浅谈企业存货的内部控制策略

企业要想在市场上占据有利的地位优势，就要注重内控体系的构建和执行，以保证各项操作实施合规性、合法性，存货是企业的流动资产，占据总资产占比较高，并且企业在日常生产经营活动中，存货管理效果较佳，关乎着企业资金周转状况，影响企业当前生存和未来发展状况。当前不少企业越来越重视存货内部控制，获取一定的效益，但仍有一些需要改进的内容，急需结合企业自身实际现状，制定完善的存货内控管理制度，并且将其落于实处，最大限度避免资金占用过多、账实不吻合，为企业创设良好的发展环境，推动企业稳定、健康的发展。一、加强存货内部控制的意义（一）保证企业资产的安全性库存采购、分发、销售等环节，主要是相互关联和约束，通过存货内控管理能够提高企业利益，有效把控成本支出，增强企业核心竞争力，促进企业健康发展。尤其是现代企业发展，存货体量较大，管理难度显著增加，更需要通过有效的存货内控保证存货的完整性、安全性。（二）降低企业成本支出企业运营主要以降本增效为核心，存货堆积会使得企业仓储成本、管理成本过高，通过存货内部控制可以保证存货库存量科学、合理，减少一些不必要成本损失，减少存货资金占有率。遵循资金科学、合理应用原则，制定完善的存货采购计划，有助于降低企业管理成本，真正增强企业核心竞争力，树立良好的形象。（三）避免舞弊现象的产生企业存货采购、销售、仓储等环节中，制定完善的存货内控，精细化检查和评估存货采购是否授权，存货出库过程中，依照仓储部门和财务部门相关数据检查存货进出是否存在不合规行为，有助于每项操作合法、合规，加快企业存货资金周转速度，帮助企业创造较佳的效益[1]。二、企业存货内部控制存在的问题（一）存货内部控制环境不佳一方面，人员内控意识薄弱。企业人员存货内控意识的强弱，关系着整个存货内控环境的优劣，未能定期组织培训和宣传，人员对存货内控意识薄弱，无法了解和掌握存货内控的重要方法、作用和效用，不能准确做好自身定位，导致存货内控实施缺少先进的思想理念，难以为存货内控落地提供支撑，阻碍企业存货的生产、入库、销售等，工作中易出现漏洞。另一方面，存货内控组织机构不完善。存货业务流程较多，一旦衔接不好，各部门便会出现责任不到位现象，深究其成因，主要是存货内控组织机构不完善，无法结合企业实际现状，搭建职责明确、独立性强的存货内控组织机构，不能将存货各项工作落于实处，导致各项工作开展过程中，各部门责任相互推诿，导致存货内控管理效果不理想，阻碍企业稳定、长足发展。（二）存货内部控制风险评估机制缺位存货内控风险评估和应对，是保证企业存货内控管理效用发挥的关键因素，通过系统性、综合性风险评估，为企业发展提供指导，有效解决存货内控实施中的问题，创设良好的内控环境，推动企业稳定、健康的发展。从目前实际现状分析可知，企业存货内控管理效果不理想，主要是风险评估、应对不到位，不能涵盖全业务流程，导致存货管理内控风险控制不到位，影响整个工作开展效果不理想。企业对存货内控风险评估缺少正确的认识，不能明确关键控制点、风险点，造成风险评估质量难以保障，使得存货内控实施效果不理想，难以为企业创设良好的环境，风险评估、应对质量不能提升，无法发挥存货内控效用。（三）存货内部控制信息与沟通不畅存货内控信息与沟通不畅通，就导致各层级、部门存在信息壁垒，信息传递出现滞后，存货内控不能获取有效的实施，尤其是存货相关的单据传输不到位，对企业产生较大的损失。现如今，企业存货内控信息与沟通不畅通，主要原因是：第一，缺少信息系统。企业没有结合自身实际，搭建完善的存货内控信息系统，不能突破各部门壁垒，造成信息传输滞后，无法为各环节工作顺利开展提供全面信息，阻碍存货内控效用的发挥。第二，交流、沟通机制不完善。