员工借款及报销规定

员工借款及报销规定DHC20090301一、 审批权限 2二、 借款 2（一） 借款流程 2（二） 临时代办借款 3（三） 代理借款 3三、 报销 4（一） 基本流程和要求 4（二） 分项费用报销要求 61 项目费用 62 差旅费 73 电话费 94 交通费 95 培训费 96 会议费 97 日常行政费用 108 自备笔记本电脑公司补贴 10（三） 不同岗位序列员工费用报销要求 111 销售序列员工 112 技术序列员工 123 软件序列员工 124 其他员工 14（四） 外地办事处报销规定 14（五） 其他规定 15四、 协同办公平台借款和报销操作指南 15（一）协同平台地址 15（二）借款操作流程： 16（三）报销操作流程： 16五、 其他 191 问题与反馈 192 生效与过渡 19六、 附件 20

审批权限所有员工的所有报销单据，原则上经主管人员和相关人员审核，由董事长或其书面授权人批准。费用报销批准，原则上在东华协同办公平台上进行电子批准。对于暂不使用电脑和协同办公平台的行政部驾驶员等部分人员，其借款和报销可以采用纸面方式。董事长委托行政部经理暂时代理审批三千元以下的如下费用报销：行政部购买日常办公用品、公司汽车相关费用、日常行政杂费开支等方面的报销。符合配备笔记本电脑条件的员工自购笔记本补贴的报销。员工因公借款和购买机票的审批权限规定见附件1《因公借款和购买机票的批准权限表》，并补充说明如下：所有员工如需乘坐飞机只限经济舱公司副总裁、财务总监及销售序列行业经理以上人员（见附件2《销售序列行业经理以上人员可以自行决定本人机票购买的人员名单》）出差地点超过600公里以上者自行决定机票借款，不需要审批。非销售序列审批人本人借款或购买机票，需要其上级主管审批。员工借款金额超出其可借款余额限额，或者由于员工本次借款导致其可借款余额超出限额的，由审批主管在审批时注明合理理由。报销和借款流程中所有涉及的所有人员，具有本职工作要求的审核责任和审核权，具有就不符合公司要求的单据请当事人修改补充或退回上一审核环节或直接退回当事人的权利和责任。投标、履约保证金借款和保函，银行手续费借款，商务采购借款，以及其他有效文件另行规定的借款和报销审批，不适用本规定。借款借款流程借款预约。员工办理现金借款三千元人民币及以上需提前一天向财务部出纳预约并登记，以便出纳提前准备现金。不方便到财务部登记的员工、外地出差员工可通过电话预约（预约号码62662274）。对于未提前预约的员工，出纳在预备现金不足时，当天不予办理。借款人填写借款单，请相关主管人员审批所有主管在签批借款时，应在协同办公系统查询借款人余额，超出限额者原则上不予借款。如确有必要，由审批主管写出合理理由后，出纳才能予以办理。提交董事长审批的借款，由相关人员（刘倩倩）先查询余额后再提交董事长。借款人在协同办公平台上进行借款登记并提交，借款单提交财务出纳。财务出纳审核借款单审核借款人资格是否符合要求。审核借款人借款余额是否符合借款要求。（如果发现新增借款后借款人借款余额超出限额，也必须请借款人的审批主管注明合理理由后，才能予以发放借款。）审核借款单据的审批人员是否符合要求。审核借款单据填写内容和金额是否清晰明确。审核其他可能涉及的相关资料，如委托借款协议等。对于不符合要求的借款单要求补充或退回。对于符合要求的借款单，财务出纳收取借款单，发放借款，并同时在协同办公平台上进行借款发放。临时代办借款借款人出差在外地，临时需由总部秘书或其他员工临时代办借款时，代办人必须提供借款人本人注明“委托xxx部门yyy代办”并在借款人位置上签字的借款单据的传真复印件，经代办人签字后，作为有效的临时代办借款凭证。临时代办借款的，借款由公司财务人员直接汇款到借款人本人的工资卡上（财务人员在办理汇款时在汇款用途栏目内注明个人借款）。原则上不借现金。代理借款本人不方便直接到财务出纳处借款的，由本人出具借款授权委托书（详细格式附件3《代理借款授权委托书》），此委托书在财务出纳处备案后，被委托人可代为办理借款事宜.。注意借款单中借款人仍然是借款本人，领款人签名是被委托人代领。借款打入帐号的：原则上款项直接打入借款人工资卡，如需打入其他卡号，此卡号需要借款人在授权委托书上写明开户银行与卡号。一旦在财务备案完毕，只能打入上述卡号，如需更改，需要借款人书面通知财务出纳更改卡号备案。领取现金的：代领现金的人必须是在财务备案的授权委托书中的被委托人。如借款人在授权委托书生效期间解除被委托人的代理权限的，请借款人立即书面通知财务出纳撤销原授权委托书，直至有新的委托书后方可办理代借款手续.，如借款人未及时书面通知财务出纳撤销原授权委托书，在书面通知有效送达相关财务出纳人员前发生的借款，由借款人承担责任。报销基本流程和要求报销人整理拟报销票据除电话费、车船机票等不适用公司抬头的票据外，其他所有报销票据，发票抬头必须为公司全称，否则不予报销，员工对要求不清楚时，随时咨询财务部出纳。购买办公用品、赠品等的发票，在条件允许的情况下，请对方开具可抵扣的增值税发票。如购买笔记本电脑等，如果不能提供可抵扣的增值税发票，原则上不予报销。项目费用中，餐费、礼品费用等公司不能税前全额扣除的费用按照报销额的105%计入销售和项目费用；采用可抵扣增值税发票并及时提交报销的费用，按照报销额的95%记入销售和项目费用成本。其他项目费用，一般按照报销额计入销售和项目费用。各类票据，分类整理，取得发票后，可抵扣增值税票在取得发票后一个半月内及时报销，其他发票合计每达到3000元至少报销一次，每张发票自开票日开始，三个月之内及时报销，。由于个人原因取得票据未及时报销的，每延期一个月，公司按照延期报销额的1%对报销人个人进行罚款（电话费、汽车费用、笔记本补贴等月度定额费用暂不宜用条规定）。由于个人原因未及时报销可抵扣增值税发票，导致公司无法抵扣增值税的，除按照上一条规定罚款外，报销人个人须赔偿公司损失（按照可抵扣税额计算）的30%。报销人填写报销单据报销单据分为“差旅费报销单”和“支出凭单”两种。“差旅费报销单”凡离开北京去往外地公干（外地办事处人员以离开办事处所在地为据），使用“差旅费报销单”为封面报销。特别注意出差期间的业务招待费及礼品费不要单独报销而应并入该张“差旅费报销单”中。