劲嘉集团SAP项目-业务现状及需求调研报告-FICO-V1.2(智能包装)

FICO模块业务现状及需求调研报告第页深圳劲嘉集团股份有限公司SAP项目业务现状及需求调研报告版本1.22018年5月24日目录第1章 财务管理 41.1业务概述 41.2智能包装组织图 61.3公司业务大体描述 6第2章 总账（含OA接口） 82.1业务描述 82.2科目维护业务 92.3员工借款 102.4费用报销（包含以发票冲帐）流程： 112.4业务付款（采购货物、资产设备工程、其他杂项）流程： 122.4员工还款流程 13第3章 应收账款（含金税接口）、发票管理 153.1业务描述 153.2应收账款处理流程 163.2应收账款与应付账款冲抵的业务流程 183.3退货流程 18第4章 应付帐款 204.1业务描述 204.2采购流程 204.3员工借款流程 214.4付款流程 224.3重点问题 23第5章 固定资产 255.1业务描述 255.2固定资产购买流程 265.3固定资产内部转移流程 27第6章 预算管理 296.1现状描述 296.2费用预算主数据的管理流程 296.3费用预算的编制及下达的管理流程 30第7章 成本管理 327.1成本核算组织概述 327.2存货管理 327.3报价管理现状 337.4报价管理业务流程 337.5研发费用管理业务描述 347.6研发费用管理业务流程 357.7成本核算业务现状 367.8成本核算业务流程 37财务管理业务概述财务管理是信息系统的核心模块，前端供、产、销、人、财、物等业务发生数据，均会在财务管理中体现。财务管理主要涉及的子模块和功能有：公司组织机构、总账管理、应收账款、应付账款、固定资产等功能模块。智能包装财务模块主要流程有：表1智能包装FICO业务流程清单流程编号一级流程二级流程三级流程四级流程总账科目维护流程员工借款维护流程费用报销（包含以发票冲帐）流程业务付款（采购货物、资产设备工程、其他杂项）流程员工还款流程应收账款应收账款处理流程应收账款与应付账款冲抵的业务流程退货流程应付账款采购流程员工借款流程付款流程固定资产固定资产购买流程固定资产转移流程预算管理费用预算主数据的管理流程费用预算的编制及下达的管理流程成本管理报价管理业务流程研发费用管理业务流程成本核算业务流程智能包装组织图公司业务大体描述劲嘉集团有25家全资子公司，其中生产性13家。智能包装属于集团全资子公司，业务板块主要划分：大包装和精品包装。在内部管理上，按每个产品类进行分析成本、利润等。集团内的各子公司，发生的业务按照独立法人来交易，互为供应商和客户，并按税务要求开票。智能包装现状：一个独立法人，两个事业处。事业处之间存在成本的抵消业务，即当发生两个事业处内部交易时，在一个事业处的销售，在另一个事业处作采购业务。事业处之间的交易，参照行业标准。未来独立法人内部事业处之间要以虚拟收入的结算方式来处理，部门与部门之间的交易也要有成本的转移。但是资产负债表不需要分开，只考虑损益方面，能按事业处独立核算。目前，往来对账核对方面，比较耗费时间。未来希望能核算清楚集团内部销售收入数据和外部的销售收入的数据。总账（含OA接口）2.1业务描述目前对于会计科目的管理，集团有统一的科目编码规则，需要新增维护科目时，向集团财务申请需求，集团财务下发一级或二级科目，公司再根据下发的一级或二级科目新增三级科目。财务的核算，主要在用友系统，存货数据来自前端系统接口传入。总账发生的业务，在系统中直接维护。用友系统与外部系统的接口：在用友系统，采购、销售、存货的数据通过接口同步到系统中，每个月末核算库存存货。仓库提交仓库日报表和月报表。在金税接口方面，手工与金税系统对照处理，未来需要在SAP上实现与金税对接。OA与财务目前无对接，未来要实现OA与财务对接，将其实时转到财务总账中。目前在用友系统，财务部门处理手工记账凭证流程上，先由会计工作人员记账，然后由主管复核后，才正式过账。关于外币管理，目前主要使用的外币是USD、HKD。智能包装每个月都有做外币评估。总部暂时没有每月做，每个季度做一次外币评估。