“通知”的写作技法

“通知”的写作技法

一、文种特征

通知是党政机关常用的一种公文。在我们党和国家历次发布的公文处理法规中，一直将其列为主要公文种类之一。从实际情况来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。

通知适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能的特性。具体表现为以下三点：

1.发布性。

即用通知来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内部行文，此种通知称为“发布性通知”。值得注意的是，在2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将通知原有的“发布规章”的功用表述删掉了，从表面上看似乎只能用命令（令）来发布行政法规和规章，但实际上这一文种的使用主体级别和所涉及的内容范围有很大的局限性。因此，“删掉”并不等于不用，上述国务院发布的新《办法》，就仍然使用的是“通知”文种。对于公文法规中的规定，我们绝不能机械地去“咬文嚼字”，以致于绝对化、简单化。

2.指示性。

即指用通知来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，此种通知称为“指示性通知”。它具有明显的指示性，但在内容规格上又不适宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”来发布。同时，这种指示性通知，一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义行文。

3.中转性。

即指用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。具体分为三种情形：一是“上转下”，即将某一下级机关的公文批转给所属下级机关；二是“下转上”，即将上级机关的来文转发给所属下级机关；三是“平转平”，即将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。其中“上转下”称为“批转性通知”，“下转上”和“平转平”统称为“转发性通知”。

二、结构与写法

通知由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。现将几种主要通知的写作技法分述如下：

1.发布性通知。

发布性通知的内容结构一般由以下几部分组成：

（1）标题。这类通知的标题通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成，如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（2000年8月24日）、《中共中央关于印发（党政领导干部选拔任用工作条例）的通知》（2002年7月9日）、《中共中央关于印发{中国共产党党内监督条例（试行））的通知》（2003年12月31日）。

（2）正文。正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。一些十分重要的法规，文中还要强调它的重大意义。

在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所要发布的法规、规章展现给阅者。如“现将《中国共产党党内监督条例（试行）》（以下简称《党内监督条例（试行）》）印发给你们，望认真贯彻执行”、“现将《党政领导干部选拔任用工作条例》（以下简称《干部任用条例》）印发给你们，请结合本地区、本部门的实际，认真遵照执行。”

在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，如“《党内监督条例（试行）》是一部十分重要的党内法规，它的颁布实施，对于我们坚持党要管党、从严治党的方针，发扬党内民主，加强党内监督，维护党的团结统一，保持党的先进性，始终做到立党为公、执政为民，必将起到重要作用。”另一方面要提出贯彻执行的要求，如“党的各级组织一定要从推进党的建设新的伟大工程的高度，充分认识贯彻实施《党内监督条例（试行）》的重要性，认真学习、广泛宣传、严格执行《党内监督条例（试行）》。要依据《党内监督条例（试行）》，认真分析本地区、本部门、本单位党内监督方面的薄弱环节，采取有效措施加以解决；要认真开展督促检查，及时纠正违反《党内监督条例（试行）》的行为，党员领导干部要在抓好本地区、本部门、本单位贯彻执行《党内监督条例（试行）》工作的同时，切实增强接受监督的意识，主动接受党组织和党员的监督。广大党员干部要进一步提高认识，自觉履行党内监督的职责，正确行使党内监督的各项权利”。

（3）结尾。主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，如前述的这份发布性通知的结尾是：“各地区、各部门在贯彻实施《党内监督条例（试行）》中有哪些问题和建议，请及时报告中央”；在多数情况下，是用来宣布法规及规章的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的法规、规章同时废止等。

以上是内容比较复杂一些的发布性通知的写法。一些内容比较简单的发布性通知，在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。如2000年8月24日《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》一文就是如此：

“现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行，1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止”。

2.指示性通知。

指示性通知的内容结构一般由以下几个部分组成：

（1）标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成，如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》（2002年6月15日）、《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》（2001年11月12日）、《国务院关于促进房地产市场持续健康发展的通知》（2003年8月12日）等。

