办公室实务（第2版）课件 项目3、4 办公室时间管理、办公室用品管理

项目三办公室时间管理能制定各类时间表能合理分配精力，能积极、建设性地进行时间管理，有效利用时间，提高工作效率能力目标学习目标掌握有效管理时间的方法知识目标素养目标体会老一辈科学家勇于创新、不断进取、无私的精神

任务一时间管理任务描述

刘一大学毕业后应聘到一家小型私企，她一向勤奋也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙脚乱，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永远也做不完。这令她

感到前所未有的疲惫。周末加班后，她在MSN上向自己的一个在外企同样做秘书的同学赵玉诉说自己这一段时期的状态。赵玉说:“其实主要是时间没利用好。这样吧，你把你下一周要做的事都列出来，我们一块儿安排一下。”刘一决心要把自己的整个状态扭转过来。回到家中，便把堆积着的事情全部列出，并做了一个安排发给了赵玉。下一周的5天中她要做的事情如下。

(1)有两张订货单上还有细节问题，须要沟通后厂子才能继续生产。(2)下周该发员工的工资了，95个工人的工资单还没核对，大概需要4个小时。(3)眼镜框不小心压歪，还勉强能戴，但看东西很别扭。(4)一直没回家，有一个多月没和父母联系了。(5)明天上午9点到11点是公司例会。(6)周三晚上恋人出差回来，定好晚上在住所为其接风，但吃的用的东西都还没有准备。(7)每月一期的公司简报还差一点儿，要在周五之前完成，大概需要2个小时。(8)朋友推荐了一份兼职，需要在周三或周四晚上七点之前去面试，估计要花1个小时。任务描述

(9)上司负责的一个工地项目要在明天下午6点钟开一个临时会议，需要参加。(10)一位很久没联系的朋友正好得了两张音乐会的票，周二或周三晚上的，邀

请自己一起去听，7点开始，全场需要一个半小时。(11)下周六要参加会计考试，至少需要用13个小时突击一下，只能利用业余时间。(12)上司留下一张便条，要自己尽快与他见面。(13)明晚有个公司聚餐。(14)有个广州客户周一下午4点钟到，须要去机场迎接，并为其安排食宿。(15)明晚有个自己特别想看的电视节目，8点到9点半。(16)上司周五出差，须要为其买好飞机票。(17)住所的一个房间里的顶灯坏了。(18)身上的钱不多了，须要取钱。(19)上司出差须要随身携带一份发言稿，完成这份发言稿大概需要2个小时。(20)会计周三前要到银行办理一笔支付款项。因工作需要，要求本人陪同前去，最近的银行来去也要1小时。注:每天上班时间为8—12点,13—18点(含往来交通时间，中午有1小时休息）。时间管理概述秘书时间管理方法一二理论知识一、

时间管理概述1.时间管理的概念在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。1）决定时间的耗费标准，选定目标，制定规划。2）用分割与集中的方法来增加自由时间，使时间耗费日趋合理。3）诊断自己时间的耗费情况，找出非工作性时间和浪费的时间，并尽量消除之。4）应用现代系统论、控制论的方法定量使用时间，以提高工作时间的有效性。5）对工作时间的不合理安排进行控制。二、

秘书时间管理方法2.时间管理与管理者的成败

成功者的特点精于安排时间，时间浪费少到

善于限定自身的工作范围二、

秘书时间管理方法3.时间的分类时间的分类

可控性

不可控性二、

秘书时间管理方法4.时间管理的一般原则1）用精力最佳时间干最重要的工作2）消费时间要计划化、标准化、定量化3）保持时间上的弹性4）反省浪费的时间5）保持时间利用的相对连续性6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”7）严禁事必亲躬8）坚持从现在做起的信念9）保留自我时间管理的最低批量时间二、

秘书时间管理方法1.ABC时间管理分类法做法：先依据系统原理，把自己的工作组成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。

