市场主体登记电子文件与电子档案

1市场主体登记电子文件与电子档案管理规范本文件规定了市场主体登记电子文件、电子档案的术语和定义、缩略语、总则、收集与归档、存储和管理、移交与接收、查询与利用的技术规范和管理要求。本文件适用于市场主体登记电子文件和电子档案的管理，也适用于指导市场主体登记电子文件处理系统与电子档案管理系统设计研发。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T33190-2016电子文件存储和交换格式版式文档《宿迁市市场主体登记电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（宿政办发[2018]118号）《市场监管总局办公厅关于提升信息化水平统一规范市场主体登记注册工作的通知》（市监注〔2020〕85号）《中华人民共和国市场主体登记管理条例》3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1市场主体Marketentity经登记机关依法登记，以营利为目的从事经营活动的自然人、企业法人及其他经济组织。市场主体包括个体工商户，有限责任公司、股份有限公司和其他企业法人（全民所有制企业、集体所有制企业、联营企业）等营利法人及其分支机构，农民专业合作社、农民专业合作社联合社等特别法人及其分支机构、合伙企业、个人独资企业等非法人企业及其分支机构、外国公司分公司。3.2市场主体登记Marketentityregistration申请人为依法开展市场活动，就设立、注销市场主体及变更相关事项，向市场主体登记机关提出申请，由市场主体登记机关依法通过登记确认市场主体资格和一般经营资格，签发营业执照，并予以公示的行为。3.32电子化登记不带括号的英文名称申请人可通过市场主体登记机关指定的电子化登记渠道申请市场主体登记。政府有关部门应当简化企业从申请设立到具备经营条件所需办理的手续，做到企业开办全程网上办。3.4电子文件electronicdocument市场主体在登记备案、行政许可、行政处罚、监督检查、质量抽检等政府市场监管部门依法履行职责过程中，通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。[来源：GB/T18894-2016.3.1]3.5电子档案electronicrecords市场监管部门在核准登记和实施监督管理市场主体过程中形成的具有凭证查考、保存利用价值并归档保存的电子文件。[来源：GB/T18894-2016.3.2]3.6元数据metadata描述电子文件内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。[来源：GB/T18894-2016.3.3]3.7归档archiving将具有保存价值且办理完毕的电子文件及相关信息经收集、整理后元数据向档案部门移交的过程。[来源：GB/T18894-2016.3.12]3.8信息包不带括号的英文名称由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体。3.9归档信息包不带括号的英文名称电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。3.10开放式版式文档不带括号的英文名称独立于软件，硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式。33.11封装不带括号的英文名称将电子文件或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。3.12信息共享不带括号的英文名称市场主体设立登记后，登记机关应当将市场主体登记信息共享至信息交换平台，行政许可部门、行业主管部门根据经营范围获取市场主体登记信息，并依法进行事中事后监管。3.13信息归集共享不带括号的英文名称政府部门应当按照“谁产生、谁公示、谁负责”原则，以统一社会信用代码为标识，通过国家企业信用信息公示系统实现市场主体信息的统一归集公示和互联共享。具体包括：市场主体登记注册、备案信息，行政许可（备案）信息，适用一般程序的行政处罚信息，抽查检查结果信息，经营异常名录、严重违法失信名单等政府部门失信名单信息，商标注册公告后信息、专利授权公告后信息，财产抵押登记信息和股权、知识产权出质登记信息，市场主体股权冻结等司法协助执行信息等。4缩略语下列缩略语适用于本文件。OFD∶开放式版式文档（OpenFixedlayoutDocument）【来源：GB/T33190-2016.4.4款】XML∶可扩展置标语言（ExtensibleMarkupLanguage）【来源：GB/T33190-2016.4.10款】5总则5.1为规范全市市场主体登记电子文件归档和电子档案管理，确保电子文件和电子档案真实、可靠、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存。5.2本办法适用于全市市场主体登记注册（包含但不限于全程电子化登记、网上登记、窗口登记）过程中登记电子文件归档和电子档案的管理。