Access数据库技术及应用第6章-Access-2010报表

Access数据库技术及应用讲授人CONTENTS第二章Access2010数据库第三章Access2010表

第一章数据库根底第四章Access2010查询第五章Access2010窗体第六章Access2010报表第七章Access2010宏与VBA模块第五章Access2010窗口第六章Access2010报表在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。精美且设计合理的报表能使数据清晰地呈现在纸质介质上，把用户所要传达的汇总数据、统计与摘要信息让人看来一目了然。报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规那么打印输出格式化的数据信息。Access2010中报表的制作方式有多种，使用这些方式能够快速完成根本设计并打印报表。第六章Access2010报表Access的报表操作提供了四种视图：报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。〔1〕报表视图：报表设计完成后，最终被打印的视图。〔2〕打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形态。〔3〕布局视图：用于查看报表的版面设置。〔4〕设计视图：用于创立和编辑报表的结构。Access的报表类型有四种：〔1〕纵栏式报表：以垂直方式在每页上显示一条或多条记录。〔2〕表格式报表：分组/汇总报表，类似于用行和列显示数据的表格。〔3〕数据图视图、数据透视表报表：一种用图表的形式或透视表的形式显示的报表。〔4〕标签报表：在每页上以两或三列的形式显示多条记录。CONTENTS6.2报表的加工习题6.1报表的创立6.1报表的创立使用“报表”工具、“报表向导”与“报表设计”均可创立根本报表。6.1.1创立根本报表我们以“dx”表为例，说明根本报表的创立过程。例6.1为“dx”表创立根本报表。步骤1翻开“设备.accdb”数据库，在导航窗格中，选择“dx”表作为报表的数据源。步骤2单击“创立”选项卡，在“报表”组中单击“报表”，Access将创立一个包含数据源中所有字段的报表。报表将自动使用表格式布局。如果数据源包含足够多的字段，Access将以横向格式创立报表。报表在布局视图中翻开，可以对报表作进一步的修改。例如，可以通过单击并拖动一个控件调整字段，也可以切换到设计布局。如图6.1所示。浏览创立的自动报表，窗口下方的页码显示的是当前报表的页数。在报表当前页中，显示了报表的创立时间、总页数、当前页数等信息。步骤3保存报表。这里保存为“根本报表”。6.1报表的创立6.1.2报表向导Access提供了“报表向导”来帮助我们创立报表，它在使用过程中比自动报表提供了更多的选择。例6.2利用“报表向导”创立部门首字符分别为“1”和“2”的两种分组的设备清单，并统计各分组的设备价格平均值。〔步骤〕6.1报表的创立6.1.3报表设计和查询、窗体一样，如果不想使用向导的固定程序，或者想自行设计，这时可以使用报表的设计视图来自定义报表。报表的设计视图如图6.13所示。6.1报表的创立6.1.3报表设计例6.3自定义报表，打印“sb”表的内容。步骤1翻开“设备.accdb”数据库，单击“创立”选项卡，在“报表”组中单击“报表设计”，将出现报表设计视图。按F4翻开属性表，在报表的“数据”标签下的数据源下拉列表中选择“sb”，如图6.14所示。步骤2在“设计视图”中，节表现为区段形式，并且报表包含的每个节都出现一次。报表的设计视图默认加载三个节：页面页眉、主体、页面页脚。点击“设计”选项卡中的“添加现有字段”，将出现“字段列表”窗口，里面显示“sb”表的所有字段。这里，我们在主体节中添加要显示的字段：编号、名称、启用日期、价格、主要设备、部门，报表中每条记录都会显示这些字段。具体操作方法是在“字段列表”窗口中选中这些字段，用鼠标拖到报表窗口主体节中，如图6.15所示。