企业合同管理研究

企业合同管理研究

杨钰莹摘要：合同是企业经济活动的载体，健全的合同管理对企业至关重要，随着中国市场经济的发展，合同管理逐渐受到更多企业的重视。本文在内部控制的基础上探讨了合同管理体系建立的四个层次，以过程控制和风险管理为导向梳理了合同管理的流程及其风险点，构建了企业合同管理基本框架，并结合腾讯与老干妈广告合同纠纷案例详细分析，具有一定的现实意义。关键词：合同管理;过程控制;风险管理1.合同的概念合同泛指公司与其他法人、组织或自然人之间，为明确双方权力和义务关系而订立的具有法律效率的各类合同、协议及其他设立、变更、终止民事权利义务关系的法律文件。合同是市场经济的载体，是企业内控的重要环节，在经济活动多样化的今天，合同管理体系的设计越来越引起企业的重视。2.合同管理基本框架构建本文认为，合同管理体系的建立可分为“制度”、“体制”、“途径”以及“人”这四个层次。其中，制度指国家和地方的法律法规以及企业内部关于合同控制的规章制度，宏观层面上，合同管理应在遵守相关法律法规的前提下进行;微观层面上，合同管理是内部控制的重要组成部分，要受到企业内控制度的影响。“途径”则是指系统运作时信息传递，控制手段的实现方式，如企业的ERP系统;“人”则是系统中制度、管理流程及岗位责权的具体执行者。如何结合企业自身制度建立合同管理体系是合同管理的关键。本文认为合同管理体系的建立应以过程控制和风险管理为导向。过程控制主要强调合同管理是贯穿事前、事中、事后的动态管理活动，其具体表现是构建合同管理流程系统;风险管理是指以合同管理风险为导向规划合同管理流程。合同管理流程及其主要风险点，具体如表1所示：根据以上流程，设计具体风险控制措施，由相关部门共同执行。如在合同前期调查阶段，为避免合同主体风险，业务部和法务部应进行尽职调查，了解合同签订人身份、合同主体资信状况、经营状况、履约情况等基础情况。在合同谈判阶段主要确定合同内容、核心条款、关键细节，由业务部与对方进行业务谈判，法务部提供法律咨询与建议，避免合同法律风险;对于涉及较高专业技术的合同，技术部门也应参与谈判，必要时可聘请外部专家。合同谈判是合同管理的关键流程，应由业务部、法务部等多部门共同参与，规避可能造成企业利益损失的风险。在合同文本拟定阶段，主要规避法律风险，合同的起草应由业务部、法务部共同完成。合同审核阶段主要审核合同的合法性、经济性、可行性，应组织财会部、业务部、法务部进行审核。合同签署阶段应按照规定权限与对方签订合同，避免越权签订合同和合同印章滥用风险。同时，为避免合同签订方假造公章签订合同，可采用面签、全程录像等方式签订合同，签署完成后法务部应鉴别对方合同印章的真实有效性。后续合同履行时，也应保持全程关注，对合同变更、中止、解除等情况及时交涉处理，合理解决合同纠纷等。合同结算阶段，财务部应按合同条款及其履行状况付款，及时催收到期账款。为更好地进行风险管理，企业还应形成风险预警机制。风险预警机制的建立主要考虑各风险点对合同管理流程的影响以及企业管理层、专家对合同风险的重视程度这两方面的因素。评估合同管理风险对合同管理流程的影响，如图1所示：由图1可知，有的风险点直接影响合同流程;有的风险点通过另外的风险点间接影响合同流程;有的风险点影响多个流程。直接影响流程的风险点危害程度大于间接影响流程的风险点;辐射面广的风险点危害程度大于辐射面窄的风险点。具体应从风险发生频率和危害程度两个维度测评合同风险，并将其分类。对于辨识出的合同管理风险，向企业管理层和专家发放调查问卷，获取各风险点的发生频率;同时将风险点对合同管理流程的影响程度及影响范围和企业管理层及专家对各风险点的重视程度结合起来评估其危害程度。选取企业发生频率最高的5个风险点和危害程度最高的5个风险点，根据调查问卷对每个风险的量化结果，绘制出以风险发生频率和危害程度为两轴的散点图，再根据组间距离最小原则进行样本聚类，将风险点归为五类。第一类风险发生频率小、危害程度小;第二类风险发生频率稍高，危害程度小;第三类风险发生频率稍高，危害稍大;第四类风险发生频率低，危害程度大;第五类风险频率高并且危害大。对于三、四、五类关键性风险应当特别重视，加强风险控制措施，防范其危害。3.案例背景深圳市腾讯计算机系统有限公司（股票代码00700，以下簡称腾讯）成立于1998年11月，2004年在香港联交所上市，是中国最大的互联网综合服务提供商之一。2020年6月29日，深圳市南山区人民法院发布一则民事裁定书，系腾讯向法院提出财产保全申请，请求查封、冻结被告贵阳南明老干妈风味食品有限责任公司（以下简称老干妈）名下财产。