同，控制运维成本；5.督促配属车间、班组（如下统称配属单位）贯彻设备维修保养办法及各项管理办法；6.协助安全室查处机动车交通肇事。运用维护1.严格执行机动车派车制度。审查、登记机关机用车申请。2.审核、签批《机动车辆报修单》，对异地更换价值200元以上零部件进行事后核验。3.提报机动车大修年度筹划（书面），依照公司批复筹划开展项目预算预审并提报公司会审，组织项目实行（指定厂家、合同订立）及参加交验签认。安全管理⒈建立健全管内机动车交通安全管理办法，制定关于管理制度、安全管理办法和管理台帐并组织实行。⒉定期开展机动车交通安全管理检查，督促各配属单位做好机动车交通安全管理工作，并督促机动车配属单位贯彻交通安全隐患整治。⒊参加机动车交通事故调查解决工作。4.1.7计算机网络管理工作名称计算机网络管理工作重要根据1.《铁路计算机信息系统安全保护办法》（铁道部令〔〕10号）2.广铁（集团）公司办公信息系统、网站信息、网络安全管理办法（广办发〔〕165号）3.关于调节石长铁路有限责任公司计算机安全领导小组名单告知（石长综合发〔〕94号）4.关于印发《石长铁路有限责任公司计算机终端接入互联网管理办法》告知（石长综合发〔〕32号）5.关于发布《房建物业管理中心办公信息系统及网络安全管理办法》告知（石长房建物业办发〔〕12号）其她政策根据1.转发广铁集团公司关于办公用计算机禁止使用电话拨号和ADSL宽带等方式接入互联网告知（石长综合发〔〕46号）工作要素工作内容基本工作1、管理中心办公系统顾客，受理和上报中心公文顾客账户开办、密码重置等业务。2.指引有关业务部门通过办公信息系统开展网络办公。3.负责中心计算机及其她信息网络设备维护。4.受理并上报中心计算机终端接入办公局域网业务。网络安全管理1、每月组织对接入办公信息系记录算机进行安全检查。对所有终端安装杀毒软件并及时升级病毒库。2、严格执行内、外网物理隔离办法。检查与否存在“一机两网”和违规接入互联网现象。受理并上报确因工作需要办理互联网接入申请，必要向中心网络管理部门提出允许接入申请。3、查处和取缔中心范畴内得违规接入和使用互联网行为。4、定期组织计算机安全检查和教诲培训，对存在安全隐患计算机予以隔离整治，对有关负责人进行考核。4.1.8办公物品管理4.1.9行政公章管理4.1.10信访接待解决工作名称信访接待解决工作重要根据1.国务院《信访条例》2.关于印发《群体性上访事件应急预案》告知（国信办发〔〕30号）3.集团公司集团公司党委关于发布信访工作考核评分奖励办法告知（广办发〔〕50号）4.公司公司党工委关于调节公司信访领导小构成员告知（石长综合发〔〕73号）5.关于成立信访领导小组和信访办告知（石长房建物业发〔〕7号）有关政策规定1.转发铁道部办公厅、铁道部政治部办公室关于印发〈铁路系统办理群众来信和接待群众来访工作办法（试行）〉等２个文献告知（石办发〔〕218号）工作要素工作内容基本工作1．建立健全中心来信来访工作台帐，做好每季度信访工作会议组织、资料准备和纪要整顿。2．定期开展不稳定因素排查，状况整顿和上报。3．及时整顿上报年度信访工作筹划、总结。预警制度1.坚持“早发现、早报告、早控制”工作原则。2.及时掌控管内信访工作动态，对突发信息要第一时间上报。重大节假日和政治敏感时期实行零报告制度。3．每季度组织对职工思想动态进行分析，对排查出来重点因素，组织开展分析、布置防控办法，及时向党政领导和上级信访部门报告，做好超前防范，及早消除。4.重大节假日和政治敏感时期，安排中心对重点车间、车间对重点班组、班组对重点人员实行包保包控，层层贯彻责任，避免发生群体上访和越级进京或到部（省）、集团公司、公司机关上访事件。5.对曾经组织、参加群访或越级上访人员，除及时予以批评教诲外，由事涉部门重点盯控，及时掌控其思想动态，一旦其有情绪激化和越级上访动机，及时报告，同步构成劝访组及时予以劝阻和制止。事件解决=1\*GB4㈠普通信访事件处置预案。1及时介入，及时掌握状况，按照“分级负责、归口办理”和“谁主管、谁负责”原则，迅速向段关于领导报告。2.做好来访人情绪安抚和突发疾病救济。3.协同有关职能部门来访人阐明政策，规定其选出代表进行接谈，并组织其她上访者到指定地点等待解决成果。4.领导出面接谈时，维持好接谈秩序，做好接谈记录。5.对汇集围堵机关大门集体上访，迅速告知铁路公安机关，并迅速组织人员维持好机关公共秩序。6.集体上访规模大、时间长、情绪激烈、难以疏控，并有到上级机关集体上访也许，会同关于职能部门整顿信息，报中心党政重要领导审核后，迅速报公司解决。7.接访完毕，来访群众返回后来，协同关于部门及时整顿接谈资料，形成文字资料向领导报告并汇总归档。=2\*GB4㈡重大信访事件处置预案1.对已经形成集体进京、到部（省）及集团公司、公司上访事件，接到告知后，按照中心信访工作领导小组布置，迅速赶往上访地点，在上级信访办统一指挥下，及时妥善做好劝返工作。2.协调督促关于部门、车间及时报送对进京或到部（省）、集团公司、公司上访问题后续解决状况和采用办法，汇总后整顿报上级信访办。3.对所有信访老户、群访缠访组织者等重点人物应逐人建立档案，关于部门应密切关注，高度注重，一旦发现信访老户有进京缠访闹访趋势，及时组织力量，迅速采用办法，控制在本地。4.1.11行政绩效考核工作执行性原则4.1.12班组（公司）建设工作执行性原则4.1.13筹划生育服务工作执行性原则4.1.14史志编撰工作执行性原则4.1.15合理化建议管理工作执行性原则4.1.16能源管理工作执行性原则4.1.17环保工作执行性原则4.1.18后勤服务工作执行性原则4.2保障性原则4.2.1行政办公室工作保障性原则工作要素行政办公室工作公务信息安全管理制度一、计算机网络办公系统⒈计算机网络办公系统应用公司统一推广办公软件。⒉对中心上网账号及密码实行严格管理；操作人员离开计算机，应执行相应命令退出办公信息系统。⒊计算机应安装防病毒软件、并定期更新。⒋计算机硬件更换、系统及应用软件升级时，应采用必要技术办法，保证数据