办公室主任教材

办公室主任的角色与办公室执行力的提升总目录一、办公室主任的职责与角色二、办公室主任的新素质模型三、档案管理与信息管理四、提升办公室工作的执行力1、办公室主任的核心职能

管理事务——日常的事务性的工作——企业资源管理搞好服务——迎来送往接待工作——人际关系协调参与政务——出谋划策——建立制度

一、办公室主任的职责与角色2、角色定位的三个维度之一

角色定位：下级替身

职务代理人职责履行者执行者

报告人

学生

下级角色

一、办公室主任的职责与角色3、角色定位的三个维度之二同事的角色定位——内部客户

有人说：“客户是我们的衣食父母，咱得小心侍候，同事就不一样了，都是公司职员，你搞好工作是你的本份，是你应该履行的责任。”——你怎样判断和理解这句话？一、办公室主任的职责与角色4、角色定位的三个维度之三上级的角色：领导——领导者、决策者和培训师——授权者、控制者和监督者——游戏规则的制定者和维护者5、作为领导常见的角色错位

心态错位：高人一等的“官”行为错位：向下错位

一、办公室主任的职责与角色性气质性格特征、承压、逆境性格天成，与生俱来性格没有好坏之分品道德仁、善、正直、职业道德人生之初，品性如何？现代人的品德修养智智商知识、文化、思考力、决策

二、办公室主任的新素质模型1、“五字”新素质模型（综合分析）2、素质、修养与能力（分类）行政管理专业修养相关行业知识修养办公室主任素质思想素质心理素质文化素质身体素质修养理论修养知识修养其他社会常识修养品质修养性格修养艺术修养文秘技术能力逻辑思维能力执行能力能力口头表达能力交际能力（协调人际关系）OAINTERNET办事办会公文写作文档管理口头文字学习能力

二、办公室主任的新素质模型4、新素质模型的内在关系二、办公室主任的新素质模型？？？？

？表现出来的人的语言和思想表现出来的人的行为和成果1、档案管理：基本概念

档案的概念——档案是作为历史记录保存起来以备查考的文字、图象、声音及其其他各种方式和载体的文件材料——档案是历史的真实凭证

档案的作用——档案可作为单位工作查考的依据——档案可作为生产活动的依据和参考——档案可为科学研究提供必要的资料

三、档案管理与信息管理2、档案管理：内容和原则

档案工作的内容——档案的收集——档案的整理——档案的鉴定——档案的保管——统计和提供利用

档案工作的基本原则——集中统一——维护档案的完整与安全——便于各项工作的利用

三、档案管理与信息管理3、档案管理：档案的分类分类——人力资源档案（员工资料、人才数据库）——行政文秘档案（行政文件、制度规范、公司发展历史记录）——财务档案（帐务、票据、金融）——技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等）——产品档案（生产系统的其它文件）——市场客户档案（供应商、销售商、直接用户）三、档案管理与信息管理4、档案管理档案管理——组织机构和工作人员（大企业有专门的机构，小企业由办公室管理）——制定相关管理制度——经常性档案工作（资料收集、分类清理、登记造册）——用活档案保密制度——案例三、档案管理与信息管理4、档案管理档案管理——组织机构和工作人员（大企业有专门的机构，小企业由办公室管理）——制定相关管理制度——经常性档案工作（资料收集、分类清理、登记造册）——用活档案保密制度——案例三、档案管理与信息管理

案例：某公司保密工作十“不”守则1、不该说的机密，绝对不说；2、不该问的机密，绝对不问；3、不该看的机密，绝对不看；4、不该记录机密，绝对不记录；5、不在非保密本上记录机密；6、不在私人通信中涉及机密；7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；8、不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机密事项；10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。三、档案管理与信息管理5、信息管理信息的基本概念——信息是客观事物的特征和变化的最新反映——自然信息、社会信息

信息在秘书工作中的作用——辅助领导科学决策必须依靠信息——正常管理必须依靠信息——业务工作更离不开信息三、档案管理与信息管理5、信息管理工作原则——追踪、超前、选优

秘书信息工作的基本要求——准确、及时、全面、适用

信息收集整理

信息资料的科学贮存——分类、著录、建立贮存检索系统、保管

信息资料的传递三、档案管理与信息管理

1、什么是执行力执行——组织行为学的三种形态

A、执行是个人完成任务的行为？

B、执行是团队达成目标的过程？

C、执行是组织决策、运营、操作的系统集成——执行是一门学问四、提升办公室工作的执行力

麦肯锡七个S示意图组织STRUCTURE共同的价值观SHAREDVALUES战略STRATEGY人员STAFF体制SYSTEMS作风STYLE技能SKILLS2、管理是一个系统工程四、提升办公室工作的执行力3、影响执行力的若干因素四、提升办公室工作的执行力文化基础

思想境界

气质性格

价值观念

技术能力

行动能力个人个人因素——综合素质责任感是第一执行力发展战略

业务计划

管理体制

文化理念

团队协作执行能力

组织因素——综合评价目标体系

制度环境

组织组织执行力是团队的核心竞争力法制环境

经济水平

传统文化

政治体制

HR总水平执行能力经济体制

开放程度

社会同样的天时为什么企业千差万别？

社会因素——综合评价

4、提升执行力五个关键点四、提升办公室工作的执行力执行力提升敬业精神时间管理沟通管理行动能力细节管理组织结构法则人员流程法则战略运营法则团队建设法则企业文化法则五大法则四、提升办公室