同时附"业务招待费及礼品费明细表"。差旅费报销单中不允许粘贴手机话费发票，只能出现宾馆开具的话费发票（标准为每天10元为限）。"差旅费报销单"中的市内车费（包括往返车站或机场的打车费以及在外地的打车费）必须附"出租车费用明细表""差旅费报销单"每次出差填写一张。同一次出差或连续出差涉及多个项目的，应每个项目填写一张。差旅费报销单据，报销人必须注明有无销售人员同行，如同行则需注明报销人参与销售人员请客就餐的次数。支出凭单除使用“差旅费报销单”之外的其余报销均使用“支出凭单”为封面报销。对于发票内容不同的费用，如餐费和礼品、培训费、会议费、劳保用品、清洁用品、耗材、办公用品等，每一类费用票据对应填写一张支出凭单。票据分类要求参加协同平台上的支出凭单分类选项。归属不同公司的费用，应分别填写“支出凭单”，除股份公司外，应在报销单据上注明费用归属的公司简称。交通费和电话费，应写明报销的月份。报销人应按所贴票据分类，分项清晰注明费用摘要和金额，报销人在指定位置签上本人姓名，并自行核算本报销单据总金额后用大写和小写分别填入指定位置。对应每张招待费用“支出凭单”，或每张包括招待费的“差旅费报销单”，报销人须填写“业务招待费及礼品费明细表”（见附件5）。对应每张包括出租车费用的“支出凭单”或每张包括北京或京外出租车费用“差旅费报销单”，报销人须填写“出租车费用明细表”（见附件6）对于每张包括标书制作费用的报销单据，报销人须填写“标书制作费用清单”"业务招待费及礼品费明细表"及"出租车费用明细表"填写必须规范，各个要素必须填写清楚，明细金额累加应该和合计金额相符，同时应具备主管签字。否则财务部不予接收。对于应当归属于某个项目和销售代表承担的费用报销，应在报销单上注明承担该费用的项目销售代表姓名和销售合同或提前执行编号（如果有）。报销人粘贴票据。（1）报销人应把每张报销单据对应的报销票据，从左往右分类均匀粘贴在该报销单据的背面，发票正面向上，大小不能超出报销单据，不得使用装订机装订（见附件7）。（2）包含招待费、出租费、标书制作费、图书资料购买费用等的报销单，应粘贴对应的明细表。（如果本单据的所有审批人都需要在协同平台上审批，对应的明细表可不用粘贴。）报销人提交并请直接主管人员和相关人员审核。一般情况下，直接上级主管、部门负责人、公司主管领导为主管人员审核人。（公司主管领导和部分部门负责人可以在协同平台上审核）。费用如果涉及跨部门合作或业务，是否需要由相关人员审核由报销人和主管人员确定。应该由相关人员审核的，主管人员在相关人员审核后审核，或者审核通过后在报销单据上明确注明需要XXX审核。应由相关人员审核而没有请相关人员审核的而最终导致报销差错的，报销人和已经审核签字的主管人员承担责任。培训考试保险体检等费用需要经人力资源部相关人员审核。报销自行购买的资料费需让行政部相关人员审核购买标书费用需让市场部相关人员审核。直接主管人员为以下第6步的审核人时，不需要进行本步骤审核。直接主管人员为董事长的员工报销不需要直接主管审核，经财务审核后直接报董事长审批。报销人在协同办公平台按要求进行报销登记并提交。对于计入项目和销售的费用，报销人登记并提交后，由协同平台自动将报销内容发给相应销售人员审核。对于费用类型、分项金额、可计算餐补的天数等内容，销售须在一周内审核完毕，有疑问的一周内答复财务部。同时对于需要经以下第6步审核的报销单，协同平台同时发送邮件通知给相关审核人员。经主管领导审核（在协同平台未开通主管领导审核功能前，先进行纸面签字审核）。报销人完成必要审核手续后交财务报销人将报销单据交财务部。财务部形式审核通过后登记接收。财务人员审核并通过协同平台记录和跟踪审核状态。财务人员审核通过后提交审批人审批，并通过协同平台跟踪审批状态。审批人审批通过后交财务出纳。财务出纳综合考虑确定冲销报销人借款或发放报销现金，并通知报销人。财务出纳根据经批准的报销单据冲销报销人借款或发放报销人现金，同时在协同平台上完成冲账或现金发放结果。分项费用报销要求项目费用记入项目和销售代表个人费用的报销，报销人应在报销单据上和协同平台上注明项目销售合同或提前执行编号。对于计入项目和销售的费用，报销人登记并提交后，由协同平台自动将报销内容发给相应销售人员审核。对于费用类型、分项金额、可计算餐补的天数等内容，销售须在一周内审核完毕，有疑问的一周内答复财务部。售前项目费用，报销人在销售人员方便的时候，也可以直接请销售代表签字审核。差旅费（1）关于票据：一趟出差报销一次，在出差事由栏写明出差原由。所贴票据应全部为该次出差费用，所有票据日期均应属该次出差时段内（出差时段以往返车票为准，如无往返车票本人应在封面上注明往返日期），否则不予报销。票据贴好后，本人应按“差旅费报销单”中内容所示按所贴票据金额分门别类核算并填写整齐。特别是往返各地的时间和地点必须清晰填写，如中途去其他地方，各地点及日期应能够衔接。（2）关于交通工具去往外地出差，一般情况下应乘坐汽车或火车等交通工具。在乘车时间超过3小时且有3小时在晚上9点至早上7点之间的可购买硬卧票。具备购买硬卧车票条件，但由于种种原因没有购买的，按硬座票价的50%补助给员工。如由于特殊原因需购买飞机票、软卧票或不具备购买硬卧票条件却需购买等情况，需电话向上一级主管汇报后办理，报销时由上一级主管在该张票据上签字确认后方可办理。如果特殊情况需乘坐飞机只限经济舱，且需经上级主管事先批准（公司副总裁、财务总监及销售序列行业经理以上人员且出差地点超过600公里以上者不用事先请示，报销时说明原因即可）。并且往返机场时应乘坐机场大巴。另外，凡公司已集体购买意外保险的员工（见附件8），乘坐飞机不再报销自行购买的保险费用。（3）关于餐补差旅费报销单必须注明出差起止时间以便财务人员核算餐补。如果本人未注明，所附车票又不清楚的情况下，财务人员有权不予核算餐补。公司员工参加培训及会议的出差，原则上不给予餐补。特殊情况需附主管批准的说明提交财务部，董事长批准后方可报销。对于员工在出差期间因公请客用餐的，按照每请客一次扣除25元的标准，核减当日餐补（以报销餐费票据为准）。餐补核算以往返车票时间为准（如无车票者，必须自行填写往返时间并让直接主管在单据上签字。否则财务部有权按较少金额核算）：出发时间：8点（含8点）之前补早餐、12点之前（含12点）补午餐、18点之前（含18点）补晚餐。