第三章文字处理软件

第三章文字处理软件人民邮电出版社主编贾昌传计算机应用基础第三章文字处理软件31基本操作32应用插图组件编辑专业美观的文档33应用其他组件编辑专业美观的文档*34打印文档与共享文档35文件格式及其兼容性31基本操作311全新用户界面从Word2007起，打破了原有Office软件“菜单

工具栏”的模式，采用了全新的用户界面，Word2010用户界面如图所示。MicrosoftOffice采用了这种全新的用户界面，较“菜单工具栏”的界面有以下几个优点。（1）用户能够更加迅速地找到所需功能。（2）操作更简单。（3）用户容易发现并使用更多的功能。312启动和退出1．启动（1）单击【开始】按钮以显示【开始】菜单。（2）单击【所有程序】|【MicrosoftOffice】，然后单击【MicrosoftWord2010】。（3）此时将显示启动画面，Word启动。2．退出（1）单击【文件】选项卡。（2）单击【退出】按钮。313创建文档、保存文档和打开文档1．新文档的创建单击【文件】选项卡，单击【新建】命令，然后双击【空白文档】命令，这样就完成了一个新文档的创建工作。2．保存文档若要保存文档，可执行下列操作。（1）单击快速访问栏中的【保存（S）】按钮。（2）首次单击【保存（S）】按钮，会弹出【另存为】对话框，在【保存位置】中，指定希望文档保存的位置。（3）文档保存为文件。（4）因各种原因关闭文档而未保存。3．打开文档若要打开文档，则执行下列操作：将鼠标定位到存储文件的位置，然后双击该文件。此时将显示Word启动画面，然后显示该文档。也可以在Word中采用以下方式打开文档：单击【文件】选项卡，然后单击【打开】命令，找到文档存储的位置并选中后，单击【打开】按钮或双击文档。若要打开最近保存的文档，请单击【最近所用文件】。314主题设置3141应用内置主题打开【页面布局】选项卡，在【主题】组中，单击【主题】。在【内置】列表框下单击要使用的文档主题。3142自定义文档主题可以自定义文档主题，方法为更改已使用的颜色、字体或线条和填充效果。1．自定义主题颜色主题颜色包含4种文本颜色及背景色、6种强调文字颜色和2种超链接颜色。2．自定义主题字体主题字体包含标题字体和正文字体。3．选择一组主题效果主题效果是线条和填充效果的组合。4．保存文档主题可以将对文档主题的颜色、字体或线条及填充效果所做的更改保存为可应用于其他文档的自定义文档主题。315页面设置1．设置页边距具体操作步骤如下。（1）打开【页面布局】选项卡，单击【页边距】下拉列表，选择【自定义边距】选项，弹出【页面设置】对话框，打开【页边距】选项卡。（2）在该选项卡中的【页边距】选区中的【上】【下】【左】【右】微调框中分别输入页边距的数值；在【装订线】微调框中输入装订线的宽度值；在【装订线位置】下拉列表中选择【左】或【上】选项。（3）设置完成后，单击【确定】按钮即可。2．设置纸张方向打开【页面布局】选项卡，单击【纸张方向】下拉列表，选择【纵向】或【横向】选项。也可在【页面设置】对话框的【页边距】选项卡中设置，在【纸张方向】选区中选择【纵向】或【横向】选项来设置文档在页面中的方向。3．设置纸张大小Word2010默认的打印纸张为A4，其宽度为210毫米，高度为297毫米，且页面方向为纵向。打开【页面布局】选项卡，单击【纸张大小】下拉列表选择所需纸张316文字编辑和格式设置3161文字的选择（1）拖动方式：在要选择的文字块的开始位置，按下鼠标左键不放，移动鼠标到文字块尾部释放鼠标左键。或将插入点放置到文字块头部，按住Shift键在文字块尾单击鼠标左键。此方法，对选取连续的对象适用。（2）在光标上双击选择光标所在的一个词组，三击选择光标所在的整个段落。（3）在页面选择区选择：我们将鼠标指针移动到在页面左边距处，页面左边距称为选择区，此时指针变成形状后，单击：选中一行。双击：选中一段落。三击：选中全文档。（4）快捷键选取：CtrlA组合键选中全文档。或按住Ctrl键在左边选择区单击鼠标左键选中全文档。（5）在选择区双击选中一段后按住Shift在最后一个段落单击鼠标左键，选中多个段落。在选择长篇文档中的大段内容的时候，这个方法非常有效。（6）按住Alt键后使用鼠标左键拖动，可以选中矩形块。（7）按住Ctrl键：可以在一篇Word文档中选择不连续的选区，这样就可以对多个选区进行同时操作。（8）对于选择文中多处具有类似格式的文本，可以选中其中的一部分文本，然后单击右键，选择【样式】｜【选择格式相似的文本】来实现，Word2010能够自动将格式相似的文本选中，方便同时进行操作。3162字体设置打开【开始】选项卡，然后从【字体】组中可以选择大部分文字格式设置工具。1．为文字添加效果2．将文字设为上标或下标3．应用单删除线格式4．设置默认字体3163段落设置单击【开始】选项卡，从【段落】组中可以选择大部分段落格式设置工具。1．Word2010中的默认行距在MicrosoftWord2010中，大多数快速样式集的默认间距是：行之间为115行，段落间有一个空白行。2．更改行距3．更改所选段落前和后的间距4．更改所选段落的左右缩进、首行缩进和悬挂缩进