ABC时间管理分类特点分类比例特征管理要点时

间

分

配A类占总工作数量的20%～30%；每天1～3件（1）最重要：具有本质上的重要性（2）最迫切：具有时间上的迫切性（3）有后果重点管理：（1）必须做好。（2）现在必须做好。（3）亲自去做好占总工作时间的60%～80%B类占总工作数量的30%～40%；每天5件以内（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果一般管理：最好自己去做，也可授权别人去办理。占总工作时间的20%～40%C类占总工作数量的40%～50%；每天8件以内（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理：可以忘掉不占用工作时间二、

秘书时间管理方法2.时间表编制法1）根据需求确定编制时间的周期2）收集并列出该阶段所有工作、活动或任务3）发现活动有矛盾，主动与负责人协商，调整4）按照时间顺序将任务排列清晰5）绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目6）用简明文字将信息填入表格，包括内容、地点二、

秘书时间管理方法2.时间表分类时间表分类

年度时间表

季度时间表

月时间表

周时间表二、

秘书时间管理方法3.编制时间表注意事项注意事项

一目了然

留有余地

跟踪标注处理结果

对实施者进行指导任务实施

时间星期一星期二星期三星期四星期五8：009：0010：0011：00……任务实施

能为上司和自己一天的活动作出合理安排，能合理编制工作日志，提高工作效率能力目标学习目标掌握工作日志的填写方法和填写内容，以及工作日志的变化与调整了解秘书工作的内容知识目标素养目标明确秘书要善于接受别人的批评，并在今后的工作中加以改进

任务二编制工作日志任务描述

某公司CEO2009年3月12日有以下工作：同规划总监、技术部讨论网站的特色设计问题；接受新闻记者采访；与国外风险投资基金谈判（具体时间由我方订）；与XP公司总经理洽谈（具体时间由我方订）；召开公司高层会议，分析竞争对手情况并制定网站的下一步规划；批复文件。该CEO每天一上班首先习惯上网浏览国内外新闻，午餐在12:30进行，然后午休半小时，13:30开始工作，一般在18:00下班。张红是该公司CEO秘书，刚参加工作不久，她为上司编制好工作日志后送交给CEO。其编制的工作日志内容如下：CEO工作日志

2009年3月12日星期四公司CEO看过之后，皱着眉头说：“这就是你编制的工作日志？”张红很不安，意识到自己的工作可能出了差错。请帮助张红为上司编制一份工作日志。时

间工

作

内

容8:00～9:30与国外风险投资基金谈判9:30～10:50与XP公司总经理洽谈项目合作事宜11:50～12:20接受新闻记者采访12:30～13:00午餐13:00～14:10召开公司高层会议，分析竞争对手情况并制定网站的下一步规划14:10～15:10批复文件15:10～16:00在网上简单浏览国内外重大新闻16:00～17:30同规划总监、技术部讨论网站的特色设计问题18:00～下班工作日志的填写方法工作日志填写内容

工作日志变化与调整一二三理论知识四

工作日志编制总体要求日志管理注意事项五一、

工作日志填写方法1.手工填写的工作日志填写方法了解上司工作和活动的信息，填入两本日志中提前在自己日志上标出当日应完成的工作填写的信息要清楚、整洁填写的信息要完整一、

工作日志填写方法1.手工填写的工作日志填写方法上司日志变时应更改自己的日志填写的信息要准确清楚标出为上司有关活动应做的各项准备协助或提醒上司执行日志计划一、工作日志填写方法2.电子工作日志填写内容与手工填写的工作日志内容相同二、

工作日志填写内容1.上司工作日志填写内容填写内容

单位内部参加的会议、活动

在单位内部接待的来访者

在单位外部参加的会议、活动、约会等

上司个人的安排

上司私人的信息二、

工作日志填写内容2.秘书工作日志填写内容填写内容上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜

上司交办的工作

自己职责中应做的工作、活动等三、

处理工作日志变化与调整变化与调整注意事项

活动之间留有10分钟左右的间隔

调整项目遵循轻重缓急的原则

变更后做好善后工作

再次检查工作日志是否更新四、

工作日志编制的总体要求总体要求

统筹兼顾

规范合理

效率原则

分清轻重

酌留余地

征得同意五、

日志管理注意事项注意事项

了解上司工作作风和生活习惯及时更新日志妥善保管上司日志保持日志整洁养成早晚核对信息的习惯合理安排时间任务实施

熟练把握约会安排的技巧和注意事项能够把约会工作安排妥当，完成领导的基本意图和工作目标能力目标学习目标能够了解和掌握约会安排的原则、方法知识目标素养目标正确掌控自己的情绪，能换位思考，采取正确方式处理问题

