JTAN05-SRM-用户手册-供应商关系管理用户操作手册-20140403-VF

物资采供管理信息化平台项目)进入RFX界面，点击“应答和中标”2）找到响应比较标题3）点击“比较所有响应”4）点击“编辑”5）选择合适的供应商6）点击“中标”此时，已经接收的报价的状态为“等待批准”。报价中标结果审批1）审批人登录进来后，点击“审批工作流”；2）点击刷新，获取最新的需要审批的项；3）可以看到还需要自己审批的单据，点击它跳转到报价审批界面；4）跳转到报价审批界面后，点击“批准”或“拒绝”。采购员根据中标报价创建执行合同1)进入RFX跟踪报表界面，2）找到中标的供应商3）点击“创建合同”4）选择相应的合同类型5）进入合同界面，点击“编辑”6）点击“下达”执行合同审批1）审批人登陆进来后，点击“审批工作流”；2）先点击刷新按钮，查找最新的需要审批的审批清单；3）点击要审批的合同；4）在弹出的合同显示界面中，点击“批准”或“拒绝”进行审批操作。采购员根据已审批的执行合同创建采购订单1)进入RFX跟踪报表界面，2）找到中标的供应商3）点击“创建合同”4）选择相应的合同类型5）进入合同界面，点击“编辑”6）点击“下达”关于采购订单几点补充说明1.采购订单的打印和传真1）采购订单上点击“打印预览”，下载下来采购订单PDF格式；2）需要打印出来传真给供应商，供应商送货的时候需要带着这个采购订单，以方便仓库点货和入库。2.采购订单行项目的净价计算和税码1）采购订单上选中行项目点击“详细信息”；2）看到“货币、价值和定价信息”；合同单价=供应商报价（含税价）订单单价=合同单价/(1+税率)订单价格是计算后的净价3）税率是从供应商报价一直带到合同，再带到订单的。3.采购订单行项目的条件类型条件类型主要用于记录一些物资采购过程中的各种其他费用，比如：运杂费等。1）采购订单上选中行项目点击“详细信息”；2）再点击“价格和条件”；3）点击条件；4）点击添加；5）下拉选择要添加的条件类型；6）输入金额或百分比；7）点击确定。4.关于采购订单行项目的“交货不足/过量交货容差”功能的使用操作说明：很多物资在采购过程中，会出现供应商时间到货的数量和采购订单的数量不一致的情况，此时为了保证来货的正常入库，可能需要在采购订单上设置“交货不足/过量交货容差”的百分比值。前面的5%：指实际到货数量比采购订单的数量可以少的数量，允许在5%以内。后面的10%：指实际到货数量比采购订单的数量可以少的数量，允许在10%以内。举例说明：采购订单：钢材，数量100吨实际供应商到货：95-110吨范围内可以正常入库。后面也不影响发票验收。如果少于95或大于110，则无法入库，需要去再次修改采购订单的这个容差%，或者修改采购订单的数量。特别说明：一般情况前面的“交货不足”容差可以不填，因为实际到货比采购订单少的情况，系统默认是允许入库的，但是仓库员需要注意设置“交货已完成”；所以，对于一般经常出现供应商到货和订单数量不一致的采购业务，在做采购订单的时候建议提前输入一定的“过量交货容差”的百分比值。操作方法如下：注意：如果勾选后面的“无限制”就表示上下都不做任何限制，此按钮不建议设置勾上。本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单物资集团采购计划执行—参考框架协议建订单业务情形本操作相关说明集团采购计划到达具体采购部门后，根据不同的业务情形后续采购业务执行的流程不同，本操作说明的是一般情况下，根据采购计划，获取到之前已经存在的框架协议，根据框架协议去做直接创建采购订单的业务情形。本操作主要步骤：采购员给需要执行的采购计划获取并分配之前已经存在的目前尚有效的框架协议，参照这个框架协议直接创建采购订单类型的包。然后将这个采购订单类型的采购包转成采购订单。本操作涉及到岗位主要有：采购员、采购业务审批人员。本操作之前的场景操作概述集团计划分配审批。操作起因集团采购计划分配提交审批。操作之前单据（来自手工或SAP系统）无SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输采购员、审批人登录账户。不同业务操作，不同账号登陆；2）输入用户密码。采购员选择计划行，分配框架协议1）在采购计划分配的界面里，找到带“k”的采购申请2）点击“分配采购组”3）选择合适的采购组4）点击“分配框架协议”5）找到相应的协议协议，点击“保存框架协议”6）输入计划批名称7）点击“保存”、“提交审批”集团计划部计划处理、创建采购订单1）跳转到采购计划处理的界面2）找到已创建的计划批，点击“创建采购包”3）输入包说明4）选择采购订单5）点击“检查”“保存”“提交”6）查询已创建的采购包7）点击“处理包”8）创建采购订单采购员对已有采购包进行修改的操作操作说明：在处理采购包的时候，有时需要对之前已经生成的包进行修改。相关的操作说明请参考.5中以询价类型的包为例的相关操作说明采购员将采购包转采购订单1）点击包概览步骤后，查询条件中设置好“采购订单”的过滤，然后点击查询；2）选中要处理的包行，点击“选择处理包”；3）跳转到包处理的步骤后，点击“创建采购订单”；4）可以看到采购订单创建成功的消息。采购员采购订单的查看、编辑和下达发布1）进入采购界面2）找到已创建的采购订单号，点击进入3）点击“编辑”4）点击“订单”采购订单审批订单审批人登录系统后，查看要审批的订单项，进行审批处理。审批的操作过程和报价审批、合同审批类似。