公司文书收发制度

公司文书收发制度1.介绍本文档旨在规范公司内部文书的收发流程和管理，确保文书能够有效传递和保存，提高工作效率和信息安全性。2.文书定义根据本制度，文书包括但不限于以下类型：内部文件：公司内部使用的各类文件，如会议纪要、报告、通知、文件、备忘录等。外部文件：公司与外部机构或个人交流使用的文件，包括合同、协议、邮件、公函等。电子文书：以电子形式创建、存储和传递的文书，如电子邮件、电子表格、电子文档等。3.文书收发流程3.1内部文件收发流程发文编写文书：根据需要编写相应的文书，包括标题、正文、附件等。审核与签发：将编写好的文书送交相关部门或领导审核，经过审核后进行签发。分发与登记：由签发人将文书分发给相关人员，并在文书登记簿上登记相关信息，如文号、日期、收文人等。收文签收：接收到文书后，及时签收，并记录签收时间。查阅与处理：根据文书内容，及时查阅并处理相关事项，如转交给相关人员、进行回复等。归档：查阅和处理完毕后，将文书归档存储，以备后续查询和参考。3.2外部文件收发流程发文编写文书：根据需要编写相应的文书，包括标题、正文、附件等。审核与签发：将编写好的文书送交相关部门或领导审核，经过审核后进行签发。分发与传递：根据文书的性质和内容，选择合适的传递方式，如传真、快递、邮件等，同时记录相关传递信息。收文签收：接收到外部文书后，及时签收，并记录签收时间。分发与登记：根据文书的性质和内容，将文书分发给相应的人员，同时在文书登记簿上登记相关信息，如文号、日期、收文人等。查阅与处理：根据文书内容，及时查阅并处理相关事项，如转交给相关人员、进行回复等。归档：查阅和处理完毕后，将文书归档存储，以备后续查询和参考。3.3电子文书收发流程发文创建文书：使用合适的电子工具创建文书，如文字处理软件、电子邮件客户端等。审核与发送：将创建好的文书发送给相关人员进行审核，并经过审核后进行发送。分发与登记：收到文书后，进行分发给相关人员，同时将相关信息登记到文书管理系统中。收文接收与下载：收到电子文书后，在文书管理系统中进行接收和下载，并记录接收时间。查阅与处理：根据文书内容，及时查阅并处理相关事项，如转交给相关人员、进行回复等。存储与备份：查阅和处理完毕后，将文书存储到合适的位置，并进行定期的备份，以防数据丢失或损坏。4.文书管理4.1纸质文书管理分类归档：根据文书的性质和重要程度，进行分类归档，便于后续查找和管理。存储保管：采取相应的防潮、防尘、防火等措施，保证文书的安全性和完整性。定期清理：定期检查文书的有效性，对于已过期或无效的文书，按规定进行销毁或归档。4.2电子文书管理文书管理系统：建立相应的文书管理系统，对电子文书进行统一管理和控制，包括存储、备份、查询和权限管理等功能。存储规范：规定文书存储的路径和格式，避免混乱和丢失。安全控制：采取相应的措施，保护文书的安全性，如数据加密、访问权限控制等。5.相关责任发文人：负责编写和发送文书，并确保文书的准确性和及时性。收文人：负责接收和处理文书，并确保文书的完整性和安全性。管理人员：负责文书管理和档案管理工作，包括分类归档、存储保管、定期清理等。6.执行和修订本制度自发布之日起生效，并按照需要进行修订和完善。员工在工作中必须遵守本制度的规定