步骤3选中报表中所有自动添加的内容，点击“排列”选项卡中“表”组中的“表格”，可以将报表自动调整为表格式布局。Access为报表提供了两种根本布局：表格式和堆叠式，但是也可以按照所需的任何方式排列数据。报表的一页可以显示多条记录，至于显示的记录多少，要由主体节的高度〔即一条记录的高度〕和页面的大小决定，这里对主体节的高度作适当的调节。如图6.16所示。步骤4点击“设计”选项卡中“页眉/页脚”组中的“页码”，在弹出的“页码”对话框中进行相应设置，其中“位置”设置决定页码显示在页眉还是页脚，如图6.17所示。三个节的具体设计情况如图6.18所示。步骤5如果想要在报表中显示总的报表标题，可以右键单击主体节的空白处，在弹出的快捷菜单中选中“报表页眉/页脚”选项，那么会立即添加“报表页眉”和“报表页脚”两个节。我们在“报表页眉”中插入“标签”控件，输入报表标题：“设备一览表”。在“报表页脚”中插入“文本框”控件，在标签处输入“设备价格总和：”，在内容中输入“=sum(［价格］)”计算所有设备的价格总和。设置如图6.19所示。步骤6点击“设计”选项卡中“视图”，可以进行视图切换，选择“打印预览”，可以浏览报表的结果，如图6.20所示。如果觉得满意，再切换回“设计视图”，进行保存，我们把报表命名为“自定义报表”。6.2报表的加工在我们创立了根本的报表之后，如果想要对报表作进一步的加工和修饰，那么一定会用到报表“设计视图”。6.2.1报表的结构报表中的内容是以节为单位划分的，每一个节都有其特定的作用。报表共由七个节组成，分别是：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚及报表页脚。6.2报表的加工6.2.2为报表添加页码、日期和时间1.参加页码在报表的每一页显示出页码可说是报表最根本的需求。6.2报表的加工6.2.2为报表添加页码、日期和时间2.参加日期和时间报表在打印时通常会在报表的开头或结尾注明打印的日期和时间，而且这个日期时间不是固定不变的，应该是打印那一时刻的日期和时间。例6.4为“自定义报表”的“报表页眉”添加日期和时间。6.2报表的加工6.2.2为报表添加页码、日期和时间2.参加日期和时间步骤1翻开“自定义报表”，进入设计视图，然后选择“报表页眉”节。在Access中，选择某个报表节的方法有三种：〔1〕单击节选定器。〔2〕单击节栏的任意位置。〔3〕单击节的背景中的任意位置。如图6.21所示。步骤2点击“设计”选项卡中“页眉/页脚”组中的“日期和时间”，在弹出的“日期和时间”对话框中进行相关设置。如图6.22所示。步骤3设置好的日期和时间文本框显示在“报表页眉”中，如果觉得位置和显示文字格式不满意，可以使用格式工具栏作进一步的修改。我们把日期和时间文本框移到同一行，并在前边添加一个标签，显示文字“报表制作时间：”，设定对应格式，如图6.23所示。6.2报表的加工6.2.3节的操作1.添加或删除节在刚翻开的报表设计视图中，默认添加的节只有三个：页面页眉、主体、页面页脚，但是如果我们想要使用其他的节，这时可以进行添加或删除。6.2报表的加工6.2.3节的操作2.显示和隐藏节当不希望显示节中所包含的信息时，可遵循以下步骤：〔1〕在设计视图中翻开报表。〔2〕选择所要显示或隐藏的节，按F4翻开其属性表。〔3〕将“格式”标签中的“可见”属性设置为“是”或“否”。6.2报表的加工6.2.3节的操作3.调整节的大小节的高度和宽度将决定报表的布局，我们可以分别增加或减小报表节的高度。更改某一节的宽度将更改整个报表的宽度。6.2报表的加工6.2.4强制分页默认的报表会根据报表的纸张大小和主体节的高度决定一页中记录的显示条数，但是如果我们想要在独立页上显示每条记录、每个组或者每个节，就要使用各节的“强制分页”属性。6.2报表的加工6.2.5让数据自动伸缩当我们将多个字段的数据以并排的方式打印时，我们必须赋予各个绑定控件足够的宽度，否那么数据将会被截断而无法打印。