浅议秘书的参谋活动

浅议秘书的参谋活动摘要：参谋是秘书的一项职能，但绝不是一般意义上的参谋，更不是古代门客性质的“谋士”。秘书的参谋活动对领导活动有着重要的作用。为了全面认识秘书的参谋活动，从而提高秘书的工作效率。从提高我国秘书参谋活动的重要性出发，针对秘书参谋活动所出现的偏见，阐述了秘书应如何做个好参谋，以及秘书所应具备的参谋素养。关键词：秘书参谋活动秘书的参谋活动，是以秘书部门和秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅导正确决策为目标，以出谋献策为手段，影响领导者决策的过程。秘书的参谋活动既不能否定也不能夸大，所以正确认识秘书的参谋活动，对辅导领导做出正确的决策和提高秘书自身的素养有着重要的意义参考文献【1】宋斌著，秘书学系统湖北人民出版社，2000参考文献【1】宋斌著，秘书学系统湖北人民出版社，2000【2】范立荣主编，现代秘书学教程首都贸易经济大学出版社2005一、秘书参谋活动的定位（一）提高秘书参谋活动重要性的认识首先，提高秘书的参谋活动是经济全球化的需要。随着中国经济的不断发展，秘书参与对外事务也越来越多，在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察，引进外资和对外投资与合作的过程中，秘书人员起到重要的参谋作用【3】夏文，浅议秘书的参谋素养湖北师范学院报（哲学社会科学版）第2期，2007.11【4】赵中利，现代秘书心理学北京高等教育出版社2004【3】夏文，浅议秘书的参谋素养湖北师范学院报（哲学社会科学版）第2期，2007.11【4】赵中利，现代秘书心理学北京高等教育出版社2004【5】张清明，秘书参谋职能概论武汉大学出版社2001其次，随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化，秘书的服务方式和内容也在不断拓展，领导更需要的是秘书的参谋辅助作用，秘书不仅要熟悉国家方针政策，掌握国内外经济技术的最新方向，了解企业生产和经营管理，而且还要具备较强的运筹谋划能力、综合协调、随机应变和综合分析能力，辅助领导做好决策以及决策的贯彻落实。秘书的参谋活动对领导决策起着举足轻重的作用。秘书正确的参谋活动能大大提高领导的决策效率，而参谋不当反而会误导领导的决策，以至于出现重大失误。因此，提高秘书的参谋活动不仅是经济和社会的发展需要，而且是秘书服务方式与内容变化的需要。再次，提高秘书参谋活动是办公自动化的需要。现代计算机网络进入管理系统和办公设备的更新直接影响着秘书参谋方法的变革。秘书在参谋活动中对单一对象的认识不再是孤立、静止、片面的。办公自动化的出现要求秘书熟练地掌握现代办公设备的性能与操作方法，保证参谋活动的进步性，从而提高参谋活动的效率。最后，秘书参谋职能是秘书工作的重要职能，参谋职能具有完善领导思想，辅助领导决策，同时对领导工作有提醒的作用。提高秘书的参谋活动，能够使秘书更好的发挥出参谋辅助作用。（二）秘书参谋活动存在的偏见及其认识目前我国存在的对秘书参谋活动存在两种偏见，一是否定秘书的参谋活动；二是夸大秘书的参谋活动。第一种观点认为，秘书的工作不过是收收发发、抄抄写写、接接电话、送客人，什么辅助决策、参谋职能都是杜撰出来的。这些认识都是错误的，社会发展的今天，充满了竞争。一个领导者的遇到的情况更加复杂，更加需要别人的参谋辅助，以保证决策的正确性、科学性。企业秘书部门及秘书人员的参谋活动，除了为领导决策献计献策外，还更多地表现在日常工作中的建议和意见，草拟文稿、处理信息、提供办会的建议和方案等等，都是一种参谋活动。第二种观点认为，秘书的参谋活动等同于“思想库”、“智囊团”，这种观点也是错误的，秘书的参谋活动是一种有限的出谋献策性的参谋活动，它不具有独立性，秘书的参谋活动是从领导的主观意图出发，力求符合客观实际的思维活动。秘书只在领导的职能范围内提出的参谋建议，才具有针对性和实际参考价值。