返回时间：8点之后（含8点）补早餐、12点之后（含12点）补午餐、18点之后（含18点）补晚餐。公司餐补标准参见“不同岗位序列员工费用报销要求”（4）关于住宿标准住宿费计算天数以返回车票时间为准，返回车票日期当天不应发生住宿费用，员工应于当天早上退房，如携带行李较多可寄存于旅店前台或行李寄存处，一般酒店都提供免费寄存服务，如万一发生寄存费用应写明情况主管签字后提交财务部，董事长批准后公司给予报销。如不退房者当天住宿费公司不予报销。特殊情况需董事长特批。员工如自行解决住宿问题，对于可以享受住宿补助的员工，公司将按照住宿标准的50%奖励该员工。但员工到本人配偶或父母所在城市出差原则上公司不给予报销住宿费也不再给予住房补助，同时餐补减半。住宿费报销标准可以按照一次出差的总天数累积核算。员工实际综合住宿费用低于按照公司规定的报销标准计算的住宿费用，差额部分的50%以住宿补助的方式奖励给该员工。员工实际综合住宿费用高于按照公司规定的报销标准计算的住宿费用，差额部分员工自行承担，公司不予报销。公司同性别员工甲乙两人同时同地出差须住同一房间。住宿补助按单人标准分别核算。这种情况，建议请宾馆分别开具住宿费用发票。如果不能分别开具的，咨询财务部如何报销和申请补助。共住同一房间期间每个员工的住宿补助为：（该员工单住一间的费用标准—共住一房间的实际房费/2）*共住同一房间的天数*50%公司住宿费用标准参见“不同岗位序列员工费用报销要求”（5）关于固定电话费员工出差期间住宾馆，如使用宾馆固定电话，以每天10元为限，超出部分不予报销。特殊情况需写明原因经主管签字确认后提交财务部，董事长特批方可报销。（6）关于出租车等交通费在外地出差应尽量选择离工作地点较近的宾馆住宿，项目组长期在外地办公要求在工作地点附近租房。期间因公发生的出租车费用按照以下标准进行报销，并且需附出租车费明细表：销售人员按实际票据每天报销50元为限，其他人员按实际票据每天报销20元为限。出发与到达当日可另外报销往返于车站与住处之间的出租车票。项目组软件人员长期出差，除出发与到达当日可报销往返于车站与住处之间的出租车票外，其它时间原则上不予报销出租车费，特殊情况需写明原因主管签字确认后提交财务部，董事长批准后方可报销。以上标准在出差期间累积计算，超出部分不予报销，特殊情况需写明原因经主管确认后提交财务部，董事长特批后方可报销。电话费因工作需要公司为部分员工报销电话费用，各人报销标准以公司批准的报销限额的80%为最高限，不足限额的按票面金额的80%报销。电话费用按月贴单据报销，报销单上请注明该电话费所属月份，一律以“支出凭单”报销不允许合入差旅费中报销（出差期间住宾馆使用宾馆固定电话除外）。否则一律不予报销。交通费员工市内出差到乘公共交通工具（公交汽车、地铁、城铁）4站以内可到达的单位，应乘公共交通工具往返，如有特殊情况（如携带较重的货物或标书等）需乘出租车前往的，应写明原因经主管确认后提交财务部，董事长批准后方可报销。员工市内交通费（包括公交车费、出租车费、个人汽车费用）应按月报销并在报销单据上注明所属月份（出差期间除外），每月只允许报销一次，凡出租车费必须附明细单，否则不予报销。员工在本地上下班公交车票、地铁票、月票根等原则上不予报销，如有特殊情况需写明原因经主管确认后提交财务部，董事长批准方可报销。员工因工作原因需报销公交充值卡或月票等类似费用，应写明原因经主管确认后提交财务部，董事长批准后按票面金额的80%报销。员工如连续两天及以上前往同城同一客户地点工作，无论北京总部员工或各办事处员工，均应从家直接到工作地点，不需要先到公司办公室签到，视同到公司上班，因此必须乘坐公共交通工具（如公共汽车、地铁、城铁）前往。无特殊情况不允许每天打车往返。如有特殊情况（如需携带较重货物等）需写明原因请主管签字确认后提交财务部门，董事长批准后方可报销。因工作需要公司为部分员工报销汽车费用，包括汽油费、停车费、过路费等，也包括根据政府规定报销人车辆限行期间外出公务的出租车费用。费用在公司批准的限额内按票面金额的80%报销。培训费培训费用报销单据需经人力资源部相关人员审核。人力资源部组织和被培训人员签订培训协议后签字通过。公司鼓励员工利用非工作时间自行参加与本职工作相关的各种个人资质、证书和职称的考试。考试通过后，经本部门主管或相关部门主管审核确定该项考试与本职工作相关，经人力资源部审核备案，公司全额报销一次性通过考试的正常考试和证书费用。员工参加培训原则上不计算餐补。会议费员工经批准在本地参加会议，会议费用采用支出凭单报销。会议费不包括住宿的，原则上不住宿，不报销单独住宿费。员工经批准异地参加会议，会议费用一般采用差旅费报销单报销。会议费不包住宿的，按照会议所在宾馆的住宿标准报销住宿费。员工参加会议，原则上不计算餐补。如果会议方不提供免费用餐的，可以凭会议通知等证明材料，按照公司餐补标准报销会议餐费或计算餐补。日常行政费用行政部购买日常办公用品及缴纳汽车费用等方面的报销，金额在三千元以下者，由行政部经理签字批准即可报销。符可配备笔记本电脑条件的员工自购笔记本补贴的报销，经主管人员审核，行政人员审核，由行政部经理签字批准即可报销（具体见下一节）。其他行政费用，报效单据均须经董事长批准。自备笔记本电脑公司补贴（1）补贴发放的对象：应由公司配备笔记本电脑而个人未领取，使用不低于公司配备标准的自备笔记本电脑，并经行政部批准的员工。（2）补贴标准：根据员工岗位所应配备笔记本的公司购置成本，根据员工自备笔记本的市场价格和使用年限，由行政部审核确定。每人每月最高限额200元。在公司支付补贴期间员工自备笔记本的归属：所有权为员工个人，使用权为公司。所有维护维修费用由员工个人承担。（3）补贴申请：1）新配备笔记本的员工首先填写《非人力资源申请表》，部门主管和公司领导审定所需的笔记本配置。已经公司批准配备笔记本的员工直接进入以下步骤。2）填写《员工使用自备笔记本补贴申请表》（格式见附件）。直接交行政部门审批。3）确定补贴额度：行政部检查笔记本配置是否符合相应《非人力资源申请表》注明的配置要求，审查核定自备笔记本的当前市场价值，并据此确定补贴额度。4）补贴期限：新购置的自备笔记本首次核定的补贴期限为2-3年。其他由行政部审核确定。