办公室实务（第2版） 案例 目七 信息工作

项目七信息工作任务一秘书信息工作一、阅读下面材料，谈谈对秘书信息工作的认识？上司要到深圳出差，吩咐秘书刘萌查一下当地的宾馆情况、航班时刻表。刘萌在办公室中存有最新的旅行资料和书籍，经过查阅，获得了宾馆列表、各种服务信息，以及航班时刻表。刘萌迅速将这些信息反馈给上司，得到了上司的赏识。

答案秘书随时都要查阅资料、收集信息，为了更好地工作，办公室中还要准备好常用的信息资料，以便随时查阅。办公室内应常备的信息资料有：参考书、手册、百科、字典（词典）、年鉴、报纸、期刊、统计资料、地图集、档案、内部文献、政府出版物、法律法规汇编、政策汇编等。

二、阅读下面材料，谈谈对秘书信息工作的认识？

上海阿满食品加工有限公司成立于2000年，发展至今已经具有一定规模,，公司每天都有大量的文件、资料需要处理。小姜是这家食品加工有限公司销售部的秘书，她每天都要帮助领导整理和处理很多文件，稍有大意就会产生疏漏，因此她每天上班前都会对自己工作中例行处理的问题和可能遇到的问题先做一个简单的记录，并在工作结束后进行整理。以下是她某日上午的工作情况：

上午8点半，小姜准时上班。按照习惯，她先打开电脑，查看电子邮件，她一共收到两封邮件：一封是本市一家小超市的订货意向书；另外一封是一位顾客发来的邮件，对公司产品的味道表示不满。小姜将第一封邮件转发给销售部经理处理，将第二封邮件转发给销售部负责售后服务的某位员工处理。

9点多的时候，销售部经理让小姜到他办公室取一份关于人事调动的文件，将其送还人事部经理办公室。

上午10点半，小姜陪同销售部经理与一家大型水产品供货商签订了一份水产品的订货合同，并将订货合同带回了公司。

上午11点，收发室的大爷送来了一份《商业周刊》、一份《经济观察报》、三份《环球新闻》等报纸和杂志、信函，有经理的私人信件，也有其他公函，小姜将报刊分发给相应人员和科室。

