服饰有限公司采购管理制度

服饰有限公司采购管理制度（试运行）一、目的：为规范公司的物料采购，确保公司物料供应，有效降低物料采购成本，加强公司物料采购的监督与管理，特制订本制度。二、范围：适用于公司采购部及其相关部门的工作人员。三、定义：1、物料：指公司经营中常用的原材料、半成品、成品；经常性批量采购的材料。2、临时材料：指非经营常用材料，半成品、成品；非经常性批量采购的材料。3、办公易耗品与后勤常用物品的购买不在本制度范围之内。四、权责：1、采购部门按本制度安排采购工作；2、财务部门按本制度进行采购工作的相关审核事项；3、仓库、质检及生产部门按本制度与采购部门进行相关配合。五、部门职责：1、负责公司物料采购管理制度和内部各岗位职责的制订；2、负责按时、保质保量的完成所需各项物料的采购工作；3、负责物料采购的询价、议价、比质、比价；4、负责安排供货商档案的建立、补充工作；5、负责组织所采购物料的档案建立，补充工作；6、做好各项采购档案的管理工作，如采购合同，各种审批文件及公司下发的各种文件；7、负责物料采购员及档案管理员的监督与管理；8、对交料情况进行控制和跟催，使物料能够按时到达；对于未及时到达的物料，要将信息及时向相关部门反映；9、负责管辖范围内的卫生、安全工作；10、总经理安排的其他工作。六、物料采购遵守的原则：1、未经审批的物料一律不得采购；2、仓库内的库存物料应优先使用；3、建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；4、采购物料时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同质量比价格，同价格比服务的原则，择优确定采购单位；6、对于初次试用的物料，必须经过使用部门的认可，通过审批后，方可批量采购；七、物料采购管理：1、为节约采购成本，采购部要从实际工作出发，严格按照总经理审批过的采购计划和采购任务进行采购，避免物料积压；2、采购物料时必须严格按照采购原则、采购计划与任务进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确的做好物料的供应工作；3、采购物料时，出现物料短缺、断货等现象，应及时通知相关部门，经确认后方可采购使用单位愿意接受的替代品，否则，出现后果由采购部直接负责；4、采购部未能及时完成采购任务，应及早将原因报相关部门，采取补救措施；八、采购控制流程（本地采购）：1、采购申请人员按照所需物料填写《采购申请单》，经总经理审批后，交采购部门进行采购；《采购申请单》一式三份，一份申请人自留，一份交采购部经理，一份交采购人员。未审批的《采购申请单》不予采购；2、采购工作人员按照已经审批过的《采购申请单》安排当天的采购工作；采购员将供货商相关信息一方面明确附于报销凭据上，另一方面负责建立、补充供货商档案；3、采购工作人员当日采购回来物料，必须当日办理入库手续；导入仓库控制流程；采购回来的物料，采购人员要负责建立该物料的档案；4、在所订物料不能按照规定时间到达时，填写《采购缺省通知单》一式三份，自留一份，采购部门经理一份，采购申请人一份；5、凭入库手续（质检签字）导入报销控制流程；6、在负责与账期供应商的结算时，先与供应商沟通往来数据，并与财务校对，确认无误之后，填写《付款申请单》，办理支付手续；九、外购物料的办理流程（非本地采购）：1、按照审批过的《采购申请单》，与供应商联系，确认物料数量及金额；2、根据审批过的《采购申请单》，填写《付款申请书》，经财务经理审核及总经理审批后，交出纳办理付款手续；3、跟催外购物料的收货工作，及时收货，在所订物料不能按照规定时间到达时，填写《采购缺省通知单》一式三份，自留一份，部门经理一份，采购申请人一份；4、外购物料到达后，当天到仓库办理入库手续，导入仓库控制流程；5、凭入库手续（质检签字），导入报销控制流程，冲减预付货款；6、采购人员在第一现场采购时，做好初步质检工作；7、在所采购物料质量、数量出现问题时，采购人员尽量在与供应商的沟通、协调及退换货工作，并对出现的问题负责；8、在公司需要与供货商调整供货品种或数量时，要积极配合，尽量满足公司运营的需要，降低采购及储藏成本；9、临时材料所需部门下发《采购申请单》时，尽可能给出参考意见，总经理批准后交采购部统一安排；10、退换货时处理流程：已经入库的物料，由仓库管理员开退货单，采购人员签字后将货品退还供货商，并由供货商在退货单上签收后，转交财务部门，办理相关手续；未入库的物料，由采购人员直接将货品与供货商退换，并办理相关手续。十、物料验收入库管理：1、物料采购完毕，采购人员通知仓库管理员、质检员对物料的数量、质量及规格型号进行验收确认，按照约定时间对物料办理入库手续；2、检验入库中不合格的物料，由采购部及时与供应商进行沟通及时进行退、换货处理；3、验收合格的物料，由采购人员协助仓库管理员及时送至仓库，由仓库管理