5）补贴额度的调整：补贴额度确定后，行政部可每年审查调整一次。员工更换自备笔记本应在一周内通知行政部，行政部根据更换前后的笔记本实际情况调整补贴额度。（3）补贴发放（报销）：采用员工提供等额发票（见发票要求）报销的方式。1）报销时间：每半年报销一次。（每年1月和7月）2）报销流程：员工填写支出凭单，注明自备笔记本补贴、个人每月补贴标准、补贴月数和报销总额。经部门主管签字后直接交行政部审核。同时在协同平台进行报销登记和提交。行政部（专员）审核（经理）批准并登记后交财务。经财务审核后将补贴支付给员工。部门主管和行政部在审批过程中，可以检查报销人自备笔记本的现状，报销人应积极配合。3）报销票据要求：可以是出租车票、火车票等交通工具，可以是商场开具的劳保用品、福利用品、复印纸墨盒等耗材等，或者是电话费、汽油费等。发票抬头是费用归属的公司全称。其他发票，请咨询财务部。（4）行政部每半年编制员工使用自备笔记本补贴清单，报薛总审核。不同岗位序列员工费用报销要求销售序列员工（1）销售人员凡是出差餐补按每天65元核算（早餐15、午餐25、晚餐25）。（2）住宿按每天250元标准，超出部分不予报销。不足部分不给予差额补助。特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部，董事长批准后方可报销。（3）销售序列人员请客送礼规定：销售助理所有金额的请客送礼都需向上一级领导汇报后执行。客户经理（销售经理）在由上一级主管同意的情况下，单次三百元以下的请客送礼可以自行决定。如其上一级主管不同意此项，则按a条执行。行业经理在由上一级主管同意的情况下，单次陆百元以下的请客送礼可以自行决定，如其上一级主管不同意此项，则按b或a条执行。行业总监在由上一级主管同意的情况下，单次捌百元以下的请客送礼可以自行决定，如其上一级主管不同意此项，则按c、b或a条执行。副总裁以上另行规定。（4）公司将对每个销售序列人员的费用情况（包括从公司领用礼品、用车等）单独核算，与个人奖励提成紧密挂钩。（5）报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表，明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需主管签字确认。技术序列员工（1）技术人员报销差旅费需注明售前、售后，注明其参与销售请客用餐的次数，以便财务部人员核算该员工餐补时扣减。售前需注明销售名字及项目名称，售后需注明项目名称。财务人员在核算时需与销售人员确认相关事宜，包括餐费的支付和技术人员参加请客的情况。（3）项目组人员或技术人员出差期间遇节假日（或公司批准的请假探亲时段）如从工作现场直接回探亲地，只报销相当于从出差地点返回其注册地（员工所属工作地点）的交通费用，超出部分由员工自行负担。从探亲地返回其注册地的费用公司不予报销。如员工从探亲地直接返回出差地的，只报销相当于从其注册地返回出差地的交通费用，超出部分由员工自行负担。（4）技术人员出差餐补按每天65元核算（早餐15、午餐25、晚餐25）。（5）住宿费按售前售后不同分别核算。售前同销售人员报销标准（住宿按每天250元标准，超出部分不予报销。特殊情况超过250元需董事长批准。）不足部分不给予差额补助。售后出差30天以内按每天150元计算，住房金额低于上述标准的，实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人，超过60天原则上要求在当地租房。如有特殊情况需领导特批。从2009年3月1日起售后出差至直辖市、各省会城市以及大连、青岛、宁波、深圳、厦门、桂林的，如果住房金额高于上述标准的，超出部分不予报销，特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部，董事长批准后方可报销。（6）技术人员如因工作需要请客户或原厂家人员的，应与该项目的销售主管先行协商，经该主管同意后实施。并记入该销售主管费用。（7）报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表，明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需销售代表和部门主管签字确认。软件序列员工（1）软件人员报销差旅费需注明售前、售后。售前需注明销售姓名及项目名称，财务人员在核算时需与销售人员确认相关事宜，包括餐费的支付和软件人员参加请客的情况。售后需注明项目组名称。（2）软件人员出差，如与销售同行，则请销售在其差旅费报销单据上注明其参与请客用餐的次数，以便财务部人员核算该员工餐补时扣减。如无销售同行，也请销售注明。软件人员差旅费报销单据上如无任何销售注明的，无餐补。（3）项目组人员出差期间遇节假日（或公司批准的请假探亲时段）如从工作现场直接回探亲地，只报销相当于从出差地点返回其注册地（员工所属工作地点）的交通费用，超出部分由员工自行负担。从探亲地返回其注册地的费用公司不予报销。如员工从探亲地直接返回出差地的，只报销相当于从其注册地返回出差地的交通费用，超出部分由员工自行负担。（4）软件人员的报销单，根据报销人所属的部门（软件研究院、医疗事业部、金融事业部、商业影像事业部），由部门负责人审核并在差旅费报销单据上注明售前/短期售后/长期售后。（5）餐补标准（a）售前每天65元（早餐15，午餐晚餐各25）（b）售后的认定和餐补的数额，由各事业部根据部门、项目、员工实际情况和员工工作绩效综合确定。（6）住宿费按售前售后不同分别核算。售前同销售人员报销标准（住宿按每天250元标准，超出部分不予报销。特殊情况超过250元需董事长批准。）不足部分不给予差额补助。售后出差30天以内按每天150元计算，住房金额低于上述标准的，实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人，超过60天原则上要求在当地租房。如有特殊情况需领导特批。从2009年3月1日起售后出差至直辖市、各省会城市以及大连、青岛、宁波、深圳、厦门、桂林的，如果住房金额高于上述标准的，超出部分不予报销，特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部，董事长批准后方可报销。