财务管理与工程管理系统集成建设研究

【摘要】文章以北京大兴国际机场国家重大工程项目实践为例，研究如何加强企业管理和工程项目管理系统集成的建设，以满足应用单位“业财融合管理贯穿”的智慧化管理需求。在背景研究中，应用单位需要在财务管理系统和工程项目管理系统之间传输数据进行协同工作，实现两个系统的高效集成，通过详细的需求分析和系统设计，在确保系统能够满足业务需求的同时优化了业务流程。在集成建设过程中，采用性能优化策略和强大的安全措施，以确保系统的高效性和数据的安全性，与此同时实施数据同步和维护计划，以保证数据的完整性和一致性。通过集成建设，系统的性能和效益得到有效提升。整体而言，研究为系统集成建设提供了有益借鉴，为未来的项目实施提供了指导。【关键词】企业管理系统；工程项目管理系统；业财融合；系统集成研究一、引言（一）研究背景在当今全球化和数字化的商业环境中，企业管理和项目管理均需要高效的信息系统支持其运营和决策。SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统分别代表大型企业管理和大型工程项目管理领域的领先解决方案，这两类系统都有各自的优势，通常独立运行。若大型企业投资大型工程项目，财务管理要求使用统一SAP企业管理系统，业务管理（包括概算管理、合同管理、成本管理、投资控制、物资设备管理、竣工决算管理等）则要求使用三峡工程项目管理系统，这将导致业财信息孤岛的形成，降低工作效率与准确性。以大興机场工程为例，它是首都重大标志性工程，是国家发展新的动力源，具有投资大、涉及面广、工作界面宽、投资主体多、周期短、数据及信息处理工作量大、管理难度高的特点，建设一套科学有效的管理方法、流程和体系对工程建设项目管理尤为重要。2012年该项目开始推行三峡工程管理系统进行项目管理，并在此平台上实行设计、开发、优化，建设北京大兴机场工程项目管理系统。该系统包括成本管理、合同管理、设备管理、文档管理、竣工决算、财务管理、物资管理、综合查询等模块，是国内首次应用工程项目管理系统管理近900亿元投资的大型机场工程项目。此项工程成功地对投资、资金、资产、材料设备、文档等进行了统筹管理，并辅助工程结算、竣工决算。该项目将全部支出纳入合同管理，投资按细项对应到概算，支撑竣工结算报表，实现投资的精细化管理，形成具有明显预见性和动态性特征的成本控制系统与监管方案，在大兴机场工程全过程管控中发挥了重要作用。该项目分阶段施工，整体项目尚未完成最终的财务竣工决算。2022年根据企业管理财务一体化要求，大兴机场工程项目财务管理必须使用统一的SAP企业管理系统，但SAP企业管理系统中涉及采购和项目管理的模块在功能上不能满足大型工程项目精细化管理的要求；而三峡工程项目管理系统的充分运用，为项目管理增添了巨大动力，因此该项目业务管理依旧使用三峡工程项目管理系统，此时出现了三峡工程项目管理系统与SAP企业管理系统相互独立，在数据应用、财务审计、成本控制、报表统计等环节不能联动等问题，主要包括：业财系统两者相互独立，数据联动效率存在短板。项目管理系统与财务系统完全独立，系统后台不能将两者程序数据有效融合，信息数据综合应用效率低，系统的运行成本加大，不能合理地为企业提供高效支持，系统之间的数据联动应用能力有待进一步提升。建设成本入账存在延迟，财务审计风险大幅增加。由于建设成本管理等业务在三峡工程项目管理系统管理，会计核算在SAP企业管理系统处理，在实际项目工作开展中，项目建设各项管理流程结束后才将纸件文档交至会计并在SAP财务企业管理系统记账，这种系统之间的不互通，通过线下核对的管理方式既存在一定的时效滞后，又存在一定的风险性。数据归纳概括颗粒度粗，工程成本无法有效控制。各项财务数据若能及时统计相关结果，就能帮助项目在后期做出合理的规划，这就要求财务数据统计计算要具备一定的高效性与及时性。但现阶段业财系统并不具备数据共享的能力，建设成本等财务信息不能通过SAP财务系统进行核算，SAP财务系统统计出炉的结果也不能够在第一时间帮助项目做出调整规划。数据归纳概括过程中颗粒度粗，不利于工程成本的有效控制。年度、月度资金计划手工填报，效率低，容易出错，历史信息容易遗失。