1）审批人登陆后，点击“审批工作流”；2）点击刷新，获取最新的需审批任务；3）点击要审批的订单；4）弹出的订单界面中，点击“批准”或“拒绝”来进行审批。审批后状态查看:1）采购订单发布后，并通过审批后，状态变成了“已订购”，表示已经完成采购操作，订单生效；2）点击跟踪页签；3）可以看到，已经产生了后端凭证，也就是订单已经传输到ERP仓库管理系统；4）和询价单类型的过程相比，合同是协议类型的，不是执行合同，而且没有RFX询价的过程凭证。本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单物资集团采购计划执行—委托招标采购业务情形本操作相关说明集团采购计划到达具体采购部门后，根据不同的业务情形后续采购业务执行的流程不同，本操作说明的是一般情况下，根据采购计划，需要委托招标公司做招投标采购的业务情形。招投标两种类型：公开招标、邀请招标。本操作主要步骤：采购员给需要执行的采购计划创建招投标类型的采购包，并处理采购包，将招投标需求发送给招标公司。招标公司招标完成后，反馈招标的结果。集团采购员进系统查看招标结果，将招标结果转成报价中标，然后创建执行合同、采购订单。本操作涉及到岗位主要有：采购员本操作之前的场景操作概述集团计划分配审批。操作起因集团采购计划分配提交审批。操作之前单据（来自手工或SAP系统）无SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输采购员、审批人登录账户。不同业务操作，不同账号登陆；2）输入用户密码。采购员创建招投标类型的采购包1）在“创建/修改包”界面，输入采购包说明；2）选择采购方式为“招投标”，以“邀请招标”为例；3）点击“添加供应商”（若是“公开招标”方式，就不用添加供应商）；4）检查无误后，保存、提交采购包；5）消息提示：招投标的审批在包处理执行（区别于其他方式之处）采购员招投标类型采购包的处理在“包概览”界面，包状态为“未提交”；点击“处理包”，弹出“创建招投标”界面；选择“处理招标”页签；填写电话、邮箱、提交部门等必填信息；选择“委托书”页签；上传招标委托书及其他资料；点击“提交”，提交审批采购包，若维护了审批人，要相应的审批人对采购包进行审批；包状态为“审批完成”后，就要进入招投标业务流程进行处理，这部分由陕西秦源招标有限责任公司单独负责，具体处理过程不在此处说明。招投标子流程完成后，继续在“采购计划处理”进行以下处理：当“招标阶段”为“发放中标通知书”且招标状态为“审批完成”时，就可以继续处理包了；点击“处理包”，弹出“创建招投标”界面；点击“根据招标结果生成执行合同”；信息提示：根据包，创建合同成功；.4招标报价中标后的操作说明接下来的操作就是：执行合同审批：系统操作和“询价”业务中类似，根据执行合同创建采购订单：系统操作和“询价”业务中类似，采购订单编辑和下达：系统操作和“询价”业务中类似，本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单物资集团采购计划执行—共享采购本操作相关说明集团采购计划到达具体采购部门后，根据不同的业务情形后续采购业务执行的流程不同，本操作说明的是一般情况下，根据采购计划，获取到之前已经存在的合同，根据共享合同去做直接创建合同的业务情形。本操作主要步骤：采购员在创建包时根据已有的合同，直接创建共享采购类型的包。然后将这个采购订单类型的采购包处理成执行合同。本操作涉及到岗位主要有：采购员、采购业务审批人员。本操作之前的场景操作概述集团计划分配审批。操作起因集团采购计划分配提交审批。操作之前单据（来自手工或SAP系统）无SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输采购员、审批人登录账户。不同业务操作，不同账号登陆；2）输入用户密码。采购员共享已有合同，创建包1）集团进入采购计划处理界面2）选择共享采购3）点击“共享已有合同”4）根据需求可选择其他公司的共享合同5）选择要共享的合同，点击“获取共享货源”6）共享已有合同，检查行项目的共享供应商是否一致7）检查、保存8）提交采购员处理包，创建执行合同1）在“执行合同”前打勾2）查询要处理的包，点击“处理包”3）创建执行合同4）跳转到合同管理界面5）查询已创建的中央合同采购员编辑、下达合同进入合同界面，点击“编辑”点击“下达”采购员采购订单的查看、编辑和下达发布1）采购业务标题下，点击“采购菜单栏”；2）选择采购订单（全部）3）找到和选中要处理的采购订单行；4）点击编辑，跳转到采购订单编辑画面；5）点击检查有没有问题；6）没有问题点击下达。采购订单审批订单审批人登录系统后，查看要审批的订单项，进行审批处理。审批的操作过程和报价审批、合同审批类似。1）审批人登陆后，点击“审批工作流”；2）点击刷新，获取最新的需审批任务；3）点击要审批的订单；4）弹出的订单界面中，点击“批准”或“拒绝”来进行审批。审批后状态查看:1）采购订单发布后，并通过审批后，状态变成了“已订购”，表示已经完成采购操作，订单生效；2）点击跟踪页签；3）可以看到，已经产生了后端凭证，也就是订单已经传输到ERP仓库管理系统；4）和询价单类型的过程相比，合同是协议类型的，不是执行合同，而且没有RFX询价的过程凭证。