应用写作西南财大教学课件八章

2024/2/22第八章商品说明书学习目标了解商品说明书的概念和作用掌握商品说明书的基本内容和框架熟悉商品说明书的写作技巧和方法。第一节商品说明书的概念、分类和特点一、商品说明书的概念、分类和作用

商品说明书的概念商品说明书的分类商品说明书的作用

（一）商品说明书的概念商品说明书也叫“产品说明书”或“使用说明书”。它对商品进行具体、全面、系统、真实的说明或者介绍，以帮助消费者真实地了解、认识产品和正确地使用和维护产品。

(二)商品说明书的分类商品说明书按其写作目的和内容的不同，可以分为技术说明书、安装说明书、使用保管说明书等。按照其性质不同，可以分为消费品说明书和工业说明书。按照信息传递形式的不同可以分文字说明书、图片说明书、音频和视频说明书等。（三）商品说明书的作用核心作用

促进销售引导消费传递信息树立品牌形象，提高知名度二、商品说明书的特点准确性通俗性明确性说明性语言的科学性和专业性样式的多样性和图文的广告性(一)准确性写商品说明是对产品的说明，要求用语准确，恰如其分，严格做到科学、客观，这样才能对使用者进行正确的指导。商品说明书的一项主要用途就是为消费者提供有关产品的信息，所以它必须用准确的语言传达出完整的信息。(二)通俗性商品说明书的阅读对象是广大用户，他们的文化水平和理解能力不一。因此，文字应该通俗易懂、大众化。除非使用者为专业技术人员，否则尽量少用专门术语，这样才有助于教会用户正确使用商品。(三)明确性商品说明书的语言要做到清楚明白，不能含糊不清，以免引起误解。因此，在语句表达上，忌用长句，要求简短明快，使人一目了然。在形式、结构上，尽量采用分列式或条文式，或根据表达的需要，选用人工语言符号如表格、图、照片、符号等，将商品的结构、功能、特点、维修、保养等知识介绍给消费者。(四)说明性商品说明书所使用的语言是纯粹的说明性文字，不追求生动、华美。制作者应将其与广告词区别开来，切忌描写、抒情或议论，更不能夸张、不切实际。(五)语言的科学性和专业性很多商品说明书包含有关产品的专业技术知识。例如，在一台机器的商品说明书里，该机器的每个部件名称必须用专业术语标明，同时也需要用专业语言说明如何安装和操作该机器。再如，一份药品说明书里包含许多医学术语，如药品的名称、成分、性状、功能与主治、用法与用量以及禁忌症等，这些专业术语对普通消费者来说是不熟悉的，但在其专业范围内是不可或缺的。(六)样式的多样性和图文的广告性如上文所述，商品说明书的表现形式多样，不拘一格，其内容常常含有很多表格和图片，这也间接地起到了广告宣传的作用。三、商品说明书与商品广告的区别使用目的不同发生作用的时间段不同内容的传播载体不同内容的写法、结构、形式不同文体风格不同(一)使用目的不同商品说明书是对商品的性能、构造、功能、使用、保养等进行说明或介绍，让人们了解其特点，获得有关这一商品的知识，以便正确使用和保养；而商品广告是通过报纸、广播、电台等媒介，向消费者或用户介绍商品和服务内容，以吸引顾客、扩大销售、影响舆论。商品说明书更重在“授人以知”，向消费者介绍有关商品的知识，指导消费；而商品广告更侧重于推销商品，吸引消费者，激起其购买欲。(二)发生作用的时间段不同商品说明书的作用主要体现在帮助消费者选择和购买商品，帮助消费者正确使用、操作和保养产品，它起的作用贯穿始终。而商品广告主要为了让消费者知道产品的大概信息，其作用主要在于吸引消费者的兴趣，促进消费者的购买欲望，所以在购买行为发生之后，商品广告的作用对使用者来说也就终止了。(三)内容的传播载体不同

