期末运营管理课程研究报告

…….…………………….…………….………………..………….……………《运营管理课程研究报告》学号14309105姓名陈忠良成绩___________2012年1月5日摘要东南大学学生创业协会有着12年的历史和许多的荣耀，协会肩负“服务东大创业者，营造创业氛围”的使命曾举办过一系列创业相关的讲座、论坛与竞赛，在东大有着良好的口碑。但是2011年下半学期协会遭遇了一系列问题，导致了协会活动参与人数少、内部凝聚力低等问题。本文分析创协所面临的机遇与挑战，从运营管理的角度为创协提出建议。关键词：创业协会问题机遇运作制度创业协会的二次创业一、创业协会简介东南大学学生创业协会（以下简称创协）成立于1999年，到2011年已经有12年历史。创协的使命是“为东大创业者服务、营造东大创业氛围”。共青团东南大学委员会创业实践部是其直接指导单位，对协会的事务负有监督、宏观管理、提供必要的经费和场地以及相关建议的责任，创业实践部部长由流动助教担任，任期为两年。创协刚成立时仅是以选拔人员参加“挑战杯”创业计划大赛为己任，在历年的发展中逐渐壮大，曾经举办过多场创业类比赛、讲座、论坛以及团委交付的其他任务，东南大学创协也是“南京高校创业联盟”发起者，现任轮值主席。2011年下学期注定是创协的一个转折点，注定是充满了机遇与挑战。随着国家、社会对大学生创业的关注程度不断上升，学生创业者、创业爱好同学、团委都对创协提出了新的要求，而同时创协也获得了更多的经费、政策的支持从而迎来了新的机遇。目前创协所从事的事务主要有如下几个方向：创业相关类比赛的主办、承办与通知。如承办的“挑战杯”创业计划大赛（以下简称小挑）、主办的“沙场点兵”校园营销计划大赛等。创业主题讲座暨“创业大讲堂”“创业沙龙”。邀请各行业知名企业家到学校为学生开展讲座。为学生创业者提供服务。如举办“创业者沙龙”、为创业者提供办公室等。创业协会目前的组织架构如下：图1创协组织架构二、创业协会问题描述在2011年下学期开学之后，协会遇到了一系列的问题。在学期初，人力资源部牵头做创协的招新，但今年协会的报名人数有去年的四百余人骤降至今年的两百余人，而事务增加却带来了比去年70人左右的需求更多的100人左右的需求。筛选率的降低导致招新人才率下降，而协会的成员也深受打击。在招新期间人资部部长突然因为个人原因退出协会，新上任的部长由于与其他部长尚未有良好的磨合所以常常是独自带着部门筹备，而此时的竞赛管理部、宣传部都在负责小挑的宣讲会筹备，外联部在负责协会承办的“雁行东大”慈善活动，能够投入到招新中的人员也非常有限。而此时的指导老师是新上任分管创协，忙于筹备小挑中，创协会长因事情尚未到学校，于是招新乱作一团，没有统一部署与行动。招新期间创协承办了小挑宣讲会，招新结束后协会承办了两期“创业大讲堂”的讲座，三次活动的参加人数都非常多，活动效果反响也不错。在活动过程中仍然出现了一系列的问题：1.活动时间地点等具体内容迟迟难以确定导致宣传资料由宣传部加班赶制。2.几个活动同时进行时导致宣传部制作宣传材料压力过大。3.活动现场总是会出现各种细节问题，诸如嘉宾的题目打错、嘉宾的头像放错、话筒中场没有电源等等。4.浪费严重。比如X展架用完没有将架子回收导致第二次仍然购买全套展架，宣传海报资料打错导致重新印制海报……当问题显现时，创协骨干（部长及以上成员）召开会议讨论解决办法，提出了开办“创新创业文化月”，其实质便是在一个集中的时间段开办一系列创业相关活动，以提升协会影响力与内部凝聚力。