本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单非煤板块集中采购进口物资业务流程业务流程概述本流程主要描述物资供应公司物资管理部收到矿业使用单位提报的计划后，收集整理，根据集采目录中的维护内容，在系统中录入计划，提报至集团计划管理部，集团计划管理部进行计划分配，分配给物资供应公司，再由物资供应公司物资管理部分配给进出口部，之后进行计划处理，创建合同，再根据合同创建订单。该流程中又按照是否减免税分为两种情况：1.减免税，2.非减免税。1.减免税物资，只对使用单位收取代理费，进出口部与供应商签订合同，在系统内流程结束，在系统外进行收货、销售、入出库操作。2.非减免税物资，进出口部与供应商签订合同，创建订单、编辑、下达，在系统中做收货、销售、入出库等。这种业务是由物资供应公司主要负责的采购业务。由有集团的计划管理部分配计划给物资供应公司，再有物资供应公司物资管理部分配计划给进出口部，由进出口部进行计划处理。对于减免税，物资供应公司进出口部根据寻源的结果，创建物资供应公司与供应商的交易合同，此时合同是保存的状态，再去编辑下达，审批完成之后，系统内流程结束；对于非减免税，物资供应公司进出口部根据寻源的结果，创建物资供应公司与供应商的交易合同，此时合同是保存的状态，再去编辑下达，审批完成之后，根据合同创建订单，编辑后下达发布生效，此时这个订单的主体是物资供应公司。之后就是在系统中做收货、销售、入出库等操作。在非煤板块集中采购进口物资业务中，计划处理时需要用到三种类型的采购包：询价、招投标、共享采购。询价：需要通过“询价”的方式来执行采购计划。而询价又可以细分为：单一来源、竞争性谈判、询价。单一来源：只有一家供应商；竞争性谈判：两家或两家以上供应商；询价：三家及三家以上供应商招投标：需要通过“委托招投标”的方式来执行采购计划。而招投标又可细分为：公开招标、邀请招标。公开招标：供应商未知，所有的供应商都可参与；邀请招标：需要手工添加供应商，只有选中的供应商可以参加招标。共享采购：这个物料之前已经和供应商签过合同，此时不需要再去寻源，可以直接参考以前合同上的供应商和价格去创建执行合同。此业务中，系统操作涉及到的审批点：创建计划批号审批、创建包审批、报价中标审批、合同审批、采购订单审批。相关的审批层级和审批人需提前在系统中做维护，审批层级的维护由关键用户负责操作。此流程中所有都未维护审批人，审批详见审批流程下面是煤炭板块集中采购进口物资业务的流程示意图：实际业务范例以物资供应公司物资管理部提报了一种集采进出口物资计划，需要集团审批后，分配给物资供应公司，由物资供应公司进出口部代为采购。接下来的流程涉及的业务流程：采购计划分配、采购计划处理、寻源、签订合同、根据合同生成采购订单。业务发生前要先维护好集团和分公司采购相关的审批层级，由关键用户来统一负责。采购审批层级维护（关键用户）SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输入关键用户登录账户。2）输入用户密码。西安分公司采购审批层级维护操作说明：审批层级分为带部门编码和不带部门编码的两种，其维护方法有细微不同。带部门编码的：适用于需要做到不同部门审批人不同的业务情况，比如合同审批的一级审批，通常可能是要本采购部门来审批，因此需要在维护审批层级的时候维护对应的部门编码；不带部门编码的：适用于跨部门或不需要区分部门来审批的业务情形，比如公司要求合同审批在本部门审批完成后，还需要提交公司级的领导层来审批，这样的话，在维护公司领导层的审批层级的时候，就不能维护部门编码，才可以实现所有采购部门的合同都会流转到公司领导这里审批。1)先选择分公司代码和要审批的采购业务类型，比如报价审批2)点击插入行3)选中要维护进去的审批人的用户标识4)点击添加审批人5)该用户标识审批人就添加进来了，然后修改这个审批层级，001代表一级审批，以此类推6)选择这个用户标识所在的部门编码行7)点击添加部门编码8)可以看到部门编码和公司代码都添加进去了9)如果这个审批层级需要部门编码，那么这个审批层级到此结束，可以点击保存了。如果该审批层级不需要部门编码，还需要在保存前如下操作：9)紧接着上面的8)步骤，点击取消部门编码10)可以看到部门编码被清空了11)然后再点击保存。这样操作后，这个审批层级就是个不需要部门编码的审批，也就是说这个采购业务-报价审批，所有采购部的报价审批都会需要这个人去审批。集团计划管理部进行采购计划分配本操作相关说明物资供应公司计划提报后，集团计划管理部进行采购计划分配，创建计划批号，审批之后，采购计划被分发到物资供应公司。本操作之前的场景操作概述物资供应公司提报计划到集团，集团分配给物资供应公司，并产生计划批号。操作起因物资供应公司物资管理部计划提报。操作之前单据（来自手工或SAP系统）无SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输入集团计划管理部计划员登录账户。2）输入用户密码。集团计划分配、创建计划批号操作说明：先分配采购组，再创建计划批号。1.分配采购组1)进入系统后，点击“采购计划分配”标题页签2)点击“分配采购计划”步骤3)显示条件：可隐藏或显示搜索条件4）填写筛选条件后（也可不填），点击“查询”获取采购计划5)勾选中需要分配处理的计划行，可以多行一起处理6)点击“分配采购组”7)选择要分配的采购组“分配至物资供应公司”8）点击“确定”，采购组织会更新为7020，采购组会更新为10C。9)点击“创建计划批号”，画面跳转到步骤2.创建计划批号的界面2.