秘书学概论课件

第三章秘书工作机构【知识要求】1、了解秘书工作机构的内含、发展历史；2、了解秘书工作机构的组织形式、地位；3、了解秘书工作机构的设置原则、设置现状；4、了解秘书工作机构的职能和工作要求；秘书学概论【案例引入】办公室的分合某党校党委办公室和校长办公室原来是两套班子，后来党委书记退休，原校长兼任了党委书记，为了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必要的程序将党委办公室和校长办公室两个秘书机构合二为一，改名“××大学办公室”。但是三年以后，该校主要领导调整，新一届党委书记和校长又分别由两个人担任，于是校领导又决定将秘书部门分为党委办公室和校长办公室两个秘书机构。秘书学概论第一节秘书工作机构的发展历史一、古代的秘书机构二、我国近代秘书机构发展三、我国现代秘书工作机构发展秘书学概论第二节秘书工作机构的地位和性质一、秘书工作的地位二、秘书工作机构的性质秘书学概论第三节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构的设置原则二、秘书工作机构的名称与组织形式三、秘书工作机构的设置现状秘书学概论第四节秘书工作机构的职能和工作要求一、秘书工作机构的职能二、秘书工作机构的工作原则与要求三、秘书工作机构的群体管理与组合秘书学概论

第四章沟通与协调

教学目的

1、理解沟通与协调的概念和内容；

2、熟悉沟通与协调的基本步骤和方法；

3、掌握沟通与协调的原则和技巧。秘书学概论教学重点与难点重点沟通与协调的基本步骤与方法；沟通与协调的原则和技巧；难点沟通与协调的方法与技巧；案例分析：技能训练。秘书学概论了解自己的学问发展果断自信并赢造幸福生活的学问利用果断自信的特质改善自己与他人关系的机会了解不同情境下采用如何采用最佳沟通风格的时机我想这是一门我想这是一次秘书学概论第一节沟通概述沟通的概念及重要性

1、沟通的概念

沟通为了达到既定的目标，用一定的符号，把信息，思想和情感在个人或群体间传递的过程。秘书学概论2．沟通的重要性好言一句三冬暖，恶言一句六月寒我们所讲的话，可以决定我们每天的遭遇！人与人之间都有一个感情的帐户，一句体贴入微的话就是存了一笔爱的款项，一句尖酸刻薄的话等于提了一笔爱的款项。因此，是使组织成为一个整体的凝聚剂；是实现领导职能的基本途径；是组织与外部环境之间建立联系的桥梁。秘书学概论

3、沟通的过程包括信息发送者、信息、信息在通道中传递、信息接受者、沟通障碍、反馈等，其传递结构见图。秘书学概论沟通过程结构图文化背景沟通障碍信息发送者信息渠道信息接受者反馈秘书学概论

4、沟通的类型

1)横向沟通

2)纵向沟通

3）团队沟通

4）跨文化沟通

5）网络沟通秘书学概论

5、沟通常用方法

1）文字形式报告、电子邮件、传真、信函等。

2）口语形式

电话、谈话、采访、会议、讨论会等。

3）非语言形式空间沟通、衣着沟通、举止沟通。秘书学概论

6、有效的沟通

1）有效倾听的方法①倾听的层次②倾听的技巧

③影响倾听效果的障碍秘书学概论2）有效表达的内容①为什么我们要提问。②提问的类型。③如何有效地提问。④如何自信地提出要求。⑤如何礼貌地拒绝要求。

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3）有效沟通的气氛创造与推动技巧

①融洽气氛的创造

◆营造共同感。

◆敏锐地把握沟通时的种种状况。②推动的技巧

◆回馈、提议、推论、增强。秘书学概论4）有效沟通的原则

①可信赖性②一致性

③内容的针对性④明确性

⑤持续性与连贯性

⑥渠道选择的适当性

⑦接受者的接受能力秘书学概论秘书学概论5）克服沟通中的障碍①运用反馈②选择最恰当的沟通渠道③知彼知己④简化语言⑤倾听⑥控制情绪⑦注意非语言暗示⑧实际沟通练习秘书学概论造成沟通困难的因素缺乏自信，主要由于知识和信息掌握不够对于重点的强调不足或条理不清楚不能做到积极倾听，有偏见，先入为主按自己的思路去思考，而忽略别人的需求准备不足，没有慎重思考就发表意见失去耐心，造成争执人的记忆力有限时间不足情绪不好判断错误语言不通秘书学概论沟通的有效比率秘书学概论沟通书面口头语言沟通的方式秘书学概论非语言沟通