财务月结账：智能包装这边是每个月5到6号完成用友系统结账，7号完成报表上报。2.2科目维护业务 1）业务描述科目维护业务用于描述总账科目维护流程。目前智能包装的总账科目与集团财务科目一致。2）流程示意图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1集团财务提出要求合并报表财务经理提出2总账会计新增4）提升点未来SAP可以集中对会计科目进行管理，会计科目分为集团层面和公司法人层面，基本信息在集团层面可以共用，法人层面的信息根据各公司代码可以分别维护，各有差异。2.3员工借款1）业务描述员工借款业务用于描述公司员工借款审批过程业务。2)流程示意图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1申请借款人提交申请表管理层人员（经理以上级别）2相关事业处总经理审批事业部负责人（刘朝华/李敏）3财务会计审核4财务经理审核5董事长/总经理审核6出纳放款7费用会计记账8归档4)提升点员工借款审批阶段未来会在OA完成，审批完成后，会由出纳付款，最后再直接在SAP完成立账。整个过程会更加清晰可控。2.4费用报销（包含以发票冲帐）流程：1）业务描述费用报销（包含以发票冲账）业务用于描述公司员工费用报销审批过程业务。2)流程示意图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1提交申请2部门经理审核3事业部总经理审批职能部门跳过此流程4费用会计审核5财务经理审核6董事长/总经理审核7出纳放款8费用会计记账9归档2.4业务付款（采购货物、资产设备工程、其他杂项）流程：1）业务描述业务付款（采购货物、资产设备工程、其他杂项）业务用于描述公司员工业务付款审批过程业务。2)流程示意图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1提交申请部门文员提交申请2部门经理审核3采购中心经理审批材料设备付款需采购中心经理签字4往来会计审核5总账会计审核6财务经理审核7董事长/总经理审核8出纳付款9归档2.4员工还款流程1）业务描述员工还款业务用于描述公司员工还款审批过程业务。2)流程示意图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1申请人归还现金2出纳收款3费用会计记账4）提升点未来会充分考虑还款时是否需要通过发票报销去冲抵的业务场景，如果存在发票报销，就会走费用报销流程，随后再在SAP立账冲抵这部分金额。否则，责任人员需要打款给公司账户。应收账款（含金税接口）、发票管理3.1业务描述目前存在的销售模式有以下两种：方式一：赊销方式借：应收账款贷：主营业务收入应交税费-应交增值税（销项税额）收款时借：银行存款贷：应收账款方式二：预收账款方式借：银行存款贷：预收货款发货对账无误后借：应收账款贷：主营业务收入应交税费-应交增值税（销项税额） 核销预收账款：借：预收账款贷：应收账款对于销售收入和销售成本的核算的划分，主要以产品类别区分，例如：烟标、酒包等。在客户信用管理方面，因客户比较集中，暂时没有启用信用管理业务，未来是否使用，需要与营销部门讨论。公司收入与成本的确认规则是：销售商品收入：1.企业已将商品所有权上的主要风险和报酬全部转移给购买方2.企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出商品实施有效控制3.收入的金额能够可靠地计量4.相关的经济利益很可能流入企业5.相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量时，确认商品销售收入的实现。收入确认同时结转成本，收入与成本必须匹配，保持一致性。目前存在退货和预付业务：退货：如果前期已经开票，客户直接扣款，冲主营业务收入和成本，如果没有开票，直接从客户仓调拨回成品仓。预付：按合同预付订金，区分购买设备与其他服务类型。