任务三约会安排任务描述

小文刚毕业就在某家公司担任秘书。她工作勤奋，上进心强，可因为工作经验少，在处理某些问题时，难免显得不够老练。星期一上午，上司告诉秘书小文，他想约请A公司的研发部主管B商谈关于联合开发研制某种新产品的问题，让秘书小文代他去约请对方。小文接到任务后，迅速去处理。约会的事情很顺利，时间定在本周五上午。可第二天，对方的秘书突然打来了一个电话：“主管B最近要出差，不知会谈的时间能不能提前一点？定在明天上午可以吗？”听了这话后，小文心想：我可不能做主。搁下话筒就往经理办公室跑，可经理的回话是：“不行，因为明天上午有个重要会议要参加。问问他们，明天下午方便吗？”接到经理指示后，小文给对方秘书去电话答复说：“对不起，明天上午不行。下午方便吗？”可对方秘书立即答复：“不行。因为经理已与别人约好了。”于是对方建议后天上午。不用说，小文不得不又往经理办公室跑一趟。就这样经过几回折腾，最后终于将时间安排在后天的下午。秘书小文为什么需要接二连三地向经理请示才能确认下来，而对方的秘书却连问经理也不问？请帮助秘书小文做好约会安排。约会安排的原则约会安排的方法约会变更一二三理论知识一、

约会安排的原则

安排的原则

配合上司的时间表

要区分轻、重、缓、急

留有弹性，不太紧或太松

协助上司搜集有关信息

约会的内容要适当保密

注意提醒上司准时赴约

要做到内外兼顾二、

约会安排的方法1.约会时间安排的技巧安排的技巧

不在上司出差回来当天安排约会尽量不在星期一上午或星期五的下午，以及节假日前后的日子里安排约会不在周末假日或对方休息日安排约会

不在临近下班时安排约会

如约见安排在上午，时间应在早上上班后半小时左右二、

约会安排的方法2.细节问题考虑全1）及早备妥约会所需资料，并请上司过目2）安排约会时，要向对方说明约会的事宜得到上司的同意3）为上司安排外面的约会，在他离开办公室前，应打电话再次确认4）了解每一位与自己上司有约会的人的信息5）通过电话联系的约会，在打电话当天，应写一封信证实电话联系内容，并留副本，永久性存档，事情办理情况应以便条形式写给上司留存备查6）特别重要约会，在约会前，与对方联络。随时提醒上司准时赴约7）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒二、

约会安排的方法3.约会日程表的妙用约会日程表编制方法1）上司告诉你，他安排了约会2）如果是你通过电话或者亲自安排约会，须得到上司确认3）与另一方约会的具体时间，如时间已定，须通知询问的人4）当上司与某客户讨论时，如让你安排下一次与对方约会的时间，安排后确保对方收到书面或口头的通知5）与上司通过信件暂定的约会，须用铅笔记入上司与个人的日程表6）每天上班前要请上司核对他的日程表三、

约会变更1.己方变更约会

尽快通知对方

委婉说明变更的原因

致歉约会前最好打电话和对方确认2.对方变更约会确定变更时间后，要将新约会时间表交给上司任务实施

刘一大学毕业后应聘到一家小型私企，她一向勤奋也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙脚乱，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永远也做不完。这令她