其中包括创业者大会（创业服务部）、小挑复赛（竞赛管理部）、创业项目发布会（外联部）、创业大讲堂（大讲堂事业部）、闭幕式暨晚会（人力资源部）。然而美好的愿望却没有换来成果。创业者大会与挑战杯复赛都受到了团委的高度重视，予以经费与政策支持，但是各自均出现了较严重问题。创业者大会参与人数不多、内容空洞、准备不充分等，小挑复赛赛制公平性受到质疑、现场混乱、现场物品缺少、人手不够……创业项目发布会选择在圆形报告厅举办，从真正着手筹办到举行仅有不足5天时间，而要参加发布会的创业企业尚未联系够，进而又导致了宣传部无法根据宣传内容制作宣传材料，现场观众不多、氛围不好。但是因为事先经过一次彩排与多方协调准备，现场流程较为顺利。创业大讲堂最终因为没有邀请到合适的嘉宾从而没有开展活动。最终的闭幕式晚会由人力资源部筹办，限于人手与经费，晚会的质量与活动的参与度都情况不佳。在学期末，协会迎来了转机。基于前段时间的一系列挫折，创协的骨干决心在期末的时候集中力量将小挑决赛办好，以鼓舞士气，提升凝聚力。在决赛之初便确定了停下一切不重要事务、节俭办晚会、挑选协会所有优秀干事集中精力办决赛。明确了项目组的总负责人和指导人，对项目组的任务分组并由各部长担任组长。通过对任务的明确和较好的协调反馈机制，项目组的工作紧张并有序开展。虽然期间遇到了比赛时间和赛制的更改得不可控的问题，但项目组最终仍然克服困难，保证比赛顺利进行，在小挑决赛后取得了团委的高度认可与现场的良好反馈，团队士气也空前高涨。三、对创业协会问题的认知与分析以上大致是创协在这一学期的发展历程，了解了宏观概况后让我们来看看创协的中流砥柱——各个部长对协会问题的认识。表1创协内部部长意见部门问题竞赛管理部栾然浩1.部门缺少活动经验。2.活动不成功导致士气低落3协会缺少统筹调度创业服务部陈畅（期末新接任）工作琐屑干事积极性低，部门凝聚力低部门尚无感情基础创业大讲堂潘藤杰势单力薄，孤军奋斗对协会缺少文化认同感宣传部顾瑶信息滞后，从而被迫加班做宣传材料多活动进行导致多任务处理，部门压力大活动定位不准确人力资源部张智阳人浮于事内部活动少人问津经费缺少对内部的活动制约联盟理事处李剑蓉对协会活动没有宏观的资源调控协会文化凝聚力低理事处内部开会、做事效率不高，执行力低。外联部李双双没有拉到充足的赞助经费没有维持好协会与外部利益相关者的关系秘书处尚亚妮财务制度没有实施，财务状况混乱文件没有及时归档整理，内部信息资源没有很好利用纵观创协一学期的发展历程，确实可以找出大大小小的各种问题，而了解了各个部长对自己部门和协会的问题阐述后，发现每个人都有自己的认知与观点。那么应该从哪里开始进行分析呐？通常的案例分析一般是从问题出发，即确认组织目前遭遇的问题，对问题进行分类和定性，了解了问题内在的逻辑关系与重要程度后有针对性地提出解决办法。不得不承认这种方法确有其优点所在，但是结合到创协本身的情况，此时的创协应该从确认机会与优点出发为宜。管理大师彼得·德鲁克认为，组织不是靠解决问题而存在，而是靠抓住机遇发展（《创新与企业家精神》）。《企业生命周期》的作者伊查克·麦迪思在其著作中也提出创新与执行人才是组织处于青春期最需要的。确立了这样的思路，让我们从成功的例子出发。在提到“成功”的时候必须予以说明，因为在非营利组织特别是学生社团来说，几乎所有人对组织的成功都有自己的定义。具体到这个案例中也不难，从各个部长所反映的问题可以归纳出他们所认可的成功，也就是他们在提出问题的同时就隐含了“如果能够达到这些效果，那么大概可以算作成功了”。归纳起来有如下几点：1.活动的定位要准确，要有意义。2.活动要有统筹安排，能够有序进行。3.