（2）正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总——分——总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。以《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》为例，开端处写有约240多字的“撮要”，用来讲明制发本通知的背景、缘由与目的：

“自1997年国务院决定在全国建立城市居民最低生活保障制度以来，在各级政府的高度重视和有关部门的积极努力下，我国城市居民最低生活保障工作取得了较大进展。但是，这项工作发展不平衡，一些地方存在着财政收入不足、属地管理原则没有完全落实、管理工作不够规范、基层日常管理、服务工作不适应以及最低生活保障与其他保障措施衔接不够紧密等问题。为切实加强城市居民最低生活保障工作，进一步完善保障体系，尽快使符合条件的城市贫困人口都能享受最低生活保障，经国务院同意，现就有关问题通知如下：”。

在开头“撮要”的统领下，正文部分写了五个大问题，形成五个部分：一、进一步提高认识，认真抓好城市居民最低生活保障工作；二、认真贯彻属地管理原则，全面落实城市居民最低生活保障制度；三、加大财政投入力度，管好用好城市居民最低生活保障资金；四、建立健全法规制度，推进城市居民最低生活保障工作的规范化管理；五、加强组织领导，确保城市居民最低生活保障制度落到实处。这五个问题不是相互孤立的并存，而是体现了一种先务“虚”，后务“实”，以“虚”带“实”的逻辑关系。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。

二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“撮要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“撮要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。如2咖年10月8日《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》，就是一篇非常典范的指示性通知。开头集中说明制发本通知的“缘由”及“总的要求”，采用欲抑先扬的写作手法，首先肯定近年来在精简会议和文件方面所取得的成效：

“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取一些措施，取得了一定成效。”紧接着笔锋一转，用“但是”引出所存在的问题：“但是各类会议和文件仍然偏多，特别是部门内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加，给地方增加了负担；部门内设机构越权发文现象十分突出，成为文件过多的主要原因。……”进而提出精简会议和文件的原则要求：“一要提高认识，转变观念，充分认识到精简会议和文件是克服官僚主义、形式主义的需要；二是深化行政管理体制改革，进一步转变管理职能，转变工作方式和工作作风，把工作重点放在深入实际，深入群众，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上；三要积极利用现代通信和技术手段开展工作，加快实现办公自动化的步伐，改变传统的主要依靠召开会议和印发文件来推动工作的做法。”以上属于开端处的三个小层次，从“成绩”到“问题”再到“总的要求”，层层递进、顺理成章、层次清晰，令人一目了然，写得十分成功。

在以上开端“撮要”的前提下，通过一个短语（“为做好精简会议和文件的工作，现特有关事项通知如下：”）过渡到此通知的“主体事项”部分，紧紧围绕“精简会议和文件”这一主旨，并列讲了三个方面的内容事项，其中前两个方面分别就如何精简会议以及如何精简文件问题作出了指示，最后一个方面就如何贯彻落实提出了具体要求。在写法上，采用了撮要标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。

由于是指示性通知，因而在文中大量地使用了“不得”、“要”、“不要”、“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容置疑。而这对于确保通知内容的贯彻执行，显然是极为必要的。现将这份通知的“主体事项”的内容摘列于下，可与以上介绍对照一读：

“一、切实加强管理，精简各类会议

（一）继续大力压缩会议，能不开的会议坚决不开。……

（二）严格限制邀请地方政府及其厅局负责人和中央管理的企业的负责人参加会议。……

（三）尽量压缩会期，提高会议质量。……

（四）大兴勤俭之风，反对奢侈浪费。……

（五）改进会议方式，提高会议效率。……

（六）应由各部门召开的会议，不得要求以国务院或国务院办公厅的名义召开。……

二、采取有效措施，大力精简文件

（一）各部门要在进一步转变管理职能和减少审批事项上多下功夫。……

（二）各部门要严格控制向地方政府发文。

（三）严格控制部门内设机构发文。……

（四）各部门要各司其职，各负其责。……

（五）要认真做好各种简报的清理、整顿工作。……

三、加强监督检查，促进工作落实

各部门主要负责人要高度重视精简会议和文件的工作，严格把关，从源头上控制和解决‘文山会海’问题。……”。（此通知详见2000年10月23日的各大报纸，新华社北京10月22日电）

