办公室实务（第2版）试题及答案 项目九 会议工作答案

项目九会议工作任务一：一、判断题，在括号内对的填√，错的打×1．会议地点选择的要求包括以下三点，交通便利、会场的大小应与会议规模相符、场地要有良好的设备配置。（×）2．中大型会场内座位的安排，常见的安排方法有横排法、竖排法、左右排列法。（√）3.一些大中型的办公会、专题会、研讨会一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室举行，可摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、回字形、马蹄形、长方形、T字形等。（×）4.秘书部门内部的工作人员只需要做好自己的工作就可以了，不需要团结协作。（×）5.会场整体布局的要求要保证会议的质量，会议的整体布局要做到：庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（√）二、应用题（一）Alice行政总监在2020年10月18日通过备忘录的形式给Simon行政主管布置任务，内容如下：下周二（2020年10月23日）海诺公司将邀请世界著名管理学家赫斯特先生到公司来进行“有效管理技能”的培训，培训由Alice行政总监来主持，早晨9：00开始，时间为一天，地点在3楼会议室，培训大致安排如下：Alice行政总监介绍培训教师和培训主题，约20分钟。赫斯特先生授课，约300分钟(上午、下午各有1次课间休息)中午自助午餐，约60分钟员工问答，约30分钟特邀嘉宾Martin先生演讲，约60分钟需做如下准备工作：1．向公司部门副经理以上管理人员发会议通知；2．列出会议议程。请你为Alice行政总监完成备忘录。备忘录发自：Alice行政总监发给：Simon行政主管日期：2020年10月18日主题：培训安排内容下周二（10月23日）公司将邀请世界著名管理学家赫斯特先生到公司来进行“有效管理技能”的培训，培训由我来主持，早晨9：00开始，时间为一天，地点在3楼会议室，培训大致安排如下：我介绍培训教师和培训主题，约20分钟。赫斯特先生授课，约300分钟(上午、下午各有1次课间休息)中午自助午餐，约60分钟员工问答，约30分钟特邀嘉宾Martin先生演讲，约60分钟请做如下准备工作：1．向公司部门副经理以上管理人员发会议通知；2．列出会议议程。（二）某厂拟召开建厂五十周年厂史陈列馆揭牌仪式，被邀请的来宾有上级领导、同行各方面的代表、本厂职工代表等。请拟写出此次会议的程序。答案：某厂建厂五十周年厂史陈列馆揭牌仪式庆典1.主持人宣布庆典仪式开始2.某厂厂长致辞3.上级领导致词4.同行代表致辞5.揭牌6.参观某厂（三）设计一下会议主席台上的座位安排（单数、双数时），要体现其原则答案：⑤③①②④（单数）⑥④②①③⑤（双数）（四）根据备忘录的要求完成写作内容备忘录发自：上海金龙公司李经理发往：陈秘书时间：2020年11月20日我公司决定在2020年12月18日——12月22日在上海新时代博览中心（上海延安西路500号）召开2021年电子产品展销会，请给博达公司写一份会议通知，并设计一份回执。会议通知博达公司：我公司定于2020年12月18日——12月22日在上海新时代博览中心（上海延安西路500号）召开2021年电子产品展销会，望你公司届时参加。上海金龙公司2020年12月2日回执上海金龙公司：我公司（在下列选项的方框中打√）□按时参加会议□延期至日时抵达。□请假。（说明：）博达公司年月日简答题（一）安排主席台的座次应注意哪些惯例？1.依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2.为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3.主席台座次应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。4.在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。（二）会议议程和日程的区别？会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，可冠以序号或按时间顺序、逻辑顺序将其清晰地表达出来。会前发给与会者。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。任务二：一、判断题，在括号内对的填√，错的打×1．会议信息的反馈方式包括口头反馈和书面反馈。（√）2.确定收集会议信息的方法包括召集开会、提供书面材料、个别约见（×）3.会议简报的要求有真实准确、短小精悍。（×）4.按照会议信息的传递方式划分包括会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息。（√）5.会议记录的重点是应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来；其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。（√）二、应用题（一）请根据下面飞翔公司项目会议记录的内容撰写一份会议简报。飞翔公司项目会议时间：2019年3月1日地点：公司会议室出席人：公司各部门主任主持人：马燕（公司副总经理）记录：祁迎峰（办公室主任）主持人讲话：今天主要讨论一下“中国办公室”软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。发言：技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word，金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如Word中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。各部门都同意立项，初步的技术方案将10天内完成，资料部预计需要3个月完成资料编辑工作，系统集成约需要20天，该软件预定于元旦投放市场。