JTAN05-SRM-培训材料-最终用户-煤碳板块集中采购进口物资业务-20140331-V1.0

物资采供管理信息化平台项目

用户培训手册

内容：煤碳板块集中采购进口物资业务

2014年4月目录II业务流程概述I实际业务范例IV进出口部计划处理V计划管理部计划分配III根据执行合同创建采购订单业务流程概述

煤炭板块集中采购进口物资业务，是指各分公司收到矿业使用单位提报的计划后，收集整理，根据集采目录中的维护内容，自动提报至集团计划管理部，集团计划管理部进行计划分配，分配给西安分公司进出口贸易部，之后进行计划处理，创建合同，再根据合同创建订单。

该流程中又按照是否减免税分为两种情况：1.减免税，2.非减免税。

1.减免税物资，进出口部收取使用单位代理费，供应商开发票给使用单位，进出口部代替集团签订合同，在系统内流程结束，在系统外进行收货、销售、入出库等。

2.非减免税物资，进出口部代表集团签订合同，创建订单，只收取分公司代理费；采购订单由分公司编辑、下达，在系统中做收货、销售、入出库等。

相关流程图：煤炭板块集中采购进口物资业务流程流程图中的图例说明相关流程图：煤炭板块集中采购进口物资业务流程目录实际业务范例II业务流程概述IIV进出口部计划处理V计划管理部计划分配III根据执行合同创建采购订单实际业务范例以黄陵分公司提报了一种集采进出口物资计划，需要西安分公司进出口部代为采购。

接下来的流程中涉及的业务流程：采购计划分配、采购计划处理、寻源、签订合同、根据合同生成采购订单。目录II业务流程概述I实际业务范例IV进出口部计划处理V计划管理部计划分配III根据执行合同创建采购订单本操作之前的场景集团计划管理部采购计划分配和产生计划批号分公司计划提报分公司提报计划到集团，集团分配给西安分公司进出口部，并产生计划批号操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述本操作相关的说明分公司计划提报后，集团计划管理部进行采购计划分配以及审批产生的计划批号后，此时，这个采购计划被分发到西安分公司进出口部，由进出口部继续接下来的操作。SAP系统操作说明：1.集团计划管理部分配采购组集团计划管理部分配采购组说明1）分配采购组。2）分配至265西安分公司进出口部。点击“确定”后，采购组会更新为265。3）点击“创建计划批号”，跳转到创建计划批号的界面。123SAP系统操作说明：2.集团计划管理部创建计划批号集团计划创建计划批号说明1）输入计划批号的名称2）保存计划批号3）提交审批4）如果没有维护审批人，会自动审批通过1324本操作之后的场景计划批号审批完成后，西安分公司进出口自动获取采购计划。本操作之后的系统效果详细描述本操作之后的单据目录II业务流程概述I实际业务范例IV进出口部计划处理

V计划管理部计划分配III根据执行合同创建采购订单本操作之前的场景进出口部获取采购计划，进行计划处理计划批号审批完成后，西安分公司进出口部获取采购计划。采购部门接收到采购计划后，进行采购处理操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述本操作相关的说明西安分公司进出口根据接收到的采购计划后，进行寻源处理：计划处理（创建包、包处理），选择报价供应商，部门内审核；供应商报价、比价后，报价结果在部门内审批；根据审批的报价创建执行合同，并提交审批。此时产生的合同是集团与供应商的签订的。SAP系统操作说明：1.进出口部选择采购计划选择采购计划说明1）选择采购计划，点击“创建采购包”，跳转到创建采购包的界面。1SAP系统操作说明：2.进出口部创建采购包创建采购包说明1）此时包的方式有三种：询价单、招投标、共享采购。以下分别介绍。采购订单方式不使用。1计划处理三种类型进出口部计划处理的三种类型IV招投标2共享采购31询价SAP系统操作说明：计划处理-1.询价单创建采购包说明1）输入包的名称。2）选择询价方式：单一来源、竞争性谈判、询价。