创建计划批号1)输入计划批号的名称2)如果有多项，可以移除选择项3)点击“保存”4)点击“提交审批”，如果没有维护审批人，审批自动通过；如果维护了审批人，会触发审批流特别说明：对已有计划批号进行修改操作说明：有时需要对之前已经生成的计划批号进行修改。修改内容包括：修改计划批号名称、移除已有行项目。在系统中操作过程如下：1)先在批计划概览中找到要修改的计划批2)点击“修改”，跳转到“创建计划批”的界面3)根据实际业务需要，修改对应的信息，比如：计划批号名称、移除已存在的行项目（选中要移除的行，点击“移除选择项”）4)修改完成后，保存和提交审批本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果计划批号提交审批完成后，物资供应公司获取采购计划。本操作之后的单据无物资供应公司物资管理部分配采购组本操作相关说明采购计划被分发到物资供应公司后，由物资供应公司物资管理部分配采购计划到进出口部，由进出口部进行采购。本操作之前的场景操作概述物资供应公司物资管理部将计划分配给进出口部。操作起因集团计划管理部分配计划给物资供应公司。操作之前单据（来自手工或SAP系统）无SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输入物资供应公司物资管理部计划员登录账户。2）输入用户密码。物资供应公司分配采购组1）点击“分配采购组”2）分配至“105物资供应公司进出口部”，点击“确定”后，采购组会更新为1053）此时不用再创建计划批号了，刷新界面后，采购计划已分配到进出口部了本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果物资供应公司进出口部获取采购计划本操作之后的单据无物资供应公司进出口部采购计划处理本操作相关说明物资供应公司进出口部接收到采购计划后，进行计划处理。操作概述物资供应公司进出口部进行计划处理。操作起因物资供应公司分配计划给进出口部。操作之前单据（来自手工或SAP系统）无SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输入物资供应公司进出口部采购员人员登录账户。2）输入用户密码。物资供应公司进出口部采购计划处理1)进入系统后，点击“采购业务”标题页签2)点击“采购计划处理”步骤3)显示/隐藏查询条件：可隐藏或显示搜索条件4）填写筛选条件后（也可不填），点击“查询”获取采购计划5)勾选中需要分配处理的计划行，可以多行一起处理6)分配框架协议：分配相应的框架协议7)修改寄售标示：修改需求计划的寄售标识8)点击“创建采购包”，画面跳转到创建采购包的界面包的类型有三种：询价、招投标、共享采购（采购订单在此流程中不涉及），以下分别进行介绍本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果物资供应公司进出口部计划处理到创建包，包的类型有三种，以下分别介绍。本操作之后的单据无采购包类型：询价本操作相关说明接上文流程，物资供应公司进出口部采购计划处理到创建采购包时有三种类型，先介绍询价。询价又可以细分为：单一来源、竞争性谈判、询价。单一来源：只有一家供应商；竞争性谈判：两家或两家以上供应商；询价：三家及三家以上供应商。SAP系统操作说明创建采购包1）输入包的名称2）选择询价方式：单一来源、竞争性谈判、询价。我们以单一来源为例3）移除选择项：移除已有行项目4）点击“添加供应商”，跳转至“货源推荐”界面，选择所要添加供应商查看预选供应商:查看所添加的供应商5）检查无误后，点击“保存”，点击“提交”修改采购包1）点击“包概览”，查询所创建包2）点击“修改包”，跳转至“创建/修改包”界面3）点击“处理包”，跳转至“包处理”界面处理采购包，创建RFX询价单1）点击“创建询价单”，提示询价单已创建成功，此时询价单状态是已保存，需要去编辑、发布发布询价单、报价、中标、审批此流程详见寻源流程根据中标结果创建执行合同1）报价的状态已经变成了“已接受”2）点击“创建合同”3）选择“ZS06-进口物资集采执行合同”4）点击创建合同，看到合同创建成功的提示，状态是还已保存。执行合同下达1）点击“采购业务”标题栏下面的“合同管理”2）打开需要处理的合同行3）点击“编辑”4）再点击“检查”5）检查无误后，再点击“下达”来发布合同6）此时合同已提交审批，它的状态是“等待审批”如果维护了审批人，自动触发审批流。若未维护，系统自动审批，刷新后状态更改为已审批。7）此时合同的采购方是物资供应公司。根据合同创建采购订单1）执行合同审批完成后，再显示这个执行合同，状态变成“已审批”2）点击“创建订单”，看到创建成功的消息采购订单下达1.采购订单的编辑下达1）点击“采购业务”标题栏下面的“采购”2）打开需要处理的采购订单，此时它的状态是已保存3）点击“编辑”4）点击“检查”，看看还有没有错误信息5）没有错误信息，点击“订单”来发布订单6）看到采购订单已经订购成功的消息7）发布后采购订单状态变成了“等待审批”8）执行合同创建的采购订单，一般不需要审批，因此点击刷新后，订单会自动审批2.订单下达后状态查看和凭证流程跟踪1）采购订单发布后，状态变成了“已订购”，表示已经完成采购操作，订单生效2）点击跟踪页签3）可以看到，已经产生后端凭证，即订单已经传输至ERP系统4）此时订单的采购方是物资供应公司本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单采购包类型：招投标本操作相关说明接2.9.5流程，物资供应公司进出口部采购计划处理到创建采购包时有三种类型，接下来介绍招投标。