语气语调面部表情身姿手势目光接触身体距离秘书学概论沟通注意

提问的禁忌不要问对抗性问题；不要在任何时候都提问题而不看时机；不要问显示自己精明的问题；不要中断别人的话题，去提自己的问题。秘书学概论问题讨论1．怎样进行有效倾听和有效提问?2．怎样克服沟通中的障碍?

3．遇到下面情况如何沟通。有一位客户，所购产品出了一些问题，他开头是这样说的“喂，叫你们老板来听电话，你们这些混蛋到底会不会做生意。”秘书应如何应对。

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第五章秘书人际关系【知识要求】1、了解秘书人际关系的重要性；2、秘书人际关系处理的方法及技巧；3、掌握不同人际关系的协调程序和方法。【能力要求】作为秘书能正确处理与领导、同事及群众的关系，有的放矢，做好各项工作。秘书学概论不会说话的打印机

李明在一家食品加工厂的包装车间里当管理人员，马丽是车间里贴标签的工人。马丽刚犯了一个严重错误，包装流水线上的产品换了，却没有换上相应的标签，李明找马丽谈话。李明：“你怎么可以让这种事发生？我早就跟你说过了，而且要你特别当心。”马丽：“当时我以为换流水线上的产品，我会从打包者那里得到这个消息，可他什么也没对我说。”李明：“这不是我当时的意思，我说‘打包者’，指的是打包机，当产品换线时，他们红线就亮了。”马丽：“我想我大概误解了你的意思。不管怎么说，那天你跟我说这件事时，我为母亲急得要命，她正在医院里动手术，我真没想到，标签贴错了会惹下那么大的麻烦。秘书学概论

第一节秘书人际关系概述一、秘书人际关系的含义（一）秘书人际关系的含义及特点（二）秘书人际关系的意义秘书学概论二、秘书人际关系处理的原则与方法

（一）影响秘书人际关系的因素1、个性艺术2、文化因素3、社会因素4、接触范围因素5、思想感情因素6、交往频率因素秘书学概论（二）秘书人际关系处理应该具备的能力1、理解和领会的能力2、学会说话3、应变能力4、学习能力5、控制自我情绪的能力秘书学概论（三）秘书人际关系的处理应遵循的原则1、平等和尊重2、礼貌和礼仪3、赞美他人4、宽容与体谅5、公允与慎独秘书学概论第二节秘书与领导的关系一、秘书与领导关系概述二、秘书与领导关系的特征三、秘书与领导关系的处理原则四、秘书人员与领导集体交往的原则五、秘书与领导的交往技巧秘书学概论

第三节秘书与同事的关系一、秘书与同事关系的特征二、秘书与同事相处的原则与要求三、秘书与同事相处的技巧秘书学概论第四节秘书与群众的关系一、秘书与群众关系的范围与特征秘书学概论二、秘书与同事关系的处理原则（一）认清自己身份的双重性，摒弃优越感（二）虚心向群众学习，诚心与群众交朋友（三）要面带微笑和群众进行双向沟通秘书学概论第六章秘书的日常事务工作

案例引入李秘书该如何处理此事？立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近百万元的生意，双方的关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公司总经理来了一封信，龙丹制衣厂的王总经理看了很生气，随即把秘书李小姐叫来，把那封信丢过去，说：“给立新公司回封信，以后不合他们做生意了！”

秘书学概论第六章秘书的日常事务工作李小姐怎么办呢？他有四种选择：（1）立即照办。很快打好信，让王总理签字后发出。（2）进行劝阻，给王经理讲明其中的利害关系，劝他不要因一时气愤而做出错误的决定。（3）暂时不办，估计王总经理会改变主意，等待新的指示。（4）打好回信，过两个小时后，再去问王总经理：这样写可以吗？这信要不要发出去？问题：1、秘书李小姐应该采取哪种做法？2、对这四种做法王总经理会有什么想法和反应？3、如何才能做好这类事务性工作呢？秘书学概论第一节办公室管理一、办公室管理的概述（一）办公室的界定

