文件资料管理制度

文件资料管理制度一、文件资料管理的范围文件资料管理的范围包括：项目生产与管理全过程中发生的所有业务文件、工作方案、工作记录、合同协议、信息文本、数据报表、图纸图样、影像图表、凭证单据等各项文件及资料，包括纸质文本及电子文本。二、文件资料管理的目的1、全面、真实反映项目生产与管理的政策、依据、过程及其结果。2、全面、真实反映各部门、各岗位履行职责情况，分析项目运行与管理的有效性，不断提高管理效率。3、为决策管理、项目监管、工程验收、结算请款、工作考评、责任认定等提供完整、可靠的依据。三、文件资料的收集与提供责任1、经办资料：谁经办就由谁收集和提供。2、履责资料：谁履责就由谁收集和提供。3、交接资料：所有文件资料的传递和移交，都必须履行交接登记手续，登记内容至少应包括：移交的日期、文件资料名称、文件格式（纸质文本或电子文本）、文号或编号、页数（或册数），并由移交人、接交人签字。四、文件资料的传递责任文件资料传递包括文件资料报送、传达、移交。1、文件资料的报送：应根据工作需要和管理要求，按时报送有关文件或信息资料。（1）向外部报送：向外部报送资料时，应经项目经理批准；向外部报送的文件资料，必须自留一份存档。（2）向内部报送：内部报送的文件资料必须明确交接责任。重要电子文件资料必须通过电子邮件传送；重要电子文档及纸质原始文件资料必须办理交接登记并由交接双方签字确认。2、文件资料的传达：需要传达给文件资料的使用人（办理人）的资料，必须按时传达到位，以确保使用时效。文件资料的传达应明确传达责任，包括传达的时间、传达的文件资料名称、文件的签发人或文件资料的提供人、文号或编号、页数，并登记签字确认。3、文件资料的移交文件资料移交是指因工作需要，将原始文件资料移交给其他部门或其他岗位人员，包括纸质文本、电子文本。五、文件资料的保管责任（一）保管原则1、坚持“谁经办谁负责、谁履责谁负责、谁交接谁负责”的原则，各自承担文件资料的收集、提供、传递、交接、保管的责任，以确保文件资料的真实性、全面性、时效性、完整性、安全性。2、坚持满足管理需要的原则，各部门、各岗位必须按照管理要求，及时报送有关文件、信息、数据、报表等资料。各部门、各岗位的纸质原始资料在移交前承担妥善保管责任。3、坚持统一保管的原则（1）项目结束时，各部门、各岗位应当将所有与该项目有关的文件资料移交到资料员统一保管。（2）项目结束时，资料员应及时整理文件资料，将所有与该项目有关的文件资料进行归集、整理、装订并入档保管。（3）需要继续保留使用的文件资料，应当复印以备今后使用，但原始资料原则上应当归集于已经结束的项目资料中入档保管。4、坚持登记保管的原则：一是坚持谁保管谁登记；二是坚持分类建簿、归集登记保管，以便于查阅、清点、交接。（二）移交与保管责任1、项目结束时，各部门、各岗位应当主动与资料员核对自身经办的、履责的、交接的文件资料是否齐全。如因文件资料移交不齐全，保管不妥善，导致文件资料缺失、泄密、民事纠纷、经济损失的，由相关责任人承担相应损失或法律责任。2、资料员对所经办的、接管的文件资料承担保管责任，确保经办的、接管的文件资料完整、安全。（三）资料保管要求1、资料收集：按照“项目归集、三级分类”的原则，对文件资料进行细分，分别装订保管。（1）项目归集：即按工程项目名称进行资料归集，资料封面上统一标明“某某乡某某工程项目资料”。（2）三级分类第1级：某某乡某某工程项目。第2级：某某分包工程或分部项目。第3级：某某工程队或班组。2、资料整理（1）依次排序：一是按分类层级次序，第1级在上，第2级在中，第3级在下。二是按资料形成次序，最后形成的资料在最上，最先形成的资料在其后，其他辅助性、印证性资料在最后。（2）依序编页：待装订的资料依次排序，依序编写页码。（3）美观整齐：对于页面大小不一或不规则的，用统一大小的白纸粘贴，并在粘贴后的页面上编写页码（注意在粘贴时应将原件粘贴在装订线以内）；页码一般编写在右上角或右下角。3、资料装订（1）制作封面，封面内容包括：卷宗编号：一般由字号、年度及序号组成，如“瑶圩字【2018】第18号”。总分册数（即标明总几册、此第几分册，也可用分数表示，如3／6册，表明共6册，此为第3册）。保管年限：一般分为三年、五年、十年、十五年、永久项目名称（如某某工程项目资料）。三级分类名称（即标明属于第几级分类的资料）。资料时域（即自何时至何时）。立卷人：某某工区名称。装订人：由资料装订人签字，资料装订人对资料页码的连续性、资料的完整性负责。（2）制作目录：按每册制作目录，这既是为方便查阅，更是为明确责任，防止抽拆和散失。目录应按页码依次排序；目录内容包括文件资料名称、文号或资料编号、起止页码。（3）制作封底及封签：可用统一大小的白纸2张，一张作为封底，一张作为封签。（4）规范装订：一要线眼对齐；二要装订结实，一般装订三眼或四眼，装订线横直相扣；三要将封签反转粘贴、盖章。4、入档保管（1）设立《资料档案保管登记簿》。（2）登记《资料档案保管登记簿》，登记内容包括：序号、入档日期、档案名称、卷宗编号、保存年限、保管人签字及时间等。（3）入库（柜）保存：档案保存应做好防盗、防潮、防火、防霉、防虫蛀工作，确保档案资料安全、完整。（4）重要电子文本资料必须双备份，并在档案登记簿上登记，防止信息丢失或不可恢复。5、保密工作（1）应做好保密工作，文件资料及档案资料原则上不得外借或复印，确实需要外借或复印的，应登记《档案资料借阅登记簿》并经项目经理审批，如有复印，应在登记簿上详细注明复印的资料内容及复印用途，同时在复印件上注明“此复印件