企业存货内控实施过程中，缺少完善的交流、沟通机制，导致各项信息传输不到位，无法为存货内控工作实施提供导向，在存货管理方面存在局限，造成严重的经济损失。（四）存货内部控制监督不到位目前，缺少完善的存货内控监督机制，对企业内控进行管理，导致管理层不能充分考量存货内控制度是否科学、合理，执行是否到位，实际操作中是否存在漏洞和缺陷。企业存货内控监督主体、范围和标准的缺位，无法设置专项的监督人员，严格依照相关要求和制度实施各项工作，不能发挥存货内控监督的作用，存货内控活动实施缺少强有力的约束，各环节操作人员行为不规范、不标准，无法掌握存货管理中的问题，制定解决措施进行应对，以至于企业存货内控执行不到位，弱化企业存货管理成效[2]。（五）存货内控人员素养较低目前，存货内控人员素养较低，是阻碍存货内控活动效果的关键，核心是存货内控人员培训不到位，无法结合人员自身薄弱点，提供精准的内控人员培训计划和方案，造成存货内控人员无法接受常态化、系统化培训，不能通过培训更新人员知识结构、提高人员专业素养，高质量开展存货内控活动。同时，在招聘存货内控人员时，忽视了人员信息素养、协调沟通能力、存货管理能力等，造成人员与岗位匹配度较低，不能高质量开展存货内控管理活动。三、企业存货的内部控制策略（一）优化存货内部控制环境一方面，树立存货内控意识。企业存货内控顺利开展，需要人员持有先进的思想意识，充分认识存货内控管理的重要价值，与市场接轨，帮助人员做好思想转型，全方位掌握存货内控的作用、方法等，坚持以先进的存货内控思想为导向，逐步落实各项活动，确保各环节工作高质量实施，切实在存货管理过程中发挥内控的效用，实现预期目标。另一方面，完善存货内控组织机构。企业存货内控实施过程中，要想保证这项工作落于实处，就应结合自身实际，建立职责明确、独立性强的存货内控组织机构，可以将各项任务、职责落于实处，以便于实现责任明晰化，真正将各项工作贯彻到位。同时，应遵循岗位不相容的原则，科学、合理设置不同岗位，配置专业化人员，能够将相关人员职责落于实处，为存货内控管理实施到位夯实基础，推动企业稳定、健康发展[3]。（二）加强存货内控风险管理企业要发挥自身主观能动性，建立一套涉及全业务流程的存货内控风险预警、应对体系，辨识存货内控实施中面临的风险，采取有效的措施和方法，消除各类存货内控风险，以便于创设良好的环境，帮助企业存货内控管理效果较佳，将各类风险遏制于摇篮中。与此同时，存货内控风险管控时，要主动摒弃传统滞后的风险管理模式，逐步将存货内控风险管控关口前移，实现全业务流程管理，最大限度减少风险带来的负效应。例如，本企业主营各大钢厂生产的无缝钢管，公司选择了江宁滨江仓库，该仓库常年保有各种规格的无缝钢管3000吨以上，品种齐全，实行一站式提货服务，本企业在以下方面改善了存货内控管理。第一，建立了相互牵制的管理制度。仓库装卸人员持证上岗、对保管人员、系统记录人员、审核人员进行业务知识和政策法规的培训，要求他们严格地按照单位内部的授权审批制度来进行业务处理，保证每项工作有章可循，以便于发挥制度约束的作用。在执行制度时可能需要多个部门的配合和沟通，要求各部门及时协调和合作，遇到问题及时沟通解决。资源部门负责复核，遇到问题及时地和系统记录人员沟通处理。财务部门负责验收发票负责监督，及时发现存货管理的一些问题。第二，规范存货的收、发、退管理。钢材到达后，安全调度员应仔细到检查司机的送货单并与司机共同检查一下钢管的外观、壁厚等情况，确认完好后方能卸货，如果有明显的质量问题及时联系资源部等候处理。保管员负责指挥将货物卸到指定的货位，严格地检查钢材的数量、规格、材质与清单上是否一致，现场填写收货单，如果发现规格不一致等情况，由仓库主任向资源部报备，以便及时处理。