（3）结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。例如上述《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》一文，在主体部分之后，单独写了一段文字，强调做好城市居民最低生活保障工作“关系到广大人民群众的切身利益，各地区、各有关部门要按照本通知的要求，认真做好组织实施工作。民政部要会同财政部、劳动保障部等部门加大督促检查力度，及时了解有关情况，把各项政策措施落到实处”。这个结尾既与开头的“撮要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起总括收束之作用，以进一步提高人们的认识。可见这份通知的写作是非常严密的。

3.批转、转发性通知。

批转、转发性通知的内容结构一般由以下几个部分组成：

（1）标题。此种通知的标题，通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转（转发）文件的标题，例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》（2000年6月10日）、《国务院办公厅转发人事部关于在事业单位试行人员聘用制度意见的通知》（2002年7月6日）。

在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《×××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《×××县人民政府转发××省人民政府关于××××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府于×月×日发来省人民政府关于××××（事由）的通知（×政发［2005］6号），现转发给你们……”

由于标题中已有‘通知’字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。

（2）正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》（2000年6月10日）为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措”。最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作”。

（3）结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。

三、写作要点提示

1.要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中。实践中，有些机关不分巨细，逢事必发“通知”，以致过多过滥，有损通知的严肃性，必须加以纠正。

2.要把握内涵，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在实践中往往备受“偏爱”。有些公文，按其内容性质及发文的目的要求本来应当用“函”、“指示”（新《办法》中已将指示删去，但其仍是党的机关重要文种）、“意见”或“通告”，却往往被“通知”代替。甚至有些本来应用“启事”、“声明”之类的日常应用文也随意用“通知”行文，既失严肃，又有悖法规规定，应当引起高度注意。

3.要明确无疑，切忌阻滞含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此，在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然。同时，在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本部门的实际情况。否则，就会从根本上损害通知的质量和效用。

4.要面对实际，切忌咬文嚼字。2000年8月24日国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》，其中第九条第（五）款对“通知”的适用范围较1994年1月1日起施行的旧的《国家行政机关公文处理办法》有了一个变化，即删去了原有“发布规章”的内容表述，所以有人认为今后发布行政法规和规章不得再使用“通知”，而应改用“令”。这种认识是不妥当的。就“通知”发布规章内容所出现的变化，主要是功用频率的降低，因为内部行文使用“通知”的情形相对“公布令”来讲已经越来越少了。一份规章用什么载体来发布，关键取决于它的行文方式与对象，如属面向社会，有使用“命令”资格的单位即可用“令”来发布；如系内部行文，就应用“通知”。再有，假若认为新的《国家行政机关公文处理办法》删掉了“发布规章”就等于再也不能用“通知”来发布规章，那么难以数计的地（市）级以下的政府机关、部门以及国有企事业单位所制订的“类规章性文件”又用什么来发布呢?（因为他们是不能使用“发布令”的），所以，我们必须全面准确地理解“通知”的含义，切不要机械呆板，也不要咬文嚼字，死抠某一条文。要从纷繁复杂的公文工作实际出发，做到活学活用。2000年8月24日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》这个行政法规，其载体就是“通知”而恰恰不是“令”，这就是一个十分鲜明、生动的例证。

5.用语要庄重、切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容置疑。为此，要大量使用一些祈使句，如“坚决……”、“尽快……”、“必须……严禁”、“要切实……”、“严格……”等；要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。撰写这种通知，不要因为要求庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味