办公室一是工作人员完成任务、执行其职务的工作地点；二是工作机构，领导工作的辅助性（二）地位和作用办公室是领导进行决策、管理的重要场所；单位与有关单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所；办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。秘书学概论第一节办公室管理二、办公室的设备设施管理

（一）办公机械和电器设备的管理1、设备管理应有三个方面：第一是做好资产登记；第二是定时定人负责维修保养；第三是科学合理地使用。

2、办公机械设备和电器包括电话机、手机、传真机、复印件、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。

（二）办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理

1、办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。

2、秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况来设计。

秘书学概论第一节办公室管理三、办公室的环境美化（一）环境美化的保持上班后：1、用吸尘器清洗地毯，打扫房间；2、擦好办公桌、椅子（包括客人坐的椅子）、档案柜、电话机等，电话机拨盘和电话听筒的两端还需经常消毒；3、为办公室内的花卉浇水、整理枯叶等；清除纸篓内的纸屑；4、看墙壁饰物，如挂画、工艺品、镜框等是否有歪斜；5、有空调器的房间调节好室内温度，有百叶窗的调整好方向，使之保持一致角度；6、日历翻至正确日期，检查时钟是否正确；7、盖章用的橡皮印改为当天日期；8、报纸、杂志等排列整齐，墨水、便条纸、圆珠笔、铅笔等补充就绪；9、将日程表和必要的文件资料至于上司和自己的桌上；10、备好当天的报纸让上司能马上阅读；秘书学概论第一节办公室管理下班前：1、将所有散置的纸张放进抽屉中去。2、检查办公室现代化工具是否已经关闭，电源是否切断，抽屉、橱窗等是否均锁好等等。（二）办公室环境美化的措施办公室环境美化的措施包括照明、色彩调节、噪声的防止和控制、办公室温度的调控等几方面。四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患1、办公室常见的有碍健康和安全的隐患1）室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，如光线不足或者光线刺眼。2）地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门。3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。秘书学概论第一节办公室管理4）办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。5）工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。6）火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物品等。2、办公室常见的潜在危险1）办公家具和设备摆放不当。2）拖曳电话线或者电线3）许多废纸堆放在办公室内的一角。4）档案柜、橱阻挡了通道。5）楼梯踏步平板破旧或损坏，楼梯上没有扶手或扶手已损坏。6）安全出口被阻塞。7）火灾疏散注意事项不完全或者没有，灭火设备已损坏。8）防火门被锁住、打不开或者平时开着。9）当发生火灾的时候，火灾警报或者灭火设备失灵。10)由于柜橱顶端的抽屉堆放的东西太多导致其倾倒。秘书学概论第一节办公室管理11）没有关上的抽屉挡住通道。

12)用易燃材料做烟灰缸。13）在一个密闭的容器里烧水和倒热水。14）在不会操作和没有指导的情况下使用设备。15）器械破损或有危险。16）拖得很长的电线，接线松开或损坏，绝缘不彻底，电路负荷太大。17）没有保险板或者保险板松开。（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第一，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；第二，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；第三，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本单位的隐患记录及处理表上。秘书学概论第二节安排领导工作日程