（三）畅通信息与沟通渠道完善存货内控信息系统。企业根据自身实际需求，使用先进的信息技术，搭建存货内控信息系统，突破各部门壁垒，实现信息互通和共享，保证存货内控制定、执行等部门互通，能够及时将执行问题进行反馈，以便于存货内控体系进行优化和改进，使得存货内控活动开展效果较佳，推动企业高质量发展。另外，完善存货内控交流和沟通机制。企业要主动发挥自身主观性，建立存货内控交流、沟通机制，打通各部门信息壁垒，使得各层级、部门信息互通，人员在开展各项活动减少信息不对称引发的问题，以实现存货管理效果，帮助企业稳定、健康发展[4]。例如笔者所在的企业成立于1992年，隶属于江苏省有色金属华东地质勘查局，系南京地区无缝钢管销售龙头企业。本企业的购销存系统使用的是普讯管理系统，该系统将存货的物流系统与磅秤系统连接起来，发货时自动下账，减少了普讯系统收发录入的工作量，只需要保管员及时核对，如果出现差错时需要及时的对接普讯系统管理人员将问题沟通解决，能够保证各类问题从源头方面进行有效控制。另外普讯系统与开票系统对接，开票结束后自动匹配普讯系统完成下账，将财务的开票申请环节、付款审批环节，合同的申请审批环节都放入到普讯系统中。将不相容职位信息都放在了这个系统中，如仓库保管人员录入采购、入库、退料等原始凭证，直拨单据由销售人员补单资源部门进行复核，资源部门要将进货发生的运费做入到普讯系统，财务部门在验收发票时负责复核进货单价和核对运费单价，资源部门根据市场情况制定考核价格。利用普讯管理系统，实现信息互通和共享，提高沟通有效性，以实现存货精细化管理，有助于每一个员工都可以随时准确地查阅信息并及时沟通，使得存货内控体系从建立、执行、监督等环节信息畅通，加快各部门信息反馈，以保证存货内控更具科学性、合理性，帮助企业可持续发展。（四）注重存货内控监督其一，企业应基于自身实际现状，制定一套涵盖全业务流程的存货内控监督机制，明确监督标准、主体和范围，严格按照相关制度、要求实施各项工作，将存货内控监督落于实处，快速辨识存货内控监督中的问题，提出有效的解决措施和方法，以提高存货内控有效性，推动企业可持续发展[5]。其二，强化规范存货的盘点制度。定期和不定期地对存货进行盘点以减少存货管理的漏洞。在存货盘点过程中发现了盘盈盘亏要进行原因分析，并检查存货的内控监督是否存在问题，并结合外部审计和内部审计情况严格进行整改，进一步完善公司的内部存货监督制度，减少公司管理漏洞。例如，本公司为了保证存货内控实施效果较为理想，建议将重点放在内控监督方面，按照企业自身实际现状，财务部每个月中进行对账，整理未到的进项发票提醒资源部门收取，并提醒销售部门抓紧结账。每年年初对存货数量进行全面账面盘点，并在销售淡季停止发货并对存货进行全面清查盘点，全面清查盘点原则上每年一次，由采购部门、财务部门、仓库管理部门联合盘点清查。根据内部审计和外部审计需要临时增加盘点，根据审计的处理意见进行整改，进一步完善公司存货内控监督，提高经济效益。除此之外，日常要不定期地对存货进行巡查和抽查，在仓库安装摄像头进行远程监控，存货盘点时制定盘点计划，盘点时保留盘点记录，编制存货盘点表并由相关人员签字。（五）提高存货内控人员专业素养一方面，加大人员培训力度。存货内控人员在实际培训过程中，应预先掌握人员薄弱点，制定精准的存货内控人员培训内容，形成一套完善的存货内控人员培训体系，通过强化人员综合素养，高质量开展存货内控活动，以实现预期目标。另一方面，做好人员招聘。存货内控人员招聘过程中，既应注重人员理论知识、实践技能，又要评估人员信息素养、协调沟通能力、存货管理能力