履约保函、预付款保函管理手段落后，为了维护建设单位利益，保函管理人员须实时关注保函有效期，目前采用的手段是人工检查核对，容易发生因疏忽导致的工程保函到期失效的情况。因此，本文研究如何集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统，以提高企业项目管理和财务管控水平，这对管理者决策支持具有重要意义。（二）研究目的与意义本研究旨在探讨如何实施SAP企业管理系统与三峡工程项目管理系统在财务管理模块的优化集成，利用两种系统软件优势互补，在财务管理和工程项目管理之间实现无缝的数据流动，以提高数据准确性，降低操作成本，并为管理者提供更好的决策支持，实现业财系统高度融合与工程项目财务管理智慧化赋能，从而增强企业竞争力。本文通过深入研究和分析，为大型企业投资大型工程项目进行业财一体化管理提供借鉴，以应对当今复杂的商业挑战。二、SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统集成的必要性（一）SAP企业管理系统的功能和特点SAP企业管理系统是一套全面的企业资源规划（ERP）解决方案，以财务管理为核心，为组织提供了广泛的财务功能。其主要特点包括强大的会计核算、资产管理、预算和成本控制、采购和供应链、销售和客户管理、资金管理等。该系统通过集成企业内各个部门的财务数据，实现了实时的财务信息可视化和报告生成，从而帮助企业实现更好的财务决策和日常运营。SAP企业管理系统的可定制性、全球适用性以及合规性使其成为众多行业和大规模组织的首选。它还强调数据的准确性和安全性，有助于降低操作风险，满足法规要求。总之，SAP企业管理系统是现代企业管理中的重要工具，它为组织提供了有效管理财务资源的能力，从而增强了组织的竞争力，促进组织可持续发展。（二）三峡工程项目管理系统的功能和特点三峡工程项目管理系统是一款专为大型工程项目设计的综合信息管理系统，具有多重功能和特点。它不仅是一套计算机管理软件，还是一种既体现西方先进管理方法，又较为符合中国国情的工程项目管理模式。它既考虑了国家对重点工程所采用的稽查、审计等控制管理模式，又考虑到工程单位在进行具体的项目运作时采取的一系列市场化管理机制和办法。三峡工程项目管理系统可以对任何具备管理特征的基建工程实现合同计划进度、质量、成本三控制的管理目标。该系统由以下12个模块组成：成本管理、合同管理、设备管理、设计管理、文档管理、质量管理、安全管理、竣工管理、财务管理、物资管理、进度计划管理、综合查询。（三）系统集成的必要性SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统具有集成潜力，集成后可以带来多方面益处。第一，两个系统的集成有助于自动化业务流程，减少手动数据输入和处理的需求，降低操作失误风险。两个系统间流畅精准的数据传输，能改善数据联动效率低的短板，极大地提高了工作效率。第二，两个系统的集成可以实现财务数据的实时更新。将工程项目的成本、预算和支出数据无缝整合到企业管理系统中，可以减少很多线下核对工作，从而提高财务数据的准确性和及时性，使企业能够更好地监督和控制成本，减少审计风险。第三，两个系统的集成可以提高数据精细化管理水平，保证工程成本有效控制。通过将项目进展和资源分配信息与财务数据集成，管理层可以更好地了解项目的财务影响，做出更准确的投资和決策。第四，一些业务资料无法与财务数据匹配，两个系统的集成能将海量数据相互匹配，保存相关历史数据，形成电子档案，通过一定的条件限制也能及时预警，减少管理风险。第五，集成还可以提高企业的决策支持能力。通过将财务和工程数据交叉分析，提供更全面的洞察，帮助企业更好地规划未来战略和项目。三、系统集成优化设计（一）集成需求采集在SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的集成项目中，需求分析是关键的起始步骤。为确保集成系统满足业务需求，需要采用系统性的需求分析方法。一种常用的方法是需求收集工作坊，笔者前期通过与业务部门的关键利益相关者合作，以座谈形式收集他们的需求和期望，并且通过文档分析、现有系统评估和市场调研关注系统的功能需求，包括性能、可用性、安全性和合规性等方面的需求。