跨月开票不启用发出商品，因为启用发出商品，在税务上很容易被做销售处理，税务局要依此确认收入，后续出现退货情况时，又不好处理，开票的波动会比较大，不能用这种方式来处理，目前是用仓库来管理的。3.2应收账款处理流程1）业务描述应收帐款处理用于营销中心每月定期与客户对账，将数据反馈给应收会计的业务。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1每季度15号财务部按客户出具《询证函》与客户对账，营销部负责跟踪确定收回2每月业务员和跟单员负责与客户完成对账工作，对账无误后向财务部提出开票申请，需提交《开票申请明细表》与对应的《发货单》，财务根据业务提交的申请开具发票后，业务核对无误后即可登记应收账款台账3财务部每月15号提交应收账款账龄分析表给事业处总经理，分析表列示每家客户的欠款逾期情况4财务部将不定期地对应收账款或发出商品进行预警，及时通知事业处总经理，事业处总经理得到信息后及时处理，事业处总经理对逾期货款负有连带责任5营销部每年需组织人员对客户进行信用额度重新评估，信用评估可参照《信用额度评估申请表》3.2应收账款与应付账款冲抵的业务流程1）业务描述应收账款与应付账款冲抵用于客户既是供应商，又是客户的业务。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1客户补货营销、PMC统计补货数量，超过损耗的额外扣应收账款2统计费用，冲账业务员跟客户对账，冲应收账款3.3退货流程1）业务描述退货业务是产品质量问题，客户通知业务员办理退货的业务。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1营销中心接到客户通知退货后，通知仓库办理退货手续2仓库去客户提货，收到退货后，通知品质检验3品质根据检验结果，告诉仓库或PMC4PMC打客退返工或报废不良品，报废或者返工5仓库入库合格品，仓库重新入库应付帐款4.1业务描述1.供应商的分类：目前供应商分类不太清晰，没有严格按业务情形分类，未来需要进行整理分类。2.采购运费方面：大部分采购的物料，含运费成本；部分没有含运费的材料，按当月的生产情况，进行费用化分摊。费用化的原因：目前快递费，材料和运输费不统一，所以现在通常就是费用化了，未来期望使用权责发生制，要提前预计材料价格里的这部分，要价税分离。3.目前按收货实际发生额统一开发票，不存在票到货未到情况，存在当月货到票未到情况，财务作暂估处理。原材料入库财务记账为：借：原材料贷：应付账款-暂估应付款待发票到后红冲回暂估，再按发票额入账。此业务占据每月采购量90%。4.2采购流程1）业务描述采购业务是采购员根据订单需求或者部门需求向供应商购买材料或机器设备等业务。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1采购下采购订单2供应商送货品质检验3仓库收货4财务对账5供应商开票6付款4.3员工借款流程1）业务描述员工借款业务用于描述公司员工借款审批过程业务。2)流程示意图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1申请借款人提交申请表管理层人员（经理以上级别）2相关事业处总经理审批事业部负责人（刘朝华/李敏）3财务会计审核4财务经理审核5董事长/总经理审核6出纳放款7费用会计记账8归档4）提升点未来会通过OA管控审批阶段的流程，实现自动化审批，审批完成后，在出纳付完款，由会计在SAP中完成立账。整个业务流程会更加简单清晰。4.4付款流程1）业务描述员工借款业务用于描述公司采购付款审批过程业务。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1根据订单与供应商对账单并附上送货单、入库单，经财务核对金额无误2通知供应商开具增值税专用发票，收到发票后财务作账务处理事业部负责人（刘朝华/李敏）3采购申请人提出付款计划批量付款计划表（多个供应商）4采购填写付款申请书付款申请书（单个供应商）5采购经理审核6应付会计复核7财务经理审核8董事长/总经理审核9出纳付款无现金折扣，付款方式有：网银转账及电子银行承兑汇票4.3重点问题（1）供应商免费送货问题，管理上只管数量，没有金额，未来需要管理。