房屋设备档案管理

批准复审审核制作方于鼎胡彤方于鼎孙立功1目的为确保对房屋设备档案、资料进行标准、科学的管理，提高设备档案管理水平，更好地为房屋设备管理工作效劳而制定。2范围适用于公司各管理处所辖楼宇建筑档案、共用设备档案资料的管理。3工作内容3.1房屋设备档案资料包括工程档案和设备管理资料两局部。工程档案是指物业竣工并经接管验收合格后，由开展商、施工单位向管理处移交的物业工程竣工档案。3.1.2设备管理资料是指管理处在设备日常管理工作中形成的重要设备管理资料。3.2管理处负责该管理区域内设备档案资料的管理，总公司设备主管部门负责指导和监督检查。3.3房屋设备档案资料编号方法3.3.1工程档案编号要求按照国家有关档案管理规定执行。3.3.2设备管理资料编号要求参见QP-品质-02《质量记录控制程序》。3.4工程档案、设备管理资料归档范围见下表1、表2：表1工程档案归档范围表类别名称工程档案归类范围备注电气类变配电工程竣工图及竣工文字材料电气竣工图及文件材料供电及电器设备安装工程竣工验收文字资料柴油发电机安装工程文字资料地下室〔人防工程〕电气竣工图高压环网柜设备资料空调类空调工程竣工文字材料空调工程竣工图中央空调控制系统竣工资料空调主机随机文件空调给水泵随机文件、电子水处理器资料空调专用泵使用说明书空气处理机组安装、调试操作及维修手册〔含考前须知及保用卡〕地下室〔人防工程〕空调通风工程竣工图给排水类给排水竣工图给水、排水工程竣工验收文字资料室外给水工程竣工图及竣工文字资料二次生活饮用水清洗消毒合格证地下室〔人防工程〕给排水竣工图消防类消防水工程竣工图及竣工文字资料消防电工程竣工图及竣工文字资料防排烟竣工图电梯类电梯工程竣工文字材料及竣工图电梯工程施工综合及专业和技术文件资料电梯随机文件安装使用维修保养说明书电梯随机文件电气原理图电梯装箱单电梯接线原理图、安装布置图弱电类综合布线竣工文字资料及竣工图弱电竣工图土建类静压桩根底工程建筑竣工图结构竣工图连廊网架工程竣工图及竣工文字材料外墙装饰工程竣工图及竣工文字资料室内公共局部装饰工程文字资料预应力工程施工综合文件材料及竣工图人防工程竣工图〔建筑〕人防工程竣工图〔结构〕白蚁防治工程文字资料基坑支护工程文字资料钢筋复试报告、装饰工程、屋面及地下防水工程竣工验收文字资料现浇钢筋砼及混合结构工程砼、砂桨配合设计通知单及砼、砂桨试件强度检验报告砼试块汇总表及砼、砂桨数理统计报告和钢筋出厂合格证及检验报告钢网、套筒、钢管、焊条、水泥、粉煤灰、砖、砌块、外加剂等材料出厂合格证及检验报告砖、砌块、砂、石、水泥复试报告及钢筋焊接、钢筋套筒连接方案体制试验报告上盖工程结构竣工图地下室结构竣工图、地下室平面图、系统图人工挖孔桩工程土建综合文件材料地下室工程施工综合文件材料铝合金窗安装工程、屋面及地下防水工程、装饰工程其它类工程监理文件资料工程材料使用报审表工程设计变更文件材料和图纸表2设备管理资料归档范围表类别名称设备管理资料归类范围电气类1、供配电系统值班、运行、巡视、检查、测试、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料2、供配电设备登记资料、标识资料3、供配电设备管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料空调类1、空调系统值班、运行、巡视、检查、测试、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料2、空调设备登记资料、标识资料3、空调设备管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料给排水类1、给排水系统值班、运行、巡视、检查、测试、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料2、给排水设备登记资料、标识资料3、给排水设备管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料消防类1、消防系统值班、运行、巡视、检查、测试、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料2、消防设备登记资料、标识资料3、消防设备管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料电梯类1、电梯系统值班、运行、巡视、检查、测试、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料2、电梯设备登记资料、标识资料3、电梯设备管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料弱电类1、弱电系统值班、运行、巡视、检查、测试、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料2、弱电设备登记资料、标识资料3、弱电设备管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料土建类1、建筑物的门、窗、扶手、走道、楼梯、屋面、地下室、内外墙、道路、沟渠等的巡视、检查、保养、维修、大修、改造、更新、报废资料2、登记资料、标识资料3、在管理过程中形成的工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料其它类以上类别以外的设备设施巡视、检查、保养、维修、大修、技术改造、更新、报废资料；登记资料、标识资料；工作请示、工作报告、事故报告、会议记录、管理业务文件、批件等资料3.5房屋设备档案编号归档工作程序3.5.1各管理处资料员在对楼宇设备档案资料进行接管验收时，应对单体楼宇建筑的工程设备档案资料进行编号，并编制总目录、案卷目录、卷内目录进行归档，建立设备档案资料库。