商品说明书往往和实际的商品同时出现，这样方便消费者对照着说明书熟悉商品，而广告则不同，它和实际的商品往往是分离的，特别是线上广告，更不可能让实物和广告同时出现。另外，商品说明书大多以文字、图片或图表的形式出现，而商品广告则主要通过电视、报纸、广播等载体出现。(四)内容的写法、结构、形式不同商品说明书要求详细说明、全面完整介绍商品的性能、规格、用途等，除文字说明外，还配以图表、图画等，让消费者看了就懂，看了会用。而商品广告是概括说明，使人能了解大致情况即可。商品说明书要求语言平实，不使用修辞手段，只运用说明方法。而商品广告旨在打动消费者，销售商品，接受服务，所以它要求语言活泼，除使用说明外，还可使用抒情、议论等表现方法。(五)文体风格不同

商品说明书与商品广告另一个不同点就是商品说明书的平实性和商品广告的艺术性。商品说明书的主要目的是介绍商品本身的成分、质量、构成、使用说明等，因此它的文风是平实、庄重的。而商品广告的主要目的是打动消费者，引起消费者的兴趣，所以它要图文并茂，采用音频、视频等艺术手段，故它的风格是亮丽、活泼的。第二节商品说明书的内容结构商品说明书的写作，一般分标题和正文两大部分。内容复杂的说明书，可印成折子、书本等样式，因此有封面、前言、正文、封底等部分。书本式在机电产品及成套设备中被普遍应用。一、封面

一般有“说明书”字样和厂名，有的还印有商标、规格型号、商品标准名称和图样，如要增强顾客的印象，还可配以商品彩照、图样、表格。封面的标题写在第一行中间，要求鲜明醒目。具体形式为商品名称或商品名称加说明书，如“美加净洗发膏”、“三星电视机说明书”等。二、前言前言是简明扼要地对商品说明书的内容做一个概括。三、正文

正文是商品说明书的主体，一般包括商品的制作工艺和方法、商品的成分和质量等级、性能特点、主要功能用途、使用方法和注意事项等。正文的写作一般运用概述式、条文式和复合式。（一）概述式概述式就是对商品进行概括的介绍和说明。（二）条文式条文式就是对商品分条逐项地进行说明。其优点是内容具体、条目清楚。（三）复合式复合式就是概述式和条文式的组合形式，既有概述式的总体说明，又有条文式的分析说明。四、封底为方便用户联系，一般封底上注明厂址、含国家地区代号的电话号码、公司网址等。一、收集和选择材料在写商品说明书之前，首先要做的工作就是要搜集、整理和选择材料。技术含量高、操作复杂、直接关系人身健康和安全的产品就需要详细的商品说明书。一般而言，商品说明书的复杂程度和商品本身的复杂程度是密切相关的。收集材料选择材料第三节商品说明书的写法(一)收集材料产品说明的各种材料可能会来自不同的部门：关于成分、构造、配件、生产工艺（技术）等信息可能来自生产部门；关于使用方法、安装调试、操作过程等信息则可能来自工程技术部门；关于维修保养、售后服务等信息则可能来自后勤部门；关于价格、折扣、融资服务等信息则可能来自市场（营销）部门；对于质量、等级、合格证明等信息则可能来自企业内部的质检部门或者政府检验机构出具的免检证明或检验报告。(二)选择材料搜集到的材料要经过选择、鉴别，将可用的部分留下来，将可用可不用或完全多余的部分删除掉。对于留下来的材料也还要继续整理、排序。哪些内容放在说明书的前面，哪些放在中间，哪些放在最后，都需要经过科学的研究。对于新产品或者新企业而言，首次编制商品说明书就需要以更加谨慎的态度和科学合理的方法来搜集材料、选择取舍材料和编排整理材料。第三节商品说明书的写法选择材料还要注意其真实性。对于有些部门提供的材料还要核实比较，避免出现上下文互相矛盾的情况。有的商品说明不仅有文字材料，还有图片、音频或视频等材料，这些材料需要专业人员进行处理并经过相关部门的审核通过才能使用。二、构思协作框架和表达方式要构思整个说明书的框架结构确定表达方式(一)要构思整个说明书的框架结构首先要确定总体写作思路，列好提纲或者画好组织结构图，然后再按照框架结构去填写内容。(二)确定表达方式商品说明书的写法区别于其他类型的文体，这一点在前文已有说明。商品说明文常见的表达方式有以下三种：概说陈述解说1.概说商品说明书的开头部分常常用概说的方法简要地阐明其性质特点，有的甚至全文用概说的方法。概说就是抓住事物的主要特征或主要情况，进行简明扼要的交代和说明。如果要说明的内容较多，牵涉面较广，要在很短的篇幅中反映出来，就得作简明扼要的概括，帮助消费者在很短的时间内把握住介绍对象。概说的方法不仅可用于介绍概况，有时还用于阐明原理。它通过简要的概括，使人们在使用产品之前就懂得了它的科学道理，消除了疑虑。2.陈述陈述就是根据事物需要说明的顺序，有条理地将产品的使用过程说出来，这里是通过陈述来说明使用方法，但叙述的目的不是为了表现过程，而是说明方法，因此与记叙性文体中的叙述并不相同。目前，商品的竞争使受众对商品说明书的要求越来越高，对发生其他情况的介绍要求更加详细。因此，说明书要从方便顾客和使用安全等方面着想，尽可能考虑一些在使用过程可能发生的问题，作比较详尽的介绍。如果要说明的方法比较复杂，商品价值比较昂贵、危险性比较大或者比较容易损坏等，就应该详尽地陈述，甚至附上说明的图画、照片，使消费者一看便清楚。这种增强消费者信赖感和安全感的方法，其实也增强了产品的竞争能力。3.解说解说是向消费者引荐商品的媒介，侧重于对事物的性质、特征、功用、方法等的讲解。商品说明的解说多用分项说明、数字说明和图表说明等方法。比如，风扇的说明书在概说之后分“安装、使用”、“维护、保养”和“注意事项”等，又根据扇头、扇叶的外形尺寸，运用数字列表说明。

