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合同保存和档案管理合同保存和档案管理协议甲方：[甲方名称]地址：[甲方地址]联系人：[甲方联系人]电话：[甲方联系电话]乙方：[乙方名称]地址：[乙方地址]联系人：[乙方联系人]电话：[乙方联系电话]鉴于，甲方需要对其所签订的合同进行保存和档案管理，为了确保合同的安全、完整和可检索性，双方经协商一致，达成如下协议：一、合同保存1.甲方负责将所有经其签署的合同以纸质形式保存，并建立完整的合同档案。合同档案的规划、组织和管理应符合相关法律法规的规定。2.甲方应制定合理的合同保存流程和标准，确保合同的完整性、准确性和安全性。甲方应对合同进行编号，并将合同编号与其相关的文件和资料进行关联。3.甲方应设立专门的合同保存区域或库房，确保合同的存储环境符合要求。甲方将确保保存的合同不受灰尘、霉变、翻损等因素的侵害，并采取适当的防火、防盗措施。4.乙方应积极配合甲方进行合同保存工作，如提供合同原件、复印件、扫描件等。乙方应确保提供的文件真实、准确，并通知甲方有关合同变更、解除或终止的情况。5.对于某些特殊合同，甲方和乙方可以另行协商确定保存期限和处理方式。二、合同档案管理1.为确保合同的管理和检索的便捷性，甲方应建立合同档案管理系统。该系统应具备合同搜索、查阅、备案等功能，并确保信息的安全和保密。2.甲方应制定合理的档案目录和索引，使得合同的检索能够快捷和准确。甲方应对合同档案进行分类、标注和整理，以防止出现遗漏、混乱和损毁。3.甲方应对档案进行定期巡查和维护，确保合同档案的长期保存和保存质量。对于受损的合同，甲方应及时采取修复或备份的措施。4.甲方应妥善管理和保管合同档案的相关密钥和权限，确保档案信息不被非法获取或篡改。甲方应与乙方共同探讨并采取合适的信息安全措施，防止泄露和侵权行为。三、争议解决1.对于因履行本协议而可能发生的争议，甲乙双方应本着友好合作的原则通过协商解决。如协商不能解决争议，应提交有管辖权的人民法院进行诉讼解决。四、其他条款1.本协议自双方签字之日起生效，有效期为三年。有效期届满前15天，双方若需要继续履行合同，则应协商订立续约协议。2.本协议的任何修改或补充，需由双方共同签署的书面协议才能生效。3.本协议一式两份，甲乙双方各持一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签字：

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