（2）目前存在历史遗留的采购问题，需要在上线切换时决定切换策略。（3）目前存在销售与烟厂对账不清楚的情况，未来希望：从流程上支撑，销售不拿单，财务不开票，从流程中将权责划分开。固定资产5.1业务描述固定资产类别目前是按会计准则要求分：1.房屋建筑20-50年;2.机器设备10年;3.电子及其他设备5年;4.运输工具5-10年。固定资产的折旧方法：平均年限法，每类资产折旧方法统一。固定资产存在部门转移，变更使用部门月末按新部门计提折旧。不存在跨公司转移(销售变卖处理)固定资产取得的来源有直接购入与自制固定资产。日常归集其资产所发生的成本到在建工程，验收入库转固定资产。目前有台账，由设备动力部管理。存在账实不相符情况。差异原因：机器已到位，正常后验收。管理部门有台账，财务对于未验收的只做预付款未登记台账。低值易耗品直接费用化，一次性进成本。固定资产折旧允许残值，按比例确认，固定为10%。固定资产暂无发生报废业务、销售业务，先转入固定资产清理科目，处理完毕后将收入列入处置收入，如损失转营业外支出在建工程目前是按照项目来的，设备的维修和固定资产无关联，发生的费用直接费用化处理。固定资产有内部买卖，遇到资产大修时，需要立项来处理。5.2固定资产购买流程1）业务描述固定资产购买业务用于描述生产车间申请购买固定资产审批业务。由资产使用部门填写《资产购置申请审批表》，单元价值在1-20W之间要部门审批、分管领导、分管总经理审批。单位价值在20W以上的，由综合管理部报给集团审批，经过集团审批后方可购买。2）流程图3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1提交申请2部门经理审批3对口资产管理部门审批设备给动力设备审批，办公用品综合管理部审批4事业处主管领导审批事业部购买需要这流程5事业处总经理审批事业部购买需要这流程6董事长\总经理审批7综合管理部上报20W以上8集团批复4）提升点SAP有非常完整的固定资产卡片管理系统，而且可以提供通过开立采购单或直接财务记账取得固定资产原值的方法。当固定资产原值进入SAP固定资产卡片后，从卡片上可以清晰的看到未来每个月要折旧的计划金额数量。未来执行了每月计提折旧以后，也可以在固定资产卡片上看到固定资产每月折旧以及累积折旧的情况。5.3固定资产内部转移流程1）业务描述固定资产内部转移业务用于描述固定资产部门间的移动的业务。固定资产内部转移要填写《资产移动单》，由调入部门、调出部门的部门负责人签字确认，事业部主管领导/总经理签字确认，如果是跨事业部需双方事业部主管、事业部总经理签字确认，再逐次交动力设备部、财务部。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1调出部门提交申请2调入部门确认3调出事业部主管领导审核4调出事业部总经理审核5调入事业部主管领导审核6调入事业部经理领导审核7动力设备部审核机器设备8财务部调账调整U8部门/成本中心3）提升点SAP固定资产提供了灵活的固定资产调拨方法，可以允许直接修改资产卡片主数据的成本中心，调整其部门属性，也可以在集团内两个公司之间不两个资产卡片之间进行固定资产金额转移，也支持同一个公司下不同固定资产卡片的金额转移。固定资产的处理方式，可以进行固定资产有收入的销售，无收入的销售，报废等预算管理6.1现状描述目前公司只针对部门费用管控进行了预算管理，年初制订部门费用预算，一经确定不得变更，年底考核费用执行情况。每月/季/年分别让营销人员提供销售开票与回款计划表，财务根据计划表做简单的利润预测。基于部门的费用预算编制和预算控制的整体架构各费用预算中心根据部门实际情况编制下一年度的费用计划，也不分解到具体月份，但费用计划需分解到各费用项目。实际报销与发生时，能预警该部门实际费用发生额，暂不细化到预警具体费用明细项目，只对费用整体进行管控。6.2费用预算主数据的管理流程1）业务描述费用成本中心维护，费用项目与会计科目对照，各费用成本中心对具体每项费用进行金额预算。