S物业管理公司印章使用管理制度

汇报人：2024-01-01S物业管理公司印章使用管理制度目录印章管理概述印章的种类与使用范围印章的刻制与启用印章的保管与使用印章的停用与销毁违规处理与责任追究附则与附件01印章管理概述Part印章是公司权力的象征，是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。印章代表着公司的意志和决策，具有法律效力。规范印章的使用和管理，对于维护公司形象和利益，防止滥用和盗用具有重要意义。印章的定义与重要性重要性印章定义管理目的确保印章的安全、规范、有效使用，防止未经授权使用或滥用印章，保护公司的合法权益。管理原则实行“统一领导、分级管理、专人负责、安全保密”的原则，确保印章管理的规范化和制度化。印章管理的目的与原则适用范围及对象适用范围本制度适用于S物业管理公司及其下属分支机构的所有印章管理活动。适用对象包括公司公章、合同章、财务章、法人章等各类印章的使用和管理人员。02印章的种类与使用范围Part用于公司对外发布的文件、信函、合同、协议等具有法律效力的文件上，代表公司的正式认可和承诺。公司公章用于部门内部文件、通知、报告等，代表部门的正式认可和承诺。部门公章公章用于公司财务相关文件、票据、凭证等，代表公司的财务认可和承诺。财务专用章用于公司收款凭证、发票等，代表公司的收款行为。收款专用章财务章合同专用章用于公司对外签订的各类合同、协议等，代表公司的合同认可和承诺。合同骑缝章用于合同文本的骑缝处，确保合同文本的完整性和真实性。合同章其他专用章人事专用章用于公司人事相关文件、证明、通知等，代表公司的人事认可和承诺。业务专用章根据业务需求，经公司批准刻制的具有特定用途的印章，如项目章、招标章等。其他特殊用途章如公司领导人名章、公司钢印等，根据公司规定和实际需求使用。03印章的刻制与启用Part申请部门填写《印章刻制申请表》明确印章名称、用途、使用范围等，并提交给上级主管部门审批。上级主管部门审批对申请进行审查，核实申请事项的真实性和必要性，给出审批意见。公司领导审批根据上级主管部门的审批意见，公司领导进行最终审批，并签署相关文件。刻制申请与审批流程03020103签订刻章合同与刻章单位签订正式的刻章合同，明确双方的权利和义务，确保印章刻制过程中的权益保障。01选择具有合法资质的刻章单位确保刻章单位具有公安机关核发的特种行业许可证，保证印章刻制的合法性。02刻章单位应具备良好信誉优先选择行业内知名度高、口碑好的刻章单位，确保印章刻制质量。刻制单位的选择与要求0102印章验收在收到印章后，申请部门应会同上级主管部门进行验收，核对印章样式、文字、尺寸等是否符合申请要求，确保印章质量。填写《印章启用申请表》验收合格后，申请部门填写《印章启用申请表》，明确启用时间、使用范围等，并提交给上级主管部门审批。上级主管部门审批对《印章启用申请表》进行审查，核实启用事项的真实性和必要性，给出审批意见。公司领导审批根据上级主管部门的审批意见，公司领导进行最终审批，并签署相关文件。印章启用在获得最终审批后，申请部门可正式启用印章，并按照公司相关规定进行管理和使用。030405印章的验收与启用程序04印章的保管与使用Part印章保管人由公司指定专人负责印章的保管，确保印章安全。职责要求保管人需严格遵守公司印章管理制度，对印章的使用、借出、归还等情况进行详细记录，并定期对印章进行检查、保养，确保印章完好无损。保管责任人与职责使用申请与审批流程申请人需填写《印章使用申请表》，明确使用目的、时间、地点等，并提交给相关负责人审批。使用申请相关负责人需在收到申请后一个工作日内完成审批，并将审批结果通知申请人。如遇特殊情况需延长审批时间，需向申请人说明原因。审批流程VS每次使用印章时，申请人需在《印章使用登记表》上详细记录使用情况，包括使用时间、地点、用途等，并由保管人签字确认。归档要求使用完毕后，申请人需将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》一并归档保存，以备后续查阅。同时，保管人需对归档情况进行监督和检查。使用登记使用登记与归档要求05印章的停用与销毁Part停用申请使用部门向管理部门提出停用申请，说明停用原因、停用时间等。要点一要点二审批流程管理部门审核停用申请，报公司领导审批，批准后通知使用部门。停用申请与审批流程停用印章需在管理部门监督下进行封存，确保印章完整、清晰。封存后的停用印章由管理部门统一保管，建立停用印章档案，记录停用原因、时间等信息。封存要求保管要求停用印章的封存与保管要求销毁程序对于需要销毁的停用印章，由管理部门制定销毁计划，报公司领导审批后实施。销毁过程需进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式等。监督机制公司设立监督机构对印章销毁过程进行监督，确保销毁程序合规、有效。同时，鼓励员工对印章管理过程中的违规行为进行举报，保障公司利益不受损害。销毁程序及监督机制06违规处理与责任追究Part任何员工在未经公司授权的情况下，擅自使用公司印章进行任何活动，均视为严重违规行为。一经查实，将立即解除劳动合同，并依法追究其法律责任。未经授权擅自使用印章若员工违规使用印章，并给公司或第三方造成经济损失或声誉损害，除解除劳动合同外，还需承担全部法律责任，并赔偿公司因此遭受的全部损失。违规使用印章造成损失违规行为界定及处罚措施内部举报机制鼓励员工积极举报违规使用印章的行为。对于提供有效线索的员工，公司将给予一定的奖励，并保证其举报信息的保密性。调查核实程序在接到举报或发现违规行为后，公司将立即启动调查程序。调查组将由公司管理层、法务部、人力资源部等相关部门组成，对违规行为进行深入调查。经调查核实后，将依据公司制度和相关法律法规对违规者进行严肃处理。责任追究机制及实施程序建立完善的印章管理制度，明确印章的保管、使用、登记等流程，确保印章的安全和合规使用。加强印章管理定期开展法律法规培训，提高员工的法律意识和合规意识，使其充分认识到违规使用印章的严重后果。提高员工法律意识加强公司内部监督机制，定期对印章使用情况进行检查和审计，及时发现和纠正违规行为。强化内部监督预防措施及建议07附则与附件Part本制度相关支持文件《S物业管理公司印章刻制申请表》、《S物业管理公司印章使用申请表》、《S物业管理公司印章交接表》、《S物业管理公司印章销毁申请表》等。本制度相关附件公司各类印章的样式、规格、尺寸等标准，以及印章刻制、使用、保管、销毁等流程图和操作指南。相关文件及附件说明解释权归属及修订程序本制度的解释权归S物业管理公司所有。本制度的修订程序为：由公司相关部门或人员提出修订建议，经公司管理层审议通过后，由公司法定代表人或授权代表签署