答案秘书获得的多种形态的信息资料有：文字形态的信息，即以书面文字为载体信息资料；声像形态的信息，即以直接记录声音和图像为载体的信息资料，如录音带、录像带、幻灯片、影片、实物模型；记忆形态的信息，即在人际交往中形成的存储在人脑中的信息。三、阅读下面材料，谈谈对信息的认识？2020年中国十大信息泄漏事件近几年，随着数字时代的推进，数据的重要性愈加凸显。2020年初，数据作为新的生产要素被正式列入中央文件，《数据保护法（草案）》、《个人信息保护法（草案）》等多项法律法规相继出台，数据安全为大势所趋，列入社会各行各业2020年核心工作建设范围。回首2020年，数据泄漏事件频发，具有代表性的十大信息泄漏事件如下：1.7000多名武汉返乡人员信息遭泄漏2020年春节前后，新型肺炎疫情引发全民关注，有一个群体成了舆论的中心——武汉返乡人员。1月25日，微博上出现的#武汉返乡人员信息被泄漏#的话题阅读量已经超过2800万，留言反馈者不少是武汉各大高校的学生，超七千武汉返乡者信息泄漏。2.微博5.38亿用户数据在暗网出售2020年3月，有暗网用户发布了一则名为“5.38亿微博用户绑定手机号数据，其中1.72亿有账号基本信息”的交易信息，售价1388美元。其中绑定手机数据包括用户ID和手机号，账号基本信息包括昵称、头像、粉丝数、所在地等。3.青岛市胶州中心医院6000余人信息遭泄漏2020年4月，胶州市民的微信群里出现中心医院出入人员名单信息，内容涉及6000余人的姓名、住址、联系方式、身份证号码等个人身份信息，造成了不良社会影响。青岛市公安部门4月19日通报，泄漏信息的3人被拘留。4.银行频出客户隐私泄漏丑闻，“内部员工”成最大安全威胁2020年4月，有媒体报道，浙江岱山农商银行、浙江民泰商业银行有内部人员违规泄漏客户信息。其中，浙江岱山农商银行被银保监会罚款30万，泄漏信息的内部员工被禁业三年。2020年5月6日，脱口秀演员王越池(艺名池子)微博发声，指责银行泄漏其个人账户交易信息。5月7日凌晨，银行发布致歉信称，已按制度规定对相关员工予以处分，并对支行行长予以撤职。2020年5月，江苏淮安警方破获一起贩卖公民个人信息案，建设银行员工以每条80-100元的价格，将银行卡使用人的身份信息、电话号码、余额甚至交易记录售卖谋利，涉及个人信息50000多条。5.多地高校数万学生隐私遭泄漏2020年4月，河南财经政法大学、西北工业大学明德学院、重庆大学城市科技学院等高校的数千名学生发现，自己的个人所得税App上有陌生公司的就职记录。税务人员称，很可能是学生信息被企业冒用，以达到偷税的目的。2020年6月，再次发生高校学生信息泄漏事件。郑州西亚斯学院近两万名学生信息遭到泄漏，包括姓名、身份证号、专业、宿舍门牌号等二十余项信息，多名学生反映收到骚扰电话。6.快递行业倒卖用户信息产业链被曝光2020年8月，不法分子与圆通快递多位“内鬼”勾结，通过有偿租用圆通员工系统账号盗取公民个人信息，再层层倒卖，导致40万条公民个人信息被泄漏。案件在11月被曝光后引起轩然大波。紧接着有媒体连日调查发现，此现象不止圆通一家，网上存在贩卖快递用户信息的“黑产”链条，涉及申通、德邦、EMS、韵达等多家快递公司。大量包含快递客户姓名、住址、电话的信息被打包在网上出售，每条售价从0.8元至10元不等。7.广西一医护人员倒卖8万条婴儿信息被追责2020年9月27日，广西南宁法院审理一起8万多条新生儿、产妇信息被倒卖的案件，被告人利用在广西妇幼保健院工作的便利，在为新生儿办理出生证时，非法下载新生儿和产妇的个人信息，总量达89904条。8.泰州警方：800万条公民个人信息被售卖2020年10月15日，央视新闻消息,经过6个多月的缜密侦查,江苏泰州警方破获一起侵犯公民个人信息案,抓获犯罪嫌疑人7名,被售卖的公民个人信息达800多万条。9.央视曝光特大电信诈骗：万人被骗超两亿，40万条信息被卖2020年4月，在公安部打击贷款类诈骗集群战役指挥部的统一指挥下，一起代号为3.26的特大贷款类电信网络诈骗案被江苏公安机关成功侦破。公安机关在工作中发现，不法分子对受害人能够实施精准诈骗，关键在于一些非法网络推广团伙向其贩卖了大量有贷款意向的公民个人信息。同年3月，非法网络推广团伙获取了40万条贷款申请人的个人信息，并以每条30至50元不等的价格出售给电信网络诈骗分子，受害人达4700名，涉案金额1.1亿元。10.央视调查：简历信息贩卖已形成一条灰色产业链2020年12月14日消息，央视记者调查发现，简历信息贩卖已经形成了一条灰色产业链。据报道，不少人在招聘平台上传建立后就会收到骚扰电话，自己的个人简历信息被招聘网站下载后转手卖掉，QQ等社交平台便是贩卖集中地。答案信息与每个人都息息相关，一定要注意保护好个人信息。通过对2020年信息泄漏事件的整理和挖掘分析，数据泄漏发生的原因主要是不法分子通过植入恶意代码、撞库攻击等手段的外部攻击风险以及内部员工有意、无意的主动泄露风险。一旦发现信息泄露，要进行追究，不能姑息养奸。任务二信息收集

一、谈谈嘉欢的成功给你什么启示？几年前，浙江省有一个电信计费的项目，某公司志在必得，成立了由公司副总戴英俊为组长的项目小组。秘书嘉欢受戴总指派，到浙江拜访客户并收集信息。她第一次来浙江，谁也不认识，就分别拜访局里的每一个部门，拜访到局长的时候，发现局长不在。到办公室一问，办公室的人告诉她局长出差了。她就又问局长去哪儿了，住在哪个宾馆。马上就给那个宾馆打了个电话说：我有一个非常重要的客户住在你们宾馆里，能不能帮我订一个果篮再订一个花篮，写上我的名字，送到房间里去。然后又打一个电话给戴总，说这个局长非常重要，已经去北京出差了，无论如何要在北京把他的工作做通。

局长当然很高兴，第二天她又找一辆车把局长送到飞机场，然后对局长说：我们谈得非常愉快，

一周之后我们能不能到您那儿做技术交流？局长很痛快就答应了这个要求。一周之后，戴总带队到浙江做了个技术交流，她当时因为有事没去。

老总后来对她说，局长很给面子，亲自将所有相关部门的有关人员都请来，一起参加了技术交流，在交流的过程中，大家都感到了局长的倾向性，所以这个订单很顺利地拿了下来。

事后，项目组的小李感叹说：“我们可真幸运刚好局长到北京开会。

戴总却说：“不是什么幸运，是嘉欢工作踏实不信你们看看她的笔记本。”说着从抽屉拿出一个小本子，打开一看，里面密密麻麻地记了很多名字、时间和航班，还包括客户的爱好是什么，客户的家乡是哪里，这一周在哪里，下一周去哪儿出差所有的客户的情况都记在上面。