感到前所未有的疲惫。周末加班为上司安排约会是秘书的一项常规性工作。要想把约会工作安排好，需要秘书对上司的工作日程有一个全面的了解。当秘书小文接到对方秘书要变更约会安排的电话时，应及时拿出上司的工作日程安排表查看，然后结合上司的工作日程安排，向对方提出具体的建议，这样就不至于手忙脚乱、几经折腾，也就能够像对方秘书一样不需要问经理，就可以把约会安排妥当。通话片段可如下：对方秘书：您好，我单位主管B最近要出差，不知会谈的时间能不能提前一点？定在明天上午可以吗？小文：（查看上司工作日程安排表）您好，明天上午恐怕不行，我们经理有一个重要会议要参加。明天下午方便吗？对方秘书：不行。明天下午我们经理与他人有约。那后天上午如何？小文：（查看上司工作日程安排表）后天上午我们经理有约，后天下午会有一点空闲时间，除此之外其他时间安排很满。谢谢观看，再见！项目四办公室用品管理能熟练正确地掌握各类设备的使用方法能够对办公设备进行日常管理和维护能力目标学习目标知识目标素养目标了解办公设备的类别与功能掌握常用办公设备使用的注意事项

任务一常用办公设备管理培养秘书追求新知识、新技能的自学能力任务描述周辉是高职学院文秘专业毕业生，刚刚参加工作。他在校成绩良好，在办公自动化实习中成绩优秀，因此对办公设备的使用十分自信。今天是他第一天上班，经理让他打印两份公司的宣传材料。小周拿了一打A4纸，放进针式打印机的进口处，打印机动了几下后，突然发出奇怪刺耳的声音，然后纸就卡住了。小周十分不解，纸也拉不动，他只好去找经理求助。经理看了皱皱眉问道：“你在学校实习过吗？”

“实习过啊。”

“用的是这种机器吗？”

“是激光打印机！”

“那就是了！”

说说小周错在哪？他应该怎么做才合适？理论知识办公设备的管理常用办公设备使用的注意事项一二建立专人使用、专人负责保管的责任制建立办公设备的档案登记制度，保证有关资料的完备协助上司制订机器设备使用的操作规范平时注意机器设备的保养环境，发现故障及时检修一、办公设备的管理开发现代办公设备的各种潜能，提高办公设备的利用率开机流程：先开显示器，再开主机关机流程：关闭计算机后，务必关闭电源插座后再离开周边卫生要求：整洁、主机/显示器与墙壁之间的距离不得小于10cm、机箱正常散热，防止碎物或液体落入键盘等设备、环境温度需要在10～35℃、定期清理机箱内的灰尘使用过程要求：及时关闭不用的浏览器窗口、应用程序及保存好的文件，不安装与工作无关的、来路不明的软件，上网浏览页面时不随意单击超链接，定期使用杀毒软件进行安全维护，及时清理垃圾文件二、常用办公设备使用的注意事项（一）计算机使用注意事项打印机的安放要合适，周围空间要充足保持机器的清洁和环境清洁，不在机器上堆放重物较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来针式打印机使用没有纸或色带时，不要打开机器；不重复使用同一根针打印；使用时，不用手摸打印头二、常用办公设备使用的注意事项（二）打印机使用注意事项激光打印机的感光鼓要注意保养，墨粉将用完时马上加粉或更换感光鼓

要匹配、标准的交流电源插头和插座，插头在插座钟不松动，不与其他设备共用电源，接地要好

避免阳光的直射和灰尘的侵害，远离火炉等热源

放置在水平平稳的工作台上二、常用办公设备使用的注意事项（三）传真机安装注意事项

除待传送的文稿之外，不要在传真机上放置任何东西

发送、接收或复印传真时，绝不可打开传真机的机盖

在打开机盖之前，一定要拔掉交流电源的插头二、常用办公设备使用的注意事项（三）传真机使用注意事项使用前，开机预热半小时左右，使机内保持干燥复印中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激复印后，要及时洗手，清除残余粉尘对人体的伤害复印书籍等装订物，应选用“分离扫描”的复印机二、常用办公设备使用的注意事项（四）复印机使用注意事项保持复印机玻璃台清洁、无划痕清洁机器外壳要切断电源，用中性清洗剂擦拭碎纸机不可放入的物品：湿纸、胶纸、碳纸、塑胶袋、衣服、金属物品碎纸机纸满后应及时清除，保证正常运行避免在极限容量下长时间使用，避免纸张容量超过最高限制量二、常用办公设备使用的注意事项（五）碎纸机使用注意事项不要忘记锁定扫描仪注意扫描仪的清洁不要带电接插扫描仪注意更新扫描仪驱动程序二、常用办公设备使用的注意事项（六）扫描仪使用注意事项不要使用太高的分辨率不要让扫描仪工作在震动的环境中不要频繁开关扫描仪

