总经办秘书职责模版

第页共页总经办秘书职责模版第一章总体要求一、指导思想根据公司总体工作要求和部门需要，秘书需要充分发挥个人专长和才能，以高度的责任心和敬业精神，配合上级的工作，协调部门内外事务，完善行政管理，提高工作效率，确保工作的顺利进行。二、工作目标1.协调部门领导日常工作，提供全面的行政支持。2.完成总办公室的日常行政管理工作，保证各项工作有序进行。3.组织、安排会议和活动，确保会议和活动的顺利进行。4.协助总经办处理部门间的协调问题，提高工作效率和质量。5.负责机要文件的制作、传送和归档工作。6.协助总经办实施各项行政制度和规章制度。第二章职责分析一、日常行政管理1.负责总经办的来访接待工作，提供友好、专业的接待服务。2.管理总经办日常办公用品的领用和库存管理，确保办公用品的供应和使用。3.负责总经办会议室的管理和预约，确保会议室的使用安排和设备的正常运行。4.负责总经办文件的收发和归档工作，确保文件的及时传达和保存。5.协助总经办完成各项行政事务，如出差申请、考勤管理等。二、会议和活动组织1.按照总经办的要求，组织会议和活动的准备工作，包括会议室的预约、会议材料的整理和分发等。2.协调各相关部门的配合，确保会议和活动的顺利进行。3.记录会议或活动的重要内容和决议，及时上报并跟进相关事项的执行情况。三、协调内外部事务1.协助总经办处理各类文件、来电来电，确保信息的及时传达和处理。2.协调内部各部门的工作，处理部门间的协调问题，保证工作的协调和有序进行。3.与外部单位建立和维护良好的合作关系，处理外部单位的来访和联络事务。四、机要文件管理1.负责机要文件的制作和处理工作，包括机要文件的起草、校对和修改等。2.根据总经办的要求，传送机要文件并跟进处理情况，确保机要文件的及时传达和处理。3.负责机要文件的归档工作，保证文件的整理和保存。五、协助行政制度实施1.负责总经办行政制度和规则的建设和实施，包括行政管理制度的起草、修订和宣传等。2.负责总经办行政制度和规章制度的培训和执行，确保制度和规章的落实和执行。3.根据总经办的要求，组织和跟进行政制度和规章的评估和改进工作。六、其他工作根据总经办的需要，完成其他临时交办的工作。第三章职责要求一、专业知识与技能要求1.具备良好的文字和口头表达能力，能准确、清晰地表达自己的意见和观点。2.熟练掌握办公软件和办公设备的使用，能熟练处理文档和邮件的编辑和传送。3.具备一定的协调和组织能力，能有效安排和协调各项工作。4.具备一定的机密工作管理经验，能够保守机密，并保证机要文件的机密传送和处理。二、素质要求1.具备较强的责任心和工作积极性，能全心全意投入到工作中。2.具备良好的团队合作精神，能有效协作，共同完成工作。3.具备较强的沟通与决策能力，能有效地与上级及部门员工沟通，理解和把握各类信息，并做出合理决策。4.具备较好的应变能力，能迅速适应工作的变化和各种紧急情况的处理。5.具备较好的时间管理能力，能合理安排和处理各类工作，确保工作的质量和进度。第四章培训与发展一、培训与学习1.按照公司的规定，参加相关培训和学习，不断提高自身的专业水平和工作能力。2.与同行业或同岗位的人员交流经验，共同进步。二、职业发展根据自身能力和公司的需要，制定职业发展规划，有针对性地提升自身的综合素质和能力。第五章总结总经办秘书在公司的组织管理方面起着关键作用，要求秘书具备扎实的专业知识、