幼儿园信息管理指南

幼儿园信息管理指南幼儿园管理工作虽然有许多，但概括起来无非是两大类：一类是对人、财、物的管理，即物质管理；另一类是对各种指令、计划、图表、资料、事件、情景、消息等的传递和处理，即信息管理。然而，在幼儿园管理的实际工作中，幼儿园园长往往忽略了信息管理，重视的只是具体形态的物质管理。这样的管理往往失去了信息管理的引领作用而变得十分盲目和低效。信息管理的原则就是要通过信息管理来控制物质管理，通过信息管理来指导幼儿园管理的各方面工作。（一）信息的特征与类型“信息”一词来源于拉丁文，意指解释、陈述。按照现在一般的理解，认为信息是介于物质与精神之间的中介物，是“关于环境事实的可通信的知识”。通俗地说，信息是具有新内容、新知识的消息，是来源于实践而又能反过来指导和促进实践的一种资源。信息作为一种管理资源，在管理过程中表现为多种类型和不同的特点。如果按其性质来分，可以分为以下几种类型。1．无效信息与有效信息在管理过程中，信息无处不在，但并不是所有的信息都是有用的或有效的。管理者应该尽量排除无效信息，获取有效信息。有效信息一般具有以下特征：（1）事实性事实是信息的本质特征，不符合事实的信息不仅没有价值，还会对管理产生干扰作用。（2）滞后性信息是事实的反映。先有事实，后有信息，没有事实的信息就是虚假信息。（3）选择性不是任何信息都是客观事实的反映，对信息的管理需要有一定的鉴别，而有效信息就是对大量信息分析和取舍的结果。管理者对有效信息的鉴别和获取是信息管理的基本内容。2．原始信息与加工信息原始信息是一种比较客观的反映事物本质特点的信息，这种信息真实可靠，没有人为因素。加工信息是信息经过技术加工或者是人为加工，容易带上加工者的价值判断，所以管理者在使用这类信息时，应该特别注意鉴别信息的可靠程度。3．常规信息与偶发信息常规信息是指在正常的管理活动中按一定的程序而经常不断地产生的信息，这类信息有助于管理者建立常规性的管理秩序。偶发信息是指突发事件中产生的偶然信息。这类信息虽然是偶发的，但却是典型的，在管理过程中具有十分重要的价值，应该引起管理者的重视。4．正式渠道信息与非正式渠道信息正式渠道信息是指通过正式组织程序传递的信息，这是管理过程中信息传递的主要途径。在管理过程中，又有相当一部分的信息来自于非正式渠道，管理者对这类信息也应予以关注。5．内部信息与外部信息内部信息反映组织的内部动态，外部信息反映组织的外部动态。管理者在管理决策时既要把握内部信息，也要把握外部信息，才能全面掌握管理发展的主动权。6．表象性信息与实质性信息表象信息是对事物表层联系的反映，带有表面性的特点；内在信息是事物内在关系的反映，具有实质性的特点。表象信息往往蕴含着内在信息，所以，管理者也不能忽视对表象信息的获取与分析，并要全面掌握与幼儿园管理相关的信息，运用信息管理来推动管理工作的有效开展。（二）信息在幼儿园管理中的作用有效的管理需要通过信息来引导。管理过程实际上就是对信息的加工、处理、引导和反馈的过程。信息是现代管理的神经系统。信息在幼儿园管理中有以下三个方面的作用。1．信息是幼儿园园长进行决策和计划的依据幼儿园管理的有效性首先依赖于科学决策。幼儿园园长要根据社会要求、幼儿园的实际和儿童发展的需要来确定管理的目标，确定实现目标的规划方案和具体的手段与方法，这些工作都需要掌握与之相关的信息，信息是进行决策和制定目标的重要依据。这类信息又应当能客观地反映事物的本质属性，信息的科学性决定目标制订的科学性。所以，科学决策是以信息管理为基础的，管理者应该强化信息管理的意识，不断提高信息管理的水平。2．