3.5.2QR-设备-13《设备档案资料归档目录》主要登录档案卷宗编号、档案流水号、档案名称、建设单位、移交日期、经办人、档案存放柜号等。3.5.3工程设备档案资料编号归档完成后，由管理处资料员分类保管。3.5.4工程设备档案资料归档后，管理处资料员应提请总公司设备主管部门对档案资料进行检查，发现的问题由管理处资料员及时处理或纠正。3.6档案资料的归档要求3.6.1归档的文件资料应字迹工整、纸张及文件、格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。3.6.2归档的文件材料应完整、系统、准确、真实。3.6.3设备安装工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收文件资料、有关图纸不完整、不准确、不系统的不能进行验收。3.6.4归档的文件必须是原件。3.6.5保持归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。3.6.6案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。3.6.7文件材料的归档必须办理移交手续。3.7设备档案资料的归档时间3.7.1设备安装工程、改造工程的资料在竣工后三个月内归档。3.7.2新购设备〔包括引进设备或技术〕在开箱时必须会同档案管理员进行技术资料核对登记，于竣工后连同调试记录等文件材料整理立卷、归档。3.7.3设备当月的值班记录、运行记录、维修保养记录应在下月5日前整理和归档。3.8设备档案资料的归档份数各类文件材料、图纸资料归档一式一份，主要的和使用频繁的文件材料归档可一式两份或适当增加其归档份数。3.9设备档案的保存期限3.9.1竣工资料的保管期限为永久性保管。竣工资料移交记录、档案销毁报告及清单为长期性保管。3.9.2运行、巡视检查档案、维修保养档案保存期限见设备类记录一览表。3.10设备档案的保管3.10.1接收档案必须认真验收，并办理交接登记手续。3.10.2存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。3.10.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应及时归档，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。3.10.4每年底进行一次库藏档案的清理、核对和保管质量检查工作，作到财物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。3.10.5档案室严格做到“七防”〔防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体〕，要重视消防，严禁吸烟和使用明火。3.10.6档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉和虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。3.10.7档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。3.10.8设备因技术改造、更新等原因，使原技术档案资料发生变更的，需填写QR-设备-17《设备档案资料修改申请表》报主管领导批准前方可进行档案资料的修改工作，修改结果应经档案鉴定小组鉴定无误后将新资料整理归档，同时在QR-设备-16《设备档案资料修改/销毁登记表》上登记，并将旧资料按3.12程序处理。3.11设备档案借阅3.11.1管理处员工都应重视保护设备管理资料并按借阅批准权限办理手续后借阅有关资料。3.11.2工程技术档案原那么上只阅不借，只在档案室查阅，保密档案不供查阅。3.11.3设备管理资料借出和归还档案时，由档案员在QR-设备-14《设备档案资料借阅登记表》上进行记录。3.11.4档案如有丧失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。3.11.5调离管理处人员必须清理移交、归还借阅档案及资料，方可办理调离手续。3.11.6外单位人员借阅档案，须持有该单位介绍信和借阅人工作证、身份证，经管理处负责人批准前方可在档案室内阅读。3.12档案鉴定和销毁3.12.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导、档案员和有关业务管理人员组成。日常的档案鉴定工作由档案员负责。3.12.2档案鉴定小组的任务是：a)负责制订、修订本公司档案保管期限表；b)对到期档案提出明确的存、毁意见。3.12.3确定保管期限原那么是：a)对本管理处有长远利用价值并能反映管理处职能活动和历史面貌的档案应永久保存；b)但凡在一定时期有利用价值的档案，要明确保存的剩余期限。3.12.4档案鉴定工作应定期进行，原那么上每年进行一次。3.12.5档案通过鉴定，要求划定档案保管期限，档案保管质量到达标准，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案员应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。3.13档案销毁的程序3.13.1鉴定小组应填写QR-设备-15《设备档案资料销毁申请表》和撰写销毁报告并报档案主管领导审批。QR-设备-15《设备档案资料销毁申请表》和撰写销毁报告由档案室保存。3.13.2档案销毁时，要由鉴定小组成员二人以上监销并在QR-设备-16《设备档案资料修改/销毁登记表》上签名。3.13.3销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的将根据国家和管理处有关规定进行处理。4支持性文件4.1QP-设备-01设备管理程序4.2QW-设备-03设备接管