腾讯称与老干妈于2019年3月签订了一份《联合市场推广合作协议》，涉及1624.06万元广告费，但老干妈方面长期拖欠广告款，腾讯催告无果，被迫依法起诉。对此，老干妈方面称未与腾讯签署过任何协议，已向公安机关报案。7月1日，贵阳市公安局双龙分局发布通报，该通报表明，犯罪嫌疑人曹某、刘某利、郑某君伪造老干妈公司印章，冒充老干妈市场经营部经理与腾讯签订合作协议。7月10日，腾讯向法院申请撤回财产保全申请及本案诉讼，并向老干妈致歉。4.案例分析该案最终定性为行骗者伪造公章与腾讯签订虚假广告合同，但究其根本，其问题实质并非在于公章真假，而是腾讯内部存在一定的合同管理漏洞，为行骗者提供了可乘之机，本文从合同管理流程及其风险点对该案例展开讨论。4.1合同前期调查该流程的主要风险是合同主体风险，即在签订合同前对合同签订对象进行主体资格审查不当的风险。企业应建立完善的主体资格审查制度，审查方式包括但不限于：审查对方相应证件，如营业执照、开户行信息等，确定其身份真实性;对被调查方进行现场调查，实地了解其经营状况;与被调查方的供应商、开户银行等沟通，了解其商业信誉等。同时，企业应建立合作商管理体系，对其商业合作伙伴按照资信状况、履约情况等进行信用等级分类。对于信用良好、信任度高的合作对象可适当放宽主体资格审查力度，对于信用较差的合作对象严格执行审查流程;对于新客户，应谨慎考虑将其纳入合作商管理名单，对其执行最严格的审查流程。在该案例中，老干妈与腾讯未有过商业合作，属于新客户，应对其进行最严格的审查流程，审查程序至少应包括个人资料审查、企业信息审查、财务状况审查及实地调查。由于案例公开信息有限，无从得知腾讯在合同签订前具体进行了何种程度的审查，但根据老干妈的信息披露，行骗三人与老干妈不存在任何关系，由此反推出腾讯很可能未进行实地调查等审查流程，在主体资格审查方面有所缺失。此外，老干妈为非上市企业，其信息披露程度有限，且在此之前罕有广告营销，同时也并未设立专门的广告宣传部门，审查中信息不对称现象较为明显，合同主体审查风险较大，对此腾讯更应执行严格的审查制度，以应对该风险点。4.2合同审核与合同签署从合同流程风险链示意图可知，未鉴别对方合同印章真实性这一风险点同时影响了合同审核与合同签署这两个流程，影响重大，企业应予以重视。理论上可通过工商局核对印章，公对公账户随机打款等方式鉴别对方合同印章的真实性，但这也无法完全规避虚假印章的风险;实务中，对于合同签订量大的企业，鉴别公章真伪也存在一定困难。因此从伪造印章的实质来看，还应从严格合同主体资格审查入手，结合相应的公章鉴别措施，才能更全面地控制该风险点。该案例中，腾讯与老干妈首次开展业务合作，应在合同签订前进行尽职调查，核实合同签订人员身份、老干妈营业状况及其官方联系方式和沟通渠道等相关信息;合同签订和审核时应鉴别对方合同印章真实性，如可向老干妈方面去函求证。同时，首次和对方合作应对其采取严格的授信政策，要求相应的预付款，但从案件披露来看，腾讯并未要求对方支付预付款，致使其未能及时识别出该业务的风险。4.3合同履行腾讯在合同履行流程中也存在一定管理漏洞，其中至少涉及三个主要风险点：一是未能及时发现已经或可能导致企业利益受损的情况;二是未能就可能导致企业利益受损的情况采取有效措施;三是合同纠纷处理不当，导致企业形象受损。在合同履行过程中，腾讯与对方进行了深度合作，如在QQ飞车手游和电竞比赛中植入老干妈广告，推出联名辣酱限量礼盒等。开展上述广告活动需要对方提供大量资料进行广告设计，同时涉及双方多人对接、多部门配合等问题，在该过程中腾讯未察觉任何可疑之处，存在未能及时发现已经或可能导致企业利益受损的可能性。此外，腾讯多次催款，老干妈方面却表示未曾收到催款信函，表明腾讯一直按照行骗方预留的联系方式与对方沟通，在催告无果的情况下也并未怀疑对方。最终腾讯直接起诉老干妈，并非通过正确有效的联系方式与老干妈方面沟通，未能就导致企业利益受损的情况采取有效措施，这亦是对该合同纠纷的处理不当，使其企业形象受到了负面影响。5.结语从建立合同管理流程的“制度”层次来看，腾讯作为成熟的互联网企业，应当具备相对成熟的合同管理流程，但其中可能仍存在尚未完善的漏洞;从合同管理流程“人”的层次来看，也可能腾讯建立了完善的合同管理流程，但在合同执行中有所偏差，相关人员并未严格执行合同管理流程制度，导致关键风险点未得到控制。由于该案例信息披露有限，无从得知腾讯具体属于何种情况，但无论是制度不健全还是制度执行不严格，均反映出其在合同管理风险点控制和过程控制方面有所缺漏。综上，建立完善的合同管理系统，过程控制和风险管理是必不可少的。其次，任何制度的有效性都是在能被严格执行的条件下实现的，因此对合同管理流程、制度的严格执行也是企业合同管理系