资料档案归档保管借阅保密登记销毁制度

汇报人：2023-12-26资料档案归档保管借阅保密登记销毁制度目录归档制度保管制度借阅制度保密制度登记制度销毁制度01归档制度归档范围业务资料财务资料包括合同协议、业务报告、市场调研报告等。包括财务报表、会计凭证、税务资料等。行政文书人事档案其他重要资料包括行政决策文件、会议纪要、通知公告等。包括员工入职、离职、考核、奖惩等人事变动资料。如涉及公司核心竞争力的文件、知识产权资料等。其他重要资料根据具体情况确定归档时间，但不得超过相关法规规定的保存期限。财务资料应在财务结算完成后1个工作日内归档。人事档案应在人事变动完成后1个工作日内归档。行政文书应在文件形成后1个工作日内归档。业务资料应在业务完成后1个工作日内归档。归档时间010204归档要求档案应分类整理，按照时间顺序或重要程度排列。档案应装入档案盒，档案盒上应标明档案内容、归档时间等信息。档案应定期检查，确保其完整性和安全性。档案应定期进行清理和销毁，销毁时应做好登记和审批工作。0302保管制度指定专人负责资料档案的保管，确保档案的安全和完整。专人负责定期检查及时修复定期对资料档案进行检查，确保档案无损坏、无丢失。如发现档案有损坏，应及时进行修复，以保持档案的完整性。030201保管责任分门别类将资料档案按照一定的规则进行分类，以便于查找和管理。标签标识为每个档案设置清晰的标签，包括档案名称、保管期限等信息。电子化管理对于电子资料，应进行电子化管理，建立电子档案系统。保管方式保持适宜的温度，避免过高或过低的温度对档案造成损害。适宜温度保持适当的湿度，防止档案受潮或干燥过度。湿度控制采取措施防止尘土和虫害对档案的侵害。防尘防虫保管环境03借阅制度借阅申请01借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、时间、档案资料名称、数量等。02借阅人需提供有效身份证明，如身份证、工作证等。借阅人需保证所借档案资料的安全，不得转借、复制、拍照、拷贝、损坏等。03010203借阅申请需经相关负责人审批，审批通过后方可借阅。审批人员需对借阅申请进行认真审核，确保借阅目的合法、合规。审批通过后，需在档案资料管理系统中进行登记，并由专人负责管理。借阅审批借阅使用规定01借阅人需在规定时间内归还所借档案资料，不得私自延期或拒还。02借阅人需妥善保管所借档案资料，不得损坏、丢失、涂改等。03借阅人需严格遵守保密规定，不得泄露档案资料内容，不得将档案资料带出工作单位。04保密制度涉及国家安全、国家机密、重大决策等重要信息，一旦泄露可能对国家安全和利益造成严重损害。绝密涉及未公开的政策、计划、方案等重要信息，一旦泄露可能对政府工作造成重大影响。机密涉及一般性敏感信息和内部资料，一旦泄露可能对单位工作造成一定影响。秘密保密级别

保密措施物理措施建立严格的档案室管理制度，限制进入档案室的人员，确保档案室的安全和保密。技术措施采用加密技术、防火墙、入侵检测等手段，防止信息被非法获取和窃取。人员管理加强档案管理人员培训和管理，确保他们具备足够的保密意识和能力。应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。档案管理人员在使用档案资料时应遵守保密规定，不得私自复制、拍照、传播涉密信息。使用人员应定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时处理和报告。监督人员保密责任05登记制度每份档案的唯一标识，包括档案名称、年份、序号等信息。档案编号档案的借阅状态，如未借阅、已借阅等。借阅状态档案归档的具体日期和时间。归档时间负责归档的人员姓名或部门。归档人员档案的保管期限，如长期、短期等。保管期限0201030405登记内容电子登记通过档案管理软件进行电子化登记，方便快捷。混合登记结合纸质和电子两种方式，适用于传统与现代相结合的档案管理模式。纸质登记通过纸质表格进行登记，适用于传统档案管理方式。登记方式定期更新定期更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。分类管理根据档案的类型、保管期限等因素进行分类管理，方便查找和调用。严格监管对登记过程进行严格监管，确保登记信息的真实性和可靠性。定期核查定期对登记信息进行核查，发现问题及时处理和纠正。登记管理06销毁制度03法律或政策要求如果档案资料涉及法律或政策要求销毁，应按照相关规定进行销毁。01档案资料达到保存期限根据档案的种类和重要性，设定不同的保存期限，到期后应进行销毁。02档案资料损坏或遗失如果档案资料损坏严重或遗失，无法进行修复或找回，应立即进行销毁。销毁条件123通过碎纸机、焚烧等方式将档案资料彻底破坏，无法恢复。物理销毁通过删除、格式化、数据覆盖等方式将数字档案资料彻底删除，无法恢复。数字销毁通过化学试剂分解等方式将档案资料彻底破坏，无法恢复。化学销毁销毁方式确定销毁条件负责档案管理的部门或人员需定期对档案进行评估，确定是否满足销毁条件。选择销毁方式