集团法务系统操作需求解决方案

集团法务系统操作需求解决方案1.1UI结构法务系统界面设计遵循用户导向原则，在保持各模块界面清晰一致的前提下尽可能的简洁，让用户便于使用、便于了解、减少用户发生错误选择的可能性。在不同的功能应用中具有相似的界面外观、布局、交互方式及信息显示，用户便可以根据自己的认知经验，明白功能操作通过界面上的视觉暗示正确地选择内容。同时，法务系统UI设计者将参照美*UI设计标准，模拟MIP系统设计风格进行法务系统界面改造，让用户最终目标与实际的设计联系起来，使得法务系统界面操作更容易理解。1.1.1查询界面网格UI，用于展示一个业务模块中的大批量信息，为了提高批量信息的可读性、易用性，同时也为了保证信息的展示速度，在网格UI中提供了分页和字段显示的可配置功能。这样最终用户可以按需配置分页的大小和展示字段的多寡，满足不同岗位职能的人员对信息浏览的需求。在网格UI模式下，提供数据的快速查询、统计、汇总、输出等批量数据操作功能。1.1.2编辑界面单条数据编辑UI用于对单条记录进行编辑，数据的新增、修改、补充、删除和浏览操作。针对单记录数据的业务协同功能、报表输出、Excel导出导入、历史数据导入、数据复制粘贴、默认值填写等功能也在此模式下实现。1.1.3受控的界面及功能布局元素构成在法务管理系统中，受权限控制的界面布局元素有如下几个：模块导航菜单：模块导航菜单，通过模块导航菜单才能打开一个业务模块。当不显示某个模块的导航菜单时，是无法在系统中打开这个模块的。网格UI的操作功能按钮：在打开一个业务模块后，首先呈现的是该模块的网格展示UI在这个界面中有一系列的操作控制按钮，这些按钮包括浏览、增加、删除、补充、配置、输出、图形、查询、汇总、报表。每一个按钮对应一项操作权限，每一项操作权限都是可配置的。单数据编辑界面的菜单：在业务模块的单数据页面中提供针对该条数据的功能操作菜单，这些菜单元素也是受权限控制的。1.2数据维护1.2.1数据新增信息自动查重、必填字段约束和基础数据字典下拉选择，保证了数据的唯一性、准确性、规范性。1.2.2关联增加数据编辑页面提供了关联增加功能，通过关联增加可以围绕当前浏览的数据，快捷的进行相关信息的录入。中心页面的明细关联也可以实现关联增加功能。1.3数据查询1.3.1数据检索在系统使用过程中，数据查询检索是必不可少的，建立信息化的部分原因在于方便快捷，无需人工去查阅相关纸质文档，减少人工成本，只需要在系统中输入相应的查询条件即可将所需的信息以及相关文档进行调阅，大大提升了办公效率的同事也降低了人工成本，当合同的整个生命周期结束后（从合同起草至生成合同台账以及合同后期的履行），会在相应的业务模块中产生一系列的相关信息以及相关文件，如合同信息以及相关的合同文本等，传统的查询合同相关信息需要去相关部门查找纸质的合同文件进行查看，在信息化系统中进行查询时只需要在相关业务模块的查询面板中选择查询方式、查询字段后输入相关条件后进行查询即可，系统支持多种高效快捷的查询方式，包括模糊查询，条件查询、时间类型查询、高级查询等。模糊查询在查询框中输入所需查询的数据的相关信息后点击查询按钮即可查询。单条件查询选择相应的查询字段，选择查询条件、输入查询内容后点击查询即可。多条件查询与单条件查询相似，选择相关条件且输入相关内容后点击查询即可，不同的是，多条件查询支持多个查询字段进行查询。时间类型查询通过选择查询字段后设置时间条件即可查询该范围内的数据。高级查询高级查询是基于单、多条件进行查询的支持设置多个查询条件进行查询的功能，设置完成查询条件后可将该条高级查询方案设置为公开和常用标志，公开标志：若勾选此标志，则此方案为公开的，即所有对合同信息模块有操作权限的人均可使用，常用标志：若勾选此标志，则此方案会作为常用查询方案出现在辅助查询面板处。常用查询用户自定义查询树，用户可根据常用业务查询定义查询树，只需新建一次以后都可以使用。1.3.2全文检索全文检索用户可以通过关键字对法务管理系统进行全文检索。