（6）项目组报销。（a）项目组人员费用报销的标准和方式，由软件研究院、医疗事业部、金融事业部、商业影像事业部分别根据本部门和项目的实际情况另行制定，经董事长批准后生效。(b)项目组各项生活费用不应并入差旅费报销单中报销。应单独贴支出凭单报销，以便财务部核算费用。(c)项目组购买任何生活用品、办公用品均需附购物明细表，并由主管领导和行政部经理签字确认。个别项目组如有特殊规定，应事先由项目经理和主管人员商议后报主管部门负责人，并最终由董事长签字确认后，在财务部门备案。则财务部人员核算时按特别规定执行。(e)项目组集体费用（包括电话费）需注明项目组名称，以便财务人员核算。项目组集体租房，需提供给财务部门租房合同。（7）软件人员如因工作需要请客户或原厂家人员的，应与该项目的销售主管先行协商，经该主管同意后实施。并记入该销售主管费用。（8）报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表，明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需销售代表和部门主管签字确认。其他员工售前、短期售后和其他短期出差餐补按每天65元计算（早餐15元、午餐晚餐各25元）。住宿费按售前售后不同分别核算。售前同销售人员报销标准（住宿按每天250元标准，超出部分不予报销。特殊情况超过250元需董事长批准。）不足部分不给予差额补助。售后出差30天以内按每天150元计算，住房金额低于上述标准的，实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人，超过60天原则上要求在当地租房。如有特殊情况需领导特批。从2009年3月1日起售后出差至直辖市、各省会城市以及大连、青岛、宁波、深圳、厦门、桂林的，如果住房金额高于上述标准的，超出部分不予报销，特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部，董事长批准后方可报销。住房金额低于上述标准的，实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人。报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表，明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需销售代表和部门主管签字确认。外地办事处报销规定（1）外地办事处严格执行费用预申报制度。在月底将下月的费用预算及本月费用详情单详细列表上报总部财务，并及时寄出当月的费用报销凭证，随同单据需附费用汇总表（按员工分差旅费、车费、业务费、通讯费、汽车费用、办公费用等累计）。总部会计审核，董事长签字批准后，将下月费用预算拨付办事处。（2）购买固定资产应上报《非人力资源申请表》和《固定资产申请》，分别报公司行政部和财务部审核，公司批准后方可购买，对于未经申请的总部财务部应不予报销。购买后应填写《固定资产卡片》，定期检查实物与账目并认真核对，如有异常，及时报知公司财务部和行政部。对正常损坏要进行维护，对人为损坏要追究原因，报公司行政部处理。（3）各地办事处须把房屋租赁合同原件寄回公司财务部，由成本会计（程月清）管理，各地办事处留复印件。办事处借支房屋租金时，需按月或按季单独提出费用申请（不能与日常费用混合申请），费用申请表寄至市场部，由市场部主管秘书负责协助办理。办事处负责提供房屋租赁合同的出租方公司的单位全称、开户银行及账号，若无出租方公司的相关资料，请提供具体经办人或办事处的开户银行及账号（需在申请表中予以注明）。财务部将根据合同原件和每次的费用申请表做审查登记工作。（4）办事处办公费用等综合费用需附明细清单。办事处公共费用需注明。（5）出差期间（包括因公回北京总部办事）各项费用按上述标准分部门核算。（6）报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表，明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需主管签字确认。（7）每个人的费用情况单独核算，与个人的奖励挂钩。（8）外地办事处办理相关申请事项可直接和相关部门联系，也可以将相关文件直接邮寄或传真至市场部（邢杨、扬会会），由市场部协助办理。其他规定报销人丢失票据，需写说明由主管签字确认，按票面总额的一半予以报销。已经提交财务部的单据，经登记后，如果由于财务部门或相关部门的原因丢失，本人查实后，由负责报销单据的财务人员签字确认后，可全额补报。非正式发票的单据，应单独以“支出凭单”为封面单独报销。劳务费等无法取得原始单据的支出，报销人编制劳务费用清单，写明情况请主管签字确认后，可全额报销。协同办公平台借款和报销操作指南（一）协同平台地址http://（二）借款操作流程：借款登记：点击菜单个人自助>>借款登记，进入借款登记页面。该部分主要有以下功能：1、新增。点击右上角新增按钮，进入借款新增页面。根据需要填写必要借款内容。注意以下几点： （1）、字段后面代“*”号的为必填项。 （2）、申请人根据当前用户默认给出，并且不能进行修改。 （3）、借款限额已默认给出，并且不能进行修改。该数值表示当前用户可借的最大金额，仅作为参考。如果该字段为空，说明当前用户还没有在本系统中设置个人余额限额，需在借款审核时，要求审核人员为其进行设置。 （4）、日期格式为年月日顺序填写，形成8位字符。例如20070427。 （5）、提交日期和借款类别已有默认值，可以根据需要修改。最后点击保存，页面会出现提示页面，提示处理成功或提示错误信息等。然后点击返回按钮，返回借款代登记页面。2、修改。点击需修改记录前面的修改图标，进入借款记录修改页面。根据新增时的注意事项进行修改后，点击保存按钮，返回借款登记页面。注意：当借款记录已审核后，借款记录将不能修改。3、删除。单击需删除记录前面的删除图标，弹出确认删除对话框，点确定后，确认删除记录。注意：当借款记录已审核后，借款记录将不能删除。注意：应经常查看借款登记中的记录状态，及时发现未审核通过的借款记录。