信息是幼儿园园长对管理过程进行有效控制的依据幼儿园园长在进行决策以后，就需要通过一系列的具体工作来实现。在这个过程中，又需要对各方面的工作加以控制，而要实现有效控制，就要通过信息的输入、输出和反馈过程实现。一旦信息的输出出现异常现象，就表明管理过程及其控制出现异常，需要管理者采取相应的措施。所以，幼儿园管理过程及其控制过程，实际上就是信息的引导和处理过程，即以信息为引导、以信息为依据，面对异常信息及时处理的工作过程。3．信息是幼儿园园长加强管理沟通的纽带幼儿园管理工作是按各个层次、各个部门和各个工作环节进行的。为了使各个部门和各个环节的工作有序地开展，管理者需要加强协调与沟通。例如，保育管理与教育管理、后勤工作管理和卫生工作管理、各教研组的管理、教师培养与管理、一日活动管理等，都需要幼儿园园长运用多种管理方法进行协调与沟通，而这种沟通和协调都需要信息的支持，以信息为纽带来连接各方面的工作。由此可见，信息渗透在幼儿园管理工作的方方面面，信息是幼儿园管理工作的重要依据和纽带。幼儿园园长应该充分利用信息，并运用信息管理的方法来推动管理工作的有效开展。（三）幼儿园信息管理的基本环节虽然幼儿园的信息管理与其他管理工作有着密切的关系，但是幼儿园信息管理又是相对独立的，并形成了相应的工作体系。其大致包括以下几个工作环节。1．获取信息获取信息是信息管理的第一步，管理者应该通过各种途径和运用各种方法去搜集信息，尤其是要主动地获取有效的信息。信息的来源有许多，可以从存在的问题、发展的趋势、专业的要求、工作的现状、现实的矛盾等方面去捕捉信息。在幼儿园管理中，会有各种各样的信息出现，而管理者主要应该关注这样几类信息：一是媒体信息，即电视、广播、书报杂志的信息，利用这些信息对员工进行引导与教育，提高员工的人格与专业素养。二是工作信息，即一般的工作现状与工作进程中的信息，这些信息的传递与利用可以保证工作的不断改进和相互协调。三是问题信息，即管理工作中的常见问题和突发问题，这些问题信息需要及时处理，加强防范措施，并引以为戒。四是文字信息，即各种资料、档案、报告、文案等，这些信息对现时和以后的工作具有重要的参考价值与借鉴意义。管理者可以从上述几种类型的信息中发现管理问题，明确管理方向。2．分析信息在广泛获取信息的基础上，管理者应该对信息进行认真的分析与研究。对信息的分析是信息管理的重要内容。信息的存在是无序的，而信息的管理就是要将无序的信息加以梳理，进行分类，发现原因，寻找对策，使零散的信息成为有效的信息，并为管理提供可靠的依据。3．传递信息在分析信息的基础上，管理者应该及时正确地向各个具体部门发出指令、明确要求，从而指导各个部门的工作。在传递信息的过程中，应该做到指令清晰、要求明确、信息传递渠道畅通。信息传递的有效性不仅与管理者传递信息的方法有关，还与管理的组织结构有关。因此，管理者不能只关注指令的下达，还要关注现行的组织结构是否有利于信息的有效传递。同时，还应该注意组织成员是否能接受所传递的信息，这是有效传递信息的关键。4．反馈信息信息传递的有效性取决于及时的信息反馈。信息反馈，对于管理过程来说，既是总结，又是开始。信息反馈应该是双向的，或者是多向的。在信息管理过程中，反馈具有反思、鉴别、选择、更新等重要作用，是动态把握管理进程的必要环节。5．储存信息通过对信息的获取、分析、传递、反馈，信息已不是原来的信息，而是被提炼为有一定保存价值的信息，对这类信息应该加以分类，编号、编目、存档，建立信息的保存系统，实施有效储存。信息有效储存的标志就是信息的有效提取。6．提取信息信息管理的目的不是信息的获取和储存，而是将所储存的