函和会议纪要

第四章函、会议纪要

学习目标

知识概要

内容详解

了解函、会议纪要的文种常识理解函、会议纪要的格式与写作要求掌握函、会议纪要的语言特点及其写法

第一节函第二节会议纪要第一节函一、文种常识二、格式扫描三、写法指要四、写作须知五、相关链接一、文种常识涵义：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等特点：灵活简便往来性法定效用种类：请准函(申请函）、商洽函、询问函、答复函、告知函（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。种类：

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。函的格式

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

撰写函件注意事项函的范文一商洽事宜函

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所（盖章）

2005年×月×日

函的范文二通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[2003]2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）

2003年1月3日

函的范文三征求意见函国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函国办函[**]××号各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅（盖章）

一九九九年×月×日函的范文四请求批准函

广州××局销售公司关于请求购买复印机的函××局销办函[**]5号广州××局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司（盖章）

2006年1月10日函的范文五答复事宜函

××市人民政府办公厅关于临时工

合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函[**]40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《中华人民共和国行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。…

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

此复

××市人民政府

2006年10月7日函的范文六报送材料函

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函××工银商字[2008]××号

××市××分行：

现呈报〈××公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。

附件：××公司二期改造项目评估报告。（略）

×××工商银行（盖章）

2008年11月5日

函的范文七转办函××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函×人函[**]2号

省人民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

附：〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意

见〉（抄送单位附件各二册）

××省人民代表大会常务委员会（盖章）

一九九九年×月××日函的范文八催办函

交通部广州救捞局催办函××造船厂：

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。

请复函。

交通部广州救劳局（盖章）

××××年×月×日

函的范文九邀请函

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长：

最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于今年三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、联系人及电话（略）

特邀请您届时出席。××××研究中心（盖章）

2010年3月×日

相关链接请准函与请示的区别函与书信的区别

1.函是处理公务的信件，书信是个人与组织之间、个人与个人之间使用

2.函较庄重严肃，书信较自由

3.函在文字表述上更为简洁第二节会议纪要

一、文种常识二、格式扫描三、写法指要四、写作须知五、相关链接一、文种常识涵义：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行特点：概括性、纪实性、系统性、约束性种类：①按性质和内容，分为决议性的和情况信息性的；②按会议的内容与方式，分为工作、专业或专题会议纪要二、格式扫描1.标题：①会议名称+文种②会议名称+纪要内容+文种③会议的主要内容+文种2.正文3.落款三、写法指要正文基本构成：会议基本情况、会议纪要事项、结尾导言写法：平列式、鱼贯式主体写法：条文式、综述式、摘记式四、写作须知如实反映会议的各项内容突出重点，简明精炼层次分明，条理清楚要言简意明五、相关链接会议纪要与会议记录的区别：

1.性质上

2.内容上

3.形式上

4.发布方式上5.在提炼加工程度上会议纪要与会议记录的区别

1.性质上，会议纪要是法定行政公文；会议记录是机关、单位内部用于记录会议发言的事务文书。

2.内容上，会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上要做到有言必录。

3.形式上，会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一的格式，多是各单位自定。

4.发布方式上，会议纪要按公文发文程序发，但没有主送和抄送机关；会议记录仅作为内部资料保存，绝不公开发布。

5.在提炼加工程度上有区别，会议记录，无论详细记录还是摘要记录，都是原始记载，参加会议的人怎么说就怎么记，既不能遗漏重要内容，更不能添枝加叶；纪要则是在记录的基础上，通过执笔人的分析综合，摘其要点，舍其芜杂，按一定的逻辑顺序，编排加工而成。记录不是文章，只能作文章的原始材料；纪要则是经过抽象思维，加工制作之后形成的文章

一、文种使用不当有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。二、格式不规范公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。三、行文规则混乱（一）越级行文。（二）多头行文。（三）请示一文多事。（四）党政不分。公文写作中常见的问题

四、提法不当有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。五、名称表述混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。六、时间表述含糊

(一)用时间代名词而不用具体日期。(二)年份随意省略。

(三)年份不使用公元纪年。七、用词不当

(一)词义误用。(二)生造词语。(三)词语使用不当。(四)滥用模糊词语。八、不符合语法不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。（一）成分残缺。（二）成分多余。（三）搭配不当。（四）语序不当。九、数字使用不统一公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：（一）是数字概念不清楚。（二）是数字概念不准确。（三）是数字书写形式不统一。根据以下内容拟写公文标题。1、××市农垦局为请求购置防暑设备的经费，特向该市财政局制发公文。2、××大学就××系学生×××考试作弊，违反学校纪律，给予留校查看处分一事发出文件，使全校师生周知。