答案秘书要有锲而不舍的工作精神，不能知难而退，善于沟通。嘉欢到浙江后，分别拜访局里的每一个部门，了解到局长出差所住的宾馆后，订了果篮和花蓝送给了局长，给局长留下了很好的印象。及时和公司戴总汇报情况，戴总带队到浙江做了个技术交流，很顺利地拿下了订单。秘书要有随时收集信息的意识，她的小本子上有很多名字、时间和航班，还包括客户的爱好、家乡等信息，极大方便了工作的开展。二、阅读下面材料，谈谈对秘书信息工作的认识？小刘是一家医药经销公司的秘书，他所在的公司拥有稳定的客户关系，公司业绩连续攀升。小刘工作认真负责，他把公司的各类信息分类、编码、存储，并将经常使用的客户资料、商品交易价格也作为有价值的信息保存在自己的电脑里。小刘的信息工作得到了上司和其他同事的认同。但就在最近，公司的销售出现了问题，老客户不再联系进货，经调查发现很多客户都改从另外一家医药公司进资，因为那家公司以更低的价格提供了相同的产品。究竟是哪个环节出现了问题?让公司上下一筹莫展，小刘也在挖空心思我原因。原来抢公司生意的是公司的劲敌，恰巧前不久一个销售人员跳槽去了该公司。这几件事情之间到底有什么联系呢？经调查发现小刘维护的公司信息库出了问题。

小刘认为电脑是自己专用的，为了方便信息的使用，他并没有给信息分级加密。事发前不久，为方便同事传文件，他把自己的电脑设置了共享，可能就是在这个时候，客户信息被准备跳槽的员工复制了。原因是找到了，可是信息流失给公司造成的损失是难以挽回的，小刘在信息工作中接受的教训太惨痛了。答案秘书对于收集到的信息应该分类储存，建立自己的信息库。小刘这一点做得很好，履行了一个秘书的职责。秘书应该注意信息安全，防止信息失窃、损坏，可建立信息安全制度，对于电子信息库里的信息应该设置密级和阅读权限。秘书小赵兼管档案与信息。小赵工作非常认真，很注意文件材料的收集，凡是工作中产生、形成的文件材料她都收集起来，存放在抽屉里。一天，上司找到小赵，要查一份购销合同，小赵望着几个抽屉的文件不知从哪儿找起，翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗。看到这情景，上司对小赵说：“文件要收集，但也要随时妥善处理。”小赵回答说：“我本打算明年归档时再分类整理的。”上司说：“应该在平时就对文件做初步的分类处理，以便于日常工作的利用。”小赵这才明白：信息的管理一定要便于利用。

答案办公室每天都会产生、形成各类文件，如果不及时整理，就会影响正常的利用。秘书应对文件材料进行选择，对日后工作活动有价值的文件材料可以归档保存，而有些文件在完成一项工作之后就失去了它的价值，可以销毁。小赵注意了文件的收集，但忽视了文件的鉴别和筛选，没能在平时及时对文件进行分类管理，所以造成了利用的不便。任务三信息的整理、传递一、某公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等。小张进行分类时，按主题分成了两大类。小张的做法有什么问题？答案1.对书信应采用按对象分类的方法，便于方便查阅；

2.除书信外，对其他资料应采取按形式分类，便于查找到同种形式的多件信息资料；

3.除书信外，对其他资料也可以按主题分类，便于从主题人手，进行检索。二、阅读下面内容，从信息反馈的角度，谈谈这个案例给你什么启示？下午一上班，投资部就送来一份关于“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍作润色，重新打印送给孙总。孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说:“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”

“是的。”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”

“小于、你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况。但是更想了新宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何、管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”

孙总的脸越拉越长。

“小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，应当由我自己大脑来判断。把我的大脑留给我，好吗？”

窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部材料给你的时候，就是这个样子？可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李长叫来，我要听取他的口头汇报。

投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗？”

我没吱声。孙总的批评没错。但我总觉得自己委屈。

“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。你有兴趣听吗？”

“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小菜店摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了，所以老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”答案虽然秘书为领导收集情报不像买洋葱的小故事那么简单，但道理却是一样的。准确性是指信息的正确性，这是收集信息材料的基础。秘书人员特别要注意材料中的时间、地点、人名、数字和引文等特别容易出现问题的“关键点”，对这些地方要认真加以核实，以免出错，干扰公司的正常业务。在信息的收集中，最容易出现问题的是数字，因为将数字从最初的信息源收集起来，为了使其具有最大的可用性，中间要经过一系列分类、汇总过程，这个过程中常常会出现这样或那样的问题以至于最后得到的是不准确的数字信息，这也是一种很常见的情形，所以对数字信息一定特别注意交叉检验。而且上面提到的小故事还包含着这样的道理，即收集老板所需要的信息，在送交老板之前，不要有太多的加工和修改，这样往往会把其中有价值的那部分挤掉，从而使老板不能根据材料，作出有利于公司的正确决策。任务四信息的校核、开发、利用、储存一、阅读下面内容，从信息保存的角度，谈谈这个案例给