禁止摔落和撞击相机和摄像机

保持干燥

按照使用说明书操作二、常用办公设备使用的注意事项（七）数码相机、摄像机使用注意事项开启机器电源前，确认连接机器的电缆是正确的开机时有10s预热的过程，不频繁按压启动键投影机镜头要干净，不同盖好镜头盖使用时如需重启时，要等机器冷却5-10分钟后二、常用办公设备使用的注意事项（八）投影机使用注意事项用遥控器关闭电源后，需等待数分钟才能拔掉电源插头任务实施

针式打印机只能一张一张地放纸，不可塞上一沓。小周看到打印机型号不同时，应该首先向领导说明自己没用过这种设备，然后虚心请教使用方法，而不应自以为是地把激光打印机的用法用在针式打印机上，致使打印机故障。秘书每天都在和办公设备打交道，除正确使用外，还应能对办公设备进行管理。针式打印机速度慢、清晰度不高，但成本低，比较适合打印大型纸张的文件。纸张放入后，不可外抽。激光打印机的速度快、图片分辨率高，但价格高。刚参加工作时，对不懂的事情要虚心请教，切记不能骄傲。能采购、管理和发放办公用品能制作并填写办公用品库存控制卡能力目标学习目标了解办公用品类别和采购方式掌握办公用品采购程序、管理办法和发放流程知识目标素养目标任务二办公资源采购与管理培养秘书认真细致、严谨负责的工作态度任务描述

北京某电子设备有限公司成立于2002年初，主要经营项目有：个人电脑和服务器、笔记本电脑、打印机和其他外设产品、网络产品等相关IT产品，并代理销售IBM、康柏、联想等多家国际、国内知名产品。公司内部设有办公室、销售部、技术部、维修部、财务部、采购部、仓库等部门。

小朱原是哈尔滨某集团公司的秘书，因照顾家庭回到北京，应聘来到了高科电子设备有限公司担任秘书。工作期间，小朱发现公司办公用品管理非常混乱。由于公司本身经营办公设备，耗材自然消耗要大一些，但办公用品储藏室的钥匙虽在办公室，却是哪个部门需要耗材，都可以直接来拿钥匙提取，当领用人发现需领用的物品没了，才通知办公室采购。财务科的人昨天让买打印纸，销售部的人今天又来领用印刷信笺、信封，说储藏室连一张信笺、一个信封都没了。小朱到储藏室看了看，本想清点一下物品，搞个清单，但储藏室内堆得乱七八糟，不仅有本子、磁盘、圆珠笔、胶带纸等办公用品，还有拖把、扫把等清洁用品，甚至还存放着员工休息时用的篮球、排球，以及一些装潢材料。除此之外，储藏室通风也不好，照明条件又差，很不容易找到物品。当小朱买回东西，准备登记入库时，居然找不到入库单。她把发票拿到总经理处签字，总经理只是问了一下买了什么，然后看也没看就签上了大名，财务科也就把钱给了她。

为了公司的利益，小朱打算说服总经理对办公用品严格管理，提高工作效率。

（1）分析该公司办公用品管理存在哪些问题。

（2）帮助小朱设计办公用品申领表、办公用品库存统计表。理论知识办公用品采购验收入库一二三保管四领用或发放文

具

小工具一、办公用品采购清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工具、各种刀具（剪刀、削笔刀、美工刀、裁纸刀、切纸刀）等铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮擦、涂改修正液；墨水、胶水、印油；装订机、订书机、切纸机、计算器；订书针、图钉、回形针、纸夹；笔筒、印台、日历、台历、名片盒、桌牌、文件夹、文件袋、档案盒1．办公用品类别

纸

张