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1各部门/事业处对费用进行分解确定2财务根据每个月实际发生费用，进行通报6.3费用预算的编制及下达的管理流程1）业务描述根据市场需要，确定销售收入，制定预期的毛利率，然后收入、费用、成本分解到两大事业处，几大管理职能部门。费用预算流程：各部门自行编制——预算委员会审核——董事长\总经理审批——实际执行2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1各部门/事业处编制2预算委员会审核企管部/经理管理部/财务部/综合管理部审核3董事长\总经理审批4财务执行考核3）提升点预算控制过程中，存在实际记账与预算项目不同时，目前使用excle表的登记。例如：某些费用，员工使用其它票抵扣时，记账是抵扣的票，预算需要记录到实际的预算项目。未来在记账时，选择相应的预算部门、预算项目，用于记录到真是的预算项。成本管理7.1成本核算组织概述智能包装成本核算上，区分精品彩盒事业处和大包装事业处，两个事业处按独立核算方式进行。如果事业处之间发生工序加工等业务情形，在成本核算上，按内部加工处理，产生内部收入；但财务的角度，因为同一家公司，不计收入。因此，仅成本核算部门，表外登记之间发生的业务。7.2存货管理原材料按全月月末加权计算材料价格，材料经过质检入库时，采购部门与供应商确定采购发票价格。所以，原材料入库时，均有实际价格。有时采购订单税率与发票税率不一致，存在原材料价格差异问题。半成品暂未进行入库管理。目前存在一些客户原因暂停生产的订单，未进行半成品入库等处理，先挂到账务的在制品中。未来，客户期望能对半成品进行入库管理。成品计价方面，按当月核算的实际成本计价。因此，不存在价格差异等情形。提升点：原材料的价格，月末一次加权，未来，可以使用移动加权，可以实时获取材料成本价格。现在的半成品、成品没有标准价格，核算成本时，月末才能核算实际成本。未来，通过成本估算，获取标准价。目前，半成品比较难盘点和统计，未来，根据订单的状态，工序的约当产量，可以查询在制品的数量和金额。目前，了解订单的成本，需要月末核算完工后，才能查询成本。未来，月中也可以查询订单的同步成本。原材料（部分）、半成品、成品使用批次管理，能更好的了解材料账龄。7.3报价管理现状报价方面，由营销部门提出报价申请，工程部编制BOM和工艺路线，综合管理部根据工程部的报价BOM，向采购部门咨询最新价格，再计算材料成本价格。人工成本、销售成本、制造成本等，则按以往经验，按成本所占百分比进行计算。在报价方面，通常1-2天提供报价清单，但比较急的订单，会要求几个小时内计算出报价清单。在报价方面，报价BOM还需要进一步细化。能放入报价BOM的物料，尽量放入，便于完善报价清单结构。7.4报价管理业务流程1）业务描述报价管理业务用于描述营销对外报价的审批业务。2）流程图 3）流程说明流程序号流程说明差异点备注1提出申请2工程技术部制定BOM3工程技术部负责人审核4经营管理部报价核算5经营管理部经理审核6事业处总经理审核7董事长/总经理审核8财务备档7.5研发费用管理业务描述研发费用含研发产生的费用和打样产生的费用，如果需要收取客人打样费的打样订单，也纳入研发费用中。研发费用目前根据研发项目单独收集，每个月结算到管理费用。研发部门人员工资、发生的办公差旅费、研发设备折旧均入研发费用。7.6研发费用管理业务流程1）业务描述研发费用管理业务员用于描述研发人员开单/领料审批业务。2）流程说明流程序号流程说明差异点备注1营销接到客户需要，填写《样品制作申请单》2工程部接到通知，制作工艺开打样工单3工程根据打样单，打研发领料单4仓库发料仓库根据研发领料单，发材料5财务核算研发费用3）提升点建立研发项目工单，如果是有BOM、工艺的使用PP模块的研发工单；没有BOM和工艺路线的研发工单，创建研发内部订单。研发项目的材料领用，计入研发项目。研发工作人员的工资，分摊到研发项目订单。研发项目的费用归集、结算、统计