3164样式设置样式是指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合，这样在编排重复格式时，先创建一个该格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，就无需一次次地对它们进行重复地操作了。1．文档中的文字或段落应用样式2．快速样式使用3．使用样式集更改整篇文档的段落间距4．创建新样式3165清除格式若要清除文档中的所有样式、文本效果和字体格式，请执行下列操作：选择要清除其格式的文本。在【开始】选项卡上的【字体】组中，单击【清除格式】按钮，如图所示。3166使用格式刷复制格式在Word2010中，【格式刷】是用户最常用的工具之一。可以使用功能区中【开始】选项卡上的【格式刷】来复制文本格式和一些基本图形格式，如边框和填充。对于图形来说，【格式刷】最适合处理图形对象（如自选图形），还可以从图片中复制格式；但是，【格式刷】不能复制艺术字文本的字体和字号。317随意缩放版面或文字Word2010界面右下角，【显示比例工具】能够轻松调整页面缩放比例，可调节范围从10%～500%。318使用密码、权限和其他限制保护文档Office2010可以使用密码阻止其他人打开或修改文档。在打开的文档中，单击【文件】选项卡，单击【信息】命令，在【权限】窗口中，单击【保护文档】按钮。（1）标记为最终状态（2）用密码进行加密（3）限制编辑（4）按人员限制权限（5）添加数字签名32应用插图组件编辑专业美观的文档321插入SmartArt图形SmartArt图形是信息的可视表示形式，以便有效地传达信息或观点。3211创建SmartArt图形并向其中添加文字在【插入】选项卡中【插图】组中选择【SmartArt】。在【选择SmartArt图形】对话框中，单击所需的类型和布局，并单击【确定】按钮。在弹出的对话窗口，可以根据要表达的内容，选择某一类别下的某种SmartArt形状。3212在SmartArt图形中添加或删除形状1．向SmartArt图形中添加形状选择SmartArt图形的一个形状。单击【SmartArt工具】下的【设计】选项卡，在【创建图形】组中单击【添加形状】｜【在后面添加形状】即可在所选形状之后插入一个形状；若要在所选形状之前插入一个形状，请单击【在前面添加形状】。2．从SmartArt图形中删除形状单击要删除的形状，然后按Delete键。若要删除整个SmartArt图形，请单击SmartArt图形的边框，然后按Delete键。3213更改整个SmartArt图形的样式单击SmartArt图形，在【SmartArt工具】下的【设计】选项卡上，在SmartArt样式库中所需的样式3214更改整个SmartArt图形的颜色单击SmartArt图形，在【SmartArt工具】下的【设计】选项卡上，单击【SmartArt样式】组中的【更改颜色】按钮，选择所需的颜色变体322插入图片或剪贴画3221插入来自文件的图片选择在文档中要插入图片的位置，在【插入】选项卡上的【插图】组中，单击【图片】，弹出【插入图片】窗口。3222插入网页中的图片打开Word文档。在网页上，右键单击要插入的图片，然后单击【复制】，在Word文档中，右键单击要插入图片的位置，然后单击【粘贴】命令。3223插入剪贴画在Word2010文档中插入剪贴画的步骤如下：在【插入】选项卡上的【插图】组中，单击【剪贴画】。在【剪贴画】任务窗口的【搜索】文本框中，输入描述剪贴画的单词或词组，或输入剪贴画文件的全部或部分文件名3224编辑图片或剪贴画1．调整大小及旋转（1）鼠标拖动方式。（2）用【布局】窗口设置。（3）右击图片，弹出调整大小的快捷窗口，也可以进行高度和宽度设置。2．设置文字环绕样式3．移动位置4．样式设置5．艺术效果设置6．图片效果设置