单一来源：只有一家供应商

竞争性谈判：两家或两家以上供应商

询价：三家及三家以上供应商

我们以单一来源为例。

3）点击“添加供应商”，跳转至“货源推荐”界面，选择所要添加供应商。

点击“查看预选供应商”，就可以看见所选择添加的供应商。4）检查无误后，点击“保存”。

再点击“提交”，若维护了审批人员，会自动触发审批流。1234修改包说明1）点击“包概览”，查询所创建包。2）此时包的类型是：询价，状态是“审批完成”。3）点击“修改包”，跳转至“修改包”界面。4）点击“处理包”，跳转至“包处理”界面1243SAP系统操作说明：计划处理-1.询价单处理包说明1）点击“创建询价单”，提示询价单已创建成功。1SAP系统操作说明：计划处理-1.询价单进出口部发布询价单、报价、中标、审批说明此流程详见寻源业务流程SAP系统操作说明：计划处理-1.询价单根据中标结果创建执行合同说明1）报价的状态已经变成了“已接受”。2）点击“创建合同”。3）选择合同的类型，此流程中选择“ZS06-进口物资集采执行合同”。4）点击创建合同，看到合同创建成功的提示，状态是还已保存。2143SAP系统操作说明：计划处理-1.询价单执行合同下达说明1）点击“采购业务”标题栏下面的“合同管理”。2）打开需要处理的合同行。3）点击“编辑”。4）再点击“检查”。5）检查无误后，再点击“下达”来发布合同。6）此时合同已提交审批，它的状态是“等待审批”。

如果维护了审批人，自动触发审批流。若未维护，系统自动审批，刷新后状态更改为已审批。7）此时合同的采购方是集团本部。6541237SAP系统操作说明：计划处理-1.询价单本操作之后的场景合同审批后，状态变成已经发布，紧接着就是根据合同创建订单注：如果是减免税物资，按照相关规定只有最终使用单位与供应商签订合同才能享有减免税政策，因此，截至合同审批完成这一步，系统相关操作完毕。本操作之后的系统效果详细描述本操作之后的单据计划处理三种类型进出口部计划处理的三种类型IV招投标2共享采购31询价创建采购包说明1）输入包的名称。2）选择招投标方式：公开招标、邀请招标。公开招标：供应商未知，所有的供应商都可参与邀请招标：需要手工添加供应商，只有选中的供应商可以参加招标我们以邀请招标为例。3）选择供应商。4）检查无误后，点击“保存”，再点击“提交”。3124SAP系统操作说明：计划处理-2.招投标SAP系统操作说明：计划处理-2.招投标修改包说明1）点击“包概览”，查询所创建包。2）此时包的类型是：招标，状态是“未提交”。3）点击“修改包”，跳转至“修改包”界面。4）点击“处理包”，跳转至“创建招投标”界面。3142处理包—创建招投标说明1）点击“修改包”。2）填写委托方信息。3）点击“委托书”，上传委托书及其他文件。4）检查后，点击“保存”或“提交”。至此，进入招标流程。此时包的状态为：审核完成。31243SAP系统操作说明：计划处理-2.招投标根据招投标结果创建执行合同说明招标流程全部完成后，包的状态为审批完成，且招标阶段为发放中标通知书，此时可以进行后续处理。1）点击“包概览”，查找已处理的包。2）点击“处理包”。跳转至“创建招投标”界面。3）点击“根据招标结果生成执行合同”。4）显示“创建执行合同成功”。1243SAP系统操作说明：计划处理-2.招投标执行合同下达说明1）点击“采购业务”标题栏下面的“合同管理”。2）打开需要处理的合同行。3）点击“编辑”。4）再点击“检查”。5）检查无误后，再点击“下达”来发布合同。6）此时合同已提交审批，它的状态是“等待审批”。