散会。主持人：（签名）记录人：（签名）答案：要求：格式规范，首先明确说明会议的时间、地点、主要内容，其次具体叙述会议中代表们的发言要点，结构清晰、一目了然。语句通顺。（二）阅读下面内容，谈谈你的看法盟科伟创公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄利正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有急事，黄利便让他自己到会场去找；这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会场的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄利说：“今天是周六，我哪知道他在哪里啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5:00了，估计不会再有什么事，便离开公司下班了。答案：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。会场的情况复杂，在不能确定对方身份的时候，是不可以让对方随便走动的，应主动为对方联络相关人员提供帮助；会场电源出问题，同样是会务工作的一部分，值班时，手边要有相关的人员通信录，要积极主动为对方排查并解决问题；值班期间不能随意离岗，应跟下一位值班员交接工作之后方可离开。三、简答题（一）会议简报的要求有哪些？1.真实准确。真实是简报的生命。会议简报所反映的会议事实不仅是千真万确的客观存在，而且其所涉及的主要情节以至每一个细节，包括具体的时间、地点、人物、数字和引语等，都要做到准确无误，绝不能凭借主观经验和良好愿望而进行粉饰和“加工”。2.短小精悍。短小是会议简报的力量所在。会议简报应简明扼要、短小精悍，这样才能起到快速传递会议信息、交流经验的作用。3.快是简报的质量体现。会议简报是一种“快报”，因此它还具有一定的新闻性，类似于新闻报道中的“会议消息”。会议简报不求全，但求快。只有快，才能真正发挥其在实际工作中所应起到的指导性作用。4.生动活泼。会议简报生动活泼，与会者爱看，而且能够获得深刻印象。要做到生动活泼，应当采用一些群众性语言；必要时还可以采用通讯的手法，进行一些具体形象的描述，做到以情动人。（二）收集会议信息的要求有哪些？1.齐全。为了使会议信息能够全面反映会议活动的真实面貌，提高日后查考利用价值，必须将有保存价值的会议信息收集齐全，为归档奠定基础，使会议信息充分发挥应有作用。2.及时。收集会议文件要迅速、快捷，讲求时效，不得延误，以免造成文件的遗失，降低或失去会议信息的使用价值。由于会议活动有明显的时限性，而大量的文件又分散在与会者、会议领导者以及有关会议工作人员手中，如不及时收集，会给收集工作带来许多不便和麻烦，甚至会导致收集不全，影响归档工作以及会议信息的参考价值。3.准确。准确是信息的生命。信息要准确才能有用，因为错误的信息会产生交流障碍，还可能会产生反作用。在收集信息时，要坚持实事求是的原则，确保收集的信息真实、客观地反映会议活动的真实面貌。4.有效。会议信息收集的根本目的是为企业经营和管理活动服务的。为保证信息收集的数量和质量，必须采取有效的措施，促使会议信息收集达到良好的效果。任务三一、判断题，在括号内对的填√，错的打×1．对于会议决定事项传达的基本要求是：准确、及时、到位。要认真领会会议精神，组织传达，并提出贯彻执行的意见。（√）2.会议决定事项的传达方式有：口头传达、录音录像传达、印发文件等。（√）3.会议决定事项传达催办的方式包括发文催办、派员催办或约请承办部门来人汇报。（×）4.会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。（√）5.会议文件立卷的基本原则。会议文件立卷工作的基本原则是“一会一案”，即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。（√）应用题（一）请根据下面飞翔公司项目会议记录的内容撰写一份会议纪要。飞翔公司项目会议时间：2019年3月1日地点：公司会议室出席人：公司各部门主任主持人：马燕（公司副总经理）记录：祁迎峰（办公室主任）主持人讲话：今天主要讨论一下“中国办公室”软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。发言：技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word，金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如Word中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。各部门都同意立项，初步的技术方案将10天内完成，资料部预计需要3个月完成资料编辑工作，系统集成约需要20天，该软件预定于元旦投放市场。散会。主持人：（签名）记录人：（签名）答案：要点1.会议纪要的内容。一是会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题以及会议的成果。二是对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。2.会议纪要的拟写要求（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括，去芜存菁，提炼归纳。（3）要有条理，眉目清楚，使人一目了然。三、简答题（一）请列出会议纪要的种类？1.办公会议纪要。记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作，可将会议纪要发给他们，并要求其执行。2.工作会议纪要。用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。3.协调会议纪要。用于