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Chapter1商务信函概述Introduction

跨境电商应用文写作商务信函格式分类商务信函写作原则常用在线交流工具介绍2

Chapter1商务信函概述1商务信函格式分类1.1外贸信函组成和书写格式1.1.1信封的写法1.1.2外贸信函的组成部分1.1.3主要组成部分1.1.4选择性组成部分1.1.5外贸信函主要格式Chapter1商务信函概述1.1.1信封的写法寄信人的姓名与地址：信封的左上角收信人的姓名与地址：信封的右下角或信封中间若信是由他人转交的，就要写转交人的姓名与地址如：由MikeJohn先生转交给BobSmith，则在收信人姓名下写上C/oMikeJohn(C/o=Careof)，即：BobSmithC/oMikeJohn英文的姓名和地址的书写顺序是：姓名，地址地址的书写顺序应是从小到大：公司名称、门牌、街道、城市、州/省及邮政编码、国家Chapter1商务信函概述 Stamp

Sender’snameandaddress

Receiver’snameandaddress

ByAirmail

NanjingFeixiangKnitwearCo.,Ltd.109ZhongshanRoadNanjing,Jiangsu,ChinaT&FImp.&Exp.Co.Ltd.148WestStreet,BarcelonaSpain

ByAirmail

1.1.1信封的写法寄信人的姓名与地址：信封的左上角收信人的姓名与地址：信封的右下角或信封中间若信是由他人转交的，就要写转交人的姓名与地址如：由MikeJohn先生转交给BobSmith，则在收信人姓名下写上C/oMikeJohn(C/o=Careof)，即：BobSmithC/oMikeJohn英文的姓名和地址的书写顺序是：姓名，地址地址的书写顺序应是从小到大：公司名称、门牌、街道、城市、州/省及邮政编码、国家

Chapter1商务信函概述1.1.2外贸信函的组成部分(1) letterhead 信头(2) reference案号(3) date 日期(4) insideaddress信内地址(5) attentionline注意事项(6) salutation 称呼(7) subjectline事由(8) bodyoftheletter正文(9) complimentaryclose结尾敬语(10) signature 署名(11) enclosure附件(12) carboncopynotation抄送(13) postscript附言

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1.1.3主要组成部分（1）信头Letterhead信头位于信纸的最上方的中间位置，包含这家公司的必要信息，如公司名称、公司地址、邮政编码、公司电话和传真、公司的E-mail等。例如：JiangsuJinxiuCashmereCo.,Ltd.89QianrongRoadTeluishanDistrictFaxuxi,214000E-mail:jinxiu818@Jiangsu,Chinahttp://www.几乎所有公司的外贸信函都与现成打印好的信头。

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1.1.3主要组成部分（2）日期Date书写日期时，要记住以下几点：A日期的书写顺序一般有两种方式：美式写法：先写月份，然后是日期，最后是年份，如：December12,2012；英式写法：先写日期，然后是月份，最后是年份，12December,2017B书写月份时，建议使用英语全拼。如果要使用缩略式，请记得一定加缩略符。例如：Aug.15,2008C年份前一定要加逗号；D日期既可以使用基数词表达，也可以使用序数词表达。例如：Aug.15th,2017

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1.1.3主要组成部分（3）信内地址Insideaddress信内名称和地址是指收信人的姓名和地址，通常包括收信人的姓名及其职务、公司名称、公司的地址等信息。例如：Mr.BobBush,DirectorM&HEngineeringCo.,Ltd.152LevinAvenueToronto,M2B4Z6CanadaChapter1商务信函概述

1.1.3主要组成部分（4）称呼Salutation外贸信函中，常见的称呼是“DearSirorMadam”，如果收信人是公司或部门，则称呼为“DearSirs”，或者“DearMadams”。如果知道收件人的姓名，则应该按照下面的要求来称呼收信人。DearMr.Brown用于男士姓氏前DearMrs.Green用于已婚女士姓氏前DearMissSmith用于未婚女士姓氏前DearMs.Black用于婚姻状况不明的女士姓氏前谨记：称呼后面一律使用逗号“，”Chapter1商务信函概述

1.1.3主要组成部分（5）主题栏SubjectLine主题位于称呼下方，使收信人对函电的主题和内容一目了然，也便于收信人处理业务。例如：DearSirorMadam,Subject:ChinaImport&ExportCommoditiesFair也可以使用拉丁字母“Re”表示主题，Re的意思为inthematterof。例如：DearSirorMadam,Re:Women’sCashmereSweatersChapter1商务信函概述

1.1.3主要组成部分（6）正文Bodyoftheletter正文是外贸信函中最重要的部分，它传递了写信人的观点、看法、愿望等。所以，写信人应该认真仔细规划正文的篇章结构，使之逻辑清晰，文字通顺准确，用语符合规范。（7）结束语Complimentaryclose结束语通常位于正文下方空一行或两行处，只有第一个字母大写，且结束语后面必须使用逗号。例如：“Sincerely”,“Yourssincerely”,“Sincerelyyours”,“Yourstruly”,“Trulyyours”,“Yoursfaithfully”,“faithfullyyours”,“Yourscordially”,“cordiallyyours”,“Bestregards”,etc.