而招投标又可细分为：公开招标、邀请招标。公开招标：供应商未知，所有的供应商都可参与；邀请招标：需要手工添加供应商，只有选中的供应商可以参加招标。SAP系统操作说明创建采购包1）输入包的名称2）选择招投标方式：公开招标、邀请招标。我们以邀请招标为例3）移除选择项：移除已有行项目4）点击“添加供应商”，跳转至“货源推荐”界面，选择所要添加供应商查看预选供应商:查看所添加的供应商5）检查无误后，点击“保存”，点击“提交”此时包的状态是未提交，需要做进一步的处理修改采购包1）点击“包概览”，查询所创建包2）点击“修改包”，跳转至“创建/修改包”界面3）点击“处理包”，跳转至“创建招投标”界面处理采购包，创建招投标1）点击“修改”。2）填写委托方信息。3）点击“委托书”，上传委托书及其他文件。4）检查后，点击“保存”或“提交”。至此，进入招标流程。此时包的状态为：审核完成。业务说明：这一步骤完成后，招投标的包就正式提交到招标公司了，接下来的招标的过程不需要进出口部去操作。等招标有了结果后，招标电话通知申请的进出口部，进出口部的采购员进入系统查看招标的反馈信息，并做后续处理。根据招标结果生成执行合同招标流程全部完成后，包的状态为审批完成，且招标阶段为发放中标通知书，此时可以进行后续处理。1）点击“包概览”，查找已处理的包。2）点击“处理包”。跳转至“创建招投标”界面。3）点击“根据招标结果生成执行合同”。4）显示“创建执行合同成功”。执行合同下达1）点击“采购业务”标题栏下面的“合同管理”2）打开需要处理的合同行3）点击“编辑”4）再点击“检查”5）检查无误后，再点击“下达”来发布合同6）此时合同已提交审批，它的状态是“等待审批”如果维护了审批人，自动触发审批流。若未维护，系统自动审批，刷新后状态更改为已审批。7）此时合同的采购方是集团本部。根据合同创建采购订单1）执行合同审批完成后，再显示这个执行合同，状态变成“已审批”2）点击“创建订单”，看到创建成功的消息采购订单下达1.采购订单的编辑下达1）点击“采购业务”标题栏下面的“采购”2）打开需要处理的采购订单，此时它的状态是已保存3）点击“编辑”4）点击“检查”，看看还有没有错误信息5）没有错误信息，点击“订单”来发布订单6）看到采购订单已经订购成功的消息7）发布后采购订单状态变成了“等待审批”8）执行合同创建的采购订单，一般不需要审批，因此点击刷新后，订单会自动审批2.订单下达后状态查看和凭证流程跟踪1）采购订单发布后，状态变成了“已订购”，表示已经完成采购操作，订单生效2）点击跟踪页签3）可以看到，已经产生后端凭证，即订单已经传输至ERP系统4）此时订单的采购方是源采购组织：煤业物资榆林分公司本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单采购包类型：共享采购本操作相关说明接2.9.5流程，物资供应公司进出口部采购计划处理到创建采购包时有三种类型，接下来介绍共享采购。共享采购是指这个物料之前已经和供应商签过合同，此时不需要再去寻源，可以直接参考以前合同上的供应商和价格去创建执行合同。SAP系统操作说明创建采购包1）输入包的名称2）选择共享采购3）移除选择项：移除已有行项目4）点击“共享已有合同”，跳转至“共享采购”界面5）点击“查询”，查询以前的合同6）点击“获取共享资源”，即保存7）点击“取消共享”，即删除8）当行项目有多条时，点击“上一条”、“下一条”填写9）点击“退出”，退出此界面10）点击“检查”，无误后“保存”、“提交”修改采购包1）点击“包概览”，查询所创建包2）点击“修改包”，跳转至“创建/修改包”界面3）点击“处理包”，跳转至“包处理”界面处理采购包，创建执行合同1）点击“创建执行合同”。2）显示合同创建成功。执行合同下达1）点击“采购业务”标题栏下面的“合同管理”2）打开需要处理的合同行3）点击“编辑”4）再点击“检查”5）检查无误后，再点击“下达”来发布合同6）此时合同已提交审批，它的状态是“等待审批”如果维护了审批人，自动触发审批流。若未维护，系统自动审批，刷新后状态更改为已审批。7）此时合同的采购方是集团本部。根据合同创建采购订单1）执行合同审批完成后，再显示这个执行合同，状态变成“已审批”2）点击“创建订单”，看到创建成功的消息。采购订单下达1.采购订单的编辑下达1）点击“采购业务”标题栏下面的“采购”2）打开需要处理的采购订单，此时它的状态是已保存3）点击“编辑”4）点击“检查”，看看还有没有错误信息5）没有错误信息，点击“订单”来发布订单6）看到采购订单已经订购成功的消息7）发布后采购订单状态变成了“等待审批”8）执行合同创建的采购订单，一般不需要审批，因此点击刷新后，订单会自动审批2.订单下达后状态查看和凭证流程跟踪1）采购订单发布后，状态变成了“已订购”，表示已经完成采购操作，订单生效2）点击跟踪页签3）可以看到，已经产生后端凭证，即订单已经传输至ERP系统4）此时订单的采购方是源采购组织：煤业物资榆林分公司本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果采购订单成功订购后，等供应商送货到后，接下来的业务就是仓库做订单的收货。本操作之后的单据采购订单关于集中采购进口物资业务的特别说明此类业务按照是否减免税分为两种情况：1.