3、××省农业厅就2014年夏季抗旱救灾问题，向省政府请求急拨救灾款5亿元。

日常应用文写作第一节请假条借条第二节书信第三节求职信与推荐信第四节启事声明第五节毕业论文第一节请假条借条

一、请假条

(一)请假条的概念

请假条是因事、因病不能够正常地学习、工作，向单位或领导请假而写的便条。

第一节请假条借条一、请假条

(二)例文请假条XX系张主任：我是XX级XX专业(1)班的学生，因到XX电脑公司联系工作，该公司要求我于今年4月5日进行专业实习两个月。为此，特请假两个月，恳请批准。此致敬礼请假人：XXX200X年4月20日本文为事假条。第一节请假条借条一、请假条

(三)写作要点1请假理由明确、充分。2起止时间确切、具体。3写明请假人、日期。第一节请假条借条二、借条

(一)借条的概念

借条是向单位或个人借款、借物时留给对方作凭证的字据。第一节请假条借条二、借条(二)例文借条今借到XX公司财务处人民币捌千元整。借期为六个月，利息按银行存折利息计算，到时本息一次还清。借款人：XXX(签字或盖章)200X年5月6日本文为借款条。第一节请假条借条二、借条(三)写作要点1

被借单位或个人、借款金额或物品必须交代清楚。2归还期限应写明确、具体。3借款条中涉及的数据必须大写。第二节书信一、一般书信——书信(一)书信的概念

书信是人们交流思想、互通信息、表达情感时使用的一种应用文体。

第二节书信(二)例文XX：随着日历的逝去，天气由炎热的暑天进入凉爽的秋季了，我在这里默默地祝颂着，你的起居多吉佳。足下和我虽属萍水相逢，认识未久，但你是个至情至义的人，我们一见如故，交成知己，也可以说是缘，可惜现在又远远地分在两地。人非草木孰能无情。想到这里，心中颇为惆怅，想必你也有同感吧！不知你何时再来我这？假如来，请先通知，我去接你。最后，希你时常来信，祝你幸福快乐！友：XX谨启

X年X月本文为问候朋友的信。

一、一般书信——书信第二节书信一、一般书信——书信(三)写作要点1内容真实、清楚、说明的事情具体、实在。2

思路清晰、层次分明。3感情诚挚、纯朴、语言简洁、真切。4祝愿语以示尊敬、真挚而强烈。第二节书信二、专用书信——介绍信(一)介绍信的概念

介绍信是介绍本单位的人外出联系工作、洽谈事宜、参观学习或出席会议等而写的专用书信。第二节书信(二)例文介绍信XX市XX公司：兹介绍我研究所副研究员XX、高级工程师XX等贰位同志前往贵公司进行XX技术协作指导，请予以接待。此致XX省XX技术研究所（公章）XX年X月X日(有效期叁天)

此信用于单位之间介绍某人联系工作。二、专用书信——介绍信第二节书信二、专用书信——介绍信(三)写作要点1办事者的姓名、身份及同行者等介绍清楚。2

说明联系洽谈的事宜。3语言高度简洁概括。4必须加盖公章，注明有效期限。第二节书信三、专用书信——证明信(一)证明信的概念

证明信是单位或个人出具的，用来证明某人身份、经历或某事物真实情况的专用书信。第二节书信(二)例文证明信XXX大学XX学院党支部：根据你院党支部来信要求，现将XXX同志情况介绍如下：

XXX同志是你院XX同志的爱人，在本校系语文教师，现年XX岁，中共党员。本人家庭历史及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。特此证明XX市第X中学（公章）XX年X月X日本信系个人、家庭情况的证明。三、专用书信——证明信第二节书信三、专用书信——证明信(三)写作要点1证明的事项要交代详细。2

证明的个人经历、事件必须真实、准确、经得起核实。3

单位及个人证明必须盖章或签字，以示负责。第二节书信四、专用书信——申请书(一)申请书的概念

申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出请求、要求批准或帮助解决问题的专用书信。第二节书信(二)例文建房申请书XX市规划局：我厂职工近万，食堂陈旧落后，年久失修，不堪重负。今年将拟建新职工食堂XXX平方米，已经由厂主管上级批准，批文见“XX发[2008]20”号文件。上级要求本年完成设计并在四季度施工，年前完成基础部分。该项工程已委托XX市建筑设计院设计，食堂位置在本厂厂内（附地图二张），请审查，并请批示红线图。此致敬礼

XX市XX厂（公章）年月日

本文为单位之间请求批准事项的申请书。四、专用书信——申请书第二节书信四、专用书信——申请书(三)写作要点1

申请理由充分、有说服力。2

申请事项明确、具体。3语言直率、恳切，以示尊重、礼貌。第二节书信五、专用书信——聘请书(一)聘请书的概念

聘请书是用于聘请某些有专业特长或有名望、有权威的人承担某项任务或担任某些职务时所使用的文书。第二节书信(二)例文聘请书为了提高教学质量，本校XX学院成立了XX教学研究会。特聘请刘X老师担任研究会副会长，参加XX专业教学与学术研究工作，聘期两年。此聘