活动现场能够做到物资齐全、顺利进行。4.活动要有充足的经费支持5.活动能够让参与人员有认同感并能够提升自身能力，从而让内部人员通过活动得到成长。6.以上要求都应有定性与定量的指标，不能以感性认识为基准。综合以上几点，此学期小挑决赛可以勉强算作“成功”的活动。那么就以小挑决赛为例进行分析。对比以往活动，总结小挑成功因素主要有以下几点：1.“挑战杯”创业计划大赛本身非常有意义，能够很好地锻炼参赛选手。小挑比赛在东南大学历史中有广泛的认知度和认可度。2.比赛从开始立项筹备到决赛有12天的时间，准备时间充裕。3.从比赛开始有统一的负责人与指导人，任务内容被明确地分组并确定任务完成时间。4.信息得到及时反馈，问题能够在最快的时间共享与解决。5．比赛受到团委和创协的高度重视，经费、场地、政策等均得到大力支持。6.大一的干事对活动的有效建议能够及时得到采纳并赋予实施，人员参与度高。筹办小挑决赛的意义远不止是一次活动的成功，对于创协内部成员的士气也是一大振奋。在12天的准备时间里大一的新生得到了锻炼，了解一个活动是如何策划、实施、反馈的，对协会的宗旨与使命也有了具体的认知。创协的骨干体会到了付出后的成就感，对协会未来的发展恢复了信心。而成功承办小挑的经历也将提高创协以后获得赞助商赞助的可能性。小挑决赛的成功举办也让团委对创协重新定位，认知到创协并没有失去往日的风采。至此，我们可以回过头来分析创协遇到的问题。因为创协的骨干在大一的时候没有充足的锻炼，而协会又没有留下成熟的活动运作机制，招新的时候遇到人资部部长离职而指导老师与主席团无暇兼顾的时候便出现混乱，而其他部门又忙于自己的事务，共同的原因导致了招新的失败。招新的失败让刚上任的骨干没有成就感与认同感，长期上一定程度地影响了创协活动人才的数量与质量。当制度缺失时经验便成为重要的因素，而创协没有完善的培训机制，从而导致大二的经验不足，大一的新生进入后没有得到很好的锻炼与培养，在做活动时便出现各种问题。如前文所述，“创新创业文化月”的实质便是在一段时间内举办一系列与创业相关的活动，主观愿望是要以一系列活动来提升影响力、鼓舞士气，但是仍然缺乏统一调度，对人、财、事没有充分地协调，没有确立优先顺序突出重点，从某种程度上来讲活动越多反而造成了混乱的加深与士气的降低。至此我们可以得出结论，创协在2011年下半学期出现一系列的问题的主要原因在于宏观上没有统一的安排与协调，长期而言没有成熟的人员培养机制和活动运作制度与准则。四、从运作角度对创业协会的建议在此我们仅从运作管理的角度给出建议。计划。在学期初便对协会的活动进行规划，对每个活动进行认真全面的分析预估，对活动的内容进行确认与细化，从事务出发确认所需要的人员、经费、场地。为每个活动确定所需的筹备时间区间范围，即确定好要办好此活动所需投入的最小时间与最大时间。基于此判断最多能够容许多少事务同时进行，如果超过则必须要延迟或放弃一些不必要的事情。立项与分配。在到达活动预计时间时成立项目组，明确项目组的负责人与指导人，确认项目组筹备时间并根据时间安排任务进度，及时反馈与跟进。3．现场控制在活动立项时建立物资清单与现场流程，在活动开展前确认所需物资均无缺并且确保一次以上的排练。对每次活动所用物资与流程进行整理与归档，建立起成熟的活动筹办制度提高下一次同类型活动筹办的效率。致谢首先感谢孔庆善老师一学期认真的教导，从运作的角度去思考问题能够发现许多以前没有认识的地方。还要感谢团委丁老师的支持，感谢创协各个部长的配合与建议，特别要感谢创协的元老胡正所写的《从规范化角度谈活动》。参考文献孔庆善《运作管