查看借款历史记录： 点击借款登记页面右上角的个人借款明细按钮，进入个人借款报销统计页面；或者点击个人自助>>自助查询，进入自助查询页面，然后点击页面右上角的借款报销自助查询，进入个人借款报销统计页面。相关公式：借款余额=期初借款额+累计借款-累计冲账还可借款限额=已签收在途报销-借款余额+个人借款限额期初借款额：上年年底借款余额（结转金额）累计借款：当年发生借款金额合计累计冲账：当年报销冲账金额合计累计现金：当年报销发放现金金额合计未签收在途报销：员工提交且财务未签收报销金额合计已签收在途报销：财务签收完毕在途报销金额合计在该页面中，列出了个人借款报销统计数据和历史借款报销记录。可以通过点击记录中的借款明细和报销明细查看借款报销历史记录。（三）报销操作流程：

报销登记： 点击个人自助>>报销登记进入报销登记页面。该页面主要有以下几个操作： 1、新增差旅单。点击页面右上角的新增差旅单按钮，进入新增差旅单页面，该页面主要填写差旅报销单所需内容。填写时可以点击页面左上角的问号图标，查看帮助说明。主要填写内容为填写时间（默认已填写）、部门（跟出差人联动，自动填写）、项目名称、销售人员（跟项目名称联动，自动填写）、售前售后（跟项目名称联动，自动填写）、出差人（默认为当前用户，且不能修改）、出差事由，以及最后的代填人（不能填写）和备注。中间部分需填写交通费明细和其他费用明细。交通费明细需填写出发日期（填写年月日时，共10位，例如：2007051213，即2007年其他费用明细需填写住宿费、市内车费、邮电费、办公用品费、不买卧铺补贴、其他等内容的单据张数和金额。注意："差旅费报销单"中的市内车费（包括往返车站或机场的打车费以及在外地的打车费）必须附"出租车费用明细表"出差期间的业务招待费及礼品费不要单独报销而应并入该张“差旅费报销单”中。同时附"业务招待费及礼品费明细表"。页面中部分填写内容在填写时，会弹出备选内容进行选择，同时还会根据输入内容进行变动，如项目名称填写时可以按照项目编号和项目名称进行查找；销售和出差人可以按照员工编号、员工姓名、员工姓名全拼、员工姓名简拼进行查找。页面中有颜色的地方不需填写，费用合计会自动算出。最后点击保存按钮返回报销代登记页面。2、新增支出凭单。点击右上角的新增支出凭单按钮进入新增支出凭单页面。该页面主要针对支出凭单内容进行填写。主要填写内容包括填写时间（默认已填写）、部门（跟报销人联动，不需填写）、单据类型、项目名称、销售人员（跟项目名称联系填写）、售前售后（跟项目名称联动填写）、报销事由、报销金额、报销人（默认为当前用户，且不能修改）、代填人（不能填写）、备注等。其中单据类型、项目名称、销售人员、售前售后、报销人填写时会弹出备选内容进行选择。最后点击保存按钮返回报销代登记页面。3、修改报销记录。点击需修改记录前的修改图标，根据报销记录的单据类型，分别进入差旅单修改页面和支出凭单修改页面，另外如果记录已提交，不能进行修改。修改时注意内容同新增时一致。4、删除报销记录。当报销记录需要删除时，点击需删除记录前的删除图标，弹出确认对话框后，点确定确认删除。另外如果记录已提交不能进行删除操作。5、提交报销记录。当报销记录需要提交时，点击需提交记录前的提交图标，弹出确认对话框，点击确定后确认提交。提交后报销记录将不在该页面中显示。6、批量提交报销记录。通过选中需要提交记录前面的复选框，然后点击页面右上角的批量提交按钮，进行批量提交操作。提交后所选报销记录将不在该页面中显示。注意：对应每张招待费用“支出凭单”，或每张包括招待费的“差旅费报销单”，报销人须填写“业务招待费及礼品费明细表”。对应每张包括出租车费用的“支出凭单”或每张包括北京或京外出租车费用“差旅费报销单”，报销人须填写“出租车费用明细表”对于每张包括标书制作费用的报销单据，报销人须填写“标书制作费用清单”查看报销历史记录： 点击报销登记页面右上角的个人报销明细按钮，进入个人借款报销统计页面；或者点击个人自助>>自助查询，进入自助查询页面，然后点击页面右上角的借款报销自助查询，进入个人借款报销统计页面。在该页面中，列出了个人借款报销统计数据和历史借款报销记录。可以通过点击记录中的借款明细和报销明细查看借款报销历史记录。