减免税物资，进出口部收取使用单位代理费，供应商开发票给使用单位，进出口部代替集团签订合同，在系统内流程结束，在系统外进行收货、销售、入出库等。2.非减免税物资，进出口部代表集团签订合同，创建订单，只收取分公司代理费；采购订单由分公司编辑、下达，在系统中做收货、销售、入出库等。减免税物资集团做到合同审批完成，系统内流程结束。而非减免税继续创建采购订单，编辑下达后，在系统中销售入库。合同、订单的主体是物资供应公司与供应商。关于采购订单的几点补充说明1.采购订单的打印和传真：1）采购订单上点击“打印预览”，下载下来采购订单PDF格式2）需要打印出来传真给供应商，供应商送货的时候需要带着这个采购订单，方便仓库点货和入库2.采购订单行项目的净价计算和税码：1）采购订单上选中行“项目”，点击“详细信息”2）看到“货币、价值和定价信息”合同单价=供应商报价（含税价）订单单价=合同单价/(1+税率)订单价格是计算后的净价3）税率是从供应商报价一直带到合同，再带到订单的（对于进出口业务来说，税码只能选择“J0”）3.采购订单行项目的条件类型：条件类型主要用于记录一些物资采购过程中的各种其他费用，比如：运杂费等。1）采购订单上选中行项目点击“详细信息”，点击“价格和条件”2）点击“添加与更改费用”3）点击“添加费用类型”，下拉选择要添加的条件类4）输入费用5）点击确定4.关于采购订单行项目的“交货不足/过量交货容差”功能的使用操作说明：很多物资在采购过程中，会出现供应商时间到货的数量和采购订单的数量不一致的情况，此时为了保证来货的正常入库，可能需要在采购订单上设置“交货不足/过量交货容差”的百分比值。前面的5%：指实际到货数量比采购订单的数量可以少的数量，允许在5%以内。后面的10%：指实际到货数量比采购订单的数量可以多的数量，允许在10%以内。举例说明：采购订单：钢材，数量100吨实际供应商到货：95-110吨范围内可以正常入库。后面也不影响发票验收。如果少于95或大于110，则无法入库，需要去再次修改采购订单的这个容差%，或者修改采购订单的数量。特别说明：一般情况前面的“交货不足”容差可以不填，因为实际到货比采购订单少的情况，系统默认是允许入库的，但是仓库员需要注意设置“交货已完成”；所以，对于一般经常出现供应商到货和订单数量不一致的采购业务，在做采购订单的时候建议提前输入一定的“过量交货容差”的百分比值。操作方法如下：注意：如果勾选后面的“非限制”就表示上下都不做任何限制，此按钮不建议设置勾上。退换货业务业务流程概述本流程主要描述当发生退换货业务的时候，需要在SRM系统中创建退换货采购订单，供应商和采购员根据退换货订单实施退换货操作。实际业务范例以榆林公司的退换货业务为例进行说明。换货业务与退货业务在创建采购订单时的处理相同，区别仅是订单类型的选择不同。创建退换货采购订单本操作相关说明发生退换货业务时，SRM要做的是创建退换货订单，以下操作以榆林公司的退换货业务为例进行说明。SAP系统操作说明登录供应商关系管理（SRM）门户Portal系统1)直接输入关键用户登录账户；2）输入用户密码。创建退换货订单点击“采购”菜单；选择“采购订单”子菜单，弹出“选择采购订单类型”界面；选择订单类型为：“退货订单/换货订单”；点击“继续”跳转至“创建采购订单”界面；在“概览”页签；选择录入供应商、申请人、位置、采购组织、采购组等信息；注：a.采购组织和采购组默认是“物资分公司对应的采购组织和采购组”；b.供应商、申请人和位置都要点进去选择，以保证编码正确在选择“位置”的时候，要注意以下情况：8）输入公司代码，方便快速查找到该公司的工厂；9）“用户属性检索”默认打“X”标识，表示排除，要删掉排除标识；10）点击“开始搜索”；11）选择工厂；12）点击“添加行”添加退货物料信息；13）这时会有这样几行报错，可以先不管，之后的操作会逐一解决；14）输入产品标识，退货数量、单价、日期等信息；15）点击“检查”；16）这时之前的部分报错消失，但出现新的报错信息；17）点击“作为直接物料订购”，跳转至“项目”页签；18）在“项目”页签的常规数据里消息提示：这是直接采购物料。“退货项目”系统自动打上勾（若是换货订单，这里需要手动勾选）；19）点击“检查”；20）消息提示：采购订单正确；点击“订单”；22）消息提示：已订购采购订单本操作之后的场景（详细描述）本操作之后的系统效果退货采购订单成功创建，采购员就可以根据订单收发货。本操作之后的单据退换货采购订单其它补充说明关于竞价(反向竞拍)的采购方式的使用业务功能说明SRM系统内提供了一种在线“反向竞拍”的采购方式业务实现功能，主要是一种在线实时的网络拍卖大厅，需要被邀请的供应商投标人和采购同时在线，同时在一个网络实时空间里进行竞拍叫价。该采购方式类似于“拍卖”现场，只不过竞价(反向竞拍)一般情况下是看谁价格喊得最低，中标可能性较大。对于物资集团目前的业务来说，可以根据实际情况来考虑是否适应这个采购方式的功能。如果需要使用，可以在询价单上转成竞价或手工直接创建竞价。SAP系统操作说明RFX询价单转竞价1）在已有的RFX询价单上点击“转换为竞价”。2）弹出提示框，提示如果转竞价这个RFX将直接被关闭，无法继续往下做。如果确定要转，点击“是”。画面跳转3）先选择拍卖类型4）再选择从RFX带过来的供应商5）然后再点击“转换为竞价”，然后可以看到创建的拍卖的凭证号生成的提示接下去再去“采购业务-货源”中去找到这个拍卖，并进行后续的处理采购员看到的画面：供应商登录后，参与进来再看采购员的画面：