由于各种产品的功能、用法不同，写作的方法也不—样。有的说明书全文只需要整体概说，有的只需要过程的陈述，有的仅依靠简明易懂的图表解说，方便读者阅读、理解。不管使用哪一种方法，其目的都是为了让读者明白，因此，商品说明书的写作必须通俗、准确。下面是关于利仁牌电气压力锅的说明书，既有概说，又有陈述，还有数字、图表和分项、分类的解说。三、核对说明要点与禁忌事项数字的忌讳颜色的忌讳文字忌讳（一）数字的忌讳西方人普遍认为“13”这个数字是凶险的，应当尽量避开它。他们认为“星期五”也不吉利。在非洲，大多数国家认为奇数带有消极色彩；而在日本奇数则被看做是吉祥如意的数字。在日本要尽量避免“4”和“9”，因为日语中“4”与“死”同音，而“9”与“苦”相近。（二）颜色的忌讳例如，美国：红色（账面上赤字用红色表示，代表亏本，在商业上最不受欢迎）；德国：茶色、黑色、深蓝色；法国：墨绿色（纳粹军服色）；意大利：黑色（不吉利）、紫色（消极）；瑞典：不宜在商业上使用代表国家的蓝、黄色组；以色列：商业上不喜欢天蓝色；等等。此外，欧美国家多喜欢色彩鲜明，东南亚欣赏色彩艳丽；而日本人则爱好淡雅，讨厌绿色；巴西人以棕色为凶丧气，以绛紫为大忌；在法国，黄色表示不忠诚，对黄色反感；而在德国，黄色的包装则比较受欢迎。（三）文字禁忌希腊规定……韩国规定……澳大利亚规定……爱尔兰规定……加拿大的《联邦消费包装及标签法》规定……阿拉伯地区的国家规定……美国《食品药物和化妆品法》规定……我国香港地区规定……巴西规定……泰国规定……四、修改文书，整洁版面前面几项工作完成之后，就要设计文案布局。好的说明书不仅内容丰富，还要求版面设计新颖时尚，关键内容能首先引起人们注意。对于某些特殊产品的说明书，其文字内容的位置、字号的大小都有硬性要求。一、商品说明书编写的注意事项（一）文字精炼、数字准确、实事求是（二）具体而明确地写明产品的用途和使用方法（三）涉及到安全、卫生和环境保护等方面的要求必须写明（四）复杂产品和成套设备应编写系统的使用说明书（五）简单产品可不写使用说明书第四节商品说明书撰写的注意事项（六）编写及印刷要求以下从六个方面分别介绍说明书的编写及印