浅谈信息化环境下的企业文档一体化(投稿)

PAGE2PAGE5浅谈信息化环境下的企业文档一体化作者：谢明生工作单位：湖南信息职业技术学院人事处

邮编：410200联系电话手）8086188（办）内容摘要：在信息化浪潮的冲击下，企业的文档工作有了新的历史使命和发展要求。本文浅析了信息化环境下企业文档一体化的内涵，特征，及存在的问题，并就开展一体化工作的必要条件和策略，作了阐述。关键词：文档一体化；信息化；企业文档信息信息化已成为现代企业全面提升市场竞争力的发展战略。企业文档信息是企业重要的信息资源。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。[1]所以加强对现行企业文档工作的研究，是具有非常重要的现实意义的。一、信息化环境下的企业文档一体化的研究价值(一)、文档一体化体现了当前我国企业文档工作的改革趋势我国早在20世纪70年代就开始了对“文档一体化”的研究，并于90年代后期形成热点。但是，学者们研究的重点似乎更倾向于机关文档一体化。实际上，企业文档一体化早已悄然展开。从上世纪50年代开始，很大一部分具有现行性的企业科技文件，被划入档案范畴，称为科技档案。随着我国社会主义建设事业日新月异的发展，于是又有更多的遍及各行各业的相当一部分现行期比较长的专业性、业务性文件也被划入档案的行列，被称为业务档案或专门性档案。不管该文件是否处于现行期，一律按档案管理标准进行处理。其实，这种把企业重要文件按档案标准超前管理的做法，与国外流行的“大文件”思想不谋而合，也就具有了文档一体化的实质。经过一定时期的发展，企业的文档一体化在改革开放之际正式被提出来，并很快引起了档案学界和企业改革家的注意。与此前相比，这次显然前进了一大步。文档一体化在广大企业反映强烈，也折射出市场经济对我国企业管理理念的影响。企业实行文档一体化，可以裁减冗员，精简企业机构设置，提高办事效率等，从而提高企业的经济效益，具有非常重要的意义。随着社会的发展，到了20世纪90年代中后期，在信息化浪潮的冲击下，企业文档一体化有了更高的标准要求。由于企业已逐步成为自主经营，自负盈亏，自我约束的法人实体。企业的生产资料、技术信息、资金、劳动力、产品等都要直接面对市场，这就使企业不能只以生产为中心，还要全力以赴地抓经营管理和开拓市场，以求生存和发展，在这种情况下，企业经营管理的情报、信息、文档工作将呈现缤纷多彩的多元化局面，其比重和地位也将日益突出，在一些企业甚至还起主导作用。实行文档一体化，不仅确保文档信息在企业活动中发挥重要作用，还能顺应企业改革潮流，促进企业发展。（二）、电子文档的本质特征决定了文档一体化的必然性电子文档是信息化的产物。据2003年国家统计局统计，全国95%的大中型企业，78%的小型企业，65%的政府机关利用网络办公。但是电子文档本身所具有与其它载体文件所不同的本质特征，主要体现在“电子文档信息的数字化”和“电子文档对元数据的依赖性”两个方面。[4]如果不以档案管理的角度对这些元数据加以保存和重视，那么就会使电子文档进入档案阶段产生两个无法解决的问题：一是由于元数据的丢失而无法使文档重现，从而无法提供利用；二是由于元数据的不完整，即使文档能够再现为人们利用，它已经再也无法起到凭证作用。如此看来，维护电子文档的元数据对于其后档案管理阶段是至关重要的一环。电子文档其生命运动过程基本上分为产生，现行和档案三阶段，元数据主要产生于其形成和现行阶段。所以，为了维护电子文档的凭证作用和利用价值，我们需要文档一体化管理。（三）信息化环境下的企业文档一体化的理论依据与技术支持80年代中后期传入我国的文件生命周期理论作为西方档案学的重要基石，揭示了文件、档案管理内在规律，成为文档一体化管理的重要理论基础。文档一体化的研究学者们几乎毫不例外地承认了文件生命周期理论的价值，认为它“从理论的方向为我国文档一体化提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架”。在文件生命周期理论的基础上，不少学者提出了“大文件”理论，认为文件为“组织或个人处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录，传递、存储信的问题。建议国家档案局成立文档信息上网安全管理机构，用行政手段对上网文档信息的安全进行强制管理。在加强档案行政管理的同时，企业内部各部门也需要加强合作。一般情况下，秘书部门在组织实施文档一体化中应起到主导作用，档案、技术和其它部门给予积极配合。在统一指挥、分工协作的基础上，各司其职，通过共同努力保证文档一体化的顺利实施。（二）、规范文档一体化管理的标准及法规体系1．制定各类管理标准。在信息化环境下，进行文档一体化管理，必定涉及到许多尖端科学技术。如网络技术，监控技术，加密技术等。由于这些技术处于最前沿的研究领域，变化发展非常快，且经常交叉渗透到其它学科范围内，为这些技术建立一套合理的标准体系十分必要，但有不少困难。前文提到了国家档案局领导下的一些研究成果，可是远远不够。希望更多的技术部门、科研部门参与进来，加快研究速度。另外，要充分发挥各部门协调配合的整体效果，将文档管理的各项工作规范化、标准化，形成一个有机整体。这样才有可能遵照国家标准规范来统一管理，使各类文件管理系统都可能和档案管理系统通过接口紧密衔接起来，实现数据共享；且每一个行业系统还应该根据自身的特点制定出一个统一的标准。如：文件材料的收集范围、分类及标号、档案价值的鉴定及保管期限的确定都要有统一的标准。2．加强立法，制定严密的法规体系。只有通过法律才能赋予“前端控制”的权力。在信息化环境下，电子文件的法律效力，网络安全问题等都需要法律从根本上解决。在电子文件管理系统中，电子文件的产生流动，维护等环节涉及众多人员，关系到方方面面，要将这些多向，絮乱的要素系统化，进行有效的排列组合，关键在于法规体系是否完善。（三）、信息化环境下企业实施文档一体化需要高素质的人才体制的落后，机构职能的不明确，严重影响着文档一体化的发展。但构成文档一体化发展桎梏的是文档一体化管理人才的严重缺乏。在信息化环境下，这一问题显得更加突出。现代企业的人员配备有少而精的特点，一岗多职，一专多能的现象非常普遍，如果没有一支适应该环境下进行企业文档管理的“复合型”人才队伍，就很难实现以新的服务思想，服务框架和服务模式为基础的文档一体化工作。对信息化环境下企业文档工作中出现的新问题以及文档部门在企业中所承担的新角色，现代企业对文档工作人员素质的要求亦相应提高。除已具备现代企业管理的基本知识和娴熟的专业知识外，还要有一定的思想政治政策水平，有与国际同步发展的观念意识和理论，能够熟练运用外语，并掌握了计算机操作，数据录入，数据库建立和管理，网络管理等基本技能，树立符合时代要求的市场观念，竞争观念，法制观念，信息观念以及职业道德观念，以适应现代企业文档工作的重大变化。但当前文档工作队伍的整体素质与信息化的发展要求有较大差距，尤其短缺计算机管理文档的“复合型”人才。目前，不少大中专院校研究生班、本科班、专科班以及短训、再教育学习班都开办了档案学综合教育课程，为造就这样一支适应现代企业文档信息管理的“复合型”人才队伍提供了一定的客观条件。当然还需要企业主管的主观努力和支持才行。比如企业主管可否以新的方式、新的观念全方位发展、培养、选拔该类型人才，不断尝试采用新的模式高效率地使用和