物业管理企业内部控制研究

物业管理企业内部控制研究［摘要］随着我国房地产市场的逐步成熟，作为新兴产业的物业管理取得了快速发展的条件和机遇。但在我国经济进入新常态，国家整体经济下行、房地产调控升级的大环境下，物业管理企业的市场竞争日趋激烈，企业经营压力越来越大。物业管理企业必须通过建立健全内部控制体系，强化内部管控约束，以促进企业更好地实现可持续健康发展。文章结合物业管理企业的经营实际从改善内控环境、规范内控活动、加强风险防范、健全监管机制、畅通交流渠道等多个方面提出了企业内部控制优化和改进策略，希望能为物业管理企业相关人员提供一定的借鉴和参考。［关键词］物业管理;物业管理企业;企业内部控制1改善内控环境，完善内控体系物业管理企业领导者要提高自身的内控认知，积极推动内控体系的建立和完善，在企业内部营造良好的内控文化，［1］鼓励企业员工主动参与和配合内控相关工作。企业要结合自身的业务特点，建立完善的财务内控制度体系框架，具体包括会计核算控制制度、全面预算管理制度、成本控制制度、费用报销流程制度、不相容岗位分离制度、授权审批控制制度、风险管控制度、应收账款管控制度、固定资产管控制度、发票管理制度、绩效考核制度、内审监督审查制度、财务信息化流程管理制度等。要求制度要覆盖企业所有业务环节及岗位人员，将制度进一步细化，确保企业内控人员在开展各项内控活动时有据可依，有规可守。企业要完善内部治理结构，建立专门的内控机构部门，与企业内审部门、财务部门等共同协作开展内控活动，形成决策、执行、监管三权分立的治理机制，确保权力运行的制衡性，以降低内部贪污腐败、徇私舞弊风险。同时在进行相关岗位设计时，要确保分离不相容岗位，如费用申请、审核、付款等岗位的分离，资产保管与清查盘点岗位的分离等。企业要明确各个部门的内控归口管理责任，建立严格的内控责任追究机制，对内控不合规行为加大惩戒力度，以有效约束企业人员内控行为，强化内控权威。2规范内控活动，改进内控方法一是，结合企业的业务经营特点建立统一规范的管理流程和一体化的作业流程管理体系，明确各部门及岗位人员内控责任，以工作手册、业务准则的形式切实指导和约束企业员工的内控工作行为。以企业的财务报销付款流程为例，由经费核销岗位人员根据报销单完成记账凭证的编制工作后，将原始票据、报销单以及记账凭证等交由经费复核岗人员进行财务复核。由出纳岗人员接受记账凭证及附件，打印银行存款日记账，由财务审批岗人员根据银行存款日记账复核网银数据并批准支付，在接收到银行的回单后由出纳将回单粘贴到对应的凭证上，由档案管理人员负责将凭证存档。注意在过程中要实现经费申请、审批、付款等不相容岗位的分离，同时经费复核岗人员要督促出纳岗人员及时接受流程信息，并完成付款行为，以确保业务表单的完整性。二是，企业要改进内控方法。［2］具体包括职能分工控制、授权审批控制、财产保护控制、信息技术控制、绩效考评控制以及经济活动分析控制等。以职能分工、授权审批以及财产保护控制为例展开说明。①职能分工控制指的是企业要配备足够的内控岗位人员，加大人员的教育培训工作，合理设置岗位职能分工，确保不相容岗位分离。可让财务人员定期轮岗，拓宽其综合知识面，培养关键岗位人才。②授权审批控制指的是严格限制关键岗位人员的职责权限，在《岗位说明书》中明确“岗位权限”。按照直线责任制要求各级管理人员定期对下属内控岗位人员权限履职情况进行检查，并将检查结果纳入绩效考评范畴内。③财产保护控制分为账务保护控制和实物保护控制。账务保护控制内容包括财务资产部门对会计账务中增加的低值易耗品进行实时更新和相关文件资料的定期备份;综合办公部门定期进行资产核对，更新电子设备资产管理台账数据;物资管理部门及时开具存货进出票据，登记相关账务;服务运营部门登记更新设备设施管理台账，与资产部门进行账务核对等。实物保护控制要求要明确企业各个部门及岗位人员的资产归口管理责任，加强资产购置的成本效益分析，严格审批资产购置申请计划，合理设置授权审批权限。在购置大额资产时，要组织企业多部门负责人集体商议决定，采购过程要尽可能公正、公开和透明。要确保资产实物与记录相符，定期清查盘点和保养维护，减少资产的闲置及浪费，提高企业资产使用效率和综合效益。3加强风险防范，降低风险损失3.1改变业务收费模式物业企业要改变传统的人工业务收费模式，通过智能一卡通实现对包括租金、物业费用、水电费用在内的各种费用的自动划转，并将该数据信息变化实时更新到企业的收费管理系统中，登记管理台账，每日根据台账中的收入项目核对相关数据，确保账目与实际相符，做到账务日清月结。3.2规范资金收支管理在收入管理方面，明确收费的标准、费用收取的时间以及费用核算的方式，控制发票的领用权限，规范发票开具行为，及时登记、清理和返还相关票据凭证。避免发票丢失和损毁造成不必要的损失。在支出管理方面，主要包括代收代付支出和日常运行支出。以水电支出为例，该费用占物业企业总支出费用比例较大，如管理不善，可能引发一定的风险隐患。因此物业企业要在明确水电费用收费标准的基础上，定期检查辖区内水电仪表是否处于正常工作状态，做好仪表设备的保养和维护工作，防止出现跑电漏电或计量失误现象，严禁违规用电用水行为，避免给企业造成不必要的经济损失。另外，在全面实行“营改增”后，物业企业要特别注意原来常规的一些费用需要增收增值税，为了防止企业过去的非盈利业务增加税负，企业要合理地设置各项代收代支项目，与委托方签订协议，由对方承担税负，降低企业的税务支出压力，或者尽量减少代收代支行为，降低企业资金风险隐患。加强应收账款管理。企业在产生应收账款后，要及时统计账款数据，将结果反馈给业务部门，由业务部门统一开展催缴工作。建立责任催收机制，将应收账款回款率同岗位个人及相关部门绩效考评相结合，针对不同的欠款对象、款项延期时间等采取不同的催收策略，尽可能防止呆账坏账现象产生，有效防控应收账款风险。4健全监管机制，畅通交流渠道为了确保审计监管的独立性和权威性，企业要在其最高层领导机构下设专门的审计监督委员会，成立审计监督小组，负责针对企业的经营业务活动开展日常审计和不定期专项审计，加强企业内控的合规性审查，企业要畅通内控交流渠道，一方面完善渠道设计，横向明确各个部门间的内控沟通形式、频率和时间，鼓励企业全员积极参与到内控管理工作中来。纵向缩短沟通流程，简化沟通程序，开展专题内控交流会议，提高纵向沟通效率。对外加强企业与租户、业主间的关系维护，促进内控信息高效的传递和共享。另一方面完善财务信息化管理系统，借助信息化的技术手段强化系统相关功能模块，如企业可通过引入“三费”(物业费、房租费、供暖费)软件管理系统，拓展线上费用缴纳渠道，或者在微信公众平台提供物业费、房租、供暖费等费用的缴纳服务，同时增加相应的投诉建议、服务引导等功能，将相关的财务数据信息直接对接到企业的信息系统中，自动更新系统数据，避免烦琐的数据处