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1.1.3主要组成部分（8）签名Signature签名位于结束语下面，一般由以下内容组成：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的公司职务。例如：(Signature)WangYongSalesManagerChinaNationalMachineryImp.&Exp.Corp.Chapter1商务信函概述

1.1.4选择性组成部分（1）发文编号栏Referenceline发文编号是为了方便往来书信的存档和查阅，位于日期的上方或与日期平齐靠左的位置。发文编号没有固定的格式，常见的是以写信人名字的首字母或所在部门代号构成。一般书写为：YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。如果写信人是HenryBush，并且是他打印的，收信人是TomSmith，并写了回信，则发文编号为：YourRef.:HB/hbOurRef.:TS/tsChapter1商务信函概述

1.1.4选择性组成部分（2）经办人栏Attentionline如果信内地址没有提及收信人的姓名，那么我们就可以使用经办人栏来指出收件人的姓名，所以这部分也经常被视作信内地址的一部分。经办人栏位于信内地址下方两行处，称呼的上方，经常加下划线以引起收信人注意。通常我们会使用缩略形式“Attn”或“ATTN”，例如：Attn:MissGuoChapter1商务信函概述

1.1.4选择性组成部分（3）附件Enclosure如果信封内除了信函之外还有其他文件，则需要附件说明，其位置一般位于签名下方空一行处。如果附件只有一份，则书写为：Encl:Pricelist如果附件不止一份，则要加上编码，以方便收信人识别。例如：Enclosures:21.Quotation2.B/LChapter1商务信函概述

1.1.4选择性组成部分（4）抄送Carboncopynotation如果写信人需要同时把这封信交给收信人之外的其他相关人员或单位过目，则可以在附件的下方书写“C.C.”，即CarbonCopy的缩写形式，然后打印相关人员或单位的名称。例如：C.C.:thePeople'sInsuranceCompanyofChinaC.C.:SalesManager

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1.1.4选择性组成部分（5）附言Postscript附言用来表示对这封信的补充内容，通常比较简短，应该慎用。附言一般位于抄送的下方两行，经常缩写为P.S.例如：P.S.Thesampleswillbesenttoyoutomorrow.Chapter1商务信函概述

1.1.5外贸信函主要格式（1）齐头式FullblockformChapter1商务信函概述（2）缩进式IndentedformChapter1商务信函概述1.2电子邮件组成和书写格式（1）信头Chapter1商务信函概述1.2电子邮件组成和书写格式（2）正文Chapter1商务信函概述1.2电子邮件组成和书写格式（3）签名Chapter1商务信函概述Yoursfaithfully,LiShaManagerAssistantJiangsuJinxiuCashmereCo.,Ltd.89QianrongRoadHuishanDistrictWuxi,Jiangsu,214000ChinaTel:+86-510-8327-1000Fax:+86-510-8327-1000http://www.chinacashm1.3传真组成和书写格式（1）信头（2）正文Chapter1商务信函概述

ShenzhenWandaI/ECo.,Ltd.1002ShenchangRoad,518000Shenzhen,ChinaTel:0086-755-25923576Fax:0086-755-25940078FaxNo:001-852-39318755Date:August25,2014To:KowinCo.,Ltd.From:LiMingAttn:JohnSmithPage(s):01OurRef:130YourRef:253Subject:OurOrderDearMr.Smith,EnclosedisourPurchaseOrderNo.WH082514formuttonandbeef.Pleasenotethefollowingpoints:1.thetotalvalueisUS$42,568;2.deliveryshouldbemadebySeptember11,2014.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestionsaboutthisorder.Yoursfaithfully,LiMing2商务信函写作原则（7C原则）courtesy(礼貌)consideration(体贴)completeness(内容完整)clarity(表达清晰)conciseness(内容简洁)concreteness(具体)correctness(正确,准确)Chapter1商务信函概述3常用在线交流工具介绍3.1Skype3.2Whatsapp3.3Wechat3.4LinkedInChapter1商务信函概述Skype是一款即时通讯软件，其具备IM所需的功能，比如视频聊天、多人语音会议、多人聊天、传送文件、文字聊天等功能。它可以免费高清晰与其他用户语音对话，也可以拨打国内国际电话，无论固定电话、手机均可直接拨打，并且可以实现呼叫转移、短信发送等功能。根据TeleGeography研究数据显示，2010年Skype通话时长已占全球国际通话总时长的25%。37%的Skype用户用其作为商业用途，超过15%的iPhone和iPodtouch用户安装了Skype。2013年3月，微软就在全球范围内关闭了即时通讯软件MSN，Skype取而代之。只需下载Skype，就能使用已有的Messenger用户名登录，现有的MSN联系人也不会丢失。3.1SkypeChapter1商务信函概述Whatsapp(Whatsappmessenger)是一款目前可供iPhon