XX大学文学院（公章）年月日本文为聘请人承担职务和工作的聘请书。五、专用书信——聘请书第二节书信五、专用书信——聘请书(三)写作要点1

写明聘请原因、聘请人姓名。2

聘请人担任的职务以及承担的工作。3聘用期限。4祝愿语以示尊敬、真挚而强烈。第二节书信六、专用书信——电子信函(一)电子信函的概念

电子信函即电子邮件，简称E-mail，它是通过计算机网络技术在互联网上进行信息沟通联系的一种形式，是现代科学时代一种新型的信函方式。第二节书信(二)例文电子信函正文XXX先生：您好！现把我厂最近新设计出来的产品图片（尤其是童鞋）展示给你们，如果感兴趣的话，请于百忙中回音，我们希望贵公司能够继续与我厂合作愉快，多年的良好信誉使我厂对此充满信心。盼早日回复XX市皮鞋厂外贸科XX

200X年5月20日

此文为贸易合作电子信函。六、专用书信——电子信函第二节书信六、专用书信——电子信函(三)写作要点1

收件人E-mail信箱地址正确。2

主题提示信息内容。3正文写清楚陈述的事项。4语言简明扼要。第三节求职信与推荐信一、求职信(一)求职信的概念

求职信是求职者为达到求职目的而撰写的自我介绍和自我推荐的信函。第三节求职信与推荐信(二)例文求职信尊敬的领导：您好！首先，感谢您在百忙之中阅读此信，欣闻贵单位有意招聘计算机专业的大学毕业生。我特来应聘，并致函陈情，恳请您给予考虑，感激不已。我于2000年进入环境优美、文化气息浓烈的XX大学计算机科学学院学习。大学四年，深入系统地学习了数据结构、操作系统、数据库等多门专业课，并利用业余时间自学了VB、VC++、VFP等编程语言。尤其是在软件工程学习过程中，在XXX老师的悉心指导下，与本软件开发小组成员一起，圆满完成“XXX管理系统”的软件开发任务。熟练使用Office、WPS等常用的应用软件，能进行课件制作，具有较全面的计算机知识。

一、求职信第三节求职信与推荐信(二)例文

在大学中，我积极参加各种社会活动，抓住每一个机会锻炼自己，培养自己勇于向实际困难挑战，冷静分析挫折，坦然面对成功的精神。在思想上，积极要求上进，以出色的表现进入党校学习。积极参加社会实践活动，巩固所学的知识，丰富自己的社会经验。在教育实习中，工作踏实稳重，关心同学，深受老师、同学的好评。我还拥有广泛的兴趣爱好，如文学、音乐、体育活动等方面均达到一定的水平。经过十几个春秋的寒窗苦读，我最大的夙愿就是能够找到一个能让自己施展才华的空间。在充满竞争和挑战的今天，我向贵单位谋求一份合适的工作以展示我的所长，也为贵单位的发展尽自己的一份微薄之力。我真诚希望贵单位能考虑我的求职请求，我期待您的回音。此致敬礼求职人：XXX200X年5月20日一、求职信第三节求职信与推荐信一、求职信(三)写作要点1

详细介绍自己专业学习情况，理论学习和实践能力同等重要，要突出专业优势。3真诚地表达求职愿望及自信和努力。2

展示自己的综合素质，各方面的工作能力、爱好、特长。第三节求职信与推荐信二、推荐信(一)推荐信的概念

推荐信是用来向有关单位推荐人或物品的，以使对方采纳和接受的一种专用书信。第三节求职信与推荐信(二)例文推荐信XX旅行社王总经理：

XX同志二00八年毕业于XX大学旅游系导游专业。在校期间成绩优秀，要求进步，光荣的成为中共预备党员，并多次获得校级“三好学生”。我深信，该同志到你社后，一定会勤奋努力，出类拔萃，完全可以胜任你社的导游工作。请考虑我的推荐，在认真研究后企盼回音。此致敬礼

XX大学旅游系教授XXX

年月日

二、推荐信第四节启事声明一、启事(一)启事的概念

启事是需要向公众说明某事或希望公众协助办理某事时使用的一种事务文书。第四节启事声明(二)例文XX律师事务所招聘启事

XX市XX律师事务所是一所经政府司法机关批准成立的合作制律师事务所，主要从事房地产、知识产权、金融、证券、商务、劳动等方面的法律业务。因业务发展需要，经XX市人才服务中心批准现诚聘下列人员：一、专职律师2名。条件：1.已具有律师资格；

2.大学本科以上学历、熟练掌握一门外语；

3.身体健康；