秘书在领导活动日程安排中的作用至少应包括两方面：第一，将已经确定的日程安排制成一目了然的活动日程表；第二，根据日程表对已确定的领导活动提供全面的服务，使领导活动得以顺利进行。一、日程安排的原则和要求（一）区分轻重缓急；（二）服从于组织的总目标和整体计划；（三）随时补充、调整；（四）提示和督促。二、订约事宜故为上司订约除了须遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点：（一）事先征求上司意见；（二）再次确定，及时提醒；（三）善用台历和备忘录；（四）旅行出差的日程安排。秘书学概论第二节安排领导工作日程三、日程安排的实施（一）日程表的编制计划编制的注意事项：1、设日期、时间、地点、预订事项、备注等几项内容。2、每周每日的工作活动都不要安排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作。同时要考虑领导的工作习惯，给领导留出处理日常公务的时间。3、所有日程安排，均有领导的意向决定，秘书的任务是使其规范化、系统化、表格化。4、两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给领导留出足够的路途上所需的时间。5、为领导和自己各准备一本备忘录，当日程安排确定时，立即将日程安排分别写入秘书和领导的备忘录。6、如果日程安排是出差时，一定要写上出发与到达的时间，另外再制作旅程表。7、周计划表和日志卡片用毕后归档。秘书学概论第二节安排领导工作日程（二）日程安排的落实为使领导顺利地行动，必须对日程表中各计划事项在事前加以落实。落实的方法主要有：1、以电话来决定会谈与会谈的预定计划时，根据备忘录，尽早以文书形式落实。2、在会议和访问的前一天或前两天，与会议主持者和访问对方联系一下，再一次落实时间、地点。3、秘书和领导在周末核对一下下周的日程安排，或每天早晨核对一下当天的日程安排。4、在周末把下月的日程安排交给领导，或到周末把下周的日程安排表给领导，或每天早晨给领导日程安排备忘录，对重要的计划事项提个醒就行。5、会议和会谈的文件、资料，都必须在会前一天准备完毕。6、领导要使用单位车辆时，要把领导外出一周的时间、地点写清，在前一周末交给司机，要尽快联络。（三）日程安排的变更和调整可以采取的措施通常有：秘书学概论第二节安排领导工作日程1、编制日程安排表时，要根据职业活动规律预测会有哪些会议与会面，要留出富裕时间。2、秘书要加强与领导的密切联系，要尽量避免因粗心大意的失误而变更日程。3、变更和信息的补充，都写进日程安排表，同时，把变更通知所有相关人员。4、载入日程表的计划事项，要解约时，立即与领导联系，安排其他日程。5、有变化时，能相机行事，立即采取相应措施，因而事先要准备各有关人员联络方式、地点的一览表。6、计划变动以及因计划变动涉及到其他人员时，秘书应立即向领导报告计划变更的情况，说明计划变动可能发生的影响，与领导商量处理的办法后，立即通知有关人员，并详细说明变更时间的原因，同时与对方商量约会时间，时间确定后，再向领导报告，然后列入计划表中。秘书学概论第二节安排领导工作日程四、领导日程安排的意义（一）有利于领导科学地利用时间，提高领导工作效率；（二）有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率；（三）有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件一、拨打电话（一）接电话时应注意的事项1、接听电话，拿起后应说：“这里是××单位××部门”。2、铃响两三声之间，是接电话的最佳时机，让对方多等时，接听电话以后要道歉：“对不起，让你久等了。”3、找人接电话要问清对方姓名或单位：“对不起，你贵姓？”“对不起，怎么称呼您？”然后说：“请你稍候。”

4、秘书应养成一手摘机，一手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间（准确到几点几分），最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。5、在通话时，如果对方接连讲话，接听人应“嗯嗯”作答，不可不声不响，使对方误以为不再在听。重要的内容，特别是人名、地点、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一遍，让对方核实无误。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件6、重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。如果电话是打给上司的，秘书应先了解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话挂通以后，秘书应立即挂断，不应再听。7、如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。

8、通完话，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。

9、对打错的电话，态度也要和蔼客气。6、重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。如果电话是打给上司的，秘书应先了解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话挂通以后，秘书应立即挂断，不应再听。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件7、如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。

8、通完话，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。

9、对打错的电话，态度也要和蔼客气。（二）打电话应注意的事项

1、打电话之前，应确认对方电话号码、单位和具体要通知的人的姓名；事先要考虑好通话内容，准备好记录纸和有关材料。打电话前应考虑对方上班的时间，尽量找合适的时间。国外电话要考虑时差。境外或国际电话号码多达十几位，也应在14秒内连续、准确拨完，号码之间间隔不能超过3秒。

2、接通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名，如果找人要说：“对不起，请×××听电话”，而不称“老×”

