培训需求分析的方法和工具

培训需求分析的方法和工具培训需求分析是企业培训的出发点，也是最重要的一步工作。如果需求分析不准确，就会让接下来的培训偏离轨道，做无用功，浪费企业的人力、物力和财力，却收不到应有的效果。企业要进行有效的需求分析，就必须采取合适方法和工具，本文全面介绍了通常情况下培训需求分析使用的方法以及对应的工具。一、需求分析的方法和工具1.1

调研问卷法调研问卷法是最普遍也最有效的收集资料和数据的方法之一。一般由培训部门设计一系列培训需求相关问题，以书面问卷的形式发放给培训对象，待培训对象填写之后再收回进行分析，获取培训需求的信息和数据。调研问卷法进行培训需求分析，可以遵循以下五个步骤，见表1：表1

调研问卷法的实施步骤步骤内容说明1制定调研计划明确调研目标及任务，并具体化，调研才能紧紧围绕目标展开2编制问卷调研问卷（表）是调研问卷分析法的基本工具，通常采用选择题和问答题的方式（如表3-6所示）3收集数据发放调研问卷（表），并组织回收、整理4处理数据统计数据，将问题进行汇总、分析5得出结论根据分析结果得出结论，编写调研报告，提交调查结果在设计调研问卷的问题时，应该注意下几个问题：1、问题尽量简短，并注意使用简单的、固定用法的术语，避免使用读者不了解或者容易引起歧义的名词；2、一个问题只涉及一件事，避免“结构复杂”的问句；3、题目设计要简单，不要使作答者作计算或逻辑推理；4、避免出现诱导答案的问题，保证作答者完全陈述自己观点。表2

培训需求调研问卷例表姓名：部门：岗位：您对现在岗位的工作程序非常熟悉比较熟悉一般不太熟悉很不熟悉您对本行业的新知识非常熟悉比较熟悉一般不太熟悉很不熟悉以您现有的知识，您对您现在的工作非常胜任比较胜任一般不大胜任很不胜任备选课程培训需要程度很高高中低不需要专业知识专业技能创新性思维目标管理成本管理时间管理沟通与表达技能会议管理与技巧团队领导与协作商业礼仪办公室自动化心态培养和压力管理潜能开发年

月

日备注：填表时在对应的内容下面用“√”标明。1.2

访谈法表7

观察记录表观察对象：部门：岗位：观察地点：观察时间：观察内容记录评价工作态度

工作方法

工作熟练程度

工作制度遵守

工作沟通与协作

灵活性与创新性

工作效率

工作完成情况

时间管理

突发事件应对

备注：记录人：

记录时间：1.5小组讨论法小组讨论法是指从培训对象中选出一部分有代表性且熟悉问题的员工作为代表，通过讨论的形式调查培训需求信息。小组讨论法的形式比较灵活，可以是正式的也可以是非正式的，可以通过头脑风暴、组织对照等多种方式进行。在小组讨论开始之前，会议的组织者或主持人要事先确定讨论的形式和内容，以便有效地控制讨论的方向和进度。会议一般会形成一份讨论记录表，如表8所示：表8

小组讨论记录例表讨论时间：

讨论地点：讨论形式：主持人：小组成员：讨论主题：讨论项目内容结论问题一：

问题二：

问题三：

问题四：

备注：记录人：

日期：1.6

档案资料法档案资料法即利用现有的有关企业发展、组织目标、岗位工作、人员分析等方面的文件资料，对培训需求进行综合分析的方法。由于档案资料信息纷杂，通常需要利用表格工具进行提炼归纳，如表9所示：表9

资料信息归纳例表归纳人：归纳时间：归纳方式（用“√”标出）：

□资料收集

□资料整理资料份数：资料完整情况：资料信息分类内容企业信息

外部信息

管理层信息

部门信息

岗位信息

个人信息

备注：整理人：

日期：1.7

关键事件法关键事件法是指通过分析企业内外部对员工或者客户产生较大影响的事件，以及其暴露出来的问题，确定培训需求的一种方法。常见的典型事件如顾客投诉、重大事故等。表10给出了关键事件法的工具示例。表10

关键事件收集例表员工姓名：

部门：岗位：访问者：访问时间：访问地点：访问背景陈述：访问内容及其描述工作中遇到哪些重要事件

事件发生的情境

采取了怎样的应对行动

事件结果

经验教训

分析及评价导致事件发生的原因和背景

员工的特别有效或多余的行为

关键行为的后果

员工自己能否支配或控制上述后果

员工事件处理欠缺的方面备注：制表人：

日期：1.8

自我分析法自我分析法即通过培训对象的自我评价，比如对岗位知识、技能、掌握程度等内容的分析，来判断个人培训需求的一种方法。表11为一份自我分析例表。表11

自我分析例表姓名：部门：岗位：项目分析岗位任务所需条件

岗位工作胜任情况

工作成绩

工作失误及遇到问题

自身优点

个人不足

应加强哪些方面的学习

学习目标及学习标准

学习方式

部门主管意见：备注：

年

月

日二、需求分析方法的使用2.1

各方法优劣比较上面提到的培训需求分析的这些方法各有优劣（如表12所示），企业可以根据自身状况自由选择。表12

培训需求分析方法对比表方法说明优点缺点调研问卷法将有关事项转化成问题以问卷形式进行调查成本低；信息比较齐全；可大规模开展针对性强；很难收集具体信息；难保证回收率访谈法可根据访谈的对象和内容灵活变换形式方式灵活；信息直接；易得到支持和配合主观性强；分析难度大；需要高水平访谈员现场取样法包括拍摄和取样资料直观、真实实施设备成本高；可能以偏概全；观察法到员工的工作岗位上了解员工的具体情况可以得到有关工作环境的信息；所得资料与培训需求相关性较高可能会影响观察对象的行为方式；观查结果只是表面现象小组讨论法选择有代表性的成员组成小组进行讨论全面分析；允许当场发表不同观点持续时间长；讨论需要保证组织性和结构性档案资料法利用现有文件资料综合分析培训需求耗时少；成本低；信息质量高不能显示解决办法；需要分析专家关键事件法以影响较大的事件来收集培训需求信息易于分析和总结事件具有偶然性；易以偏概全自我分析法通过个人情况来判断自己的培训需求信息真实、直接只代表个人情况2.2

确定需求分析方法培训需求分析方法的选择主要取决于培训本身的要求，企业必须首先依据自身条件，再结合各方法的优点和缺点，最后确定培训需求的分析方法。这里给出三个建议，见表13：表13

确定培训需求分析方法的三点建议建议说明多种方法混合使用选择两种或多种方法进行组合，可以弥补缺点，提高效果允许自由意见允许培训对象就他们认为重要的问题自由发表意见做好充分准备分析进行之前一定要明确目标，找准关键数据和关键人不同的企业使用调研分析方法的侧重点也有所不同，例如：一个20人的小企业通过访谈就可以知道每个员工的基本培训需求和岗位差距；而一个2000人的企业的培训需求调查靠访谈却很难实现，而用调研问卷法则更容易，也更能了解到普遍情况。又例如在具体方