对于秘书在参谋工作中的这两种偏见，关键是要调节心态、摆正位置，用实际行动来证明一切。二、秘书做好参谋工作应具备的基本素养秘书参谋效应的好坏，参谋辅助作用的大小，直接取决于秘书素养的高低。秘书的建议，在不同时机、不同场合提出时效果也大不一样。所以，要做个好参谋，必须正确理解时机与场合的重要性。再次，参谋工作中，适当的方法也是必不可少的。作为一个有责任心的秘书，在发现领导决策或意见有错误和失误时，应对其提出忠告和建议，而所提忠告和建议能否为领导所采纳，不仅取决于建议内容的正确性，更取决于秘书提供建议时的方法和艺术。其一，要“多献可，少否定”，在秘书向领导进谏时要多以正面去阐述自己的观点，甚至必要时还要保留自己的观点，少从反面去否定和批驳领导的意见，甚至要有意回避或迂回变通。其二，要多“引水”少“开渠”，戴尔·卡耐基曾说：“如果你仅仅提出建议，而让别人自己去得出结论，让她觉得这个想法是他自己的，这样不更聪明吗？”，作为一个聪明的秘书，向领导提忠告和建议时，不要直接去点破领导的失误、偏差之所在，或越俎代庖地做出自以为正确的决策，而是要尽量用引导、试探、征询意见的方式，向领导简明起决策、意见本身与实际不相符合，使领导在参考秘书所提出的建议资料后，水到渠成地做出正确的结论。㈢要“谋而有度”、“谋而有备”、“谋而有理”、“谋而有据”做个好参谋，必须掌握好“度”。所谓“度”，就是秘书在参与决策过程中应考虑该不该向领导提供意见，提供怎样的意见，什么时候提供，以何种方式提供，提供的意见可能起到的作用和效果等。一定要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议，切不可不顾领导的意图而把自己的意见或观点强加给领导。例如，当领导在公共场合处理某件事时，由于缺乏充分的思想和精神准备，加之对情况掌握得不全面，就可能一时拿不出恰当的对策，这时如果跟随的秘书不经领导允许就当众亮出自己的看法，即使意见很正确，领导也是断然不能接受的。所以，做个好参谋，秘书进言必须掌握好“度”。做个好参谋，也必须谋而有备。所谓“备”，就是秘书为领导决策提供参考意见时，要掌握充分的资料，要做到有理有据。比如，上世纪60年代初，毛泽东派秘书田家英到农村对当时农村的现状作了一次详细调查，调查回来后田家英建议中央搞一个人民公社，毛主席采纳了田家英的建议。正因为田家英作的调查，掌握了充分的资料，他的建议才会被采纳。所以，秘书要当好参谋就一定要做好调查研究，做到有备而谋。“谋而有理”，要想做个好参谋，秘书必须理论联系实际，向领导提供建议必须有足够的理论依据，能够以理服人。例如：三年困难时期刘少奇的秘书在回家探亲时，对公共食堂做了一次调查，回机关向刘少奇同志反应了农民吃不饱甚至有饿死人的情况。刘少奇秘书所提的建议正是联系了当时的实际情况，所以他的建议才会为刘少奇所重视。做个好参谋，必须“谋而有据”。秘书作为领导的参谋和助手，必须深入领会和贯彻领导的意图，提出的建议必须来源于现实而不是凭空想象出来的。才能在决策中发挥有效的作用。少奇同志根据秘书调查回来的情况，从1961年下半年开始亲自深入湖南农村，与农民同吃同住同劳动，整整调查了40多天，总结出了公共食堂的4条缺点，并及时向当时在长沙的毛泽东汇报了调查到的真实情况，正因为少奇同志的有据而谋，在1962年的七千人大会上中央宣布停办公共食堂。㈣正确处理好与领导的关系也是秘书做个好参谋的前提条件之一。两只困倦的刺猬，由于寒冷而拥在一起。可因为各自身上都长着刺，于是它们离开了一段距离，但因为冷得受不了，于是又凑到一起。几经折腾，两只刺猬终于找到一个合适的距离：既能互相获得对方的温暖而又不被扎。刺猬法则就是人际交往中的心理距离效应。秘书要做个好参谋，应该与领导保持亲密关系，这样做可以赢得领导的信任。但还需要与领导保持心理距离，避免在工作中丧失原则。秘书决不能自持聪明，跟着感觉走，有意无意地显示自己“高明”，甚至越位，擅做主张，也不能不