、“小×”。说话应吐音清晰，音量适中，速度不紧不慢。重要内容提请对方记录，记完再请对方复述核实。3、电话中谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜。一般要先向对方征询，对不起，我想就什么问题和您商量，大概需要多长时间，您看是否方便？对于工作方面，秘书间能谈妥的，尽量谈妥，而不必找对方领导，如果要同对方上级领导通话，要先道歉示谢。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件4、替上司打电话给对方上司，应在对方上司接电话前就将电话递给上司。

5、如果要求的通话人不在或不便接电话，简单事项可请接听人记下转告，或者请转告回电或另约时间再打。通话结束，应说“谢谢”或“再见”，方可挂断。

6、错打了电话，错拨了号码都要说：“对不起，打扰了。”不要问对方“你是什么单位”、“是哪儿”，可以问，“我想要某某号码，我拨对了吗”？（三）做好电话记录记录时，要注意通话中的五要素，即“5W+1H”：Who，谁（人）；When，什么时候（日、时）；Where，在哪里（场所）；What，什么事（内容）；Why，为什么（理由）；How，如何处理（方法）。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件（四）注意电话礼仪无论接、打电话，秘书都应注意声音柔和，语气要亲切，表达要清楚，快慢要适中，嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问候了，那么一定要回敬问候语，然后再询问对方有什么事情。二、处理邮件（一）邮件的收取、分拣、拆封与转交1、邮件的收取1）收领邮件。

2）取回邮件。

秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件3）专人送达。2、邮件的分拣1）按照收件人分拣。2）按照收件部门分拣。3）按照收件的重要性分拣。3、邮件的拆封1）邮件的拆封要注意事项。2）到底哪些邮件可以由秘书拆封，哪些不允许，应根据领导的指示做出判断。3）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。4）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件5）秘书应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。哪些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给领导，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等；而一般的公务性信函可以经秘书处理后呈送。4、邮件的转交1）交给领导。2）如果事先得到领导的授权，应对信件进行评注。3）转交他人。（二）邮件的回复1、信件的回复要做好以下几件事：1）根据信件的重要程度，发出之前，请领导确认。把有关信件复印、存档。秘书学概论第三节电话接待工作与处理邮件2）写好信封，检查核对收信人的姓名、地址，确保准确无误。3）检查邮寄标记是否准确，如挂号信、保价信、机密信等的特殊标记。4）信件中如有附件，应对照信纸上列出的附件名称和数量，一一予以仔细检查，确保准确无误。2、传真的回复3、电子邮件的回复秘书学概论

