电子档案的管理

电子档案的管理电子文件的收集积累1电子文件的归档2主要内容电子档案的整理与鉴定3电子档案的保管与利用2知识目标了解电子文件的含义、特点掌握电子档案的管理方法技能目标能够知道电子档案的管理方法并能对其进行管理教学目标电子文件的收集积累

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。电子文件归档后即成为电子档案。一、认识电子文件和电子档案（一）电子文件二、电子文件的特点信息的非人工识读性信息的系统依赖性信息与特定载体之间的可分离性信息的可操作性多种信息媒体的集成性信息存储的高密度性信息的可共享性原程序资料缺失新软件无法读出2001年美国航天总署发现在其20世纪70年代中期形成的有关火星资料的计算机档案已经无法读取，当初撰写该档案格式的软件工程师已去世或无法回忆起当年的工作，旁人也无法解读当年的程序原始码。小资料三、电子文件的收集1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T2.图像文件I3.图形文件G4.影像文件V5.声音文件A6.多媒体文件M7.数据文件D8.程序文件P9.超媒体链接文件O（一）收集范围记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的均应被保留1保证电子文件不被非正常改动2要与相同内容的纸质文件间建立准确、可靠的标识关系3应转换成规范格式，和有关的数据一同收集4（二）收集积累要求定期制作电子文件的备份5思考9文件为什么要备份？不备份可能会有什么后果？美联邦法官裁定白宫必须保存所有电子邮件备份2003年3月至2005年10月期间，白宫服务器上超过500万封电子邮件没有得到保存，2007年针对美国两家独立机构起诉白宫销毁数百万份电子邮件记录案件，美国一名联邦法官11月12日裁定，要求白宫必须保存所有的电子邮件备份。小资料摩根斯坦利的秘密武器在2001年911事件中，美国纽约和华盛顿的许多公司遭到重创，不仅夺取了许多人的生命，而且他们赖以生存的文件等数据资料被摧毁。有人预言：某些公司可能就此永远消失。但是摩根斯坦利公司却在第二天就恢复了正常运作。其秘密武器就在于采用了先进的技术对电子文件等数据资料实施了防灾备份。除在公司内部建立文件备份之外，还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处不间断地及时备份它们的电子文件数据。案例要按规定进行登记、签署0102应有形成部门集中管理（三）电子文件的收集方法每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记；电子文件登记表应与电子文件同时保存。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（一）总体要求电子文件的归档一、归档要求真实有效，齐全完整1格式规范2经过鉴定3多套归档4（二）具体要求编制归档说明5必须转换为标准的格式物理归档一式三份一式二份，可兼作移交清单

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。二、归档范围三、归档时间(一)归档方式12逻辑归档物理归档四、归档的方式和程序将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程逻辑归档1物理归档2（1）检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全3.移交、接收（2）移交手续填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（一式二份），签字，盖章，移交。（二）归档程序注：归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。（一）整理单位件（二）分类按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等进行分类。一、电子档案的整理电子档案的整理与鉴定（四）编目1.填写《归档电子文件登记表》2.填写《归档电子文件管理登记表》（三）存储按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。存储载体：光盘、磁带、硬盘等（一）内容鉴定真实性、完整性、有效性（二）技术鉴定1.可读性鉴定2.无病毒鉴定3.介质状况鉴定二、电子档案的鉴定2.档案室接收时全面鉴定1.划分密级和保管期限参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行（三）鉴定程序3.期满鉴定不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。（四）归档电子文件的销毁不及时清理涉密电子文档成为严重的泄密隐患某泄密事件责任人孔某在谈到为什么计算机中存储大员过去处理的涉密文件资料时，说道：“我本是想写完了就删掉的，但写完后觉得花这么大功夫去校对、整理的文件资料，删掉太可惜了，以后还可能用到，注意保存就行了。久而久之，资料积累越来越多，就更舍不得删掉了。案例01归档载体应作防改写处理02应避免擦、划、触摸载体的记录涂层03单片载体应装盒，竖放，避免挤压04应远离强磁场、强热源，与有害气体隔离，保持环境清洁卫生05保持适宜的温湿度。温度：17℃～20℃；相对湿度：35％～45％。电子档案的保管与利用一、电子档案的保管（一）保管要求01每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记检查登记02对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。转存03对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％抽样检验（二）电子档案的日常管理02设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应对其原载体进行转换，原载体保留时间不少于3年。兼容性转换应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》日本海上自卫队电脑泄密事件影响美日情报合作2006年，2月16日，日本网上最火的BBS上出现了“海上自卫队机密泄露”的帖子。机密文件内容包括“朝雪”驱逐舰使用的呼叫信号、密码使用表、紧急呼救电话甚至“朝雪”舰艇人员的年龄、身高等细节，共有290份电子文档在网上公布。泄露机密的罪魁祸首是“朝雪”驱逐舰自卫队队员41岁的海曹长。他擅自把驱逐舰的机密数据带回家，拷贝到个人电脑上。没想到电脑遭病毒攻击，所有机密文件全被自动传到网上。案例（三）电子文件信息维护1.电子文件信息维护体系2.电子文件信息维护的关键技术（1）加密（2）身份认证3.权限控制4.长期可存取5.备份6.物理隔离7.防火墙制度管理人员技术(四)电子档案的迁移和移交进馆1.迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》2.移交进馆（1）移交方式：介质移交和网络移交。（2）移交时间：定期移交和实时移交。（3）移交要求：格式、载体规格、元数据。（4）移交手续：检验、填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》、签字确认。二、电子档案的提供利用1快捷、高效2复用性好3利用服务形式多样4便于传输5外借利用的限制性（一）电子档案利用的特点（二）电子档案提供利用的方式1．阅览阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案的阅览通常分为联机阅览与脱机阅览。2．复制复制是电子档案利用中最常见的方式。3．网上展览4．网上咨询5．计算机编研（三）电子档案利用中注意的问题1.使用权限的审核利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。2．归档电子文件的封存载体不应外借未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。3.利用时应使用拷贝件提供复制品时对其可靠性进行审核。4.利用时应遵守保密