3225插入屏幕截图选择要添加屏幕截图的文档。在【插入】选项卡上的【插图】组中，单击【屏幕截图】按钮。

3226裁剪图片选择要裁剪的图片。在【图片工具】标签下【格式】选项卡上的【大小】组中，单击【裁剪】按钮。此时图片四周出现8个“裁剪控点”，通过拖动“裁剪控点”来进行裁剪。裁剪完成后单击其他区域，或按Esc键退出。3227删除图片的裁剪区域选中不需要的一张或多张图片，在【图片工具】下的【格式】选项卡上，单击【调整】组中的【压缩图片】。弹出【压缩图片】窗口，在【压缩选项】下，选中【删除图片的裁剪区域】复选框。若删除文件中所有选定图片（而非所有图片）的裁剪部分，需将【仅应用于此图片】复选框的“√”去掉。323插入形状可以在Office2010文件中添加一个形状，或者合并多个形状以生成一个绘图或一个更为复杂的形状。并且可以在形状中添加文字、项目符号、编号和快速样式。1．在文件中添加形状2．给形状添加文字3．向形状添加快速样式4．线条控制点5．从一种形状改为另一种形状6．对图形进行组合7．从文件中删除形状33应用其他组件编辑专业美观的文档331页眉、页脚和页码1．添加页码2．添加页眉或页脚3．去掉页眉下面的那条线4．在其他页面重新编页码332封面Word2010提供了一个封面库，其中包含预先设计的各种封面，使用起来很方便。选择一种封面，并用自己的文本替换示例文本。在【插入】选项卡上的【页】组中，单击【封面】，单击选项库中的封面布局。333艺术字艺术字是可添加到文档的装饰性文本。通过使用绘图工具选项可以在诸如字体大小和文本颜色等方面更改艺术字。1．插入艺术字2．设置艺术字334表格1．插入表格2．表格的选择3．合并单元格与拆分单元格4．绘制表格和擦除表格5．添加或删除行或列6．调整行高和列宽7．删除表格8．表格设计

335项目符号列表及编号列表可以快速给现有文本行添加项目符号或编号，或者，Word在输入文本时可以自动创建列表。1．创建列表2．输入项目符号列表或编号列表3．在列表中添加项目符号或编号4．左移或右移整个列表5．将单级列表转换为多级列表6．从库中选择多级列表样式336设置标题样式和层次在Word文档中，经常需要编辑具有很多级别标题的文档，如果针对每个段落标题都进行字体、字号、加粗等设置会很耽误时间。我们可以使用Word中的样式对文档进行快速设置。337编制目录如果需要给文档插入一个目录，可以选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【手动表格】，然后在弹出的目录表格内手工编辑目录338实时翻译处理公文时往往会遇到不认识的单词，或者需要将某一单词翻译成其他的语言。在Word中，只要按住Alt键，再用鼠标单击这个单词，或在这个词上单击右键选【翻译】，即可在右侧的【信息检索】任务窗口看到翻译的结果*34打印文档与共享文档341打印文档3411预览页面视图单击【文件】选项卡中的命令，页面中即可显示文档的打印预览效果。3412打印文档单击【文件】选项卡中的命令，弹出打印预览窗口。3413设置双面打印如打印机支持自动双面打印，在打印预览窗口中【设置】下，单击【单面打印】选【双面打印】，打印机设置为双面打印。

如果打印机不支持自动双面打印，用户有两种选择：使用手动双面打印，或分别打印奇数页面和偶数页面。3414打印技巧1．打印同一文档时使用不同的页面方向2．节省一页纸张342共享文档1．由word文档快速导入icrosoftOffice2010程序，用户可以将这类文件转换为PDF或PS格式。35文件格式及其兼容性351全新的文件格式在MicrosoftOffice2010中，Word、Ecel和PowerPoint都采用了全新的文件格式，最显著的特征就是文件扩展名后面多了一个“”，使Offic