通过综合各种需求分析方法，可以确保系统设计满足组织的战略目标，并为成功的集成建设奠定坚实基础。（二）集成需求分析及方案设计集成需求分析是确保SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统之间无缝协作的关键步骤。它涉及识别和理解两个系统之间的数据流、业务流和功能交互需求。在这一阶段，首先，需要明确数据映射，即确定两个系统之间数据如何传递、转换和映射，以保证信息的一致性和可靠性。其次，必须分析业务流程，以确定哪些业务活动需要跨系统协作以及如何协作，这可能涉及工作流程的重新设计和优化。最后，集成需求分析还包括识别功能交互需求，即哪些功能需要在两个系统之间实现互操作，以便用户能够在一个界面执行相关操作。除此之外最基础的还要保持数据的安全性和设置合理的权限管理，实施严格的数据安全和权限控制措施，确保对敏感数据的保护（具体见表1）。通过深入理解这些需求，集成系统设计重点为在两个系统之间实现数据和功能的高度集成，从而实现无缝的业务流程和用户体验。在集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的过程中，设计一个合理的系统方案至关重要。由于三峡工程项目管理系统和SAP财务系统采用不同的编码接口与核算体系，因此接口数据传输规则需提前制定，包括主数据（含账套、制证日期等）及辅助核算数据（含合同号、支付单号等）的对应关系。传输规则采用定时同步传输（每天0点0分，由SAP系统发起同步数据传输，三峡工程项目管理系统接收数据，同时设置手动同步功能，如遇到特殊情况，可手动点击“同步按钮”进行同步），双方根据各自的编码规则建立对照表，以保证数据的一致性。（三）数据映射和转换在SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的集成过程中，数据映射和转换是至关重要的环节。表2展示了两个系统中的一些关键数据元素以及它们之间的映射和转换策略。通过数据分析和映射规则的制定，可以确保两个系统之间的数据能够正确传递和解释，从而实现无缝的数据交互。这个映射和转换策略将成为集成系统设计的关键组成部分，确保数据在不同系统之间的一致性和准确性。图1以项目成本数据传输流程为例，展示了从三峡工程项目管理系统直接提取数据到SAP企业管理系统自动制证的过程。施工方根据工程施工进度，将合同计量单相关数据录入至三峡工程项目管理系统，通过自动集成接口的方式实现生成符合SAP会计凭证的必要系统信息，包括WBS、供应商、金额、税率等信息，核对无误后，系统将建设成本实时入账。四、系统集成建设和实施（一）集成建设流程集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的成功实施依赖于一个清晰的建设流程。建设流程的关键步骤包括项目规划、系统设计、开发和测试、部署以及维护与支持。首先，项目规划阶段涉及确定项目的范围、目标和资源需求，明确项目计划和里程碑。其次，在系统设计阶段，根据需求分析的结果，制定详细的系统设计方案，包括数据映射、业务流程和功能交互的详细规划。再次，进行开发和测试，编写和配置集成代码，进行各种测试，包括单元测试、集成测试和用户验收测试，以确保系统的稳定性和性能。随后，系统部署到生产环境，进行数据迁移和培训，确保用户能够顺利过渡到新系统。最后，在维护与支持阶段，确保系统的正常运行，进行定期更新和维护，以适应业务需求的变化。这个集成建设流程是一个连贯的过程，需要严格的项目管理和团队协作，以确保项目的顺利实施和成功运营。（二）财务和业务流程改造一是梳理项目管理流程，形成项目管理业务蓝图报告。业财系统优化集成工作建设，既需要对两者融合进行全面分析，又需要分别对两个系统进行优化。对工程项目的业务信息和财务信息进行集中融合处理，业务驱动财务，财务管控业务，业务和财务相互制约。二是统一项目主数据路径，集成共享项目定义、WBS结构、供应商、客户等主数据。