《部分秘书与办会》课件

《部分秘书与办会》ppt课件秘书与会议概述会议筹备会议组织与实施会议后工作秘书在办会中的沟通技巧目录CONTENT秘书与会议概述01秘书的职责协助领导处理日常事务负责文件、资料的整理和归档秘书的职责与角色安排会议、商务出行等协调内部和外部沟通提供行政支持和后勤保障秘书的职责与角色秘书的角色助手和顾问信息管理者秘书的职责与角色组织协调者事务处理者秘书的职责与角色会议的目的传达信息讨论问题、制定决策会议的目的与类型促进交流与合作提高团队凝聚力培训和教育会议的目的与类型决策性会议讨论重大问题，制定策略和决策。交流性会议分享信息，增进了解和合作。会议的目的与类型提供知识和技能培训，提升团队能力。培训性会议讨论商业合作，促进业务发展。商务性会议会议的目的与类型会议筹备02根据组织需求和目标，明确会议的主题和目的。确定会议主题安排议程项目设定时间安排列出会议议题，安排发言和讨论顺序，确保议程合理、紧凑。为每个议题设定合理的时间限制，确保会议按时进行。030201确定会议议程

选择会议地点考虑参会人数根据参会人数选择合适的会议室和场地。考虑设施条件确保场地具备所需的音响、投影等设备。考虑交通便利性选择便于参会人员到达的地点，节省时间和精力。根据会议议题和目的，确定需要邀请的参会人员。确定参会人员名单通过邮件、电话或当面邀请等方式，确保参会人员收到通知。发送邀请函在会议前进行提醒，并确认参会人员是否收到通知、是否能够出席。提醒与确认邀请与通知参会人员提供与会议议题相关的背景资料、数据和信息。准备会议背景资料根据会议需要，准备相关的文件、报告或演示文稿。准备会议文件提供必要的纸笔、水杯、投影仪等会议用品，确保会议顺利进行。准备会议用品准备会议资料会议组织与实施03确保参会人员准时到场，并核实身份，避免替会现象。会议签到为参会人员提供指引、安排座位、发放会议资料等。接待工作会议签到与接待合理安排每个议程的时间，确保会议按时进行。根据实际情况，灵活调整议程顺序，确保会议效果。会议议程控制议程调整时间管理会议记录与纪要记录内容记录会议的议程、发言要点、讨论内容等。纪要整理将会议记录整理成简洁明了的纪要，便于参会人员回顾和传达。会议后工作04对会议的主要议题、讨论内容和结论进行总结，确保所有参会者对会议内容有准确理解。会议总结向参会者收集对会议的意见和建议，以便改进未来的会议组织和工作。反馈收集会议总结与反馈文件分类将会议文件按照议题、时间、重要性等分类整理，便于查找和使用。文件存储将会议文件电子化并存储在专门的文件夹或云端，确保文件的安全和长期保存。会议文件归档与整理VS通过问卷调查、反馈意见等方式，评估会议的效果和影响，了解参会者的满意度。改进措施根据评估结果，针对存在的问题和不足，制定改进措施，提高会议质量和效率。效果评估会议效果评估与改进秘书在办会中的沟通技巧05明确信息确保信息清晰、准确，避免模棱两可或产生歧义。了解领导风格了解领导的沟通风格和偏好，以便更好地适应和传达信息。及时反馈对于领导的指示或要求，要及时反馈执行情况和结果。与领导沟通的技巧了解参会人员的背景和需求，以便更好地为他们提供信息和支持。充分准备鼓励参会人员提问和发表意见，建立良好的互动氛围。积极互动注意自己的肢体语言和面部表情，确保信息传达的一致性。注意非言语沟通与参会人员沟通的技巧注意语气和语调通过语气和语调的变化来强调重点和