6.2报表的加工6.2.6对数据排序在报表中同样允许对输出数据进行排序，可以单击“设计”选项卡下的“分组和排序”，在出现的“分组、排序和汇总”窗口通过“添加排序”，依次对排序的基准字段进行选择，并设定升序还是降序。6.2报表的加工6.2.7对数据分组排序能够使报表中相同的数据排列在一起打印，但是如果想让数据更加层次清楚，并且能够针对相同特征的数据进行分析、统计、运算，那么必须分组报表中的数据。我们继续修改“自定义报表”，要求数据记录按照“部门”进行分组。例6.5对“自定义报表”按照“部门”分组，并且要求分组按照降序排序。6.2报表的加工6.2.7对数据分组在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中，单击“分组和排序”。Access显示“分组、排序和汇总”窗格，单击“添加组”，选择字段“部门”，按照降序排序，如图6.31所示。点击“更多”，可以对分组进行更多的属性设置。因为“部门”是文字值，所以它的分组形式选择“按第一个字符”，这样就会按照“部门”字段的第一个字符加以区分并确定分组。“部门”字段按照第一个字符可以分出两组，即首字符为“1”和首字符为“2”的两组，在打印的时候基于降序的顺序，先打印部门首字符为“2”的组别，再打印首字符为“1”的组别。那么，相同组别的记录又怎么输出呢？分组设定后，会在报表上按照顺序打印各组别的数据，但是如果一组的数据在一页不能显示完整，那么会把数据顺延到下一页，就会出现同一组的数据分跨在两页上，也可能一页上出现了两组的数据。为了使不同组的数据能够分别在不同的独立页上输出，我们设置“不将组放在同一页上”。这样，不同组别的记录就会显示在不同的页上。另外，为了说明每一组的信息特征，我们设置为“有标题”，并将标题设置为“部门首字符为：”。以上设置完如图6.32所示。最后，在组页眉中增加一个文本框，用于计算部门的首字符：“=Left(［部门］,1)”。预览报表，共有三页：第一页为报表页眉；第二页和第三页分别为两个部门的记录信息，如图6.33和6.34所示。6.2报表的加工6.2.8保持同页数据在打印时，因为数据量比较大，所以经常会出现数据要分跨在不同页的情况，我们可以采用“强制分页”的方法使不同节在打印时会另起一页。1.使一组记录保持在同一页上方法如下：对要保持同页的分组级别的字段或表达式，在“分组和排序”窗格的“分组形式”中点击“更多”局部，将“组放在同一页上”属性设置为以下设置之一：6.2报表的加工6.2.8保持同页1.使一组记录保持在同一页上〔1〕“将整个组放在同一页上”。〔2〕“将页眉和第一条记录放在同一页上”。6.2报表的加工6.2.8保持同页2.将同一节的内容保持同页除了同一组记录外，我们有时候还要求同一节的数据也要保持同页，这可以通过设置各个节的“保持同页”属性完成。其具体设置方式如下：〔1〕在设计视图中翻开报表。〔2〕将节属性表中的“保持同页”属性设置为“是”。6.2报表的加工6.2.9在报表中计算运行总和与总计值在报表打印的时候，我们经常需要看到一些数据的汇总或统计信息，它可以针对报表中的所有记录，也可以针对报表中每一组的记录。下面说明如何手动添加计算运行总和。〔1〕假设要根据逐条记录相加来计算运行总和，可参加一个计算文本框至主体中；假设要计算每一组记录增量的运行总和，可参加一个计算文本框至组页眉或组页脚中。〔2〕选定文本框，将其属性表中“控件来源”属性设置为计算所需总和的表达式。〔3〕接着根据所需的运行总和类型将文本框的“运行总和”属性设置成以下值之一：6.2报表的加工6.2.9在报表中计算运行总和与总计值①全部之上。②工作组之上。例6.6修改“自定义报表”，统计每个部门的设备价格总和及设备数量。6.2报表的加工6.2.9在报表中计算运行总和与总计值步骤1翻开“自定义报表”，在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中，单击“分组和排序”。Access显示“分组、排序和汇总”窗格，单击“添加组”，选择字段“部门”，按照降序排序；点击“更多”，设置分组形式为“按第一个字符”；设置“有页