假如都竞价了，接受操作如下：点击“投标和奖励“，进去的画面和RFX的报价的“投标和响应”是一样的，接下来就是比价，然后接受中标。常见问题处理详细见项目文档“SRM系统业务操作过程中的注意事项和常见问题处理”附录附录一：采购组织&工厂采购组织采购组织描述工厂工厂描述2700煤业物资采购组织2700煤业物资本部物流中心工厂2701煤业物资本部物流中心代保管工厂2710煤业物资集中采购中心2710煤业物资西安物流中心工厂2711煤业物资西安物流中心代保管工厂2720煤业物资铜川采购组织2720煤业物资铜川物流中心工厂2721煤业物资铜川物流中心代保管工厂2730煤业物资韩城采购组织2730煤业物资韩城物流中心工厂2731煤业物资韩城物流中心代保管工厂2732煤业物资韩城南区仓库工厂2733煤业物资韩城南区仓库代保管工厂2734煤业物资韩城桑树矿供应组工厂2735煤业物资韩城桑树矿供应组代保管工厂2736煤业物资韩城象山供应组工厂2737煤业物资韩城象山供应组代保管工厂2738煤业物资韩城下矿供应组工厂2739煤业物资韩城下矿供应组代保管工厂2740煤业物资澄合采购组织2740煤业物资澄合物流中心工厂2741煤业物资澄合物流中心代保管工厂2750煤业物资蒲白采购组织2750煤业物资蒲白物流中心工厂2751煤业物资蒲白物流中心代保管工厂2780煤业物资神南采购组织2780煤业物资神南物流中心工厂2781煤业物资神南物流中心代保管工厂2782煤业物资神南红柳林供应站工厂2783煤业物资神南红柳林供应站代保管工厂2784煤业物资神南柠条塔供应站工厂2785煤业物资神南柠条塔供应站代保管工厂2786煤业物资神南张家卯供应站工厂2787煤业物资神南张家卯供应站代保管工厂2788煤业物资神南红柠铁路供应站工厂2789煤业物资神南红柠铁路供应站代保管工厂7020物资集团集中采购中心7020物资供应物流中心工厂7021物资供应物流中心代保管工厂7090物资集团铜川采购组织7090物资集团铜川物流中心工厂7091物资集团铜川物流中心代保管工厂7100物资集团韩城采购组织7100物资集团韩城物流中心工厂7101物资集团韩城物流中心代保管工厂7110物资集团澄合采购组织7110物资集团澄合物流中心工厂7111物资集团澄合物流中心代保管工厂7120物资集团蒲白采购组织7120物资集团蒲白物流中心工厂7121物资集团蒲白物流中心代保管工厂7122物资集团蒲白油库工厂7160物资集团神南采购组织7160物资集团神南物流中心工厂7161物资集团神南物流中心代保管工厂附录二：采购组采购组采购组描述100物资集团采购计划分配101煤炭物资供应公司采购一部102煤炭物资供应公司采购二部103煤炭物资供应公司采购三部104煤炭物资供应公司设备采购部105煤炭物资供应公司进出口部106煤炭物资供应公司民爆公司采购组107煤炭物资供应公司煤炭采购组108煤炭物资供应公司温泉采购组10C煤炭物资供应公司采购计划分配110物资集团铜川采购计划分配111物资集团铜川金属材料采购组112物资集团铜川五金电器采购组113物资集团铜川建筑材料采购组114物资集团铜川矿用支护采购组115物资集团铜川机械设备采购组116物资集团铜川国债专项采购组117物资集团铜川油脂化工采购组118物资集团铜川电缆电材采购组119物资集团铜川设备配件采购组11A物资集团铜川机电产品采购组11B物资集团铜川工矿产品采购组120物资集团韩城采购计划分配121物资集团韩城材料采购组122物资集团韩城设备采购组123物资集团韩城配件采购组130物资集团澄合采购计划分配131物资集团澄合材料采购组132物资集团澄合设备采购组140物资集团蒲白采购计划分配141物资集团蒲白材料采购组142物资集团蒲白设备采购组143物资集团蒲白机电产品采购组144物资集团蒲白民爆管理组145物资集团蒲白油库采购组150物资集团神南采购计划分配151物资集团神南计划部采购组152物资集团神南采购部采购组200煤业物资采购采购计划分配201西安分公司采购一部202西安分公司采购二部203西安分公司采购三部204西安分公司设备采购部205煤业物资进出口部206西安分公司民爆器材公司采购组207西安分公司仓储配送公司采购组20C西安分公司采购计划分配210煤业物资铜川采购计划分配211煤业物资铜川金属材料采购组212煤业物资铜川五金电器采购组213煤业物资铜川建筑材料采购组214煤业物资铜川矿用支护采购组215煤业物资铜川机械设备采购组216煤业物资铜川国债专项采购组217煤业物资铜川油脂化工采购组218煤业物资铜川电缆电材采购组219煤业物资铜川设备配件采购组21A煤业物资铜川机电产品采购组21B煤业物资铜川工矿产品采购组220煤业物资韩城采购计划分配221煤业物资韩城材料采购组222煤业物资韩城设备采购组223煤业物资韩城配件采购组230煤业物资澄合采购计划分配231煤业物资澄合材料采购组232煤业物资澄合设备采购组240煤业物资蒲白采购计划分配241煤业物资蒲白材料采购组242煤业物资蒲白设备采购组243煤业物资蒲白机电产品采购组250煤业物资神南采购计划分配251煤业物资神南计划部采购组252煤业物资神南采购部采购组附录三：工厂&库存地点工厂工厂描述库位仓储地点描述2700煤业物资本部物流中心工厂1001一号库1002二号库1003三号库2701煤业物资本部物流中心代保管工厂1001一号库1002二号库1003三号库1098免费物资1099客户代保管2710煤业物资西安物流中心