第四节保密工作一、保密的概念与意义保密，就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。意义（略）二、保密工作的内容与要求（一）保密工作的内容1、会议保密。2、文件保密。3、电脑保密。4、通讯保密。5、涉外保密。秘书学概论第四节保密工作（二）保密工作方针1、积极防范。2、突出重点。3、既确保国家秘密，又便利各项工作。三、秘书与保密工作（一）秘书在保密工作中的作用（二）保密工作中的重点环节秘书部门的保密重点，包括口头部门、公文保密、会议保密三个方面。1、口头保密2、文件保密3、会议保密秘书学概论第四节保密工作四、保密工作的措施1、开展保密教育，是做好保密工作的基础性工作。2、健全保密制度3、进行保密检查保密检查包括六个方面的内容：第一，检查保密工作的方针政策及保密法规的贯彻执行情况。第二，检查保密工作的相关的制度建设及落实情况。第三，检查保密组织的机构落实及建设的情况。第四，检查保密设施的配置和保密环境的安全情况。第五，检查有无泄密的隐患以及泄密后的应急准备。第六，检查有无泄密事件的发生及对涉密事件的查处情况。秘书学概论第四节保密工作4、处理失密事件处理失密事件包括两方面的内容：一是采取补救措施，防止产生更加严重的后果，减少和挽回损失；二是发现泄密事件后，及时调查，确定责任人，并对责任人依法追究行政、法律责任。秘书保密工作须知1）不该说的机密，绝对不说。2）不该问的机密，绝对不问。3）不该看的机密，绝对不看。4）不盖记录的机密，绝对不记录。5）不在私人通信中涉及机密。6)不在公共场所和家属、亲友谈论机密。7)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。8)不携带机密材料游览、参观、探亲和出入公共场所。秘书学概论第五节印信工作一、公章的样式、种类和刻制(一)公章的样式有形状、质料、尺寸、印文、图案等组成。1、形状。2、质料。3、尺寸。4、图案。5、印文。（二）公章的种类1、单位印章。2、套印章。3、钢印。4、领导人签名章。5、其他印章。秘书学概论第五节印信工作（三）公章的刻制凡机关、单位的公务印章，一律不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种是由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。二、印章的保管和使用(一)印章的保管（二）印章的使用三、介绍信的管理与使用（一）介绍信的管理秘书学概论第五节印信工作机关单位及其部门使用的介绍信，应统一规格、统一印制、统一管理，并由单位领导指定秘书部门专人管理使用。（二）介绍信的使用秘书开具介绍信要经分管领导批准，应做到项目完整，字迹端正、清楚，介绍信上被介绍的名字、职务、身份、前往单位名称、是由、日期、人数必须清楚。同时要有存根，其内容必须与正文相符。四、具体要求第一，要谨慎管理，严防丢失。必须严格按照管理规定保管，用后应马上放回存放处，以避免丢失或被盗的情况发生。第二，要严格制度，加强对印信的管理，遵循必要的使用程序，防止出现差错。秘书学概论第五节印信工作第三，要认真负责，坚持原则。印章代表单位的权威，秘书人员必须增强责任意识，要坚持原则，不得以权谋私。要做到有违原则的章不盖，不合规定的章不盖，情况不明的章不盖。同样，有违原则的介绍信不出。第四，要专人保管，做到人在章在。不得多人保管，更不能将印章或介绍信借给他人；如要用印，掌印人必须在场。第五，要热情服务，不要“据章自傲”。管理印章是组织的安排，掌印人必须增强岗位意识，服务意识，不要认为管理印章就能代表单位，应切实发挥管理和服务的实效。秘书学概论第七章文书处理工作概述

概念意义特点秘书学概论本讲重点文稿撰拟、文稿审核的规范和方法模拟与训练秘书学概论

C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲：

—是对领导意图的完善和升华；

—是对领导知识和智能的补充和延伸；

—是对领导精力和体力的“代偿”。7-1-3特点（四性）“养之有素”——注重知识的积累和更新“倚马可待”——随时准备接受领导者的交拟A.写作活动的“受动性”

(相对“自主性”而言)

要求秘书秘书学概论C.表达方式的“综合性”（“记叙”“说明”“议论”“抒情”中，以说明为主，兼有记叙和议论）熟悉记叙、说明和议论等表达方式

努力形成自己独特的语言风格要求秘书

B.思维形式的“抽象性”（形象思维、

抽象思维、直觉思维）既具备扎实的现代汉语知识

又很好地掌握形式逻辑知识要求秘书秘书学概论D.成文过程的“程序性”（交拟→拟稿→审核→签发→印发）；（会商→会稿→会签）懂得并熟悉行文程序；严格按照有关规定行文要求秘书秘书学概论7-3

文稿撰拟秘书学概论7-3文稿撰拟7-3-1文稿撰拟范围——4方面

A.各种法定公文（即党和国家明文规定的）党的机关14种、行政机关13种：决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等规定严格、标准统一。秘书学概论

B.各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料）

文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。

——简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等。

——规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等。

——总结类（略）——计划类（略）

——提纲类（略）——各种行业文书秘书学概论

C.领导的各种讲话稿开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告〈？〉、领导述职报告等）。撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。秘书学概论D.各种公关文书——企业、事业单位用得较多！书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等。致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等。宣传类：说明书、解说词、广告词等。

目前，公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。秘书学概论7-3-2文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程）“三部曲”——