如果维护了审批人，自动触发审批流。若未维护，系统自动审批，刷新后状态更改为已审批。7）此时合同的采购方是集团本部。SAP系统操作说明：计划处理-2.招投标6541237本操作之后的场景合同审批后，状态变成已经发布，紧接着就是根据合同创建订单注：如果是减免税物资，按照相关规定只有最终使用单位与供应商签订合同才能享有减免税政策，因此，截至合同审批完成这一步，系统相关操作完毕。本操作之后的系统效果详细描述本操作之后的单据计划处理三种类型进出口部计划处理的三种类型IV招投标21询价共享采购3SAP系统操作说明：计划处理-3.共享采购创建采购包说明1）输入包的名称。2）选择共享采购。3）点击“共享已有合同”，跳转至“共享合同”界面。4）点击“检查”，无误后“保存”、“提交”。3124创建采购包说明1）点击“查询”，查询以前的合同。2）点击“获取共享资源”，即保存。3）点击“取消共享”，即删除。4）当行项目有多条时，点击“上一条”、“下一条”填写。5）点击“退出”，退出此界面。31254SAP系统操作说明：计划处理-3.共享采购修改包说明1）点击“包概览”，查询所创建包。2）此时包的类型是：合同，状态是“审批完成”。3）点击“修改包”，跳转至“修改包”界面。4）点击“处理包”，跳转至“包处理”界面。3124SAP系统操作说明：计划处理-3.共享采购处理包说明1）点击“创建执行合同”。2）显示合同创建成功。12SAP系统操作说明：计划处理-3.共享采购执行合同下达说明1）点击“采购业务”标题栏下面的“合同管理”。2）打开需要处理的合同行。3）点击“编辑”。4）再点击“检查”。5）检查无误后，再点击“下达”来发布合同。6）此时合同已提交审批，它的状态是“等待审批”。

如果维护了审批人，自动触发审批流。若未维护，系统自动审批，刷新后状态更改为已审批。7）此时合同的采购方是集团本部。SAP系统操作说明：计划处理-3.共享采购6541237本操作之后的场景合同审批后，状态变成已经发布，紧接着就是根据合同创建订单注：如果是减免税物资，按照相关规定只有最终使用单位与供应商签订合同才能享有减免税政策，因此，截至合同审批完成这一步，系统相关操作完毕。本操作之后的系统效果详细描述本操作之后的单据目录II业务流程概述I实际业务范例IV进出口部计划处理V计划管理部计划分配III根据执行合同创建采购订单本操作之前的场景西安分公司进出口部根据执行合同创建采购订单西安分公司进出口部产生执行合同由执行合同创建采购订单操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述本操作相关的说明西安分公司进出口部由审批完成的执行合同创建采购订单，再由各分公司的采购员进行编辑下达。

此时产生的采购订单的采购组织是各分公司。SAP系统操作说明：1.进出口部根据合同创建采购订单根据合同创建采购订单说明1）执行合同审批完成后，再显示这个执行合同，状态变成“已审批”2）点击“创建订单”，看到创建消息12SAP系统操作说明：2.分公司采购员进行采购订单的编辑下达登录采购员账号说明1）点击“采购业务”标题栏下面的“采购”2）打开需要处理的采购订单，此时它的状态是已保存12采购订单的编辑下达说明1）点击“编辑”2）点击“检查”，看看还有没有错误信息3）没有错误信息，点击“订单”来发布订单4）看到采购订单已经订购成功的消息5）发布后采购订单状态变成了“等待审批”6）执行合同转成的采购订单，一般不需要审批，因此点击刷新后，订单会自动审批SAP系统操作说明：2.分公司采购员进行采购订单的编辑下达54123SAP系统操作说明：2.分公司采购员进行采购订单的编辑下达订单下达后状态查看和凭证流程跟踪说明1）采购订单发布后，状态变成了“已订购”，表示已经完成采购操作，订单生效2）点击跟踪页签3）可以看到，已经产生后端凭证，即订单已经传输至ERP系统4）此