注：项目成本和个人费用的核算规则： 1、售后且有项目时，记入项目成本。 2、售后无项目而有销售时，记入销售费用。 3、售前有销售时，记入销售费用。 4、其他情况，记入本人费用。

报销登记时，项目、销售、售前售后填写规则： 1、售前售后必须填写。 2、如果有项目，则必须选择项目名称（销售和售前售后会根据项目名称自动填写，可以修改）。 3、如果无项目，但有销售，则必须选择销售人员。

其他问题与反馈（1）员工对个人报销单据有任何问题，可以直接找财务部出纳咨询。（2）员工对于报销流程的执行有任何意见和问题，可以通过邮件等方式向财务部经理nancy@直接反映，以便共同改进相关规定和工作。生效与过渡本规定自2009年3月1日起生效。2009年3二〇〇九年三月九日

附件此处仅附部分常用附件，如需了解以上文件中涉及的其它附件内容，请咨询财务部出纳。附件1因公借款和购买机票的批准权限表附件2销售序列行业经理以上人员可以自行决定本人机票购买的人员名单附件3代理借款授权委托书格式附件4员工借款余额限额和报销公司对应表（本表由财务部保管）附件5业务招待费及礼品费明细表附件6出租车费用明细表附件7票据粘贴示范附件8公司已集体购买意外保险的员工名单（本表由人力资源部实时更新）附件9公司已经签订合作协议的宾馆列表（本表由行政部负责维护，定期发给公司全体人员）附件10东华公司标书制作费用清单附件11交通费用月度报销限额（本表由财务部保管）附件12电话费用月度报销限额（本表由财务部保管）附件14员工使用自备笔记本补贴申请表