根据标准化的业务管控流程，实现系统内的数据标准统一，包括基建项目的定义、WBS结构、供应商、客户等主数据，并集成共享至其他外围系统，做到主数据的统一化、标准化。三是建立業财系统接口，实时获取业务数据，实现工程量计量、工程款支付凭证自动制证。将三峡系统搭建的项目结构信息传输至SAP企业管理系统，SAP企业管理系统根据接收信息搭建基建项目业务WBS结构。项目概算及信息在三峡系统维护完成后传输至SAP企业管理系统，SAP企业管理系统根据接收的三峡系统概算录入到对应WBS层级中。SAP企业管理系统接收三峡系统基建工程计量清单记录，通过将工程管理系统合同管理模块中的概算节点与SAP企业管理系统WBS结构对应，实现工程计量单在生成凭证时，自动获取对应的会计科目和概算明细，实现自动生成会计凭证。三峡项目管理系统《合同计量与支付会审单》审批完成，自动触发SAP企业管理系统付款凭证生成。四是确保三峡项目管理系统数据完整，将SAP企业管理系统财务数据回传至三峡财务管理模块。将信息交互作为重要举措之一，通过SAP企业管理系统财务数据回传，推进项目管理工作的高效便捷，业务即财务，财务即业务，为三峡项目管理系统实现自动决算奠定基础。五是优化开发三峡工程管理系统，增加资金计划填报功能。通过系统将投资及付款申请作为工程项目资金申报的前置条件，统一模版后由业务部门填报相应的数据，系统进行汇总并生成相对应的台账，台账以报表的形式进行展现，随时可以将资金实际使用情况与资金计划进行分析对比。五、集成系统的实际成效（一）集成系统的性能和效益为了评估集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的性能及效益，本文进行了一系列的性能测试和数据分析，表3展示了测试结果。通过性能测试和数据分析可以看出，集成系统在性能和效益方面取得了显著提升。系统响应时间的减少使用户能够更快速地完成任务，数据准确性的提高消除了潜在的错误和风险，工作效率的提高减少了操作成本，成本控制方面的效益提高了财务管理水平，而决策支持能力的提高有助于更明智的战略和战术决策。这些结果表明，集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统为组织带来了明显的价值和竞争优势，为未来的可持续发展奠定了坚实基础。（二）性能优化与安全性1.安全性考虑和措施在集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统时，安全性是至关重要的。为确保系统数据和操作的安全，需要采取一系列安全性措施。这包括实施强大的身份验证和访问控制，确保只有经过授权的用户才能访问系统和敏感数据。另外，数据加密和安全传输协议应用于数据传输，以防止数据在传输过程中被窃取或篡改。系统应定期进行安全性审计和漏洞扫描，以识别潜在的安全威胁，并及时采取纠正措施。员工培训也是关键，确保他们了解安全最佳实践，如密码管理和社会工程学攻击的防范。备份和灾难恢复计划应制定和测试，以确保在数据丢失或系统故障情况下能够迅速恢复。通过综合考虑和实施这些安全性措施，可以最大程度地减少安全风险，保护系统和数据的完整性与保密性，确保业务的安全运行。2.数据完整性和一致性维护在集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统中，维护数据的完整性和一致性至关重要。为了确保数据的完整性，应实施数据验证和检查机制，以捕获输入错误或不一致的数据。数据一致性需要建立规则和标准，以确保数据在不同系统中表现一致，包括数据格式、单位和命名规范。此外，需要建立数据同步和更新策略，以确保数据在两个系统之间保持同步，避免数据的不一致。使用数据仓库或ETL工具可以在系统之间维护数据一致性。定期的数据审计和监控也是维护数据完整性和一致性的关键步骤，以发现和解决潜在的问题。通过综合考虑和实施这些措施，可以确保集成系统中的数据始终保持高质量、完整和一致，提高了决策的准确性和可靠性。（三）系统集成的成效1.规范优化业务流程，满足数据联动需求当前使用的三峡工程项目管理系统集中了工程项目各个环节的管理，依托信息化技术使项目开展具备多种关联性。该系统当前涵盖工程项目的合同管理、概算管理、网上报销、财务管理、设备管理、竣工决算、文档管理等（图2）。