系统将合同文本转换为文本对象存储于合同文库中，当用户输入关键字进行检索时，系统将基于关键字搜索整个合同文库，将相匹配的合同形成清单呈现给用户，用户即可查看与此关键字相关的合同信息和合同文件。法务管理系统在对WORD文件处理方面，采用多种技术，具备成熟的数据抓取能力。合同文本上传以后，合同系统根据相关的文本内容进行数据分析，根据条款拆分相关的文本信息，并保存到对应的合同下。基于此机制存储合同文本信息，使合同软件对于根据某一关键信息进行相关合同文件检索的功能得以实现。用户根据检索的内容，查看相关的合同信息。合同系统的文件检索功能，可以让用户根据合同文本的内容方便的定位到相关的合同信息，并且我们合同软件也提供更加复杂的查询条件来满足客户的更深层次的需求。1.3.3关联查询在管理中心可以通过关联查询与当前所选择条目相关的信息，如在项目中心可根据项目查询与项目相关的信息，同一项目下所有合同的付款申请、项目计划、合同、合同金额、已付款金额、项目评价等。管理中心可以方便查询合同、项目、供应商、客户等与之关键的所有数据（不切换界面输入关键字查询）。比如根据项目查看项目节点计划与该项目有关的合同等。同时也可以查询出模块的一些统计数据，比如：安排付款金额、未付款金额、使用预算百分比等。1.4数据统计和报表1.4.1分组汇总对关注的数据进行统计、分析和汇总，方便企业、用户从不同角度剖析业务数据，统计分析主要指特定业务部门在一定期限或特定原因下对特定范围的业务数据进行统计、汇总和分析。系统提供多种汇总展示方式，如折线图、饼图、直方图等方式可直观展示结果，且可将汇总列表以多种格式进行输出，辅助经营决策，此功能的实现克服了操作复杂或功能过于简陋的弊端，既保持了功能的强大又保证了操作的简便性，可供企业内各层级员工快捷地使用此功能，同时，系统也支持自定义常用统计方案进行保存和快速选用，无需多次进行查询条件的设置，直接点击之前保存的查询方案即可进行查询。在合同信息模块中对所有供应商签订合同的金额情况，进行统计分析，首先需设置分组汇总查询条件，新增的条件设置完毕后，点击汇总方案可将该条方案保存为常用方案，点击面板中的“下一步”按钮即可查看分组汇总展示的列表结果以及图表结果，其中包括表格结果和图表结果两种，点击“输出文件”可以对统计结果进行Excel，TXT，HTML三种格式的输出。1.4.2报表工具报表平台是业务数据的加工处理平台，主要完成四类事项：审签报表的生成，业务单据生成（如合同草案及其对应的明细数据），统计汇总报表、决策分析报表。审签报表是电子化审签完成后，可以输出打印纸质的审签单。业务单据指特定业务需要的各种纸质单据，报表平台可以设计并打印输出，或将汇总统计结果以电子化或打印输出的形式提供，满足现场管理的需要。用户查询出特定的信息后，需要输出为其它的格式或者是打印输出。系统采用FastReport报表引擎，实现用户对报表的自由设计。同时也提供报表输出为Excel的功能。1.4.3统计图表图形化的统计结果显示直观明了，合同管理人员可以直接将分组统计结果列表和汇总统计图表一并打印出来，方便领导从全局把握合同的情况，辅助经营决策。在合同信息模块统计出对供应商的已经付款金额进行求和统计；将系统中的数据使用分组汇总等其它汇总方式进行统计后，可将统计的数据以图表的方式进行展示出来，且支持输出不同的文件类型、图形，通过点击右侧的下拉按钮，进行选择符合感官的图形。图形控制面板：设置横坐标，纵坐标的标签，选择统计方式和图表类型，选择图表类型，可以看到图形不同的显示效果，列表统计是将统计的数据以列表的形式进行出来后将数据以列表的形式进行输出，且支持多种列表输出类型。1.5系统操作日志通过对法务管理系统的运行状态的分析，不仅可以使用户有效的掌握自身管理系统的运行健康情况，而且在发现系统缺陷方面，管理系统异常分析方面都会起到很好的保障作用，是一种好的防范故障发生的有效措施。法务管理系统将提供完善的操作日志管理功能，能记录系统运行中每个操作员对系统操作的情况，便于统一查询和统计。主要功能包括