附件1因公借款和购买机票的批准权限表（经董事长批准，可随时更新）审批人借款和机票审批范围审批限额董事长在公司期间审批限额董事长出差期间薛向东所有人员（在相关审批人不能及时审批时审批）无无吕波直接管辖范围内的员工5000元技术人员8000元销售人员15000元金伟直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元夏金崇直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元邓俊直接管辖范围内的员工3000元技术部人员5000元销售人员8000元李建国直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元黄杏国直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元裴伟峰直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元林文平本部门技术人员3000元技术人员5000元贾毅本部门技术人员3000元技术人员3000元刘志华研究院直接管辖范围内所有人员3000元技术人员5000元销售人员8000元卢方清研究院直接管辖范围内所有技术人员3000元技术人员3000元董国勇金融事业部员工3000元技术人员5000元销售人员8000元葛长龙金融事业部技术人员3000元技术人员5000元韩世斌医疗事业部员工3000元技术人员5000元销售人员8000元韩志鸿商业影像事业部员工3000元技术人员5000元销售人员8000元尹继南农产品事业部员工3000元技术人员5000元销售人员8000元阮晋直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元徐德力直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元李大新直接管辖范围内的员工3000元技术人员5000元销售人员8000元郭玉杰其他员工3000元非销售人员5000元销售人员8000元附件2销售序列行业经理以上人员可以自行决定本人机票购买的人员名单（经董事长批准，可随时更新）吕波余长军沈学雷陈雅萍金伟徐宝杨军刘贵林夏金崇丁佩剑屈工一韩志鸿李建国阮晋文海尹继南黄杏国谢尚才刘静董国勇裴伟锋倪尉华宋振华

任安彪蒋静涛徐德力王勇李大新韩士斌李旭高瞻吴定周军董滨陈迪林朱永色邓俊沈连金曲玉梅

附件3代理借款授权委托书格式代理借款授权委托书兹授权（被委托人）代为办理本人（委托人）在公司（全称）的借款事宜，由本人承担借款的归还与报销义务。借款打入帐号：（只能任选其一,户名默认为委托人本人）1、工资卡号：开户行名称：2、其他卡号：开户行名称：特此授权！本授权委托书自委托人签发之日起生效，至委托人另行发出书面解除委托书之日止。委托人签名：右手食指压印：年月日代理借款授权委托书兹授权（被委托人）代为办理本人（委托人）在公司（全称）的借款事宜，由本人承担借款的归还与报销义务。借款打入帐号：（只能任选其一,户名默认为委托人本人）1、工资卡号：开户行名称：2、其他卡号：开户行名称：特此授权！本授权委托书自委托人签发之日起生效，至委托人另行发出书面解除委托书之日止。委托人签名：右手食指压印：年月日

附件5“业务招待费及礼品费明细表”

业务招待费及礼品费明细表报销人：报销日期：发生日期金额凭证号码单位及项目名称主客姓名及人数合计小写：合计金额大写：主管签字：

附件6“出租车费用明细表”出租车费用明细表报销人：报销日期：日期起点终点事由单据数申报金额复核金额地点时间地点时间合计小写：合计金额大写：主管签字：

附件7票据粘贴示范

附件8公司已集体购买意外保险的员工名单（由人力资源部随时更新）序号姓名性别身份证号码1蔡梅萍女1328011967121546212操金平男3410221981062523313常艳春男2190041976112702164陈迪林男11010819750813221x5陈建国男4307251973111710166陈雅萍女6501031968022218457陈志武男3625317607280018邓俊男5129261976100730799董国勇男13293473051805110董晓燕女37062919731019572211杜建军男12010419651121681112范恒男36030219820619251X13范慧女42213019761112564214高峰男22050219810606001815高继军男62052119730119001X16高书敬男31010919670616401917高毅男11010119780517201018高瞻男11010219710525303519葛长龙男21102119700529083020郭传标男63252177032000121郭育宏男13010219680420063622韩鸣男22010419740219501X23韩士斌男22010419660704093024韩正义男41282419701225475925韩志鸿男61213319700308151326韩志远男14020219770814503427侯罡煜男11010219770523111228侯志国男37091119781023521x29黄琳男52010219711019341630黄翔男42011119690429403031黄杏国男11010819660424225432贾步强男14262319750729301X33蒋静涛男12010619601016053334蒋伟男32110219690605049535金伟男11010119571031209336金彦武男11010819651106903437孔琪男11010419721119161938兰智升男13022619770828003239李大新男34242319721106623640李厚恒男41292519740902607841李建国男11010819690313181042林文平男33010619660930047443刘苍松男43230219730423161044刘贵林男15212219690720061345刘洪伟男23900519741022075746刘洁男32011319740315481847刘静女11010819760720632548刘润竹男11010868121814649刘铁松男11010819700427005350刘晓华男11010819711206495151刘志华男14042119700319361852卢方清男61011319680722221X53吕波男21010619630314331754马爱民男14020319680711041055马仁磊男41292519760127523456马禹男11010819720922891657闵承志男36010219761001071958穆少华男61012319770701327459倪尉华男42100374083129160牛斌男11010819680926573261欧翔男11010519700112255862裴伟锋男22010419630102801563曲玉梅女23100571020210264屈工一男11010619660428241365任安彪男14232319740713013766阮晋男14240119730101143667沈超峰男34011179062030168沈坚男43250119751214103269沈连金男37132519810520303770沈学雷男42011119700321421071石升辉男12010619770701051372宋振华男23080419670520001073苏根继男15010219640322301374苏明亮男14020319630707003775万小昉男61210119740427081676王京喜女11010619740101242677王靖男61032219760812231478王生杰男62210119640620071279王艳琴女37068219771004114280王瑛女14273119750120034081王勇男23010719770622081X82王振川男12010868122600383温珩男12010319740220211X84文海男21021119670630587485武红叶女65010619750413302386席尚忠男62210119770704253X87夏金崇男11010119641004501288辛云章男14010219640416231089徐宝男33010549060306190徐德力男22040319740611151491薛向东男11010219590210237X92薛