工厂1001一号库1002二号库1003三号库2711煤业物资西安物流中心代保管工厂1001一号库1002二号库1003三号库1098免费物资1099客户代保管2720煤业物资铜川物流中心工厂1001一号库1002二号库1003三号库1004四号库1005五号库1006六号库1007七号库1008八号库1009九号库1010十号库1011十一号库1012十二号库1013十三号库1014十四号库1015十五号库1016十六号库1017十七号库1018十八号库1019十九号库1020二十号库1021二十一号库1022二十二号库2721煤业物资铜川物流中心代保管工厂1001一号库1002二号库1003三号库1004四号库1005五号库1006六号库1007七号库1008八号库1009九号库1010十号库1011十一号库1012十二号库1013十三号库1014十四号库1015十五号库1016十六号库1017十七号库1018十八号库1019十九号库1020二十号库1021二十一号库1022二十二号库1098免费物资1099客户代保管2730煤业物资韩城物流中心工厂1001材料库11002材料库21003材料库31004材料库41005材料库51006材料库61007材料库71008材料库81009材料库91010材料库101011材料库111012材料库121013材料库131014材料库141015材料库151016材料库161017材料库171018设备库2731煤业物资韩城物流中心代保管工厂1001材料库11002材料库21003材料库31004材料库41005材料库51006材料库61007材料库71008材料库81009材料库91010材料库101011材料库111012材料库121013材料库131014材料库141015材料库151016材料库161017材料库171018设备库1098免费物资1099客户代保管2732煤业物资韩城南区仓库工厂1001普采配件库1002综采配件库1003设备库2733煤业物资韩城南区仓库代保管工厂1001普采配件库1002综采配件库1003设备库1098免费物资1099客户代保管2734煤业物资韩城桑树矿供应组工厂1001材料库11002材料库21003材料库31004材料库41005油脂库1006化学药品库1007劳保库1008橡胶库1009钢材大棚1010普采配件库11011普采配件库21012普采配件库31013综采配件库11014综采配件库21015综采配件库31016设备库2735煤业物资韩城桑树矿供应组代保管工厂1001材料库11002材料库21003材料库31004材料库41005油脂库1006化学药品库1007劳保库1008橡胶库1009钢材大棚1010普采配件库11011普采配件库21012普采配件库31013综采配件库11014综采配件库21015综采配件库31016设备库1098免费物资1099客户代保管2736煤业物资韩城象山供应组工厂1001油脂库11002油脂库21003材料库11004材料库21005材料库31006材料库41007材料库51008材料库61009劳保库1010紧固件库1011建材库11012建材库21013建材库31014支护库11015支护库21016钢材大棚1017铅丝库1018电缆库1019坑代库1020皮带库1021普采配件库11022普采配件库21023普采配件库31024普采配件库41025普采配件库51026综采配件库11027综采配件库21028综采配件库31029设备库2737煤业物资韩城象山供应组代保管工厂1001油脂库11002油脂库21003材料库11004材料库21005材料库31006材料库41007材料库51008材料库61009劳保库1010紧固件库1011建材库11012建材库21013建材库31014支护库11015支护库21016钢材大棚1017铅丝库1018电缆库1019坑代库1020皮带库1021普采配件库11022普采配件库21023普采配件库31024普采配件库41025普采配件库51026综采配件库11027综采配件库21028综采配件库31029设备库1098免费物资1099客户代保管2738煤业物资韩城下矿供应组工厂1001油脂库11002油脂库21003材料库11004材料库21005劳保库1006紧固件库1007建材库11008建材库21009支护库11010支护库21011钢材大棚1012铅丝库1013油漆库1014电缆库1015皮带库1016坑代库1017普采配件库11018普采配件库21019综采配件库1020工具库1021电器库1022杂品库1023小型电器库1024轴承阀门库1025大型钢丝绳库1026设备库2739煤业物资韩城下矿供应组代保管工厂1001油脂库11002油脂库21003材料库11004材料库21005劳保库1006紧固件库1007建材库11008建材库21009支护库11010支护库21011钢材大棚1012铅丝库1013油漆库1014电缆库1015皮带库1016坑代库1017普采配件库11018普采配件库21019综采配件库1020工具库1021电器库1022杂品库1023小型电器库1024轴承阀门库1025大型钢丝绳库1026设备库1098免费物资1099客户代保管2740煤业物资澄合物流中心工厂1001配件库1002氢化库1003钢材库1004设备库1005四类库1006支护库1007一号