准备阶段

a.授受意图理清思路

b.收集材料寻求依据

c.拟定提纲构思布局

草拟阶段注意——a.讲究语法字斟句酌b.讲究逻辑表达准确c.讲究格式遵规循俗

定稿阶段a.审核——

发现问题b.修改——改错与调整c.定稿——

领导审定签发通过秘书学概论7-3-3文稿撰拟要求

除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求一要符合必须行文的原则；二要符合国家现行法律、法规；三要符合党和国家方针、政策；四要符合实际情况；五要符合领导意图；六要做到所提措施办法切实可行；七要与相关方面充分协商、协调一致；八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑；九要符合有关公文格式、标点符号等规定。秘书学概论7-3-4文稿撰拟的3种方式A.个人撰拟（适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）B.集体撰拟

（适用于重要而且综合性强的和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等）C.文稿代拟（大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿）秘书学概论

7-4文稿审核秘书学概论7-4-1文稿审核（核稿）概念

A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。

B.文稿审核的和意义和作用主要有三：

a.控制发文总量，提高行文质量；

b.确保文稿质量，避免行文出错；

c.减轻领导阅批文稿的负担。秘书学概论7-4-2审核内容（亦即把关的重点）

主要从6个方面审查核定——

A.把好法律法规关；

B.把好政策规定关；

C.把好事实即材料数据关；

D.把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）；

E.把好体式关（语体、规格、式样等）；

F.把好程序规范关。秘书学概论7-4-3文稿审核的方法

A.程序性方法——“三审”制初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。

复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。

终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。

B.组织性方法——四种

a.个人审核b.集体审核

c.会商（会审）d.专家审核秘书学概论第八章会议工作

案例引入志远股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料，因为有多家国外公司竞标，所以材料很多。张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是，张志就没有准备他们的资料，不想，正式开会时，其中的两位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。1、秘书张志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果领导让你准备这次会议所需文件资料，你会怎么做？3、你从中吸取了什么经验教训？秘书学概论第一节会议概述一、会议的含义会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。不同的历史时期人们赋予会议的内涵略有一定的差异。二、会议的构成要素构成会议的基本要素有：会议名称，会议时间（含开始时间和终止时间），会议地点，会议的人员，会议的议题和议程，会议的组织工作，会议结果。（一）会议名称常用的会议命名方法有：1、以序号命名。2、以会议主题命名。3、以会议参加者身份命名。4、以会议召开的地点或时间命名。

秘书学概论第一节会议概述（二）会议时间会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义。（三）会议地点会议地点也包含两层含义，一是在哪个地方召开；二是具体会场选在何处。（四）会议的人员会议的人员，包括会议的参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。（五）会议的议题和议程会议的议题是会议所要讨论解决的问题。（六）会议的组织工作会议的组织工作主要是指安排处理好会议活动各个工作环节之间的关系，包括会前的准备、会议期间的服务、会后的处理工作等。（七）会议的结果秘书学概论第一节会议概述三、会议的类型（一）根据会议的性质分类1、决策性会议2、非决策性会议（二）按会议的规模划分1、小型会议：人数在三、五人至数十人之间，一般不超过一百人。如各级政府的办公会等。2、中型会议：人数在一百人至一千人之间。如中央工作会议、省级人民代表大会等。3、大型会议：人数在一千人至数千人以上。如全国党代会、全国人民代表大会等。4、特大型会议，人数在数万人以上，如节日集会、庆祝大会等。（四）按会议的时间特征划分1、定期性会议：也叫例行性会议，如无特殊情况到时非开不可。如机关办公例会、各种学会的年会等。2、不定期会议：是一种根据现实需要而召开的会议。秘书学概论第一节会议概述

此外，按法定的行政级别分类，可分为中央级会议、省级会议、地（市）级会议、县级会议、乡级会议等；按是否涉外分类，可分为国内会议和国际会议，后者又可分为双边会议（两个国家）和多边会议（三个以上的国家）；按会议的公开程度分类，可分为绝密会议、机密会议、秘密会议、公开会议等。四、会议的作用概括起来，会议的作用主要有以下几个方面：（一）民主决策的作用（二）行使民主权力的作用（三）交流信息的作用（四）宣传教育的作用（五）理论研究作用秘书学概论第二节秘书会务工作的特点和要求一、秘书会务工作的特点（一）政治性（二）辅助性（三）被动性（四）事务性（五）时间性二、秘书会务工作的基本要求对秘书会务工作的基本