5.3市场主体登记电子文件归档和登记电子档案管理应当坚持统一标准、分级管理、真实可靠、齐全完整、安全可用的原则。5.4市场主体登记机关负责市场主体登记电子档案的收集、整理和归档，登记机关对依职权形成电子档案的完整性、准确性、真实性负责。6收集与归档6.1要求46.1.1登记机关市场主体全程电子化登记管理系统应具备电子文件管理与归档功能，能对登记电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能在形成和流转过程中及时跟踪、检查、补充与登记相关的登记电子文件及其元数据。6.1.2登记电子文件应采用符合国家标准或能转换成国家标准版式的文件格式，应符合国家规定电子档案长期保存要求。6.1.3登记机关应根据国家市场监督管理总局公布的企业登记《申请文书规范》，确定登记电子文件归档范围和登记电子档案分类体系。6.2收集、整理、归档6.2.1登记电子文件办理完毕后，登记部门应按归档要求及时收集完整；登记电子文件整理时，应按登记电子档案分类体系，组成文件信息包，信息包应包含登记电子文件及过程信息、版本信息等元数据。6.2.2登记电子文件及其元数据应同时归档，元数据符合国家和江苏省相关标准规范。归档标志中应含有企业统一社会信用代码、注册号、档案号、归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。6.2.3登记电子文件和数字化传统登记档案确认归档后，应通过电子档案管理系统生成符合国家标准或能够转换成国家标准的版式文件格式，并能长期保存归档的登记电子档案。6.2.4登记电子文件归档时应采用国家统一的版式文件格式，属于国家秘密的电子文件应使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。7存储和管理7.1存储登记机关应按登记管理权限使用统一的登记电子档案管理系统，管理登记全部电子档案。电子档案管理系统应具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。登记机关将电子文件归档后，档案管理机构按照国家标准或规范对电子档案进行命名及数据封装，满足不依赖特定应用系统进行保存、读取的要求。7.2管理7.2.1登记电子档案管理系统应按照国家信息安全登记保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立管理系统和电子档案内容安全保密防护体系，严格执行安全保密管理制度。7.2.2采用电子签名、数字证书等技术手段时，应符合国家法律、法规和标准要求，依法需要相关部门审批或许可的，应得到主管部门的审批或许可。7.2.3登记电子档案载体应按照国家和相关行业有关磁性载体、光载体等保管保护要求管理和存放。登记机关应定期测试检查电子档案保管情况及可读取状况，发现问题及时处理。（增加备份内容）7.2.4电子档案运行软硬件环境、存储载体等发生变化时，登记机关应及时迁移、转换电子档案及元数据，确保其内容真实、完整并在新环境下完全兼容。7.2.5电子档案鉴定销毁参照同类纸质档案鉴定销毁规定执行，且应在单位主管领导审核批准并登记后实施。8移交与接收8.1移交58.1.1全程电子化登记市场主体迁移变更登记机关的，原登记机关应将其电子档案及时移交迁入登记机关，有纸质档案的一并移交；无法实现数据对接的，可采用离线方式进行，或移交加盖档案查询印章的电子档案打印件。原登记机关应继续保存已迁移市场主体的电子档案数据，确保可追溯、可查询。需迁移变更登记机关的市场主体有纸质档案的，一并移交。8.1.2登记机关应向同级国家综合档案馆移交电子档案。具有永久保存价值的企业登记档案，应与各级市场监管（行政审批）部门其他依法应移交档案同步移交至同级档案馆。移交按档案管理部门要求进8.2接受登记机关应当依法依规向同级档案馆移交登记电子档案。登记电子档案的移交与接收符合国家档案局的《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）。9查询与利用登记电子档案查阅、利用，按照国家和省市场监管部门规定执行。涉及个人隐私、企业商业秘密及其它敏感信息的，应采取有效措施予以保护。涉密信息应符合国家信息安全保护有关规定。9.1查询9.1.1登记电子档案分机读档案、书式档案等。各组织、个人均可向登记机关进行机读档案资料查询。书式档案资料查询按原规定执行。登记机关应做好登记电子档案利用工作，以登记信息公示平台为基础，运用互联网技术，建立准确、快捷、广域、经济的电子档案免费查询服务系统，充分发挥电子档案共享利用优势。9.1.2登记机关应设立专门档案查询服务窗口，在部门官网设置互联网机读档案自助查询端口，有条件地区可在政务服务中心和银行窗口等设置机读档案查询一体机等，以互联网“不见面”方式提供机读档案等查询服务。查询系统应具备免费查询、下载、导出、打印等服务功能（涉及个人隐私、商业秘密和国家机密等的信息除外）。9.1.3登记机关通过互联网“不见面”方式提供机读档案查询服务的，应当依规定在档案查询服务窗口、互联网端口、一体机等设定组织、个人等查阅对象的注册登录、身份认证、电子签章等必要的技术措施，规定查阅利用权限。电子档案封存载本不得查阅、外借，确保联网利用的信息安全和可靠的监管保障。9.1.4除依规定需要