形成一套业务流程，包括基建项目的立项、合同履约、成本核算、项目结算、财务决算等标准化的管理流程。根据标准化的业务管控流程，实现系统内的数据标准统一，包括基建项目的定义、WBS结构、供应商、客户等主数据，并集成共享至其他外围系统，做到主数据的统一化、标准化。2.简化核算工作量，会计核算工作提质增效系统集成后，实现了自动制证，使数据处理便捷、高效。计量支付流程：由三峡项目管理系统计量业务数据推送到SAP企业管理系统进行会计核算，可以做到建设成本入账、工程款支付凭证自动生成；资金支付后（银企直联），再由SAP企业管理系统将财务数据推送到三峡项目管理系统与计量业务数据匹配。竣工决算流程：由三峡项目管理系统竣工决算模块业务数据推送到SAP企业管理系统进行会计核算，并进行资产预转固，可以做到建设成本预估入账凭证自动生成；竣工决算批复后，由三峡项目管理系统竣工决算模块业务数据推送到SAP企业管理系统进行会计核算，进行资产转固，可以做到建设成本入账凭证自动生成，再由SAP企业管理系统将财务数据推送到三峡项目管理系统与计量业务数据匹配；自动计算折旧差额，并将资产数据推送至经营单位账套核算。凭借现代化、信息化、智能化的应用优势，系统集成能够为企业管理问题的解决提供参考意见，同时可以为企业发展做出系统规划，其在现代化商业发展中的应用也开始受到诸多企业用户的青睐，在企业信息化建设中的应用，能够简化企业管理流程，有效提高企业管理效能。3.实现基建项目会计核算标准化、精细化系统集成后，形成财务科目核算与工程计量核算两个维度的核算体系，在此基础上结合项目WBS概算结构可以实现基建项目标准化管控目的，同时也为基建项目的形象进度统计（计量）、投资完成（财务付款）精细化统计奠定基础。通过基建核算业务场景的全覆盖，在系统内归集基建项目的建设成本，通过集成建设前端业务数据自动精准生成核算会计凭证，并实现自动归概、实时归概，实时掌握基建项目的概算执行情况。基建项目在进行会计核算时，核算颗粒度至批复概算的最底层，达到精细化管理要求，并根据批复的概算金额监控核算成本入账金额，做到有效预警各级概算超概风险。4.实现资金计划数字化管理为了实现资金投入事前控制，避免资金闲置，提高资金使用效益，需要编制年度和月度资金计划，系统集成后，资金计划由手工编制到系统自动生成，减少了人工汇总工作量，降低了数据统计错误率（图3）。动态反映和控制资金计划执行情况，提高了资金计划执行准确率。5.保函管理手段有效提升优化开发三峡工程管理系统，增加保函电子档案及效期自动预警功能。系统将保函信息和对应的合同进行关联，在保函到期前自动向负责人推送提醒信息，并利用系统和OA的接口，将提醒信息发送到指定用户的OA邮箱。借助信息化管理手段，系统实时监控保函效期状态，到期前两个月发送邮件自动预警提醒项目负责人，有效控制到期风险。六、研究结论与建议（一）研究结论本文探讨SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的优化集成建设，并深入研究了需求分析、系统设计、性能优化、安全性、数据维护等多个关键领域。通过对案例的详细分析和数据评估，可以得出以下结论：1.集成建设基本应用条件财务管理是一个企业的核心工作，科学合理的财务管理可以使企业长久发展下去。而企业集团财务一体化是企业发展到一定阶段的必然产物，这是企业转变经营管理模式、提高行业竞争力的重要途径。大型企业建设大型工程项目时，既要满足集团财务一体化管理要求使用统一财务系统，又要有符合开展工程全过程先进管理的工程管理软件，从软件适应性、开发及服务费用等角度考虑，使用国内有成功实施经验的工程项目管理系统是一个明智的选择。因此，要充分发挥业务、财务系统各自优势，就需要进一步开展业财系统融合建设工作。2.集成建设成功应用的关键因素数据分析策略的制定，是系统配置和定制满足集成需求和业务流程的关键因素。集成SAP企业管理系统和三峡工程项目管理系统的成功实施依赖于一个清晰的建设流程。建设流程的关键步骤包括项目规划、系统设计、开发、测试、部署以及维护与支持。3.对业财集成系统建设应用效果的思考业财系统集成建设